Пакет офисных программ Microsoft Office 2000

 

Поскольку выполнение секретарских обязанностей обычно связано с подготовкой, изменением, распространением и использованием различного рода инструкций, направлений, распоряжений и иных документов, созданы специализированные офисные компьютерные программы. Одним из наиболее популярных является пакет офисных программ Microsoft Office 2000. Он включает в себя:

программу Microsoft Word 2000, наиболее приспособленную для создания самых разных документов, - от весьма простых до наиболее сложных, их профессионального редактирования, оформления, форматирования и т.д.;

программу Microsoft Exel, предназначенную для оформления документов, различного рода таблиц, графиков и диаграмм. С помощью этой программы можно осуществить сложные вычисления, анализ различных данных и создать разнообразные графические рисунки;

программу Microsoft Outbook 2000, рассчитанную для работы с электронной почтой, составления календаря, планирования рабочего времени и т.д.;

программу Microsoft Power Point 2000, приспособленную для разработки и использования слайдов (микрофильмов);

программу Microsoft Publisher 2000, предназначенную для разработки дизайна, осуществления верстки и последующей печати различных документов, рекламных листов, визитных карточек, буклетов и т.д.;

программу Microsoft Internet Explour 5, нацеленную на обеспечение наиболее удобного выхода в Интернет и работу в этой системе.

Все эти программы разработаны для использования в среде Windows. Они составлены таким образом, что после некоторого ознакомления с ними может работать практически любой секретарь или делопроизводитель. Все эти программы имеют системы многочисленных подсказок, облегчающих работу пользователя.

 

Помощник (Assistant)

 

При запуске Word на экране появляется забавная подвижная фигурка в виде стилизованной скрепки - скрепыша (в различных программах используются также фигурки кошки Мурки, пса Бобика, Колобка, стилизованного карандаша, ученого сказочного гнома и так далее). Помощник постоянно спрашивает, не нужна ли Вам помощь и предлагает различные советы... Вы можете выбрать подходящий персонаж помощника, нажав кнопку F1 или выполнив команду меню "Справка - Показать помощника".

Для того, чтобы задать вопрос помощнику, следует щелкнуть по нему кнопкой мыши и набрать текст, например: "Как осуществить печать документа?" После этого нужно щелкнуть по кнопке "Найти".

Если в ходе работы помощник начинает проявлять назойливость или отвлекать Вас, то от него можно избавиться несколькими путями:

перетащить его мышью в уголок экрана;

убрать с помощью команды "Справка - скрыть помощника";

отключить на весь сеанс работы, щелкнув по кнопке "Параметры" и сняв флажок "Использовать помощника".

В обычных случаях, использовав совет Помощника, можно закрыть его окно, щелкнув и по кнопке "ОК".

Если у вас возникнет необходимость вернуть помощника на экран, то следует щелкнуть на команде "Show assistant" (Показать помощника) в меню Help (справка).

 

Получение быстрой справки

 

Выполнить команду меню "Справка - Что это такое?" Можно также нажать кнопки Shift + F1 или щелкнуть по кнопке "Справка" на панели инструментов.

 

Окно Word

 

Окно Word включает строку меню и панель инструментов, с помощью которых можно быстро создавать и оформлять документы. Меню обычно состоит из следующих разделов или опций:

Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка.

Панель инструментов расположена ниже меню и представляет собой ряд прямоугольных кнопок с различными изображениями, которые отражают их функции. Щелчок мышью по любой из кнопок приводит к выполнению определенной команды.

Ниже приводятся сведения о функциональном назначении различных панелей инструментов:

- Стандартная - здесь собраны все наиболее часто применяемые при редактировании документов инструменты.

- Форматирование - на панели собраны все инструменты для изменения параметров текста: размера, цвета, начертания символов, цветового выделения фрагментов текста, а также расположения абзацев на странице.

- Virtual Basic - панель содержит инструменты, предназначенные для программирования в Word; запускает целую систему прикладного программирования.

- Web - интегрирует текстовый редактор Word со всемирной сетью Интернет и браузером Internet Explorer. При помощи этой панели производится перемещение по гиперссылкам, находящимся как в локально расположенных документах, так и в Интернете.

- Web-компоненты - содержат элементы управления ActiveX, используемые для конструирования web-страниц с активным содержимым, то есть содержащих поля ввода, раскрывающиеся списки, различного рода переключатели и другие элементы, обеспечивающие интерактивное взаимодействие пользователя со страницей.

- WordArt - содержащиеся на панели WordArt инструменты позволяют придавать тексту объем, снабжать тенью, изгибать, раскрашивать, менять пропорции.

- Автотекст - панель предназначена для работы с фрагментами текста, которые часто встречаются в создаваемых вами документах в неизменном виде.

- Базы данных - с помощью этой панели можно создавать, заполнять и редактировать небольшие базы данных, созданные внутри документов Word в виде простого текста или таблиц.

- Буфер обмена - панель позволяет манипулировать двенадцатью блоками информации сразу.

- Настройка изображения - содержит инструменты, позволяющие в широких пределах настраивать параметры графических объектов, вставленных в документы Word.

- Рамки - панель со специфическим набором инструментов, позволяющих задавать фреймовую структуру документа.

- Рецензирование - панель предусматривает возможность коллективной работы над одним документом, позволяет прослеживать когда и в каком порядке были внесены исправления, позволяет создавать несколько версий документа, принимать или отклонять предлагаемую правку и т.д.

- Рисование - панель содержит определенное количество инструментов, позволяющих производить самые разнообразные манипуляции с графическими объектами.

- Таблицы и границы - позволяет осуществлять форматирование различных таблиц.

- Формы - панель дает возможность создавать электронные и печатные формы документов в Word.

- Элементы управления - панель содержит набор элементов, позволяющих насыщать создаваемые формы инструментами ввода, выбора, отображения и редактирования данных.