Хранения и уничтожения бухгалтерской

ДОКУМЕНТАЦИИ

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. Организация делопроизводства бухгалтерии.

2. Сроки хранения, передачи в архив, изъятия из архива и уничтожения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

3. Порядок приобретения и использования документов с определенной степенью защиты.

4. Порядок учета, хранения и списания документов с определённой степенью защиты.

Использованные источники:

1. http://archives.gov.by/home/gosudarstvennyj-kontrol-v-sfere-arhivnogo-dela-i-deloproizvodstva.

2. https://www.gb.by/novosti/bukhuchet/blanki-dokumentov-s-opredelennoi-stepeny-0

 

Организация делопроизводства бухгалтерии

Бухгалтерия – подразделение организации, деятельность которого всецело связана с документами. Поэтому в бухгалтерии организуется делопроизводство.

Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (Закон РБ «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» №323-З от 25.11.2011г.), включающая подготовку, оформление, учет (регистрацию), тиражирование, контроль исполнения, оперативное хранение, использование, подготовку к передаче в архив или на уничтожение документов, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий работы (Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции РБ №4 от 19.01.2009г.).

Ключевыми элементами постановки делопроизводства в бухгалтерии являются:

- номенклатура дел;

- процедура регистрации документов и включения их в номенклатуру дел;

- процедура формирования и оформления дел;

- процедура передачи документов в архив;

- процедура выделения документов к уничтожению.

 

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых для хранения в них документов, с указанием сроков их хранения. Дело – это совокупность документов, объединенных по какому-либо признаку. При бумажной технологии учета дело выглядит как папка с подшитыми в неё документами (или как несколько папок-томов, если документов-листов в деле более 300). В компьютерной бухгалтерии дела существуют в форме электронных массивов и баз данных.

 

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации. Во-первых, она необходима для быстрого поиска документов. Документы по делам и в делах систематизируются по удобным для поиска принципам: вопросно-логическому, хронологическому, алфавитному, нумерационному и др. Также в делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, установления сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В бухгалтерии организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, номенклатура дел пересматривается с учетом происходящих изменений в документообороте и обновленная номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел и формирование самих дел регламентируется Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции РБ №4 от 19.01.2009г., а также постановлением Министерства юстиции РБ "О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (№323-З)".