Решения, лежащие на поверхности

 

В зависимости от того, насколько ревностно вы относитесь к защите своего времени от менее важных дел, может выясниться, что несколько таких дел с низким уровнем отдачи можно устранить полностью. Исходя из своего опыта, могу сказать, что целиком исключить такие дела очень трудно. В организациях, где я ранее работал, мне платили за выполнение определенного набора задач, хотя мое время использовалось далеко не оптимальным образом. Но если бы, стремясь к более высокой продуктивности, я предпринял попытку устранить некоторые из них, я выглядел бы идиотом и меня бы просто уволили.

И тем не менее некоторые дела и обязанности вы все же в состоянии устранить полностью. Речь может идти о таких делах как:

• повторяющиеся малополезные встречи или совещания;

• маловажные телефонные звонки, обновление статуса в социальных сетях, чтение новостных сайтов и другие подобные пожиратели времени;

• задачи и проекты, в которых ваши уникальные таланты или навыки оказываются невостребованными;

• задачи и проекты, отнимающие много времени, но в которые вы по тем или иным причинам не можете внести серьезный вклад.

 

По моему опыту, поддерживающих задач, которые действительно необходимы, почти всегда существенно больше, чем задач, которые можно смело ликвидировать. Но если в вашем списке есть очевидные кандидаты на ликвидацию, приложите усилие и высвободите драгоценное время и внимание, которые можно направить на приоритетные задачи.

В ходе проекта я обнаружил, что могу полностью исключить только один пункт из списка вспомогательных задач – коучинг по продуктивности для частных заказчиков и компаний. Хотя эта работа неплохо оплачивалась, сама по себе она не привносила ценности в мой проект, а кроме того, он изначально замышлялся как открытый для максимального числа людей.

Сократить все остальное, увы, оказалось весьма трудным делом.

 

Экстремальное сжатие

 

Прожив пару месяцев в кромешном аду и разрываясь между участием во встречах и борьбой с электронной почтой, я наконец решил поэкспериментировать со сжатием поддерживающих задач и высвобождением времени и ментального пространства для реальной работы. После многих проб и ошибок, а также работы до поздней ночи я пришел к выводу, что наиболее эффективное решение, позволяющее сократить ресурсы, направляемые на вспомогательные задачи с низкой отдачей, выглядит так:

• измерить, сколько времени и внимания я трачу на поддерживающие задачи и

• сократить это время, установив соответствующие лимиты.

 

Даже простое ведение журнала учета времени делает отношение к занятиям более осознанным. Но время – это только часть истории. Задачи с низкой отдачей также претендуют на огромное количество внимания.

Возьмем в качестве примера электронную почту. После того как в ходе проекта поток входящих сообщений превысил все разумные пределы, я провел неформальный недельный опрос среди друзей, чтобы выяснить, как часто в течение дня они заглядывают в свой почтовый ящик. Поразительно, но в среднем они проверяли свою почту 41 раз в день! По результатам другого (более научного) исследования, большинство людей проверяет электронную почту примерно каждые 15 минут (32 раза в течение восьмичасового рабочего дня). Если проверять электронную почту по 32 раза в день, то внимание 32 раза вынужденно отвлекается от того, над чем вы должны работать. В таких условиях довольно трудно сохранить ясность ума. Электронная почта может быть жизненно важна в качестве инструмента, но 32 раза в день проверять ее явно не стоит. (Кстати, мой личный результат был немногим лучше – даже при попытке работать максимально осознанно я все равно проверял свой почтовый ящик 36 раз в день.)

После того как вы определите, какие именно задачи создают основные проблемы, в течение пары дней записывайте, сколько раз в день вы к ним возвращаетесь и проанализируйте результаты.

Когда вы будете точно знать, сколько времени и внимания вы на них расходуете, вам будет намного легче поставить их под контроль. Лучшее решение, которое я нашел для себя, – ограничить как частоту возвращения к подобным задачам в течение дня, так и продолжительность одного подхода.

