Разработка функционально-структурной модели AS-IS

 

AS-IS - модель "как есть", модель существующего состояния организации.

Данная модель позволяет систематизировать протекающие в данный момент процессы, а также используемые информационные объекты. На основе этого выявляются узкие места в организации и взаимодействии бизнес-процессов, определяется необходимость тех или иных изменения в существующей структуре.

Такую модель часто называют функциональной и выполняют с использованием различных графических нотаций и case-средств. На этапе построения модели AS-IS важным считается строить максимально приближенную к действительности модель, основанную на реальных потоках процессов, а не на их идеализированном представлении.

Проектирование информационных систем и управление процессами подразумевает построение модели AS IS и дальнейший переход к модели TO-BE, что является залогом автоматизации "правильных", усовершенствованных процессов.

Модель AS-IS наглядно демонстрирует зоны ответственности исполнителей процесса и ход самого процесса, то есть, на основе модели «как есть» между различными стадиями процесса достигается соглашение о том, «кто что сделал» и что каждая стадия добавляет к этому процессу. Функциональная модель AS-IS является отправной точкой для анализа потребностей предприятия, выявления проблем и разработки проекта по совершенствованию деловых процессов. Модель AS-IS позволяет выяснить, «что и как мы делаем сейчас», прежде чем определить, «что и как будет сделано завтра».

Для создания модели была выбрана среда AllFusion Erwin Data Modeler. Данная среда является CASE-средством для моделирования бизнес-процессов. Для составления необходимой системы лучше всего подходит нотация IDEF0.

IDEF0 представляет собой методологию моделирования функций для описания производственных функций, которая предлагает язык функционального моделирования для анализа, разработки и интеграции информационных систем, бизнес-процессов или анализа разработки программного обеспечения.

Основные требования стандарта IDEF0:

- Главный элемент всегда находится в левом верхнем углу.

- Все элементы должны иметь входящие и исходящие стрелки, потому что для выполнения нужно получить что-то на входе (заказ, задание), а после обработки необходимо сдать готовый продукт в производство. Входящие стрелки всегда находятся слева, исходящие стрелки всегда справа.

- В верхней части или элементы управления, в нижней - устройства, необходимые для осуществления процесса.

- Если на одном листе (экране) есть несколько блоков, то каждый последующий блок должен быть расположен справа и ниже предыдущего.

- Необходимо создавать схемы таким образом, чтобы пересечение стрелок сводилось к необходимому минимуму.

У данной нотации есть масса преимуществ над другими нотациями, предназначенными для выполнения тех же задач. Среди них можно выделить строгость оформления и визуальность. Строгие рамки оформления диаграмм помогает избежать ошибок и недопонимания в дальнейшем, а визуальность гарантирует, что даже человек, не знакомый с системным анализом, после небольшого объяснения сможет понять, что делает та или иная подсистема.

 

 

Нотацию IDEF0 определяют следующие правила:

- Функция изображается в виде прямоугольника (Activity), в правом нижнем углу которого приведен ее номер.

- Левая сторона блока используется для изображения входов функции в виде стрелок.

-  Из правой стороны блока выходят стрелки, которые изображают выходы системы.

- В нижнюю сторону блока входят стрелки, изображающие механизмы функции.

- В верхней части функции определяются способы управления функцией.

- Каждой функции присваивается имя. Имя функции всегда должно содержать глагольную форму, подразумевающее действие, направленное на преобразование входов функции в ее выходы и совершаемое указанными механизмами.

- Каждая функция должна иметь минимум по одному входу, выходу, механизму и управлению.

- Каждой стрелке присваивается имя в форме существительного. Имя должно иметь лаконичное название, конкретно характеризующее назначение входа, выхода, механизма или управления.

- Стрелки, изображающие входы, выходы, механизмы и управление, называются «граничными». Такое название обуславливается тем, что каждая из них идет от границы модели. В качестве границы модели выступает внешняя среда, а для дочерних диаграмм – границы родительской.

Модель, построенная в нотации IDEF0, имеет иерархическую древовидную структуру, каждый узел которой представляет собой диаграмму. Вершина древовидной структуры называется ТОР-диаграммой, каждый последующий узел – диаграммами декомпозиции.

Нотация IDEF0 предусматривает четыре вида граничных стрелок для каждого функционального блока:

- Вход. В качестве входов функциональных блоков Activity могут выступать различного рода информация, документы, материальные объекты, которые будут трансформированы в результате выполнения функции.

- Выход. В качестве выходов функциональных блоков Activity выступают трансформированные или измененные в результате выполнения функции документы, информация или материальные объекты.

