Когда структурированность превращается в недостаток

 

В моем проекте продуктивности я сам определял, сколько часов работать каждую неделю и как структурировать рабочий день. В отличие от более регламентированных видов занятости, подразумевающих работу с девяти до пяти, у меня была полная свобода планирования. Но мне хотелось самому разобраться, позитивное или негативное воздействие на продуктивность оказывает более жесткая регламентация рабочего времени.

Как и при определении оптимального количества рабочих часов в неделю, вполне возможно подобрать идеальный баланс между структурированным и неструктурированным временем. Такой баланс подразумевает достаточно структурированности, чтобы направлять вас к наиболее продуктивным видам деятельности. Но структурированность не должна быть чрезмерной: в противном случае теряется гибкость и возникает ощущение зарегламентированности.

По словам Пола Грэма, соучредителя венчурной компании Y Combinator, у людей в экономике знаний существует два типа организации рабочего времени: график «создателя» и график «менеджера». Как пишет Пол в своем блоге, «рабочий график менеджера – это график начальника. Его воплощением является ежедневник, в котором каждый день разделен на периоды по одному часу. Если необходимо, можно на одну задачу зарезервировать несколько часов, но по умолчанию единицей планирования является один час». График менеджера в основном состоит из совещаний, встреч, звонков и электронной почты. Но если вы создатель, то все обстоит ровно наоборот: ваши рабочие дни естественным образом оказываются гораздо менее структурированными – вам ведь не надо управлять людьми или проектами.

Ответ на вопрос, кто вы – менеджер или создатель, позволяет оценить количество структурированности, на которое можно рассчитывать, исходя из характера вашей работы. Вы можете оказаться между этими двумя категориями. Например, в ходе моего проекта я создавал много контента, но и встреч тоже было много, поэтому по утрам я обычно работал по графику создателя, а большинство встреч и интервью планировал на вторую половину дня, ближе ко времени моего биологического пика. Ясное понимание, в какой степени вы являетесь менеджером или создателем, поможет вам оценить, насколько для вашей работы важен тайм-менеджмент и насколько структурированным будет для вас каждый день.

Но независимо от того, являетесь ли вы создателем или менеджером, определенное количество структурированности жизненно необходимо. Структурированность позволяет организовать дела вокруг своего биологического пика, направлять усилия на достижение приоритетных целей, помогает развивать способность концентрировать внимание и энергию таким образом, чтобы работать весь день с максимально возможной отдачей. Таким образом, при планировании важнее всего принимать во внимание ваш биологический пик, ваши намерения и характер работы. Любая дополнительная регламентация сверх этого сделает день менее гибким и создаст ощущение, что вы не до конца управляете рабочим временем. Чем более жестко структурирован ваш день, тем труднее в течение дня вам будет находить соответствие между доступной энергией и вниманием и характером решаемой задачи.

 

Кстати, то же самое относится к структурированию свободного времени и выходных дней. Возможно, это звучит контринтуитивно (а сама практика вряд ли доставит вам особое удовольствие), но исследования говорят, что структурирование свободного времени помогает стать более целенаправленной, творческой, активной, мотивированной, счастливой и вовлеченной личностью, а также повышает вероятность вхождения в состояние «потока», это магическое состояние сознания, в котором время летит настолько быстро, что кажется, будто оно вообще не существует. Я не считаю, что нужно жестко структурировать свое рабочее и свободное время (как тогда получать от них удовольствие?), но некоторая степень структурированности полезна. Например, во время моего проекта я обнаружил, что у меня всегда в конечном итоге оказывалось больше энергии, если я садился и составлял приблизительный план на день, даже если в этом плане было предусмотрено время для расслабления и ничегонеделания.

 

ЗАДАНИЕ: РАБОТА ВО ВРЕМЯ БИОЛОГИЧЕСКОГО ПИКА

Расчетное время на выполнение задания: 5 минут.

Необходимые энергия/концентрация: 4/10.

Ценность: 8/10.

Удовольствие от выполнения задания: 7/10.

Практический результат: вы научитесь выполнять свои приоритетные дела и наиболее ответственные задачи более эффективно, поскольку будете работать над ними в то время, когда испытываете прилив энергии, а не тогда, когда эти дела становятся срочными или представляются более важными.

Один из самых мощных способов успевать больше за меньшее время, который мне удалось найти за год экспериментов, – управлять временем по минимуму, но зато стратегически работать над приоритетными задачами, когда энергия и способность концентрироваться находятся на максимуме; как правило, в течение дня подъемы и спады энергии и способности концентрироваться происходят синхронно.

Нужно всего пять минут, чтобы утром составить план на весь день, но эти пять минут окупятся многократно. Попробуйте в течение дня завтра позволить своему состоянию (наступление биологического пика, работоспособность в данный момент) определять выбор задач, над которыми вы будете работать *. Вот несколько дополнительных полезных советов:

• Зарезервируйте в календаре время, когда наступает ваш биологический пик, и используйте его, чтобы сфокусироваться на трех важнейших задачах, особенно тех, которые требуют больше всего энергии и концентрации.

• Защищайте самое продуктивное время – именно оно позволяет нам добиваться потрясающих результатов.

