Схема составления документов о переводе на другую работу внутри организации

 

10.2 Личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников

оформляют личные карточки формы Т-2).                           

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или

личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы;

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета или личный листок по учету кадров;

автобиография или резюме;

копии документов об образовании;

копии документов об утверждении в должности;

копии характеристик; трудовой договор;

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров;

справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.       

Вн утр енняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются:

• паспорт;

• трудовая книжка;

• военный билет:

• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

• документы об имеющихся изобретениях.

В графе «Образование» анкеты или личного листка применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи. Ниже приведен образец внутренней описи документов, имеющихся в личном деле:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 00.00.0000 документов дела №

№ п/п	Индекс	Дата	Заголовок	№ листов	Примечание
	документа	документа	документа	дела

Характеристика

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные ' располагают от 4-ш положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение

характеристики.                                                          

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

№11 Понятия договора (контракта), соглашение, протокола. Доверенность

Р.1 Документирование управленческой деятельности

т.1.3 Кадровая документация. Договорно-правовая документация

11.1 Договор (контракт). Оформление контрактов.

11.2 Доверенность

11.1 Договор (контракт). Оформление контрактов.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются: место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным — должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиями" требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в; порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации:

• права и обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

 В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок

не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.                     

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.

11.2 Доверенность

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина)

Доверенность на представительство организации

Налоговый Кодекс разделяет представителей организации на законных и уполномоченных. Согласно статье 27 НК РФ законными представителями юридического лица признаются лица, уполномоченные представлять данную организацию на основании у закона или ее учредительных документов.

Как известно, наиболее распространенными организационно-правовыми формами юридических лиц являются акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью. Полномочиями законных представителей таких организаций обладает лицо, которое осуществляет функции единоличного исполнительного органа (например, президент, генеральный директор). Данное лицо без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки. На основании статьи 28 НК РФ действия (бездействие) законных представителей организации признаются действиями (бездействием) самой организации.

Полномочия уполномоченного представителя, будь то юридическое или физическое лицо, у, подтверждаются доверенностью, специально оформленной для представления интересов организации во взаимоотношениях с другими лицами - это доверенность на

представительство организации.                                                                                             

Полномочия представителя — физического лица требуют подтверждения - нотариально заверенной доверенностью или доверенностью, приравненной к ней. В свою очередь представитель организации осуществляет свои полномочия по доверенности, заверенной подписью руководителя данного юридического лица (иного лица, уполномоченного на это учредительными документами). Кроме того, доверенность организации должна иметь печать этой организации. Любые другие договоры между юридическим лицом и представителем не могут служить основанием для представительства перед третьими лицами.

Оформление доверенности осуществляется согласно требованиям, которые содержатся в Гражданском кодексе. В пункте 1 статьи 185 ГК РФ доверенность определена как письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу, для представительства перед третьими лицами. Форма доверенности должна отвечать двум основным требованиям:

Во-первых, доверенность организации должна быть составлена в письменной форме, заверена подписью руководителя и печатью организации (если доверенность выдается от имени юридического лица).

И, во-вторых, на доверенности должна стоять дата выдачи, иначе она не будет иметь юридической силы.

Заметим, что законодательство не содержит указания оформлять доверенность директор (иного уполномоченного лица) на фирменном бланке организации или указывать ее

номер.

Максимальный срок действия доверенности не может превышать трех лет. Юридическое лицо вправе не указывать срок действия доверенности. В этом случае она действительна в течение одного календарного года с даты ее выдачи.

Объем полномочий представителя определяет организация, ее руководитель. Он может выдать разовую доверенность на совершение одного юридического действия. Например, на получение материальных ценностей по конкретному договору. Возможно оформление и специальной доверенности на выполнение ряда однородных действий. В частности, в случае получения материальных ценностей от одной организации в течение календарного года.

Г енеральная доверенность выдается организацией на совершение разнообразных сделок или юридических действий в течение определенного периодам времени. При этом из смысла доверенности должно быть понятно, что именно и кому доверяется.