 

Пожиратели внимания

 

Некоторые поддерживающие задачи отнимают непропорционально большое количество внимания, а не времени. Например, чтобы написать и отправить электронное сообщение, часто нужно не более минуты или двух, но если вы привыкли проверять электронную почту десятки раз в день, то вам приходится соответствующее число раз переносить фокус своего внимания с чего-то важного на входящие письма. (Затраты внимания на переключения, связанные с многозадачностью, могут быть настолько велики, что я посвятил этой теме целую главу.) Сюда же относится возможный дискомфорт, связанный с тем, что вы не знаете, есть ли у вас новые сообщения, и он также претендует на долю вашего внимания, не говоря уже о том, что уведомления о входящих сообщениях могут отвлечь вас как раз в тот момент, когда вы пытаетесь сосредоточиться на чем-то более продуктивном.

С моей точки зрения, лучший способ снизить затраты времени и внимания на электронную почту и тому подобные задачи – ограничить количество раз, которые вы обращаетесь к ним в течение дня. У меня отключены уведомления о входящих сообщениях, и я проверяю электронную почту ограниченное число раз в день – утром, в первой половине дня до обеда и в конце дня. Введение аналогичных ограничений на остальные похожие дела творит буквально чудеса: резко сокращается время на проверку статусов в социальных медиа, телефонные звонки и обмен мгновенными сообщениями.

 

Безусловно, существуют электронные сообщения, которым стоит уделить больше времени. В некоторых случаях может оказаться полезным делать паузу, прежде чем отвечать на них. За это время у вас будет возможность собраться с мыслями и детально продумать ответ. Тем самым можно избежать необходимости впоследствии отправлять еще несколько сообщений, уточняющих предыдущее.

 

Ниже приведены несколько примеров ограничений, которые я установил для себя:

• Только три промежутка времени по 30 минут в течение дня для работы с электронной почтой.

• Проверка социальных медиа не более пяти раз в день.

• Объединение сходных задач в единый блок, чтобы фокусироваться на них меньшее число раз (например, сделать все необходимые телефонные звонки за одну сессию).

• Не более пяти сеансов общения в день через сервисы мгновенных сообщений.

• Проверка электронной почты только тогда, когда у меня есть достаточно времени, внимания и энергии, чтобы сразу ответить на все входящие сообщения.

 

Заранее установив время для дел вроде электронной почты (вместо того, чтобы реагировать на приход каждого входящего сообщения или по настроению), вы сразу достигаете нескольких целей. Вы высвобождаете внимание и работаете более целеустремленно; в течение дня можно не думать о поддерживающих задачах, поскольку вы уже заранее решили, когда будете ими заниматься.

Мне понадобилось несколько недель, чтобы привыкнуть реже проверять входящие сообщения. Эффект был такой же, как и в случае с более редкими подключениями к интернету, – как только сформировалась привычка обращаться к делам с низкой отдачей минимальное число раз в течение дня, мои мысли обрели дополнительную ясность, мне стало легче фокусироваться на реальной работе.

 

Пожиратели времени

 

Многие поддерживающие задачи расходуют скорее время, чем внимание. Возьмем в качестве примера совещания. Хотя некоторые совещания важны, средний человек тратит на них огромную часть своей жизни: офисные работники в среднем проводят на совещаниях 37 % рабочего времени. Опрос 150 руководителей показал, что, с их точки зрения, в среднем 28 % совещаний являются пустой тратой времени. (Я готов утверждать, что для большинства офисных работников этот показатель выше 50 %: на самые бессмысленные совещания руководителей просто не приглашают.) Непродуктивные совещания являются противоположностью поддерживающих задач вроде электронной почты – они пожирают массу времени, но почти не задействуют внимание или энергию.

Вот несколько примеров ограничений на продолжительность деловых встреч, которые я ввел для себя в ходе проекта (согласен, у меня больше контроля над своим днем, чем у большинства офисных работников и менеджеров):

• Ограничить продолжительность деловых встреч четырьмя часами в неделю – и переносить или отменять все встречи сверх этой квоты.

• Объявить «каникулы» для вспомогательных задач (например, не пользоваться электронной почтой в течение дня или двух, включив автоматическую отправку сообщений о моем временном отсутствии, чтобы в течение этого времени целиком сфокусироваться на важном проекте).

