Возможности применения Интранет-технологий на современном этапе

 

 

Рассмотрим некоторые возможности применения web-технологий и электронной почты при организации деятельности внутри предприятия и выясним какие конкурентные преимущества это дает.

Внедрение только базовых Интранет-технологий: внутренних Web-серверов, элек­тронной почты и организации Web-интерфейса к корпоративным базам данных, способно ока­зать поистине революционные изменения во всех областях бизнеса компании [2].

Использование Интранет-технологии осо­бенно эфективно в тех случаях, где коммуника­ции являются критически важной составляю­щей стратегии бизнеса.

Важнейшей задачей корпоративных инфор­мационных систем (КИС) является обеспече­ние доступа к информационным ресурсам компании при сохранении максимальной мо­бильности и целостности этих ресурсов. Интранет позволяет компании довольно просто соз­дать единое информационное пространство, ко­торое наряду с финансами, производством, ло­гистикой и кадрами становится ее важнейшим стратегическим ресурсом. Корпоративное ин­формационное пространство постепенно стано­вится главным системообразующим фактором бизнеса.

Внедрение Интранет-технологии как техно­логии поддержки корпоративных коммуника­ций оказывает значительное влияние на орга­низационные формы управления.

Любые корпоративные коммуникации мож­но характеризовать с двух сторон:

- официальность - официальные и неофи­циальные, и

- направленность - горизонтальные и вер­тикальные.

 

Неофициальные коммуникации отражают индивидуальные отношения между сотрудни­ками, когда те представляют только самих себя. В официальных коммуникациях сотрудники выступают как представители подразделений или самой компании. В отличие от неофициаль­ных, официальные коммуникации документи­руются и поддерживаются традиционной тех­нологией документооборота.

Вертикальные коммуникации отражают от­ношения подчинения и управления, а горизон­тальные - равноправного сотрудничества и ко­ординации [2].

Пока компания невелика и структурно про­ста, официальные и горизонтальные коммуни­кации обслуживают отношения с внешними ор­ганизациями. Деятельность компании полно­стью наблюдаема, неофициальные и вертикаль­ные коммуникации не являются ограничиваю­щим фактором для принятия правильных упра­вленческих решений. Потоки документов про­сты и удовлетворительно поддерживаются бу­мажной технологией в классическом виде делопроизводства.

С ростом компании увеличивается количе­ство уровней управления, появляется специа­лизация подразделений, формируются новые виды деятельности. При сохранении старой технологии корпоративных коммуникаций бы­стро нарастает интенсивность, сложность и значимость всех неофициальных коммуника­ций. Основная нагрузка ложится на среднее звено управления и канцелярию, они становят­ся «узким местом» организации. Это часто при­водит к эффекту «рассеяния контроля», когда нарастает хаотичность управления, и руковод­ство теряет контроль за тем, где на самом деле принимаются решения. Компанию начинает лихорадить от постоянных организа­ционных преобразований, и само управление начинает терять устойчивость.

В этой сложной ситуации Интранет предла­гает эффективное и сбалансированое решение, обеспечивающее централизованное управление всеми корпоративными коммуникациями. Все официальные коммуникации поддерживаются корпоративной системой электронного доку­ментооборота на базе Web-сервера, а неофици­альные - средствами электронной почты и те- леконференций. Интранет-технология обеспе­чивает глубокую интеграцию всех видов комму­никаций. Она позволяет централизо­ванно управлять корпоративными коммуника­циями, не накладывая ограничений на органи­зационные формы компании. При внедрении Интранет-технологии компания приобретает информационную и организационную мобиль­ность, и корпоративные коммуникации больше не ограничивают руководство в выборе органи­зационных форм своей компании [2]. Решения на базе Интранет-технологии обеспечивают не только высокую степень интеграции и мобиль­ности, но и масштабируемость. Территориаль­ная разбросанность и размер компании пере­стает являться ограничивающим фактором для выбора вида организационной структуры. Внедрение Интранет-технологии фактически перемещает проблему выбора между централи­зованным и децентрализованным управлением в сферу администрирования КИС.

Интранет-технология нашла свое практиче­ское применение во многих организационных формах. Особенно широкое распространение она получила в проектных формах управления, когда вся деятельность компании рассматрива­ется как поток проектов. Обслуживание клиен­та или изготовление изделия производится ав­тономной группой, которая использует корпо­ративные ресурсы, находящиеся под централи­зованным управлением. После завершения об­служивания или выпуска изделия группа рас­пускается и ее сотрудники становятся свобод­ным корпоративным ресурсом, находящимся также под централизованным управлением. Ис­тория проекта и каждого сотрудника сохраняет­ся в КИС, которая становится концентратором коллективного опыта всей компании - корпо­ративной базой знаний.

