Информационное обеспечение (ИО)

 

Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методологии построения баз данных.

ИО - важнейший элемент ИС и ИТ, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. ИО включает совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ИС. Содержит систему показателей, классификаторов и кодовых обозначений элементов информации в базах и банках данных на машинных носителях (ИБ), а также включает персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обработки информации. Состав документации, входящей в информационное обеспечение ИС, представлен на рис.2.2.

 

 

Рис. 2.2. Состав подсистемы «Информационное обеспечение ИС».

 

На рис.2.3. представлены пять основных функций, которые должно выполнять информационное обеспечение ИС.

Рис.2.3. Основные функции подсистемы информационного обеспечения ИС.

 

 

Терминология подсистемы «Информационного обеспечения».

Информация – совокупность сообщений об изменениях, происходящих в системе, организации и окружающей среде.

Реквизиты – информационные единицы низшего уровня, отражающие отдельные свойства объекта. Синонимом понятия «реквизит» при машинной обработке являются «поле», «элемент», «атрибут». Различают реквизиты-признаки, которые характеризуют качественную сторону объекта, и реквизиты-основания, характеризующие его количественную сторону. При обработке информации реквизиты часто называют данными. Сочетание одного реквизита-основания и всех, относящихся к данному объекту, реквизитов-признаков формируют показатель.

Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристику отображаемого явления или объекта. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.

Документ обычно содержит большое количество показателей. Документы как единицы информации составляют содержание баз данных.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.

Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку, составляет информационный массив (файл).

Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке.

Массивы по различным признакам могут объединяться в информационные потоки.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Анализ структуры этих схем позволяет выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Вся сложная структура информации экономического объекта включается в информационную подсистему Информационного обеспечения ИС.

В составе Информационного обеспечения выделяют внемашинное и внутримашинное ИО:

• Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
• Внутримашинное ИО – система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами.

Основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного ИО служит система показателей, представляющая собой совокупность взаимосвязанных между собой социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС.

Системы показателей предназначены для отражения различных функций управления предприятием:

• функции планирования;
• функции анализа;
• функции финансового контроля;
• функции принятия управленческих решений;
• функции управления качеством продукции;
• функции управления трудовыми ресурсами.

К системе внемашинного ИО относятся методы классификации и кодирования информации, предназначенные для представления информации в форме, удобной для восприятия машиной, а также организация документопотоков.

Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, т.е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код – условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях, поэтому различают общегосударственные (ОК), отраслевые, региональные и локальные классификаторы.

Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) и условно делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов (ОКПДТР);
2. Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО);
3. Классификаторы информации о продукции и услугах (промышленной и сельскохозяйственной) – (ОКП), ОК строительной продукции;
4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭН), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ).

Все кодовые группы имеют многозначные цифровые коды, например Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) имеет десятизначный код.

Основным носителем информации в процессе управления и принятии решений является документ.

Документы, содержащие исходные данные, называют первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений – выходными.

Документы бывают организационно-распорядительными и специальными.

Организационные – нормативная документация: правила и инструкции.

Распорядительные – приказы, решения и распоряжения.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки.

Правильная организация документооборота играет важную роль в функционировании подсистемы Информационного обеспечения.

В работе информационного обеспечения могут возникать следующие недостатки, делающие работу ИС менее эффективной:

• Нарушение движения документов;
• Дублирование показателей;
• Появление малозначительных документов;
• Возникновение лишних документов;
• Нарушение классификации информационных потоков;
• Поступление к менеджеру ненужных документов.

 

К системе внутримашинного ИО относятся системы хранения и поиска информации: базы и банки данных.

Банк данных (БнД) – это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования, которые включают этапы анализа предметной области и целей заказчика и создания концептуальной информационно-логической модели базы данных для оптимизации связей между объектами и их реквизитами.

Центральную роль в функционировании БнД выполняет система управления базой данных (СУБД).

СУБД – это пакет программ, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, формирование ответов на запросы.

По организации и технологии хранения и обработки данных базы данных делятся на централизованные и распределенные.

По способу доступа к данным БД разделяются на БД с локальным доступом и БД с удаленным (сетевым) доступом.

По архитектуре централизованные БД делятся на пять основных классов:

• Архитектура «файл-сервер»;
• Двухуровневая архитектура «клиент-сервер»;
• Трехуровневая архитектура «клиент-сервер»;
• Многоуровневая архитектура «клиент-сервер»;
• Архитектура Интернет-интранет-технологий.

 

Наиболее популярные БД для ПК Access, Paradox, и dBase поддерживают архитектуру «файл-сервер», при которой на каждом ПК работает своя копия СУБД.

Архитектура «клиент-сервер», при которой пользователи (клиенты) отделены от СУБД и БД, размещенными на отдельном сервере баз данных.

Эта архитектура используется в современных СУБД MS SQL Server 2000, Oracle, Informix и Sybase.

Выбор СУБД определяется возможностью работы с конкретной моделью данных: иерархической, сетевой или реляционной.