Классификация функций менеджмента

Критерий классификации
1. Содержание управленческой деятельности	· Предвидение (планирование) · Организация · Активизация (мотивация, стимулирование) · Контроль · Регулирование · Исследование
2. Организационная роль функции	· Функции интеграции (объединения) · Функции дифференциации (разделения, выделения, обособления, специализации)
3. Направление деятельности	· Интрафункция · Инфрафункция (направленность на внешнюю среду)
4. Сферы развития объекта управления	· Управление экономическими процессами (финансы, инвестиции и т.п.) · Управление социально-психологическими процессами (удовлетворенность трудом, атмосфера и т.п.) · Управление организационными процессами (изменения в организации, перераспределение обязанностей и др.) · Управление технологическими процессами (использование техники, новые технологии пр.)
5. Этапы производственного процесса	· Управление подготовкой производства · Управление процессом производства · Управление обеспечением производства · Управление процессами реализации продукции
1. Тип производства	· Функции управления разнообразными блоками диверсифицированного производства
2. Масштаб времени	· Стратегическое управление · Текущее (тактическое) управление · Оперативное управление
3. Этапность процесса управления	· Целеполагание · Определение ситуации · Определение проблемы · Решение
4. Основные факторы производственного процесса	· Управление продуктом · Управление персоналом · Управление информацией

Функции, которые выполняют практически все менеджеры: планирование, организация, руководство, решение кадровых вопросов, контроль.

Для менеджмента местных правительственных учреждений общим является набор из двенадцати функций, более специализированных.

Контакты с выборными должностными лицами, органами исполнительной власти, не занимающимися оперативным управлением и контролем (органами планирования), а также с представителями других правительственных ведомств.

Контакты с отдельными гражданами, представителями специфических групп населения, прессой.

Оценка положения дел в своем регионе и планирование соответствующей деятельности.

Оценка положения в сфере услуг и планирование соответствующей деятельности.

Финансовое планирование (разработка бюджета, прогнозирование).

Оперативное руководство.

Финансовый менеджмент.

Руководство работой по проектам и случаям.

Формальная работа с кадрами.

Управление трудовыми процессами.

Повышение личной профессиональной и управленческой квалификации.

Общеадминистративные и вспомогательные функции.

Формальная работа с кадрами – время, которое тратится на координацию, контроль, анализ, оценку и выполнение формальных обязанностей по отношению к подчиненным, то есть оценка их работы, подбор, найм, продвижение по службе; наказания и поддержание дисциплины; рассмотрение жалоб; переговоры с профсоюзами; разработка и проведение программ обучения и повышения квалификации.

Управление трудовыми процессами – время, потраченное на сравнительно менее формальные функции, связанные с организацией и совершенствованием трудовой деятельности работников: распределение рабочего времени, помощь, воспитательная работа, подготовка собраний и участие в них, формирование трудовых коллективов, обеспечение участия работников в управлении, "неофициальная" оценка работы, обратная связь, неформальное обучение "без отрыва от производства", другие действия, повышающие мотивацию и поощряющие творческий подход.

Повышение личной профессиональной и управленческой квалификации – время, потраченное менеджером на собственное образование, включая занятия, конференции, чтение книг, статей и исследовательских отчетов, достижение личных целей в этой области, обратную связь с коллегами.

Для получения результата деятельности организации необходимо выполнение следующих основных ролевых функций, которые руководитель осуществляет сам или с помощью команды специалистов.

Интеграция – объединение операций в единый технологический процесс. Функция низшего уровня управления, организующая работу операционного персонала по разработанным схемам технологического процесса.

Отладка – организация процесса реализации выбранной технологической схемы: обеспечение ресурсами и налаживание работы в режиме саморегулирования. Функция низшего уровня управления.

 

Планирование. Разработка целей

 

Алгоритм планирования:

диагноз проблемы;

формулирование цели;

оценка ресурсов;

разработка программы действий.

 

 

Цель представляет собой описание будущего состояния объекта управления, в нашем случае, - организации.

Содержание цели включает объективный и субъективный аспекты

С одной стороны, цели отражают требования объективных законов жизни человека и общества (закон экономии времени, закон стоимости и тому подобное), с другой стороны - цели являются продуктом сознания и формулируются людьми, отражая их интересы.

Цель - один из элементов поведения и сознательной деятельности человека, характеризуемый предвосхищением в мышлении результата деятельности и пути его реализации с помощью определенных средств. Цель выступает как способ интеграции различных действий человека, а для организации - действий различных людей, в некоторую упорядоченность или систему. Цель - исходный пункт, определяющий отношения между субъектом и объектом управления.