Функционирование КИС оказывает не пря­мое, а косвенное влияние на результат деятель­ности всей компании, поэтому общие экономи­ческие показатели эффективности могут лишь косвенно отражать эффект от внедрения Инт­ранет. Дадим качественную оценку внедрения Интранет-технологий на предприятии:

- с полномасштабным внедрением Интра­нет существенно изменяется структура капи­тальных вложений в КИС. В первых КИС, построенных в архитектуре Мэйнфрейм, наиболее капиталоемкой частью являлся аппа­ратный уровень (центральный сервер). С разви­тием архитектуры клиент-сервер с «толстым» клиентом основная капиталоемкость КИС сме­стилась в область программного обеспечения. С одной стороны, произошло удешевление серве­ров, а, с другой, увеличилась покупная стои­мость прикладного программного обеспечения и трудоемкость его поддержки и модернизации, что связано с его распределенностю по «тол­стым» клиентам;

- с внедрением Интранет клиент становится «тонким» (Internet Explorer, Outlook Express), простым и дешевым. Основное прикладное про­граммное обеспечение сосредоточено на серве­рах, что снижает затраты на его администриро­вание и модернизацию. При этом, по сравнению с архитектурой клиент-сервер, в Интранет рез­ко увеличивается масштаб корпоративной сети. Основная капиталоемкость смещается в об­ласть корпоративной информации или интел­лектуального капитала. В компаниях, внедрив­ших Интранет, интеллектуальный капитал ста­новится наиболее значимым активом. Ставка на высокую квалификацию персонала резко повы­шает значимость корпоративного интеллекту­ального капитала. При этом Интранет-технология позволяет концентрировать коллективный опыт в корпоративной базе знаний, что, с одной стороны, значительно снижает зависимость компании от отдельных своих сотрудников, а с другой - придает интеллектуальному капиталу зримые формы;

- основные затраты на владение КИС со­средоточены на информационном уровне, поэ­тому существенное снижение издержек на функционирование КИС может быть достигну­та на пути использования внешних информаци­онных ресурсов Интернет;

- большой интеграционный потенциал Интранет-технологии позволяет сохранить боль­шинство ранее сделанных во все уровни КИС инвестиций. Небольшие по сравнению с систе­мами клиент-сервер начальные вложения поз­воляют получить быструю окупаемость инве­стиций в Интранет. Это дает возможность сде­лать внедрение Интранет-технологии управля­емым и адаптивным, а инвестиции растянуты­ми и сглаженными.

Корпоративные Web-серверы постоянно находятся под пристальным вниманием сот­рудников компании, которые смотрят на ин­формацию с разных точек зрения. Это способ­ствует раннему обнаружению проблем и явля­ется существенным фактором снижения рисков бизнеса.

На первый взгляд может показаться, что вне­дрение Интранет-технологии касается только деятельности самой компании. Но это не так. Во-первых, внешние Internet ресурсы становят­ся необходимой частью информационного про­странства компании. Во-вторых, внешний Web-сервер компании, если он информационно насы­щен, сам становится чьим-то Internet-ресурсом. Если границы аппаратного и программного уровня КИС еще как-то можно определить, то границы информационного уровня становятся весьма размытыми. Информационное простран­ство компании и всего рынка образуют единое целое [15, С.144]. Этот факт требует по-новому взглянуть на вопросы эффективности управления, на про­блему оптимального размера компании и иден­тификации ее границ, на проблемы безопасно­сти и интеллектуальной собственности.

Интранет, как одна из технологий поддержки управления, может решать как общие задачи управления, так и задачи, специфические для российских предприятий:

- использование Интранет позволяет выве­сти на качественно новый уровень управление большими инвестиционными проектами. Инве­стиционный проект становится наблюдаемым для всех его участников, в том числе и для инве­сторов. Способность компании создавать и уме­ло вести проектное информационное простран­ство на базе Интранет-технологии позволяет существенно повысить инвестиционную при­влекательность этой компании;

- быстрое и стихийное развитие информа­ционных систем в российских компаниях при­вело к созданию в компаниях «зоопарка» аппа­ратных и программных средств, построенных в основном на базе PC. Большой интеграцион­ный потенциал Интранет-технологии делает реальным решение задачи превращения такого «зоопарка» в единую КИС. Внедрение Интра­нет позволит не просто сохранить уже сделан­ные инвестиции в информационные системы, но и заложить серьезную базу для перехода от стихийного к планомерному развитию КИС;

- критическим фактором эффективности управления стал уровень квалификации сред­него управленческого звена. В этом плане Инт­ранет-технологии могут стать средством как внутреннего, так и внешнего удаленного кон­сультирования и обучения. Из высоко квали­фицированных специалистов и внешних кон­сультантов в больших компаниях могут форми­роваться группы, выполняющие роль корпора­тивных центров компетенции.

Все перечисленное выше, дает конкурентные преимущества компаниям, внедрившим у себя Интранет-технологии.

Основная трудность эффективного приме­нения этой технологии заключается в необхо­димости отхода от старых управленческих сте­реотипов. Интранет может стать находкой для тех компаний, которые ведут свой бизнес в по­стоянно меняющихся условиях, делают ставку на квалификацию и самостоятельность сотруд­ников, а также постоянно ищут новые формы своего бизнеса [30].