Совершенствование организационной структуры отдела продаж

 

Правильно организованные продажи - это не менее половины общего успеха. Вне зависимости от того, чем торгует компания, процесс продаж выглядит одинаково и может быть разделен на три ключевых этапа: поиск новых клиентов, собственно продажи и документарное оформление сделки. Поскольку процесс продаж легко разбивается на составляющие, то в деятельности работы корпоративного отдела введение принципа разделения труда было бы вполне очевидным.

Среди огромного разнообразия компаний, побеждает та, которая в конечном счете находит правильный подход к клиентам. От того, как построена работа с клиентами и зависит дальнейшая успешная деятельность. Покупатель во многом оценивший сервис и внимание к себе обязательно вернется еще раз или наоборот, плохое он запомнит и больше никогда не вернется. Поэтому очень важно иметь квалифицированных специалистов по работе с клиентами, ведь по - сути это лицо компании.

Организационная структура корпоративного отдела компании "Универсал" на сегодняшний день выглядит следующим образом (рис.11).

 

Рис.11. Организационная структура корпоративного отдела компании ЗАО "Универсал"

 

Главная и единственная задача менеджера по продажам - продавать. Продавать действующим клиентам, которые за ним закреплены. Менеджер хорошо знает своих клиентов, их вкусы, предпочтения и потребности.

Менеджеры по продажам - это ключевые люди отдела, потому что именно они непосредственно взаимодействуют с клиентами и приносят компании деньги. Поэтому время, которое они тратят на распечатывание счетов, накладных, заполнение заявок на доставку, для них слишком дорого. Этим должны заниматься другие люди - ассистенты менеджеров по продажам.

Поскольку в корпоративном отделе в данное время работает три менеджера по продажам, то в структуре отдела было бы достаточно одного ассистента менеджера.

Преимущества введения в структуру отдела этой должности таковы.

Во-первых, данный ресурс недорог и чаще всего месячные затраты на него могут окупиться всего лишь одной дополнительной сделкой, которую может совершить менеджер по продажам в высвободившееся время.

Во-вторых, это лучший способ создания кадрового резерва. Когда отделу понадобится еще один менеджер по продажам, то это место, наверняка, сможет занять ассистент менеджера, уже работающий в компании. Этому человеку не потребуется время на акклиматизацию в коллективе, и он уже знает о процессе продаж в отделе все.

Теперь речь пойдет о поиске клиентов. В клиентской базе каждой компании есть часть таких клиентов, которые когда-то начинали работать с компанией, делали регулярные закупки, а потом почему-то стали закупать все меньше, а потом и вообще перестали делать заказы. Такая база есть и у корпоративного отдела компании ЗАО "Универсал". Причем у каждого менеджера. К сожалению, у менеджера не хватает времени заниматься текущими клиентами и постоянно возвращаться к этой базе "потерянных клиентов".

Поэтому целесообразно ввести в отделе должность менеджера по развитию продаж. Основными должностными обязанностями менеджера по развитию продаж должны быть две составляющие: поиск новых клиентов и "пробуждение" "спящих" клиентов, т.е. клиентов, прекративших делать закупки канцелярских товаров в компании или значительно сокративших долю своих закупок именно в данной компании.

Менеджер по развитию продаж должен заниматься только развитием продаж. Основные функции, выполняемые менеджером по развитию: работа с потерянными клиентами - проведение переговоров, выявление потребностей клиентов, анализ, рекомендации и как результат - передача "горячего клиента" менеджеру по продажам.

Работа этого менеджера может осуществляться по следующей схеме:

· call-центр делает обзвон базы "потерянные клиенты" с каким-либо предложением от корпоративного отдела о дальнейшем сотрудничестве (это может быть информация о распродаже, о проведение отделом какой-либо акции и т. д);

· менеджер по развитию продаж делает повторный "точечный" обзвон конкретных клиентов, которых планирует вернуть или получить нового клиента; договаривается о встрече; проводит переговоры (если есть необходимость, то и повторные); в случае успеха передает уже "горячего" клиента менеджеру по продажам. "Горячий клиент" - клиент, готовый к сотрудничеству, готовый сделать и оплатить заявку на канцелярские товары.

Приобретая для корпоративного отдела нового клиента или возвращая потерянного, менеджер по развитию продаж контролирует первые несколько сделок и после этого с определенными интервалами осуществляет мониторинг работы с переданными им клиентами. Зарплата этому менеджеру должна складываться из двух составляющих: оклад + бонус в виде % с объема продаж вернувшегося или нового клиента, но только в текущем месяце; в следующем месяце - % с объема продаж новых вернувшихся или новых клиентов и т.д.

Работа именно менеджера по развитию продаж должна быть направлена на увеличение продаж корпоративного отдела компании ЗАО "Универсал".

Новая организационная структура корпоративного отдела может выглядеть следующим образом (рис.12).

 

Рис.12. Предлагаемая организационная структура корпоративного отдела компании ЗАО "Универсал"

 

Для того, чтобы оценить возможный эффект от предлагаемой организационной структуры, необходимо спрогнозировать, какой рост продаж даст введение новых должностей.

Предлагается следующая схема оплаты труда для новых сотрудников:

· менеджера по продажам - оклад, равный 10 000 рублей;

· менеджер по развитию продаж - оклад 10000 рублей + бонус (премия) от выполнения плана (5% от объема роста продаж).

Можно предположить, что введение должности менеджера по развитию продаж позволит высвободить 20% рабочего времени у менеджера по продажам. Это составляет 96 минут (рабочий день равен 8 часам или 480 минутам; 20 % рабочего времени составляет 96 минут).

План одного менеджера по продажам составляет 500 000 рублей в месяц. Сделав несколько расчетов, получаем следующее (см. таблицу 6).

Если учесть, что плановый объем продаж в месяц составляет 500 000 рублей, а в одном месяце в среднем 21 рабочий день, то плановый объем продаж в один рабочий день составляет 23 809,5 рублей, что при 8-часовом рабочем дне равно 2 976,2 рублей в час (или 49,60 рублей в минуту). Поэтому прогнозируемый дополнительный объем продаж за освободившиеся 96 минут рабочего времени составит 4 761,6 рублей (49,6 руб. /мин. х 96 мин. = 4 761,60 руб.), а в месяц это получится 99 993,6 рублей (4 761,60 руб. х 21 рабочий день = 99 993,6 руб. /мес.).

 

Таблица 10

Прогноз роста объема продаж для одного менеджера корпоративного отдела, в случае введения должности менеджера по развитию продаж

Параметр планового показателя	Ед. изм.	Количественный показатель
Объем продаж в месяц	(руб.)	500 000
Количество рабочих дней	(дней)	21
Объем продаж в день	(руб.)	23 809,5
Объем продаж в час	(руб.)	2 976,2
Прогнозируемый дополнительный объем продаж за освободившиеся 96 минут рабочего времени	(руб.)	4 761,6
Прогнозируемый рост объема продаж в месяц	(руб.)	99 993,6

 

Учитывая, что в корпоративном отделе работают три менеджера, то прогнозируемый рост объема продаж составит 299 980,80 рублей в месяц. Затраты на заработную плату менеджера по развитию продаж равны 10 000 рублей, что составляет 3,33 % с прогнозируемого роста объема продаж в корпоративном отделе за месяц.

Поэтому введение должности менеджера по развитию продаж вполне оправдано. Затраты на заработную плату значительно окупаются ростом объема продаж в отделе.

Осуществление процесса продаж, приведенное в соответствие с предложенной организационной структурой, позволит компании корпоративному отделу компании ЗАО "Универсал" увеличить объемы продаж и долю рынка.