Цель выступает как идеальное описание результата деятельности, а сама деятельность как процесс достижения цели. Переход от цели к результату не является непосредственным. Не сформулированные человеком цели как таковые приводят к конкретному результату, а процесс их достижения с помощью определенных материальных средств.

Средства достижения цели - это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации - ее структура и процессы), включенные в систему целенаправленной деятельности и обеспечивающие получение определенного результата. Взаимоотношения цели и средства носят характер двусторонней предопределенности.

В управленческой практике очень важно отделять цель от средства. Обычно в организации то, что является целью объекта управления (нижестоящего подразделения), для субъекта - средство достижения его цели.

Миссией обычно называют очень большую цель, вызывающую у членов организации состояние устремленности к чему-то. Формулирование миссии - есть ни что иное, как ответ на вопрос: почему организация (или человек) делает то, что она (или он) делает? Однако это нечто большее, чем определение роли организации. Миссия - есть удовлетворение членов общества, их потребностей в том или ином товаре или услуге. Если нет потребителя или потребители более не нуждаются в продукте или услуге компании, она вскоре перестает существовать. Компания, теряющая видение миссии, рискует потерять своих потребителей. Миссия информирует членов организации, что ожидает общество от организации и что организация ожидает от своих членов.

На основе миссии формулируются долгосрочные (более 1 года) цели организации или качественные результаты, которые не будут достигнуты и за пределами планового периода, но к которым организация собирается приблизиться в рамках этого периода. Эти цели указывают на то, что организация хочет получить и чего достичь в будущем.

В рассматриваемом контексте стратегия - это способ или средство достижения долгосрочных целей. Стратегия отвечает на вопрос о том, какие у организации есть альтернативные варианты использования имеющихся ресурсов и возможностей для достижения поставленных целей.

Краткосрочные цели (обычно в пределах 1 года), задания или задачи, представляют собой результаты, которые предполагается получить в пределах планового периода. Они являются этапами, из которых складываются долгосрочные цели и формулируют задачи, которые конкретно надо решить в плановый период?

Заключительным в данной цепочке является термин «политика». Политика также как и стратегия, относится к категории средств достижения краткосрочных целей или поставленных задач. Политика включает правила и процедуры, устанавливаемые в организации для поддержания усилий ее членов по достижению плановых целей. Политика создает каркас для принятия решений в рутинных ситуациях, определяет каким образом должны выполняться задачи.

Цели индивида - это единственные цели, которые существуют в объективном мире, так как они строятся на его неудовлетворенных потребностях. Все остальные цели являются организационной или общественной трансформацией целей индивида. Такое преобразование целей индивида в цели организации и цели общества возможно потому, что по цепочке «индивид - организация - общество» протекает процесс приспособления индивидуальных целей в качестве мотивирующей силы.

В рамках организации происходит обмен личной независимости на достижение цели. Участие в деятельности организации с тем, чтобы использовать ее цели в собственных интересах, является важным мотивом. Люди отличаются тем, что способны оценивать свои позиции относительно других позиций и другие цели (группы, организации) как свои собственные.

Придя в организацию и ассоциировав себя с чем-то большим и восприняв в себя это большее, люди начинают вести себя так, чтобы их действия могли быть лучше поняты, как если бы они были мотивированны их вкладом в решение более крупных и масштабных проблем, конечно, с сохранением их минимального индивидуального интереса. Здесь важно то, что люди прикладывают свои усилия для достижения других целей, которые прямо с ними не связаны, т.е. ими начинает двигать не только эгоистический интерес.

И то, что, что люди ассоциируют себя с другими целями и работают в направлении достижения более широких целей по сравнению с целями своего узкого интереса, это в природе человеческого поведения.

Выбор между индивидуальной и организационной целью играет очень важную роль при анализе управления организацией. Организация становится ареной, где люди пытаются удовлетворить свои потребности в успехе, в средствах существования. С этой точки зрения эффективность - не то, как успешно достигнуты цели организации, а то, как члены организации достигли свои личные цели внутри организации.

Цели организации - это цели, общие для всех ее членов. Цели успешных организаций обычно согласуются с целями, которые имеют значение для общества. Максимизация прибыли - главная цель деловой организации, достижение которой означает, что организация получает максимум от рынка, а это, в свою очередь, позволяет компании больше платить своим работникам, требуя от них взамен соответствующей отдачи.