• Зарезервируйте в календаре время, приходящееся на пик вашей активности, чтобы никто, кроме вас, не мог на него претендовать; создайте систему автоматических напоминаний, когда это время наступает, и используйте его для работы над приоритетными задачами и проектами.

• Адаптируйте планы по ходу дела. В большинстве случаев биологический пик наступает ежедневно в одно и то же время, но обязательно бывают дни, когда стандартный сценарий не работает и вы испытываете незапланированные приливы или отливы энергии. Пользуйтесь этим. Не бойтесь отступить от первоначального плана, если вдруг обнаружите, что у вас больше или меньше энергии, чем обычно.

• Если вы работаете по графику создателя, сгруппируйте все свои встречи и совещания в один блок, чтобы если уж переключаться в соответствующий режим, то адресоваться к ним всем сразу.

Ваша продуктивность будет варьировать от часа к часу – это зависит от того, сколько энергии и внимания у вас есть в данный момент. Как не все задачи равноценны, так и не все часы дня одинаковы.

Управлять временем в какой-то степени необходимо, но максимума продуктивности вы достигаете, когда находитесь на пике энергии, а не тогда, когда у вас больше времени.

Наиболее продуктивное время – это святое; распоряжайтесь им мудро.

* Я отключил часы на своем компьютере. Календарь в моем компьютере автоматически уведомляет меня, когда подходит время переключиться в другой режим, например начать готовиться к встрече.

 

Наводим порядок в доме

 

Основное: сгруппируйте свои технические дела и выполняйте их все сразу – это идеальное противоядие, если вы перфекционист во всем без разбора. Безусловно, технические дела и специально выделенные для них дни имеют важное значение, если вы хотите жить здоровой и продуктивной жизнью.

 

Расчетное время чтения:

8 минут 8 секунд.

Самые противные дела

 

Уже сколько лет подряд я поливаю растения, разгребаю электронную почту, подстригаю ногти, готовлю обеды и покупаю продукты – и как мне все это надоело! Я понимаю, эти технические дела необходимы, поскольку обслуживают наши личные и профессиональные потребности, но в сравнении с наиболее перспективными и ценными задачами отдача от них крайне низка.

Технические дела являются неотъемлемой частью нашей жизни, и их довольно трудно сократить, передать на аутсорсинг или вообще устранить – в отличие от рабочих дел (часть четвертая книги). Невозможно оставаться нормальным членом общества, если не убираться в доме, не готовить еду, не мыть посуду, не стирать и не выносить мусор. К сожалению, эти дела пожирают огромное количество времени, которого и так мало.

И тем не менее технические дела играют важную поддерживающую роль и способствуют достижению приоритетных целей. Невозможно питаться здоровой пищей, если вы ее не готовите; невозможно хорошо выглядеть, если не бриться или не мыть голову каждые несколько дней; и трудно сохранить хорошее настроение, если, приходя домой, находишь там полный беспорядок.

Один из моих наиболее странных экспериментов заключался в том, что я на целую неделю стал полным разгильдяем. Я ел только то, что заказывал с доставкой на дом, мылся в душе всего три раза в неделю, расхаживал целыми днями в тренировочных штанах или в пижаме и при этом по-прежнему старался быть максимально продуктивным (насколько это возможно в таких условиях). Да, я исключил из своей жизни почти все технические дела, но где-то к середине недели начал чувствовать себя просто ужасно. Мне стало понятно, что выполнять технические дела необходимо, если хочешь жить здоровой, счастливой, социально вовлеченной и продуктивной жизнью.

 

День для технических дел

 

Впервые необходимость вести свое собственное хозяйство у меня возникла с поступлением в колледж. Хозяйственные дела начали стремительно накапливаться. Я внезапно обнаружил, что мое белье больше волшебным образом не стирается само собой, свежие продукты не появляются автоматически на кухне и никто не поливает мои растения раз в неделю. Такого количества чисто хозяйственных проблем никогда прежде у меня не было. И в то же время мне не хотелось расходовать драгоценное время, которого и так было мало, на дела, которые не имели другого смысла, кроме как поддерживать мое существование.

Однажды в воскресенье утром, когда я ломал голову над тем, как бы исхитриться делать эти новые для меня дела более эффективно, на меня снизошло озарение. А что если выполнять обязанности по дому не постепенно в течение недели, а собрать их все вместе и делать разом?

В качестве эксперимента всю следующую неделю я намеренно не занимался хозяйственными делами. Вместо этого я вносил их в список по мере возникновения и взялся за них утром в воскресенье. Этот метод сработал. Мне удалось сделать больше за меньшее время.

Я использую этот ритуал до сих пор и называю его днем технического обслуживания.

Мой ритуал в этот день невероятно прост и эффективен: в течение недели я составляю список всех дел с низкой степенью отдачи – от похода в магазин за продуктами до подстригания ногтей – и делаю их все в воскресенье.

В итоге мне наконец удалось почувствовать, что я больше не топчусь на месте, отвлекаясь в течение недели на хозяйственные дела, которые никак не продвигали мой проект. Соответственно в рабочие дни у меня было больше времени, внимания и энергии для дел, которые были по-настоящему важными и значимыми.