Некоторые организации более детально отражают в доверенности полномочия представителя. Например, отдельно перечисляют право на заключение договоров, получение корреспонденции. Но даже если содержание полномочий прописано в общем виде, это не является существенным нарушением. Так, в доверенности на представительство организации можно привести следующую формулировку: «Представлять интересы налогоплательщика в отношениях с налоговыми органами в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах».

Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, - отказаться от неё. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно.

В случае отмены доверенности, организация (лицо), выдавшее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных третьих лицах, для представительства перед которыми дана доверенность. Такая же обязанность возлагается на правопреемников лица, выдавшего доверенность. Это указано в ст. 189 ГК РФ.

Права и обязанности, возникшие в результате действий лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о её прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность и его правопреемников в отношении третьих лиц. Это правило не применяется, если третье лицо знало или должно было знать, что действие доверенности прекратилось. По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность.

Помимо отмены доверенности ее действие прекращается в ряде других случаев. Они перечислены в статье 188 ГК РФ. Это, в частности: — истечение срока доверенности; — отказ лица, которому выдана доверенность; — прекращение юридического лица, от имени которого выдана доверенность; — прекращение юридического лица, которому выдана доверенность.

Образец доверенности

 ООО "Закупка"

05 ноября 2007

ДОВЕРЕННОСТЬ No 6 (генеральная доверенность)

ОАО ''Посредник".

Юридический адрес: 129366, Москва,

Ракетный бульвар, 17,

10 72154879

ОКВЗД.. 64. ОГРН_1067717643254,

р/счет 40702810500005042124 б АКБ "Нсфтепромбакк". в г.Москва

БИК 044585272. к/с 30101810800000000272

Паспорт 66 00 м 223322 выдан 15.06,2000 г.. л

ицо (фамилия, имя, отчество, образец подписи)подпись которого удостоверяете, заключать договоры, получать материальные ценности, переоформлять договоры» подписывать от лица нашего предприятия письма за заказ (отказ) дополнительных услуг согласно договора и т д. и т.п.

Срок действия доверенности один год Генеральный директор Гвоздиков П Н Главный бухгалтер Лесникова Т.Ф. м п.

№12 Оформление трудовых правоотношений

Р.1 Документирование управленческой деятельности

т.1.3 Кадровая документация. Договорно-правовая документация

Оформление трудовых правоотношений

Выполните в тетради или на листе задания по теме:

ЗАДАНИЕ 1.

       Составьте резюме для соискания должности ЮРИСТА по следующей форме:

 

РЕЗЮМЕ

1. Ф.И.О.
2. Дата и место рождения.
3. Семейное положение.
4. Адрес, телефон.
5. Образование (укажите, какое учебное заведение Вы окончили и когда; а также те, в которых Вы учились (и сколько времени), но не окончили).
6. Специальность по образованию (укажите все дипломы, свидетельства и т.п., которые Вы имеете).
7. Опыт работы (укажите, какого рода работой Вам приходилось заниматься, в каких организациях, на каких должностях и в течение какого времени).
8. Награды, отличия, рекомендации (укажите имеющиеся у Вас награды, грамоты, дипломы победителя конкурсов и т.д. Если у Вас есть рекомендации или характеристики, полезно указать их также).
9. Дополнительная информация (можно указать любые дополнительные сведения, которые представят Вас в выгодном свете – например, о Ваших умениях и навыках, участии в общественной жизни и др.).
10. Хобби

ЗАДАНИЕ 2 (ситуация)

Руководитель СП «Аврора» собирается принять на работу опытного менеджера, который представил руководителю следующие документы: личное заявление о приеме на работу, трудовой контракт между СП «Аврора» и автором, копию диплома и выписку из трудовой книжки.

В качестве референта подготовьте проект документа на подпись директору.

Ответьте на контрольные вопросы:

1. Какие виды документов относятся к документам по личному составу?
2. Какие записи вносят в трудовую книжку?
3. Какие требования предъявляются к оформлению автобиографии, характеристики?

№13 Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.

Р.2 Организация документооборота: приём, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел

т.2.1 Понятие документооборота, регистр. Документов. Исполнение документов. Контроль исполнения

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА. 3.Конспект "Структура службы ДОУ" [1] Гл. 8, 9

13.1 Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.