 

Подобные ограничения мотивировали меня не только быстрее справляться с делами, но и придумывать новые эффективные способы организовывать свою работу рациональнее, поскольку такого защищенного времени имелось немного. Я думаю, что в любом случае полезно устанавливать лимиты для вспомогательных задач, которые имеют тенденцию потреблять много времени и внимания. Например, когда в ходе проекта стало очевидно, что электронная почта отнимает уйму времени, в дополнение к трем окнам в течение дня, предназначенным для работы с ней, я установил правило, что каждое исходящее от меня электронное сообщение состоит максимум из пяти предложений. Я даже сделал соответствующую вставку в свою электронную подпись («Для вашего и моего удобства, каждое мое сообщение состоит максимум из пяти предложений»), чтобы мой подход был понятен корреспондентам.

У меня сложилось впечатление, что мои адресаты приняли этот подход, и я заметил, что стал гораздо быстрее разбираться с почтовым ящиком. Когда мне трудно свести ответ к пяти предложениям, часто это указывает на то, что данный вопрос может быть эффективнее решен посредством телефонного звонка.

Некоторые из «пожирателей времени», например офисные разговоры у кулера, по своей природе труднее поддаются приручению. Хотя дружеские отношения с коллегами могут позитивно сказываться на вашей продуктивности, стоит поразмыслить, не слишком ли дорого вам обходятся офисные разговоры. Если да, то составьте план, как избежать пустой болтовни, например надевайте наушники, когда работаете над критически важными проектами; избегайте сплетен, как чумы; находите место вне офиса, чтобы отдохнуть во время перерывов; предлагайте коллегам, которые вас отвлекают, помочь вам с работой или закрывайте дверь к себе в офис в то время, когда наступает биологический пик, – все это поможет вам высвободить еще больше времени для работы над приоритетными задачами.

Подобно тому, как день для технических задач помогает структурировать соответствующую часть вашей жизни, введение ограничений на вспомогательные задачи мешает им бесконтрольно расширяться и претендовать на чрезмерное количество времени или внимания.

 

Количество отвлечений, связанных с электронной почтой, можно сократить, установив специальные программы, позволяющие отправлять сообщения не сразу, а в заданное время: на момент написания этой книги мне особенно нравятся следующие приложения: Boomerang (BoomerangGmail.com) или Right Inbox (RightInbox.com) для Gmail; SendLater (ChungwaSoft.com/sendlater) для Apple Mail; SendLater (SendLaterEmail.com) для Outlook; Boomerang (Boomerang Gmail.com) для Android.

 

 

Возвращение к дзен

 

Когда мой проект достиг определенной зрелости, ко мне в почтовый ящик как из рога изобилия посыпались электронные сообщения, и я открывал электронную почту десятки раз в день. Но постепенно я стал проверять ее все реже. Сейчас я просматриваю электронную почту три раза в неделю.

Каждый понедельник, среду и пятницу в 15:00 – в это время моя работоспособность снижается – я переключаюсь из созидательного режима в менеджерский, запускаю электронную почту и просматриваю входящие сообщения.

Я придерживаюсь такого графика уже достаточно долго. Я ценю свое время и хочу направлять его на решение задач, которые обеспечивают получение максимальных результатов. У меня есть второй приоритетный почтовый ящик, известный примерно 10 контактам, и этот ящик я проверяю несколько раз в день. Это дает возможность самым близким мне людям и наиболее важным профессиональным контактам связываться со мной достаточно быстро. Как и большинство из нас, я все равно получаю слишком много электронной почты. Но организовав работу с электронной почтой как описано выше, я научился направлять больше времени и внимания на наиболее важные задачи.

 

В одном красноречивом исследовании было продемонстрировано, что «в большинстве случаев пользователи проверяют свою электронную почту, ничего при этом не предпринимая». Не проверяйте электронную почту, если у вас нет достаточно времени, внимания и энергии, чтобы ответить на входящие сообщения.

