Глава XVIII. Принятие на хранение документов

 

Статья 97. Принятие на хранение документов

 

Комментарий к статье 97

 

Порядок принятия и хранения документов нотариусом установлен не только статьями Основ, но также и общими положениями о хранении, установленными гл. 47 ГК РФ. Так, в соответствии со ст. 886 ГК РФ "по договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности". Статьей 887 ГК РФ предусмотрена письменная форма для заключения договора хранения.

Нотариус выступает в этом нотариальном действии как специальный субъект, осуществляющий ответственное хранение передаваемых ему документов. Это означает, что он обязан создать необходимые условия для осуществления безопасного и ответственного хранения в сейфе или специальном шкафу, отвечающем требованиям обеспечения целостности и сохранности документов. Принимая документы на хранение, нотариус обязан обеспечить их сохранность в том состоянии, в каком они поступили в нотариальную контору, а также возвратить их по первому требованию в установленном законом порядке. При этом принимаются любые документы, выданные различными организациями (например, об образовании, о работе, регистрации актов гражданского состояния, награждении и т.п.) и исходящие от граждан (например, договоры, заявления, письма, рукописи, чертежи, рисунки и т.п.). Секретные документы на хранение не принимаются.

В общепринятом понимании сам термин "документ" подразумевает прежде всего бумажный носитель, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, такие как дата, номер, подпись и печать. Однако существуют иные понимания термина "документ" - например, согласно ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" "документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения". Таким образом, документом может считаться и любой электронный носитель, содержащий зафиксированную на нем информацию и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать, например уникальный серийный номер. Понимая расширительно термин "документ", можно использовать это нотариальное действие как механизм для наиболее эффективного разрешения возникающих на практике проблем.

Пример. В нотариальную контору обратился гражданин перед конкурсом на "Лучший гимн г. Санкт-Петербурга" и передал на хранение нотариусу текст документа и электронный носитель, чтобы зафиксировать, что художественное произведение было создано им как автором и зафиксировано на материальном носителе до даты проведения конкурса; это позволило клиенту защитить свои авторские права, доказывало его добросовестность и обеспечивало сохранность произведения до даты его первой публикации. Иногда дополнительно по просьбе заинтересованного лица оформляется свидетельство о нахождении гражданина в определенном месте для фиксации времени и места передачи на хранение материального носителя.

При приеме документов на хранение составляется опись документов. Опись представляет собой документ, содержащий подробное описание документов, принимаемых на хранение. В частности, в описи должны указываться:

- наименование;

- дата составления и (или) выдачи документа;

- его номер;

- краткое содержание;

- наименование органа, выдавшего документ, и т.п.;

- физическое состояние документа (ветхий, сырой, оборванный и т.п.).

Это связано с тем, что, принимая на хранение документы, нотариус несет ответственность за их сохранность и должен вернуть их в том же виде, в каком принял. Если документ помечен грифом "секретно" или "для служебного пользования", нотариус рекомендует сдать его на хранение по месту работы лица. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариуса, а второй выдается на руки лицу, сдавшему документы на хранение. При этом оба экземпляра описи подписываются не только нотариусом, но и лицом, сдавшим документ на хранение. Принятые на хранение документы нотариус помещает в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается нотариусом и лицом, сдавшим документы на хранение, после чего помещается в сейф.

По просьбе лица, сдающего документы на хранение, нотариус может принять их без описи при условии, если они надлежащим образом упакованы. Здесь уже речь идет о состоянии не документов, а их упаковки. Затем нотариус должен так уложить документы (светозащитный конверт, бумажный, целлофановый пакет и т.д.), чтобы ни в коей мере не нарушить упаковку. Последняя скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы. В этом случае нотариус несет ответственность только за сохранность упаковки. В подтверждение принятия документов на хранение сдавшему их лицу нотариус выдает свидетельство. В свидетельстве указываются место выдачи, число, месяц, год выдачи (прописью), фамилия и инициалы нотариуса, адрес помещения его конторы, фамилия, имя, отчество гражданина, сдавшего документы на хранение, место его проживания, на какой срок хранения сдан документ и условия его выдачи и хранения.

Принятые на хранение документы хранятся в отдельном пакете в железных шкафах или сейфах, имеющих замки и (или) кодовые ключи. Срок хранения документов оговаривается в заявлении лица, сдающего их на хранение, и в свидетельстве, выдаваемом нотариусом. Нотариус отвечает за хранение документов в течение этого срока. Получить документы можно и раньше оговоренного срока. Их может получить лицо, сдавшее документы на хранение, или другое лицо (по доверенности) по предъявлении свидетельства и описи. Принятые на хранение документы могут быть возвращены по решению суда - нотариус выдает принятые на хранение документы по постановлению суда лицу, указанному в этом постановлении).

Хранение документов и выдача свидетельств оплачиваются заинтересованным лицом.

 

Статья 98. Возвращение принятых на хранение документов

 

Комментарий к статье 98

 

Для получения документов необходимо предъявить нотариусу свидетельство и опись либо только свидетельство, если документы были приняты на хранение в закрытой упаковке.

В связи с этим возникает ряд вопросов:

1. Можно ли выдать принятые на хранение документы без судебного акта только лицу, сдавшему их на хранение, или его представителю? Возможно ли в заявлении нотариусу оговорить, кому, в какой срок и при каких обстоятельствах выдать документы? Статья 98 Основ устанавливает, кто может забрать документы, принятые на хранение, но не содержит дополнительные указания насчет срока и соблюдения дополнительных условий для выдачи документов. По смыслу гл. 18 Основ принятие на хранение документов нотариусом имеет своей целью лишь сохранность документа и не должно использоваться в качестве промежуточного контролирующего звена или обеспечительного механизма при сделках или иных отношениях между субъектами права. Однако на практике в этом возникает потребность. Представляется возможным адаптировать этот способ контролирования исполнения условий договора для практических целей и предусматривать дополнительные условия выдачи документов, принятых на хранение, определять сроки выдачи, а вопрос о возможности выдачи их иному лицу решать с помощью института представительства. Таким образом, будет повышаться доверие к нотариусу как к не заинтересованному в исполнении договора лицу - добросовестно и с учетом знания существа сделки и требований законодательства, как к гаранту прав и законных интересов всех сторон.