- Механизмы. В качестве механизмов функции выступают различные ресурсы, с помощью которых она может быть выполнена (человек, оборудование, инструмент, приложение, финансы, энергетические ресурсы и др.).

- Управление. В качестве управления для функции, чаще всего, выступают документы, регламентирующие ее выполнение.

Для того, чтобы создать функционально-структурную модель предприятия, нужно, прежде всего, составить TOP-диаграмму. Такая диаграмма описывает деятельность целой системы.

TOP-диаграмму бизнес-процессов Федерального казначейства можно увидеть на рисунке 2:

Рисунок 2 - TOP-диаграмма бизнес-процессов Федерального казначейства

У системы Федерального казначейства на данной схеме обозначены 4 входа: данные о состоянии казны, запросы на предоставление финансирования, результаты контроля распределения бюджета и бюджет доходов и расходов.

Существует 8 выходов из данной системы: документ о привлечении к ответственности, информация о заключении/расторжении договора, данные для отчёта о выделенных средствах, информация о лицевах счетах клиентов, отчёт о состоянии казны, данные о получателях бюджета, общий отчет о деятельности компании и разрешение на право осуществления расходов федерального бюджета.

К механизмам управления Федерального казначейства можно отнести: президента, финансистов, контролёры, аналитики и минестерство финансов.

Деятельность Федерального казначейства регламентируется: бюджетным кодексом РФ, законодательством, процедурами и постановлениями правительства РФ.

Система обрабатывает полученные на входе данные, с помощью своего механизма и поставляет на выход, новые полученные данные. При этом деятельность регламентируется внутренним и внешним законодательствами.

Для большей детализации процессов исследуемой системы необходимо её декомпозировать, то есть разбить на более мелкие компоненты. Эту декомпозицию лучше всего проводить в нотации IDEF0.

Данная декомпозиция будет состоять из трёх блоков: основные бизнес-процессы, вспомогательные бизнес-процессы и бизнес-процессы управления.

Основные бизнес-процессы —процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценностного предложения. Создают главное, ради чего существует предприятие (конечный продукт или услуга). В большинстве случаев они отражают логистику, производство, реализацию готовой продукции, послепродажное обслуживание и т.д.

Вспомогательные бизнес-процессы — это те процессы, которые принимают косвенное участие (бухгалтерский учет, кадровый учет, юридическое обеспечение, инструментальное хозяйство, энергетическое хозяйство и т.д.).

Бизнес-процессы управления — это отдельный блок бизнес-процессов, отражающий реализацию основных функций менеджмента (планирование, прогнозирование, координация, организация, контроль, согласование и утверждение, мотивация и т.д.).

Рисунок 3- Диаграмма декомпозиции деятельности Федерального казначейства

Приведенная выше декомпозиция TOP – диаграммы создает новый уровень, который используется для описания классификации бизнес-процессов, реализуемых в организации. Каждый функциональный блок будет подробно описан ниже. Количество уровней декомпозиции не ограничено и определяется исследователями и наборами задач. IDEF0 могут быть реализованы в более широком формате и могут быть детализированы по мере необходимости. Так, например, на ТОР-диаграмме не имеет смысла приводить перечень всех должностей персонала организации, а достаточно привести одну стрелку «Аналитики», а затем указать соответствующую позицию на диаграмме декомпозиции. Аналогичные методы могут быть выполнены на входах, выходах и элементах управления.

Функциональный блок «Основные бизнес-процессы» имеет на входе бюджет доходов и расходов, запросы на предоставление финансирования и данные о состоянии казны, а на выходе информацию о лицевых счетах клиентов, разрешение на право осуществления расходов федерального бюджета, данные о получателях бюджета и данные для отчета о выделенных средствах. Механизмами данного блока являются финансы государства, аналитики и финансисты.

Функциональный блок «Вспомогательные бизнес-процессы» имеет на входе данные о состоянии казны и результаты контроля распределения бюджета. На выходе он имеет информацию о растрате государственного бюджета и данные для отчета о поступивших средствах. Механизмами этого блока являются аналитики и министерство финансов.

Функциональный блок «Бизнес-процессы управления» имеет на входе: информацию о растрате государственного бюджета и данные для отчета о поступивших средствах, контроль распределения бюджета, информация о состоянии казны и данные о выделенных средствах.

Из данного блока выходят: решения о привлечении к ответственности, информацию о заключении/расторжении договора, отчет о состоянии казны и общий отчёт о деятельности компании.

Механизмом является президент.

