Дзен и уменьшение количества дел

 

Нетрудно понять, почему можно получить столь значительный эффект, если максимально упростить стоящие перед вами задачи с низкой отдачей. Чем меньше времени и внимания вы тратите на них, тем больше времени и внимания вы сможете инвестировать в настоящие приоритеты. Вашей целью должно стать максимальное упрощение процесса работы, чтобы вы могли проводить большую часть своего времени, фокусируясь на приоритетных делах.

Может быть, вы играли в детстве в игру «Пятнашки», состоящую из 15 одинаковых квадратных костяшек с нанесенными числами в коробке с одним незаполненным квадратным полем? Перемещая костяшки по коробке, нужно было упорядочить их по номерам. Ваше время представляет из себя что-то подобное. Чем больше открытого времени в вашем графике, тем более гибко вы способны реагировать на изменения в рабочей ситуации, которые в том числе включают колебания вашей способности концентрироваться и уровня энергии. Чем проще выглядит ваш план на день, тем более гибко вы сможете реагировать на поступающие к вам извне дела, многие из которых могут оказаться делами с высокой отдачей. Сюда же относятся и непредвиденные события. Возникает кризис на работе. Ваш ребенок заболевает гриппом. Босс назначает срочное совещание. Ваша вторая половина просит совершить с ней пробежку в парке именно сейчас (кстати, именно это и происходит в момент, когда я пишу эти строки).

Упрощая и создавая дополнительное пространство вокруг дел с высокой отдачей, вы обеспечиваете поле для маневра, которое позволит отреагировать, а затем и решить неожиданно свалившуюся на вас задачу.

Кроме того, сокращение числа планируемых дел способствует обретению поистине буддистской ясности ума в течение дня – это абсолютно невероятное ощущение. Если верить планировщикам-урбанистам (возможно, это те же самые планировщики-урбанисты, которые придумали создавать дорожки там, где уже ходят люди), движение автомобилей по городским магистралям без пробок зависит не от количества автомобилей и не от их скорости, а от дистанции между ними. То же самое относится и к вашим делам в течение рабочего дня. Трудно быть продуктивным, если вы пытаетесь втиснуть в свой день как можно больше. Как только возникает какое-либо неожиданное дело, неизбежно происходит затор. Уменьшая количество дел и обязательств при планировании, вы создаете больше пространства вокруг задач с самой высокой отдачей, что позволяет на них сосредоточиться. Задачи – это и есть автомобили на шоссе продуктивности[14].

Когда вокруг задач с самой высокой отдачей имеется достаточно пространства, к нам легче приходят хорошие идеи. Есть простая причина, почему такие идеи приходят в ду`ше гораздо чаще, чем когда мы смотрим в свой смартфон: принимая душ, мы создаем дополнительное пространство для своего сознания, разрешая ему блуждать, и новым идеям и мыслям легче пробиться на поверхность. Упрощая свою жизнь и уменьшая количество внимания, направляемого на задачи с низкой отдачей, мы получаем аналогичный эффект. Это не только позволяет уделять больше времени и внимания самым приоритетным задачам, но и помогает генерировать больше продуктивных идей.

Создавая дополнительное пространство между задачами с высокой отдачей, вы можете погрузиться в них более глубоко, действовать рациональнее и инвестировать в них время и внимание, которого они заслуживают.

Следующие две главы содержат самые лучшие способы добиваться этого, которые мне только удалось найти.

 

 

Сжатие неважного

 

Основное: любую поддерживающую задачу можно урезать, делегировать, а в отдельных редких случаях даже полностью устранить. После того как у вас возникнет точное представление о том, сколько времени вы расходуете на наиболее сложные дела, разобраться с техническими задачами вам будет намного легче.

 

Расчетное время чтения:

11 минут 22 секунды.

Неважное

 

Несмотря на то, что в самом начале проекта я четко определил для себя самые приоритетные задачи, я ничего не предпринял по поводу задач низкой ценности – пока не стало слишком поздно и они не завалили меня настолько, что моя продуктивность катастрофически снизилась.

Нужно было от чего-то отказываться.

Когда я изучил свой первый журнал учета времени, меня ждал ряд неприятных сюрпризов. Помимо кучи времени, потерянного в результате прокрастинации, там фигурировало огромное количество часов, которые я на протяжении всей недели затрачивал на малоценные технические задачи. И хотя субъективно я ощущал себя продуктивным, поскольку постоянно был страшно занят, похвастаться осязаемыми результатами я не мог.

Согласно «закону Паркинсона», работа расширяется и заполняет все время, на нее отпущенное. Мой опыт говорит, что этот закон особенно верен в отношении задач с низкой отдачей. Дело в том, что лимбическая система оказывает настолько мощное сопротивление нашим попыткам сосредоточиться на наиболее сложных перспективных задачах, что вспомогательные и технические задачи с низкой отдачей начинают восприниматься чуть ли не как удовольствие, на которое легко подсесть. С упоением занимаясь ими, мы испытываем иллюзию продуктивности.

В конце концов, мы же невероятно заняты. Но на выходе результаты оказываются более чем скромными.

Просматривая журнал учета времени, я выделил наиболее проблемные дела, которые съедали максимум времени; это те самые дела, которые способны заполнить все время, которые мы на них выделяем. Я расположил их соответственно количеству времени и внимания, которые на них затрачиваются:

• Ответы на электронную почту.

• Участие во встречах и совещаниях.

• Размещение статей в блоге, новостные рассылки.

• Управление своим календарем.

• Коучинг по продуктивности для частных заказчиков и компаний.

• Поиск информации и планирование поездок.

• Организация видеоконференций и участие в них.

• Техническое обслуживание сайта.

• Управление аккаунтами в социальных медиа.

 

Скорее всего, и у вас есть подобные технические задачи, сопровождающие вашу основную деятельность, – почти любой работник умственного труда на планете завален электронной почтой и получает слишком много предложений об участии в совещаниях и других мероприятиях.

Но есть и хорошие новости: по моему опыту, любую вспомогательную задачу можно сжать, делегировать или даже полностью устранить.