Бюджетный и проектный подход к построению информационной системы

 

 

В предыдущей главе мы дали характеристику информационной обеспеченности деятельности по управлению собственностью на ОАО «Ульяновский автомобильный завод» и может отметить, что используемые информационные ресурсы позволяют, по большей части, успешно решать локальные задачи. Для того, чтобы решать задачи полноценного мониторинга объектов недвижимости предприятия, выявления резервов для повышения эффективности использования внеоборотных активов, необходимо применение системного подхода к вопросу информационного обеспечения, разработки и внедрения развитых автоматизированных информационных систем.

Далее мы сформулируем требования к таким системам и сделаем обзор существующего программного обеспечения, применяемого в деятельности по управлению недвижимостью предприятий. Причем, как мы увидим ниже, эти системы могут быть построены на основе различных подходов, каждый из которых имеет и положительные и отрицательные стороны.

Согласно статистике, суммарная стоимость экс­плуатации здания или сооружения в течении 7-8 лет может фактически превысить стоимость его строительства и введения в эксплуатацию. По оценкам экспертов, до 20% экономии может быть достигнуто за счет снижения эксплуатаци­онных расходов. Автоматизация процессов управления объектами недвижимости - ключе­вой фактор для достижения такой экономии.

Напомним, что к объектам недвижимости относятся земельные участки, здания, инженерные сооружения (системы водо- и теплоснабжения, линии электропередач, мосты и т.п.).

Среди прочего, деятельность организации по управлению объектами недвижимости включает:

- планирование и учет расходов, связанных с эксплуатацией и техническим обслуживани­ем объектов недвижимости и инженерных сооружений. К ним относятся налоги, ком­мунальные платежи, расходы по аренде, рас­ходы на топливо и электроэнергию, уборка
помещений и территории и др.;

- планирование, исполнение и контроль проектов, связанных с объектами недвижимости и инженерными сооружениями. К таким про­ектам относятся строительство, реконструк­ции, плановые или неплановые ремонты объ­ектов недвижимости. К этой категории рас­ходов относятся также расходы по оплате ус­луг сторонних организаций.

Кроме того, сегодня в России бурно развивается рынок услуг по довери­тельному управлению имуществом. Поэтому к традици­онным задачам планирования и учета расходов добавились новые требования. В частности,

- необходимость обеспечения прозрачности управления объектами недвижимости и инже­нерных сооружений. Прозрачность предполагает,
в частности, что и собственник имущества и управляющая компания оперируют общей управленческой информацией;

- увеличение количества услуг, предоставляемых собственникам в сфере управления недвижимо­стью. Это требование, в частности, предполагает
необходимость оперативно корректировать систему управленческого учета и отчетности при создании новых услуг или изменении состава
существующих услуг;

- постоянное повышение эффективности управле­ния объектами недвижимости, которое обеспе­чивается снижением расходов по эксплуатации недвижимости и повышением доходов от ее ис­пользования.

Для решения этих задач сегодня широко применяют­ся современные технологии управления, в частности, технологии бюджетного и проектного управления, что необходимо учитывать при проектировании системы, ориентированной на управление объектами недвижимости.

Бюджет - это план организации, который составля­ется для будущего периода деятельности в денежном выражении и определяет потребности организации в ресурсах, необходимых для осуществления заплани­рованной деятельности и получения запланирован­ных результатов. Эксплуатационный бюджет содер­жит финансовую информацию о деятельности орга­низации по эксплуатации объектов недвижимости организации [32].

В бюджетном управлении бюджеты привязываются к центрам финансовой ответственности (ЦФО). В качестве ЦФО в организации выступают, как прави­ло, структурные подразделения: департаменты, дирекции, управления, участки, отделы.

Помимо бюджетов по ЦФО менеджеры организации хотят видеть информацию по отдельным объектам недвижимости.

Например, в компании могут формироваться бюджеты по подразделениям: бюджеты управлений, отделов, участков. Кроме этого, в компании могут формироваться бюджеты сервисных центров, бюджеты телефонных узлов, участков линейных сооружений и т.д.