Рисунок 4- Декомпозиция основных бизнес-процессов

На данной декомпозиции основных бизнес-процессов (рис. 4) можно видеть 3 функциональных блока: «Получение данных о расходах», «Планирование выделения средств» и «Оплата счетов (заявок)».

В бизнес-процессе «Сбор данных о доходах и потенциальных расходах» входами являются данные о состоянии казны и запросы на предоставление финансирования. Управление осуществляется при помощи законодательства. Механизмом являются аналитики. На выходе у блока находятся необработанные данные.

В бизнес-процессе «Планирование выделения средств» на вход поступают запросы на предоставление финансирования и бюджет доходов и расходов. Управление осуществляется при помощи законодательства, а также бюджетного кодекса РФ. Механизмами являются аналитики и финансисты. На выходе имеем план движения средств федерального бюджета и данные для отчета о выделенных средствах.

В бизнес-процессе «Оплата счетов (заявок)» входом является: план движения средств федерального бюджета. Управление осуществляется при помощи бюджетного кодекса РФ. Механизмами являются финансы государства. На выходе находятся данные о получении бюджета и разрешения на право осуществления расходов федерального бюджета.

В качестве ключевого процесса для последующей декомпозиции был выбран и декомпозирован функциональный блок «Планирование выделения средств».

Рисунок 5 - Декомпозирован блока «Планирование выделения средств».

Получившаяся декомпозиция состоит из блоков «Выборка растрат на следующий квартал», «Анализ нужд регионов России» и «Сбор данных для отчета по выделяемым средствам».

В бизнес-процессе «Выборка растрат на следующий квартал» входами являются: необработанные данные, бюджет доходов и расходов и запросы на предоставление финансирования. Управление осуществляется при помощи законодательства, а также бюджетного кодекса РФ. Механизмами являются аналитики. На выходе находятся данные об объеме неприкосновенного бюджета.

В бизнес-процессе «Анализ нужд регионов России» Входами являются бюджет доходов и расходов, запросы на предоставление финансирования и данные о неприкосновенности бюджета. Управление осуществляется при помощи законодательства, а также бюджетного кодекса РФ. Механизмы выражены в виде аналитиков и финансистов. На выходе имеем: информацию о лицевых счетах клиентов.

В бизнес-процессе «Сбор данных для отчета по выделенным средствам» на вход подается информация о лицевых счетах клиентов. Управление осуществляется при помощи законодательства. Механизмом являются финансисты. На выход поступают данные для отчета по выделенным средствам и данные о выделенных средствах.

Далее проведем декомпозицию блока «Выборка растрат на следующий квартал» (рис. 6).

Рисунок 6 - Декомпозиция блока «Выборка растрат на следующий квартал»

Полученная декомпозиция состоит из блоков «Выделение всех потенциальных трат государственного бюджета на нужды государства», «Принятие решений по неотложности каждой траты» и «Суммирование всех необходимых трат».

Бизнес-процесс «Выделение всех потенциальных трат государственного бюджета на нужды государства». Вход: необработанные данные, запросы на предоставление финансирования. Управление: законодательство, бюджетный кодекс РФ. Механизмы: аналитики. Выходы: потенциальные траты государства.

Бизнес-процесс «Принятие решений по неотложности каждой траты». Вход: потенциальные траты государства, выходы: список обязательных трат.

Бизнес-процесс «Суммирование всех необходимых трат». Вход: список обязательных трат, бюджет доходов и расходов. Управление: законодательство, бюджетный кодекс РФ. Механизмы: аналитики. Выходы: данные об объёме неприкосновенного бюджета.

Для дальнейшей детализации основного бизнес-процесса «Принятие решений по неотложности каждой траты» будет использоваться нотация DFD.

DFD – способ представления потока данных через процесс или систему (обычно информационная систему). DFD также предоставляет информацию о выходах и входах каждого объекта и самого процесса. Диаграмма потока данных не имеет потока управления, нет правил принятия решений и циклов. Конкретные операции, основанные на данных, могут быть представлены блок-схемой.

Для каждого потока данных в процессе должна существовать хотя бы одна из конечных точек. Уточненное представление процесса может быть выполнено в другой диаграмме потока данных, которая подразделяет этот процесс на подпроцессы.

Основные принципы создания DFD диаграммы:

Каждый процесс должен иметь по крайней мере один вход и выход. Смысл процессов здесь заключается в обработке данных, и поэтому процесс должен получать данные (входящая стрелка) и отдавать их куда-нибудь после обработки (исходящая стрелка).

Процесс обработки данных должен иметь внешнюю входящую стрелку (данные с внешней стрелки сущности). Для того, чтобы любой такой процесс начал работать, недостаточно использовать данные из хранилища, новая информация должна быть получена для дальнейшей обработки.