2. Предусматривается выдача принятых на хранение документов только при предъявлении свидетельства и описи. А если они утрачены? В отношении свидетельства вопрос стоит менее остро, так как в соответствии со ст. 52 Основ возможна выдача дубликата. Выдача дубликата описи не предусмотрена. Представляется, что возможна выдача документов, принятых на хранение, без описи, так как второй ее экземпляр в любом случае хранится в делах нотариуса.

Как определяют срок передачи документов на хранение? Чаще всего срок определяется календарной датой либо его связывают с наступлением определенного юридического факта.

Пример. Гражданин предполагает, что примерный срок работ, которые он хотел бы осуществить, будет занимать шесть месяцев. Нотариус принимает на хранение документы на шесть месяцев, нотариальный тариф рассчитывается исходя из количества дней хранения документа.

Если момент получения документов, принятых на хранение, определяется в зависимости от некоего юридического факта, в отношении которого известно, что он гарантированно наступит, то в тексте свидетельства отображаются способ документарного бесспорного подтверждения происшедшего события и порядок выдачи документов, принятых на хранение.

В нотариальной практике эти действия могли совершать и первые русские нотариусы, и советские государственные нотариусы. В 1998 г. была предпринята попытка использовать возможности нотариата для практического применения положений Федерального закона "О государственном контроле за соответствием крупных расходов на потребление фактически получаемым физическими лицами доходам". Согласно ст. 10 Закона гражданам предоставлялось право зафиксировать наличие у них имущества (в том числе наличных денежных средств), с указанием размеров этого имущества в специальной декларации об имуществе, которую они обязаны были передать в запечатанном виде на хранение нотариусу для возможности дальнейшего предъявления ее в качестве подтверждения своего имущественного положения до вступления этого Закона в силу. Однако эта попытка не увенчалась успехом: принятый 20 июля 1998 г. Закон через год уже был признан утратившим силу.

Совершение указанного нотариального действия по своему смыслу напоминает аренду сейфа в банке или кредитной организации, однако есть и различия, которые заключаются в следующем:

1) согласно ст. 97 Основ "нотариус принимает на хранение документы по описи", таким образом, нотариус проверяет и описывает документы, переданные ему на хранение; в случае необходимости в описи делаются отметки об особенностях документа, его внешнем виде, сохранности и т.д. Нотариус в период хранения отвечает не только за сохранность носителя, но и за сохранность информации на этом носителе. Банк проверяет только срок и порядок доступа к сейфу, не контролирует, что именно находится в ячейке и находится ли что-то в принципе;

2) гл. 18 Основ допускает принятие на хранение только документов, пусть и в широком смысле этого слова. Принятие на хранение денег и иных ценностей не допускается. Однако, как говорилось выше, ст. 97 Основ допускает принятие документов без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы), т.е., иными словами, конверт или пакет, содержимое которого для нотариуса неизвестно. В таком случае нотариус отвечает только за сохранность упаковки. Банк, как было отмечено выше, позволяет хранить в ячейке любые материальные ценности, документы, деньги, ценные бумаги и т.д.

3. Доступ к хранимому документу имеет только лицо, обратившееся за совершением нотариального действия. Доступ к банковскому сейфу регулируется условиями договора с банком, его можно предоставлять любым лицам в любые сроки, ставить его в зависимость от предоставления дополнительных документов и (или) соблюдения дополнительных условий.

4. В случае смерти лица, передавшего документы на хранение, выдача документов будет происходить на основании свидетельства о праве на наследство. Аналогично будет происходить получение документов и ценностей из банковского сейфа, соответственно, нотариус их описывает и выдает свидетельство о праве на наследство по истечении шестимесячного срока.

Следовало бы модернизировать институт хранения, что позволило бы нотариусу как независимому участнику сделки выполнять функцию гаранта интересов сторон и повысило бы удобство в осуществлении сторонами своих прав и обязанностей как участников гражданского оборота. Например, можно осуществить идею о работе нотариуса в режиме одного окна: нотариус самостоятельно заказывает и получает все необходимые для удостоверения договора документы, фактически гражданину необходимо только иметь при себе документ, удостоверяющий его личность, и правоустанавливающий документ на отчуждаемый объект; по заявлению сторон нотариус осуществляет подачу документов на государственную регистрацию перехода права собственности и их последующее получение. Если бы было возможно делать распоряжения о передаче на хранение будущих документов, то граждане уполномочивали бы нотариуса после получения зарегистрированных документов, удостоверяющих переход права собственности из ЕГРН, хранить их у себя до момента, например, возвращения гражданина из длительной поездки или (в случае проживания его в другой стране) сохранить документ до его возвращения либо принимать на хранение расписку и (или) акт приема-передачи и выдавать эти документы другой стороне договора после момента подтверждения фактического получения денег и (или) передачи объекта.

Совершая указанные нотариальные действия, нотариус как субъект, действующий от имени Российской Федерации и не преследующий цели извлечения прибыли, во множестве ситуаций пользуется большим доверием, чем банки и кредитные организации, которые предлагают аренду сейфа в специально оборудованном хранилище банка, поэтому расширение практики хранения документов нотариусом будет способствовать стабильности гражданского оборота и соблюдению прав и законных интересов его участников.