Цели выполняют ряд практических и полезных функций, помогая управлению организаций и пониманию того, зачем существует организация и почему люди в ней поступают так, а не иначе. Цели оправдывают существование организации, законность организации как для работающих в ней людей, так и для общества. Через цели люди определяют - подходит им данная организация или нет. Цели не только привлекают людей в организацию, но и ограничивают деятельность членов организации, регулируют их поведение. Такая цель рабочей группы, как повышение качества, требует соблюдения технологической дисциплины, определенного отношения к работе.

Цели определяют природу организации для ее членов и, тем самым, заставляют их брать на себя соответствующие обязательства. Так, работа в угольной шахте подвергает человека определенному риску.

Цели являются главным мотиватором, направляют поведение людей, удовлетворяя их потребности. Так, выход предприятия на лидирующие позиции в отрасли удовлетворяет и материальные (максимальная прибыль), и моральные (гордость за организацию) потребности работников.

Цели уменьшают неопределенность, разъясняя людям, что организация преследует в своей деятельности. Имея цель обойти конкурентов, члены организации получают четкое представление о том, за какие действия они будут вознаграждены.

Цели помогают организации приспосабливаться к окружающей действительности. По целям можно ориентироваться в движении, сравнивать себя с другими, определять соответствие требованиям.

Цели являются стандартом для оценки работы членов организации. Выполнение плана на высоком качественном уровне обычно связывается с получением вознаграждения. Цели обеспечивают основу для конструирования организации. Цель укрепить позицию компании на рынке ведет организацию к созданию нового подразделения (например, НИОКР, маркетинг и т.п.).

Различают три типа организационных целей: официальные, оперативные, операционные. Официальные цели определяют общее назначение организации. Они абстрактны, идеалистичны и описываются в качественных терминах, оправдывая существование организации перед обществом. Однако по этим целям трудно определить, чем на самом деле занимается организация. Оперативные цели исходят из действительной политики и указывают, что организация на самом деле пытается делать. Они имеют внутреннюю направленность, важны для членов организации. Операционные цели еще более специфичны и более измеряемы, чем оперативные. Они направляют поведение и по ним дают оценку работе; они разрабатываются до деталей и выражаются в количественных терминах.

Знание различий между этими тремя типами целей дает ценную информацию для понимания логики управления организацией.

Цели становятся инструментом управления, когда они определены и сформулированы, известны работникам и приняты ими к исполнению. Формулирование целей - процесс весьма сложный, к нему предъявляются определенные требования.

Важная характеристика цели - ее достижимость и реалистичность. Недостижимые, нереалистичные цели не мотивируют исполнителей, могут отбить желание что-либо делать для их достижения. Слабой мотивацией обладают и легко достижимые цели.

Цели должны быть понятны для исполнителя и недвусмысленно сформулированы. Те, от кого ожидается их выполнение, должны четко знать, чего от них ждут. Понятная цель обеспечивает видение и того, что обеспечивает ее выполнение.

С одной стороны, цель должна быть описана максимально в качественных терминах (лучше, совершеннее, эффективнее, гибче и т.п.), а с другой - иметь требуемое количественное оформление. Цель должна быть измерима. Чтобы управлять, нужно уметь измерять. Неизмеримость цели не позволяет исполнителю определить степень прогресса на пути к ее достижению.

Кроме того, цель должна иметь сроки исполнения, цель без срока будет все время возвращать исполнителя к начальной точке действий. При этом она должна мотивировать действия исполнителя в правильном направлении и вести к удовлетворению главного требования потребителя.

Цель должна быть формулируема и формализуема. Это усиливает ее воздействие и повышает обязательства по отношению к ней. Только устная постановка цели не оставляет следов и легко забывается.

Цели индивидов, групп и организации в целом должны быть совместимы. Это помогает избежать конфликтов между людьми и подразделениями. Неприемлемость цели ведет к ее невыполнению, волоките, возмущению.

Эффективные цели должны быть возможными для проверки и корректировки. Этого требуют постоянно меняющиеся внешние факторы и обстоятельства. Знание того, что цель является предметом изменения в свете новых реальностей, помогает людям преодолевать нежелание установить их и посвятить себя их выполнению.

Эффективность цели во многом определяется наличием системы обратной связи. Своевременное и полное информирование людей о ходе ее выполнения помогает держать цель в виду, в поле зрения.