 

Скорее всего, вы не располагаете возможностью сократить частоту просмотра электронной почты до трех раз в неделю; и все же стоит щадить свое внимание и проверять почтовый ящик реже, чем это делается сегодня. Если вы хотите достигать выдающихся результатов, очень важно сохранять незадействованные резервы внимания. Когда вы отвечаете на каждое письмо в течение нескольких минут после его получения, то, скорее всего, вы распоряжаетесь своим вниманием недостаточно разумно.

Под конец «Года продуктивности» я стал испытывать гораздо меньше угрызений совести, если отказывался от встреч и совещаний, хотя это было не так легко. В случае, если у встречи или совещания не было четкой цели или повестки дня или мое участие было необязательным, я делал все, чтобы не терять время впустую. Это не всегда легко. Но всякий раз, когда я объяснял причину, почему не хочу участвовать, люди меня, как правило, понимали. Если мое участие абсолютно необходимо, я, скорее всего, предложу несколько сократить продолжительность совещания – это побуждает каждого участника прилагать больше энергии и внимания на единицу времени и тем самым быстрее продвигаться по повестке дня. Поскольку в Outlook предусмотрена продолжительность совещаний 15, 30, 45 или 60 минут, многие по умолчанию проводят совещания именно такой продолжительности. Но почему бы не закончить на 10 минут раньше? А если вы можете попросить кого-то из участников совещания в течение минуты рассказать вам, что там происходило, то высока вероятность, что такое совещание не стоит вашего времени. Если быть вежливым и указывать убедительные причины, почему вы не хотите участвовать, люди, как правило, проявляют понимание.

Безусловно, электронную почту и совещания нельзя полностью исключить из жизни, но вполне можно контролировать, насколько разумно вы расходуете на них время и внимание. Сжатие поддерживающих задач, имеющих низкую отдачу, является лучшим способом, который мне удалось найти, чтобы этого добиться. (Или по крайней мере это один из двух лучших способов, но я вернусь к этой теме отдельно.)

 

 

ЗАДАНИЕ: СЖИМАЕМ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ДЕЛА

Расчетное время на выполнение задания: 15 минут.

Необходимые энергия/концентрация: 7/10, хотя это зависит от того, насколько сильна ваша лимбическая система.

Ценность: 8/10.

Удовольствие от выполнения задания: 4,5/10.

Практический результат: вы будете еженедельно тратить значительно больше времени на дела с высокой отдачей, вместо того, чтобы топтаться на месте, занимаясь вспомогательными задачами.

Как всегда, вот простое задание: выбрать одно или два вспомогательных дела с низким уровнем отдачи, которые вы с трудом контролируете, и установить либо лимит времени на каждое из них, либо ограничить частоту обращения к ним (или то и другое).

Сразу важное предупреждение. Вы уже знаете, что произойдет, как только вы сократите количество времени, направляемое на вспомогательные дела: на полную мощность включится ваша лимбическая система. Как происходит всегда, когда мы упрощаем ситуацию, чтобы сосредоточиться в течение недели на более крупных и сложных делах, в игру вступает лимбическая система: вы начнете испытывать чувство вины, что редко просматриваете электронную почту (а вдруг пришло какое-нибудь важное сообщение?), отказываетесь от не слишком важных совещаний или боретесь с желанием еще разок заглянуть в социальные медиа. Не поддавайтесь соблазну! Как и в случае с отключением от интернета, это неуместное чувство вины со временем пройдет, а в результате вы получите возможность беспрепятственно фокусироваться на том, что по-настоящему важно.

И не бойтесь побаловать себя после успешной попытки сжать до минимума свои вспомогательные дела! Во время моего разговора с Чарлзом Дахиггом (автор бестселлера «Сила привычки»*) он подчеркнул, насколько важно стимулировать себя по мере формирования новых привычек: «[Когда между привычкой] и вознаграждением устанавливается неврологическая связь, это означает, что создается новая нейронная цепочка, связывающая их в нашем мозге». Если вам удалось успешно сократить время на вспомогательные технические дела с низкой отдачей, не бойтесь побаловать себя чем-нибудь, что действительно доставляет вам удовольствие, и тем самым сделать весь процесс более привлекательным. Весьма вероятно, что в долгосрочной перспективе это будет вам помогать.

