Особенности хранения документов реорганизованных и ликвидируемых организаций

 

При реорганизации или ликвидации государственных органов, государственных предприятий, организаций, учреждений образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных органов, предприятий, организаций, учреждений без передачи их функций другим органам, предприятиям, организациям, учреждениям документы постоянного хранения, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с не истекшими сроками временного хранения и по личному составу — в архив вышестоящей организации. При преобразовании государственных предприятий в предприятия иных форм собственности их архивные документы постоянного хранения, сложившиеся на момент преобразования, передаются на хранение в государственные архивы.

Порядок передачи на хранение документов ликвидированной негосударственной организации устанавливается в зависимости от формы собственности этой организации и от того, является эта организация источником комплектования государственного архива соответствующей зоны обслуживания или нет. В Законе РБ «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (№ 323-З от 25.11.2011г.) есть такое положение: «Негосударственные организации и граждане могут передавать свои документы Национального архивного фонда в собственность государства в соответствии с законодательством».

Ликвидируемым субъектам хозяйствования негосударственной формы собственности следует руководствоваться Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, где установлено, что ликвидационная комиссия представляет в регистрирующий орган справку из территориального архива (городского или районного) о сдаче на хранение документов.

При ликвидации коммерческой (частной) организации ее документы подлежат передаче в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа на бескомпенсационной основе. До настоящего времени не до конца урегулирован вопрос с передачей на хранение документов ликвидированных коммерческих организаций, зарегистрированных и действовавших в г. Минске. По этой причине документы ликвидированных коммерческих организаций принимают на хранение органы, зарегистрировавшие ранее эти организации в качестве субъектов хозяйствования, а именно Минский горисполком, администрации районов города.

В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица, индивидуального предпринимателя одновременно с документами ликвидируемого (прекращающего деятельность) субъекта ликвидационной комиссией сдается на хранение в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа и книга учета проверок (ревизий), срок хранения которой не истек. Это требование установлено п. 11 Правил ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий). Передача книг учета проверок (ревизий) на хранение производится по номенклатуре дел юридического лица, индивидуального предпринимателя, приема в архив — на основании акта приема-передачи дел организации, индивидуального предпринимателя.

Подтверждением сдачи на хранение документов и книги учета проверок (ревизий) является справка территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган.

Государственные организации, учреждения, предприятия, в случае их ликвидации, книги учета проверок (ревизий) передают в установленном порядке по номенклатуре дел.

Документы ликвидируемой организации передаются на основании описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не истекли, передаются по описям дел, номенклатурам дел с соответствующей отметкой в них о приеме-передаче документов временного срока хранения. Документы временного срока хранения, по которым срок истек, подлежат уничтожению в соответствии с утвержденным актом о выделении документов к уничтожению.