Цели необходимо связывать с системой вознаграждения. Они должны быть ценимы. Знание того, что цель будет стоить для работника, помогает поддерживать ее эффективность.

Процесс установления индивидуальных целей в организации начинается с диалога между работником и его непосредственным начальником, в котором они совместно планируют цели работника и определяют степень продвижения на пути их достижения. Этот процесс включает следующие шаги.

Работник составляет описание работ, подлежащих выполнению, с указанием доли рабочего времени, расходуемого на то или иное действие или операцию. Первый вариант документа рассматривается работником вместе с его руководителем с целью достижения общего понимания. Затем работник определяет проект целей, основанных на согласованном описании работ. Желательно, чтобы цели отражали, чего он собирается достигнуть по каждой работе в рамках полугодового периода.

Подготовленные работником цели опять рассматриваются с его непосредственным начальником и они вместе разрабатывают план их осуществления.

По истечении шести месяцев оба смотрят, что конкретно достигнуто и определяют цели на последующие шесть месяцев.

При установлении целей в группе, ее участники должны знать суть проблемы, элементы процесса, трудности в его реализации и необходимость принятия на себя определенных обязательств. При этом, группа должна быть вовлечена в процесс обучения данной процедуре. Каждый член группы должен пройти вышеописанные шаги, имея предварительную беседу с руководителем до составления окончательного варианта своих индивидуальных целей.

Затем группа, собравшись вместе, должна обсудить, как ее участники, включая руководителя, делали это упражнение, какие трудности им встречались при составлении описания работ, что было положено ими в основу и как можно улучшить работу по составлению этого описания. Данная методика эффективна, когда обсуждение в группе строится не вокруг вопроса «что делать?» (это прерогатива руководителя), а «как делать свою работу лучше?».

И когда ответ на указанный вопрос ясен, группа повторяет описанные процедуры, но уже в отношении установления целей. Только после этого участники группы, если они тоже имеют подчиненных, инициируют аналогичный процесс на нижних этажах организационной иерархии и проходят со своими подчиненными все циклы. Этот процесс есть часть метода «управления по целям».

Процесс установления организационных целей начинается с того, что руководство организации устанавливает цели по основным показателям ее работы. На нижних уровнях иерархии цели устанавливаются независимо, но с учетом того, что уже было предложено сверху. Затем цели нижних уровней передаются наверх, где выявляются различия между целями организации и целями ее частей. Анализ их несовместимости возвращается вниз и подразделения ищут пути устранения различий. Затем уточненные данные поступают наверх и на их основе формулируются окончательные цели организации.

Процесс установления организационных целей может быть существенно обогащен если:

ü данный процесс будет результатом сотрудничества, когда каждое подразделение может определенным образом влиять на формулирование целей организации;

ü информация свободно циркулирует по организации и подразделения могут участвовать в формулировании цели организации (система открытой коммуникации - открытость сверху).

ü каждый член организации становится собственником процесса своей работы, что вырабатывает в нем чувство хозяина при разработке целей организации и предоставлении всей полноты информации руководству для принятия решения (система открытой коммуникации - открытость снизу).

ü принимаемые напряженные планы выполняются. При этом не должно быть ситуации, когда от работников требуется выполнить чьи-то напряженные планы без наличия возможности влиять на формулирование целей.

Общие цели организации часто являются результатом постоянного процесса переговоров между ее частями (подразделениями) для достижения договоренности. Договаривающиеся в организации стороны имеют свои интересы и поиск компромисса позволяет им найти общую основу и устранить разногласия.

Согласование целей по горизонтали - это достижение договоренности по организационным целям между подразделениями функциональной, технологической или производственной цепочки. Задача руководителя организации при этом состоит в интеграции подцелей этих подразделений в общую цель, что может быть достигнуто тремя путями:

ü авторитарно установить место и роль каждого из указанных подразделений в общей цели, полагаясь на такую черту данного процесса, как желание каждого из подразделений не нарушать стабильность своей работы в противовес проведению в ней существенных изменений;

ü использовать эффективные механизмы горизонтальных связей (сквозные проекты, целевые группы, комитеты, советы и т.п.), где представители различных подразделений будут организационно связаны одной целью;

ü методом «переключения внимания» направить ресурсы и внимание руководства на те участки работы, которые сегодня являются наиболее важными для организации в рамках всей производственной цепочки.

