Делопроизводство бухгалтерии. Порядок

Лекция 9

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БУХГАЛТЕРИИ. ПОРЯДОК

ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. Организация делопроизводства бухгалтерии.

2. Сроки хранения, передачи в архив, изъятия из архива и уничтожения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

3. Порядок приобретения и использования документов с определенной степенью защиты.

4. Порядок учета, хранения и списания документов с определённой степенью защиты.

Использованные источники:

1. http://archives.gov.by/home/gosudarstvennyj-kontrol-v-sfere-arhivnogo-dela-i-deloproizvodstva.

2. https://www.gb.by/novosti/bukhuchet/blanki-dokumentov-s-opredelennoi-stepeny-0

 

Организация делопроизводства бухгалтерии

Бухгалтерия – подразделение организации, деятельность которого всецело связана с документами. Поэтому в бухгалтерии организуется делопроизводство.

Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (Закон РБ «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» №323-З от 25.11.2011г.), включающая подготовку, оформление, учет (регистрацию), тиражирование, контроль исполнения, оперативное хранение, использование, подготовку к передаче в архив или на уничтожение документов, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий работы (Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции РБ №4 от 19.01.2009г.).

Ключевыми элементами постановки делопроизводства в бухгалтерии являются:

- номенклатура дел;

- процедура регистрации документов и включения их в номенклатуру дел;

- процедура формирования и оформления дел;

- процедура передачи документов в архив;

- процедура выделения документов к уничтожению.

 

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых для хранения в них документов, с указанием сроков их хранения. Дело – это совокупность документов, объединенных по какому-либо признаку. При бумажной технологии учета дело выглядит как папка с подшитыми в неё документами (или как несколько папок-томов, если документов-листов в деле более 300). В компьютерной бухгалтерии дела существуют в форме электронных массивов и баз данных.

 

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации. Во-первых, она необходима для быстрого поиска документов. Документы по делам и в делах систематизируются по удобным для поиска принципам: вопросно-логическому, хронологическому, алфавитному, нумерационному и др. Также в делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, установления сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В бухгалтерии организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, номенклатура дел пересматривается с учетом происходящих изменений в документообороте и обновленная номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел и формирование самих дел регламентируется Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции РБ №4 от 19.01.2009г., а также постановлением Министерства юстиции РБ "О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (№323-З)".

 

Таблица 9.1 – Меры административной ответственности за нарушения в хранении документов

№ статьи КоАП	Состав правонарушения	Санкции
12.1.2	Уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие	Наложение штрафа от 50 до 100 базовых величин
12.1.3	Необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату	Наложение штрафа в размере от 4 до 35 базовых величин
22.10	Незаконный отказ должностного лица (контролёра) в доступе к архивному документу	Наложение штрафа в размере до 20 базовых величин
22.11	Выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством	Предупреждение или наложение штрафа в размере до 20 базовых величин
23.37	Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений	Наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин

 

В некоторых случаях, например, при ненадлежащем хранении и утрате официальных хозяйственных документов наступает уголовная ответственность по статье 377 УК: уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов – наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами, арестом, ограничением или лишением свободы на срок до 2 лет, тоже в отношении документов Национального архивного фонда – до 5 лет. По статье 243 УК руководитель и главный бухгалтер организации понесут уголовную ответственность, если будет доказан факт умышленного уничтожения бухгалтерских документов в целях уклонения от уплаты налогов в крупных размерах (более 2000 базовых величин) – штраф, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или арест, ограничение, лишение свободы на срок до 3 лет; в случае уклонения в особо крупных размерах (более 3500 базовых величин) – до 7 лет.

Лекция 9

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БУХГАЛТЕРИИ. ПОРЯДОК