Стрелки не могут напрямую связываться с хранилищем данных, все коммуникации проходят через процесс. Не имеет смысла просто переносить данные из одного места в другое. Данные поступают для того, чтобы выполнить определенные действия. Все процессы должны быть связаны либо с другими процессами, либо с другими хранилищами данных. Процессы не существуют сами по себе, поэтому результат должен быть где-то передан.

Декомпозицию процесса «Принятие решений по неотложности каждой траты» можно увидеть на рисунке 7.

Рисунок 7 - Декомпозиция процесса «Принятие решений по неотложности каждой траты»

В результате декомпозиции получили следующие функции диаграммы потоков данных: «Анализ документов», «Анализ необходимости каждой траты», «Формирование списка обязательных трат» и «Формирование отчета о необходимых выплатах».

Внешние сущности диаграммы: «Внешняя среда» и «Бизнес-процессы управления».

Хранилищем на данной диаграмме является Государственная информационная система ГМП (ГИС ГМП).

Для дальнейшей декомпозиции системы будет использоваться нотация IDEF3.

IDEF3 является стандартом документирования технологических процессов, происходящих на предприятии, и предоставляет инструментарий для наглядного исследования и моделирования их сценариев. Сценарием называется описание последовательности изменений свойств объекта, в рамках рассматриваемого процесса (например, описание последовательности этапов обработки детали в цеху и изменение её свойств после прохождения каждого этапа). Исполнение каждого сценария сопровождается соответствующим документооборотом, который состоит из двух основных потоков: документов, определяющих структуру и последовательность процесса (технологических указаний, описаний стандартов и т.д.), и документов, отображающих ход его выполнения (результатов тестов и экспертиз, отчетов о браке, и т.д.). Для эффективного управления любым процессом, необходимо иметь детальное представление об его сценарии и структуре сопутствующего документооборота.

Если модель в нотации IDEF0 позволяет получить общее представление о функциях, выполняемых моделируемой системой, связях между функциями, механизмах исполнения, то модель в нотации IDEF3 позволяет проследить логику взаимодействия функций, их последовательность и взаимозависимость связками AND, OR, XOR. Сначала есть возможность построить функциональную модель в нотации IDEF0, делая исследование предметной области. Затем, используя полученные знания о предметной области, построить ту или иную модель в нотации IDEF3. Кроме того, можно создать смешанную модель, добавив диаграммы в IDEF3 для функциональной модели в IDEF0 по мере необходимости. Также можно добавить диаграммы к модели под названием DFD в нотации IDEF3. В каждом конкретном случае моделирования системы принимается решение о необходимости построения каждого типа модели. Основная цель нотации IDEF3 - дать возможность бизнес-аналитикам описать ситуацию, когда процессы (действия) представлены в определенной последовательности и взаимной зависимости, а также описать объекты, которые совместно участвуют в одном и том же процессе.

На рисунке 8 представлена декомпозиция функционального блока «Составление отчета о получателях государственного бюджета».

Рисунок 8 - Декомпозиция процесса «Составление отчета о получателях государственного бюджета».

Результатом декомпозиции стала диаграмма IDEF3, состоящая из единиц работы (UOW): «Вход в систему ГИС ГМП», «Сбор необходимых для отчета данных», «Создание пустого отчета», «Внесение выделяемой суммы», «Внесение цели выделения средств», «Внесение ФИО/компании получателя» и «Утверждение и передача отчета в отдел управления».

На приведенной диаграмме представлены атомарные действия (операции), которые уже не подлежат декомпозиции, что обеспечивает наглядное изображение последовательности действий. Для отражения механизма процесса (исполнителя) использован инструмент Referent Tool.

Работник казначейства авторизовывается в системе ГИС ГМП, собирает необходимую для отчета информацию и создает пустой отчет. После чего происходит ветвление процесса на ряд действий, порядок выполнения которых несущественен по последовательности, но принципиален по составу. Для этого выбран тип перекреста «Асинхронное И», которое говорит о том, что работы, указанные после перекрестка, будут запущены после исполнения работы перед ним. И, действительно, вносить данные в отчет пользователь может только после его создания и в любой последовательности. Аналогично этому, можно описать второй перекресток. Утверждение и передача отчета в отдел управления может быть доступно, после заполнения всех его полей.

Полное дерево системы можно увидеть на рисунке 9:

Рисунок 9 - Дерево всей системы

 

РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИССЛЕДУЕМОЙ СИСТЕМЫ