* Дахигг Ч. Сила привычки: Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе. – М.: Карьера Пресс, 2015.

 

Устранение неважного

 

Основное: слово «нет» – мощный инструмент продуктивности. И хотя в экономике знаний время давно уже не деньги, за деньги можно купить время, если тратить их разумно. Каждый раз говоря «нет» делам низкой ценности, вы одновременно говорите «да» своим приоритетам.

 

Расчетное время чтения:

13 минут 22 секунды.

Устраняя и сокращая все что можно, в том числе коучинг, работу с электронной почтой, участие во встречах и совещаниях, отслеживание социальных медиа, и отказываясь от выступлений, я высвободил массу времени и внимания, чтобы сосредоточиться на самых важных делах. Но, как и всегда, я не был полностью доволен ситуацией.

У меня все еще оставалась масса рутинных дел, которые необходимо было выполнять и от которых я никак не мог отделаться.

В их числе:

• Управление календарем.

• Процесс организации видеоконференций с несколькими участниками.

• Размещение в блоге статей и обновлений.

• Сбор информации перед поездками, планирование поездок.

• Техническая поддержка сайта.

 

Все эти дела претендовали на значительную долю времени и внимания в ущерб более актуальным или значимым задачам.

К счастью, для того, чтобы выполнять рутинные дела, не нужны уникальные умения и навыки, поэтому ими вместо вас могут заняться другие люди. Такие дела – очевидные кандидаты на делегирование. В этом и заключается третий и последний способ разделаться с ними.

Приходится признать, что делегирование задач доступно не всем, но тем не менее этот вариант более реален, чем может показаться.

 

Сколько стоит ваше время

 

Вы можете провести следующий расчет стоимости своего времени в долларах и центах, и он на многое раскроет вам глаза.

Последние несколько лет я делаю этот расчет всякий раз, когда в моей жизни что-то серьезно меняется. Метод, которым я пользуюсь, требует определенных раздумий, но в целом он довольно прост. Вопрос, который я время от времени задаю себе, звучит так: сколько я готов заплатить, чтобы купить один час своей жизни?

Когда я был студентом и почти ничего не зарабатывал, за свое время я был готов платить совсем мало. Поскольку денег почти не было, я не мог позволить себе никого нанять, чтобы сделать работу за меня. По моим расчетам, в тот момент час моего времени стоил около $5. По этой причине я сам заполнял свою налоговую декларацию и был готов работать за минимальную заработную плату – мое время примерно столько и стоило. В начале «Года продуктивности» за час своей жизни я готов был заплатить около $10.

Однако под конец проекта мое время стало стоить значительно больше, примерно $50 в час. К тому моменту я создал небольшой бизнес, который начал приносить устойчивый доход, и я начал задумываться о найме сотрудников, которым можно было бы делегировать рутинные задачи.

В зависимости от того, насколько вы цените свое время, можно делегировать и домашние дела. Такие дела, как стрижка газона, расчистка снега лопатой или уборка в доме, – примеры задач, которые относительно легко делегировать и тем самым сэкономить несколько часов своей жизни. (Или просто научите своих детей выполнять их.)

Как и при использовании большинства предлагаемых в этой книге приемов, покупая время, мы не ставим целью работать меньше; речь идет о том, чтобы работать более рационально и успевать сделать больше наиболее значимых для вас дел.

Я обнаружил, что ценность моего времени зависит от четырех обстоятельств:

• Сколько денег я состоянии заработать.

• Насколько ценно для меня мое время.

• Какую ценность представляют для меня деньги.

• Насколько перегруженным я себя чувствую.

 

В моем представлении, если вы планируете нанять секретаря, виртуального ассистента (человека, который будет дистанционно работать на вас неполный день), стажера или команду сотрудников, то критически важно рассчитать стоимость своего времени. Может выясниться, что вы не цените свое время настолько высоко и лучше продолжать выполнять рутинные дела самостоятельно. Или наоборот, вы укрепитесь в мнении, что рутинные дела уже пора делегировать. Независимо от принятого решения расчет стоимости своего времени стоит затрачиваемых на него усилий.