Бюджетное управление представляет собой про­цесс, который состоит из следующих этапов:

1) разработка, согласование и утверждение бюджетов;

2) исполнение бюджетов;

3) закрытие отчетных периодов и анализ откло­нений между фактическими и плановыми значениями статей бюджета;

4) прогнозирование (корректировка) бюджета по будущим отчетным периодам.

На каждой стадии бюджетного управления тре­буется специфическая обработка финансовых данных.

Проектное управление - это деятельность по ру­ководству людскими и материальными ресурса­ми для успешного достижения заранее постав­ленных целей при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов.

В процессе эксплуатации объектов недвижимо­сти реализуется большое количество различных проектов. Как правило, это проекты, связанные со строительством, реконструкцией или ремонтом. Такие проекты характеризуются следующими особенностями:

- проект может исполняться как для отдельного объекта недвижимости, так и для нескольких объектов сразу. Например, замена окон может производиться в рамках одного проекта сразу в нескольких зданиях. В связи с этим возникает необходимость объединять объекты недвижимо­сти в группы - портфели, и использовать техно­логию портфельного управления;

- как правило, реализация проектов требует привлечения сторонних организаций: строительных, монтажных, ремонтных и т.д. Одной из важных задач реализации таких проектов является коор­динация взаимодействий со сторонними органи­зациями;

- проект включает перечень задач (работ), которые должны быть выполнены в определенные сроки. После фактического выполнения задачи ставится отметка о ее выполнении. В рамках фи­нансового управления требуется дополнительно планировать, исполнять и учитывать суммы пла­тежей, выполняемых организацией в рамках ка­ждой задачи и каждого проекта.

Особое значение предъявляется к наличию связей между финансовой информацией представленной в проектах и бюджетах.

Информационная система по управлению объектами недвижимости организации должна позволять планировать, исполнять, анализи­ровать и прогнозировать бюджеты и проекты организации. В такой системе необходимо предусмотреть воз­можность описания организационной структуры в виде иерархии. В качестве элементов организа­ционной структуры, являющихся центрами финансовой ответственности, могут быть представлены как реальные подраз­деления организации (управле­ния, участки, отделы), так и виртуальные эле­менты, например, центры обслуживания клиен­тов, арендованные здания.

Организационная структура занимает важное место в бюджетном управлении, выполняя роль скелета, на котором строится бюджет организации.

Примерами типов объектов управления являются земельные участ­ки, здания, помещения, сооружения, линии связи и т.д.

Каждый тип объектов управления может харак­теризоваться своим уникальным набором атри­бутов. В частности, в качестве атрибутов, харак­теризующих объект управления определенного типа, могут выступать:

- наименование объекта управления;

- функциональные и технические характери­стики объекта (например, общая или арен­дуемая площадь здания, остаточная стои­мость оборудования);

- географическое положение, адрес.

Деятельность по управлению объектами недвижимости должна осуществляться на основе бюджетов и проектов. Бюджет удобно представлять в виде иерархии бюджетных статей. Бюджетная статья представляет собой вид деятельности, исполняемый в организации (в рамках одного бюджета виды деятельности не повторяются).

Для каждой бюджетной статьи необходимо задать отчетный период. Таким образом, бюджет имеет вид таблицы, которая содержит данные по доходам или расходам денежных средств по бюджетным статьям в различные отчетные периоды.

Проект, по аналогии с бюджетом, можно представить в виде таблицы, в которой в качестве строк представлена иерархия работ по проекту. Работа в рамках проекта должна иметь собственное наименование, должны определятся сроки ее начала и завершения, требуемые ресурсы, а также ее стоимость.

В информационной системе желательно реализовать функции планирования, исполнения и прогнозирования бюджетов. В случаях возникновения существенных отклонений между плановыми и фактическими данными, должна быть возможность принятия решения о методах устранения этих отклонений в будущих отчетных периодах.

Примером информационной системы, в которой реализованы описанный выше подход, может являться продукт компании «Ориентсофт» под названием PiExplorer.NET.