Согласование целей по вертикали включает достижение договоренности по целям организации между тремя уровнями: ее руководителем или собственником, институтами общества (центральная и местная власть, профессиональные общества и т.п.) и работниками, нередко представленными их союзами.

Установление целей переводит стратегическое видение и направление развития организации в конкретные задачи, связанные с производством и результатами деятельности.

Цель организации – это конкретные конечные состояния или искомые результаты, которых хотела бы добиться группа людей, работая вместе.

Поведение любой системы характеризуется прежде всего способом задания преобразования изменения среды в значениях существенных переменных внешней и внутренней среды. Это означает, что цель является функцией используемых ресурсов.

Требования, предъявляемые к целям:

измеримость;

совместимость;

сопоставимость;

адресность.

Формальным выражением цели является целевая функция.

Цели представляют собой обязательство управленческого аппарата фирмы добиться определенных результатов в определенное время, позволяют направить внимание и энергию на то, что нужно добиться.

Систему целей можно построить:

1. По принципу временного значения:

долгосрочные – результаты, которые должны быть достигнуты либо в течение следующих трех-пяти лет, либо постоянно достигаться из года в год;

краткосрочные – ближайшие цели организации.

По уровню решаемых задач:

миссия (стратегическое видение) – перспективный взгляд на направления развития деятельности организации, базовая концепция того, что организация пытается сделать и чего достигнуть;

стратегические цели – намеченные руководством цели для усиления позиций и конкурентоспособности организации;

тактические цели (задачи) – более узкие целевые показатели, вырабатываемы для конкретизации стратегических целей, вырабатываются более низкими уровнями управления;

операционные цели – всегда количественно определены; задания.

Стратегические цели необходимо фокусировать на конкуренции и на создании сильных конкурентных позиций в какой-либо конкретной сфере деятельности.

Способы разработки целей:

1. В зависимости от исходной ситуации организации:

"из прошлого в будущее" (метод, известный как "планирование от достигнутого"): определение параметров желаемого положения в будущем, корректируя эти параметры в настоящее время; воспроизводство существующей стратегии; функция регулирования;

"из будущего в настоящее": определение параметров положения компании в настоящее время, исходя из желаемого положения через t лет; разработка новой стратегии; функция управления.

В зависимости от способа оценки вариантов действий:

"неупущенные шансы" – оценка самого выгодного способа использования ресурсов; функция управления;

"расшивка узких мест" – оценка вариантов улучшения существующего способа производства, функция регулирования.

Главной целью руководителя является стабильная работа организации.

 

 

SMART – технология:

S – конкретные;

M – измеримые;

A – согласованные с системой целей;

R – достижимые;

T – определенные во времени.

 

Рекомендуемые видеокурсы по теме:

 

https://youtu.be/DYMs4HCF5Dk

 

https://www.youtube.com/watch?v=L350p06-tGY

 

 

Матрица целей
Наименования направлений	Субъекты целеполагания	Наименование характеристик целеполагания			Примечание
		Содержание возможных целей	Степень значимости (ранг)
Цели внешние	Потребители	Получение большей ценности приобретаемого товара (услуги) на один рубль цены
	Поставщики	Установить долгосрочные и взаимовыгодные партнерские отношения
	Конкуренты	При минимальных затратах захватить долю конкурентов организации на рынке
	Кредиторы	Получить в срок выданный кредит с процентами
Цели внешние	Местное сообщество	Сохранить экологическое равновесие
	Органы власти	Обеспечить занятость населения и поступления в бюджет
Цели внутренние (функциональные, экономические, социальные)	Менеджеры	Осуществить рост имиджа организации и увеличение доли рынка, принадлежащего ей
	Собственники	Получить процент на вложенный в организацию капитал
	Работники	Стабильно зарабатывать деньги на жизнь
Цели системные	Организация как система	Минимум неопределенности при максимальной стабильности
Критерии	Базовые	Эффективность Реализуемость Достижимость Измеримость Совместимость Иерархичность Гибкость
	Стратегические	Решение главных проблем Преодоление  угроз Использование возможностей Реализация сильных сторон организации

.

Контрольные вопросы для самопроверки

1. Существуют ли универсальные методы разработки целей?

2. Каковы возможности метода SWOT-анализа?

3. Что помогает формализовать процесс разработки цели?

4. Каково содержание матрицы целей?

5. Кто является субъектом целеполагания?

6. Каковы критерии приоритетности целей?

7. Стратегические цели рассчитываются или принимаются интуитивно?

8. Опишите структуру матрицы целей организации.