 

Если вы провели расчет и пришли к выводу, что делегировать рутинные дела вам пока не по карману, перейдите к разделу «Наиболее продуктивное слово в вашем словаре» – вы ничего не потеряете. Вы всегда сможете вернуться к данному разделу, когда станете настолько продуктивным, что возникнет потребность нанять кого-то для выполнения рутинных дел.

 

 

Мой первый ассистент

 

Уже в конце проекта я в качестве эксперимента впервые нанял виртуального ассистента. На первый взгляд, все должно было здорово получиться. Я надеялся, что, делегируя оставшиеся рутинные дела, смогу сразу убить двух зайцев.

Мне представлялось, что я смогу немедленно:

• устранить оставшиеся рутинные дела, делегировав их кому-то еще;

• высвободить драгоценное время и внимание, чтобы направить их на решение приоритетных задач.

 

Не у каждого есть возможность нанять ассистента. Но когда я изучил, сколько виртуальные ассистенты берут за свои услуги, то поначалу возликовал. Можно было делегировать задачи с низкой отдачей любому из них – в том числе и задачи, возникающие в ходе недели, – притом, что средняя почасовая ставка ассистента составляла от $5 до $10 в час – значительно ниже, чем те $50 в час, в которые я оценивал свое время. Некоторые виртуальные ассистенты берут гораздо дороже, но их я даже не смотрел.

Однако моя первая виртуальная ассистентка оказалась просто ужасной.

Не хочется быть слишком критичным, тем более что, нанимая ее, я сам не проявил достаточно осмотрительности. Мало того, что она находилась в Индии и общение через несколько часовых поясов создавало определенные трудности, она была еще и ненадежной, тратила уйму времени, чтобы научиться выполнять новые действия, и, как я теперь уверен, общаясь со мной по-английски, она в значительной степени полагалась на Google Translate. Поскольку большинство дел, которые я ей поручал, были связаны с цифрами, проблема разных часовых поясов не имела такого уж большого значения. Но поскольку она плохо говорила по-английски и слишком долго училась выполнять даже самые элементарные действия, я мог бы сэкономить время и внимание, если бы делал эту работу сам.

 

Мой второй ассистент

 

К счастью, несколькими месяцами позже (уже после того, как я поработал с парой других ассистентов) появилась Луиза.

Увидев в интернете мое выступление перед аудиторией TEDx с рассказом о проекте, Луиза Йоргенсен, виртуальный ассистент из Дании, решила написать о нем в своем блоге. Случайно попав на ее блог, я почти сразу отправил ей вопрос, нет ли у нее времени помочь мне. Таким образом, простая запись в блоге сразу вывела ее непосредственно на мой проект.

Быстро выяснилось, что Луиза – во всех отношениях полная противоположность моим предыдущим недорогим ассистентам. Она очень умна, быстро обучается, а также располагает опытом в области продуктивности в целом и в решении именно того типа задач, которые я планировал ей поручить.

Она до сих пор работает со мной и одновременно учится в Таиланде.

Поначалу я нанял Луизу, чтобы она организовывала звонки, размещала сообщения в блоге и делала новостные рассылки. Но вскоре я стал делегировать ей и другие дела, например управление моим календарем, организацию встреч, сбор информации и планирование поездок и даже техническую поддержку сайта, включая подбор внешних провайдеров и контроль за ними.

Я платил ей $25 в час – значительно больше, чем своей первой ассистентке, но Луиза стоила этих денег. Я чувствовал себя прекрасно, посвящая весь день своему проекту, а вечером передавая дела ей, чтобы она продолжила работу, пока я сплю, а на следующее утро я вновь сам брался за работу. Через месяц с небольшим я стал доверять Луизе все больше и больше задач и все чаще начал вычеркивать сделанное ей из своего списка текущих дел и смог высвободить больше времени и внимания для своих приоритетов.

Наконец-то мне удалось реализовать преимущества, на которые я рассчитывал, нанимая свою первую ассистентку. А вот что об этих преимуществах думает сама Луиза.

