Информационно-справочные документы

Большинство документов (до80%), отправляемых из учреждений и направляемых им являются информационно-справочными, Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению,

АКТ - это документ, составленный группой лиц, который подтверждает те или иные факты или события.

Акты бывают нескольких видов: бытовые, акты о несчастных случаях, акты-ревизии и другие.

Акты оформляются на специальных бланках или на обычных листах формата А4, Заголовок акта может содержать название актируемого факта. Текст состоит из 2-х частей - вводной и констатирующей. Вводная часть оформляется по схеме: ОСНОВАНИЕ - СОСТАВЛЕН КОМИССИЕЙ В СОСТАВЕ - ПРИСУТСТВОВАЛИ (печатаются от левого поля). Это постоянная информация. Текст, который пойдет после этих слов будет переменной информацией.

Перечисление должностных лиц идет с указанием инициалов, фамилий и их должностей через 1 интервал. В конце констатирующей части обязательно указывается количество экземпляров и где какой экземпляр находится.

Формуляр акта:

1. Автор документа 2. Название вида документа 3. Дата н индекс 4. Место издания 5. Заголовок 6. Текст 7. Приложение 8. Печати 9. Подписи 10.Гриф утверждения

 

ДОКЛАДНЫМИ ЗАПИСКАМИ информируют руководителя о ходе работ. Докладная записка адресуется вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержит определенные сведения с выводами и предложениями для принятия мер. Внутренние докладные записки подписывает составитель, а докладные записки, адресованные в вышестоящие организации, оформляются на общем бланке и подписываются руководителем учреждения.

Формуляр докладной записки:

1.	Адресат
2.	Дата и индекс
3.	Место составления
4.	Название вида документа
5.	Заголовок к тексту
6.	Текст
7.	Отметка о приложении
8.	Подпись

 

СПРАВКА - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают служебного и личного характера. Подписываются руководителем учреждения (служебные) или составителем (личные), заверяются печатью. Формуляр справки примерно аналогичен формуляру докладной записки.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - это обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации. Служебные письма применяются для решения различных вопросов, и, в зависимости от назначения, бывают сопроводительные, гарантийные, ответы на запрос, письма-сообщения, приглашения, просьбы, рекомендации и т.д.

Текст служебного письма должен быть простым, т е. содержать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Формуляр письма:

1.	Автор документа
2.	Адресат
3.	Дата и индекс
4.	Ссылка на дату и индекс
5,	Заголовок (только для А4)
6,	Текст
7.	Отметка о приложении
8.	Подпись
9.	Отметка об исполнителе.

 

ТЕЛЕГРАММА (ТЕЛЕТАЙПОГРАММА) -обобщённое название различных документов, выделяемых в одну категорию по особомуспособу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания её категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса,

международная,

срочная,

обыкновенная.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст,

регистрационный индекс (номер), почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, печать и дата.

Категория и вид указываются перед адресом. Текст отличается телеграфным стилем. Числа и цифры пишутся словами (кроме знаков, марок, индексов, номеров домов). ТЕЛЕКС - отличается от телеграммы оконечным устройством, установленным в организации-пользователе, и является более оперативным по сравнению с ней. В тексте телекса употребляются точки и запятые.

ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передаётся устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Применяют для срочных оповещений.

Составляется в одном экземпляре на бланке или на чистом листе бумаги.

Реквизиты:

название учреждения - автора документа,

должность, фамилия сотрудника, передавшего документ, номер его телефона, наименование организации-получателя,

должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона,

               дата и номер телефонограммы,

текст (не более 50 слов),

наименование должности лица, подписавшего документ, его фамилия.