«Это высвобождает время, вы можете сосредоточиться на деятельности, которая составляет основу вашего бизнеса, и продолжать развивать ее, – говорит она. – Чем сильнее растет бизнес, тем длиннее списки дел, поэтому целесообразно делегировать некоторые трудоемкие задачи виртуальному ассистенту».

У меня появилось больше времени, чтобы писать статьи, знакомиться с результатами исследований, читать книги и проводить интервью с интересными людьми – иными словами, для наиболее приоритетных задач, связанных с максимальной отдачей. У меня также образовалось пространство для того, чтобы глубже анализировать эти задачи и выполнять их гораздо качественнее.

Является ли наем виртуального ассистента решением, которое подходит всем? И какой виртуальный ассистент нужен вам? У Луизы и на этот счет есть несколько мудрых советов:

 

Во-первых, нужно понимать, какие именно навыки вы ищете в ассистенте. Ассистент нужен в основном для решения административных задач? Или же нужен тот, кто может заняться, скажем, вашей перепиской с клиентами или коллегами? Зная задачи, которые желательно делегировать, вы будете искать человека, который обладает соответствующими навыками. Я также полагаю, что сотрудничество будет плодотворнее, проще и приятнее, если вам удастся найти кого-то, с кем будет приятно работать в том числе и на личном уровне. Поэтому я всегда стараюсь заранее пообщаться с потенциальным клиентом и понять, совместим ли мой стиль работы с его. В конечном итоге так лучше для всех.

 

 

Типичные ошибки

 

Я на горьком опыте усвоил урок – и вот несколько важных советов, которые следует иметь в виду, если вы решили нанять ассистента, виртуального ассистента, стажера или команду сотрудников:

• Не бойтесь платить немного больше тем, у кого высокая квалификация. Работая с менее квалифицированным ассистентом, вы потратите больше времени и внимания на его обучение и на ежедневное взаимодействие с ним. Поэтому, если вы можете себе это позволить, я бы рекомендовал платить больше за более квалифицированного ассистента. Будьте готовы к тому, что хороший виртуальный ассистент стоит от $15–30 в час.

• Наем ассистента, проживающего в другом часовом поясе, в определенных условиях может оказаться хорошим решением. В зависимости от характера вашей работы и типа задач, которые вы собираетесь делегировать, может оказаться целесообразным нанять ассистента в другом часовом поясе. Например, Луиза отвечает за размещение статей в моем блоге и новостные рассылки, а поскольку она находится далеко от меня, то, когда я вечером заканчиваю материал для размещения в блоге, она может в течение ночи в моем часовом поясе выложить его в блог и прислать мне соответствующую ссылку, которую я посмотрю утром. Но если вы нанимаете ассистента, проживающего вне вашего часового пояса, убедитесь, что он обладает достаточной квалификацией и ему можно безоговорочно доверять.

• Всегда проверяйте рекомендации. У хороших виртуальных ассистентов обычно есть рекомендации от людей, которые остались довольны их работой. Не бойтесь проверять рекомендации – это может в итоге сэкономить массу времени.

 

Если вы не хотите никого нанимать на более или менее постоянной основе, подумайте о том, можно ли отдать какие-то задачи на аутсорсинг, при условии, конечно, что у вас есть для этого возможность или бюджет.

Независимо от того, ищете ли вы себе виртуального ассистента для работы на постоянной основе или вам нужна разовая помощь, вот несколько отличных сайтов из тех, что я нашел сам или мне порекомендовали друзья (я никак не связан ни с одним из этих сайтов и попробовал каждый из них):

• Fancy Hands (FancyHands.com), Zirtual (Zirtual.com) и eaHelp (Eahelp.com) для найма виртуальных ассистентов;

• Freelancer (Freelancer.com) и Upwork (Upwork.com), если хотите заказать разовую работу.

 

Можно также разместить объявление о поиске стажеров в местном колледже или университете, а объявление о поиске ассистента – на сайте Craigslist и в Twitter.

Таким образом, если вы ищете компетентных помощников для решения конкретных задач или на постоянной основе, то спокойно используйте проверенные сайты из приведенного выше списка.