Тема № 17. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел

 

В связи с тем, что информация, содержащаяся в исполненных документах, в дальнейшем может пригодиться, приходится соблюдать определенные правила и условия оперативного хранения документов в делопроизводстве. Обеспечение установленного порядка хранения – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной НД.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформления в установленном порядке.

При составлении НД необходимо руководствоваться: Основными правилами работы архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству, основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах.

Номенклатура дел бывает:

Типовая содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций. Может быть использована в организации без внесения изменений.

Примерная устанавливает примерный состав дел. При ее использовании можно удалять или добавлять дела, нельзя изменять только сроки хранения и структуру построения номенклатуры дел.

Конкретная есть в каждой организации, создается на основе примерной или типовой.

Номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год и состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений.

Первым разделом всегда является служба ДОУ, независимо от места в утвержденной структуре. Индексом всегда будет 01, и в этой службе всегда будут формироваться важнейшие документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность. В качестве разделов могут быть использованы должности руководителей организации. Кроме документов, в номенклатуру дел включаются справочные и регистрационные картотеки, журналы регистрации, электронные документы и базы данных. В номенклатуру дел не следует включать печатные издания. Конкретная номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки деятельности организации. Каждое структурное подразделение составляет свою номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием индекса этого дела.

 

ООО «Трейд» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Директор ООО «Трейд»

21.12.2005 № 11-2/5 л.п. И.И. Романцев

Москва 22.12.2005

 

На 2006 год

 

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество (томов, частей)	Срок хранения (тома, части) и № статей по перечню	Примечание

 

Руководитель службы ДОУ л.п. М.К. Петрова

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Начальник ЭК Завархивом

л.п. Н.В. Видова л.п. Н.С. Максимова

«__»________2005 г. «__»_________2005 г.

 

Индекс дела – обозначается арабскими цифрами. Например, 01-15 означает, что дело включено в номенклатуру пятнадцатым по счету в номенклатуре дел службы ДОУ.

Требования к заголовкам дел:

- заголовок дела должен быть указан в соответствии с требованиями, указанными в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

- заголовки дел внутри разделов должны располагаться по степени важности

- заголовок должен кратко отражать содержание и состав документов

- в заголовок дела включают: название вида дела или разновидность документов, название автора документов, краткое содержание документа, название адресата, название местности, с которой связано содержание документа, дата документа, указание на копийность документа.

Количество томов заполняется в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250.

Сроки хранения дел – указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня.

Примечание – в графе уточняют или дополняют, разъясняют заголовок дела или какие-либо условия формирования и хранения данного дела.

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения и согласована с экспертной комиссией (ЭК) подразделения и архивом организации. После составления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления сводной номенклатуры дел организации. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке по той же форме, используя номенклатуры дел структурных подразделений. Она визируется заведующим ведомственным архивом, ЭК организации, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. Если документы передаются на государственное хранение, то номенклатура дел визируется экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.

Составляется в 4-х экз.: 1 экз. – дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения, 2 экз. – используется как рабочий экземпляр в службе ДОУ, 3 экз. – находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, 4 экз. – хранится в государственном архиве. В структурные подразделения направляются выписки из номенклатуры дел. Все замечания, появившиеся за год, вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года они оформляются в виде итоговой записи и передаются в ведомственный архив.

 

Итоговая запись о категориях и количествах дел,

заведенных в ______году в организации

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		Переходящих	С отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 

 

Руководитель службы ДОУ л.п. М.К. Петрова

Дата

 

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

____________________________ л.п. А.Л. Власова

^{(наименование должности передавшего сведения)}

Дата

Тема № 18. Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Основными документами, регламентирующими формирование дел, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», «ГСДОУ».

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. В дела формируются только исполненные документы. Они должны иметь отметку об исполнении и помещаться в дела в тот же день. Формирование дел осуществляет секретарь под контролем руководителя. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел. Заголовки должны быть краткими и конкретными.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагающихся в следующей последовательности:

- наименование вида документа (приказы)

- краткое содержание (Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки)

- дата (период), к которому относятся документы дела (Приказы по основной деятельности, 2007 г.)

- слово «Копии», если дело состоит из копий (Решения совета учредителей за 2008 г. Копии)

 

Если ведется переписка, необходимо указывать с кем. В процессе ведения дела заголовки могут уточняться.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело

- в дело помещается один экземпляр документа

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен

- в дело, как правило, формируются документы одного года

- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики

- документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности; для документов временного хранения допускается обратная хронология

- документы следует подшивать таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию.

 

При формировании дела используют скоросшиватели или папки. Если папки хранятся несколько лет, используются разделители с указанием года.

Дела хранятся вертикально, заголовок дублируют в специальном кармане на корешке.

В личных делах документы располагают следующим образом:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле

- заявление о приеме на работу

- анкета

- листок по учету кадров

- автобиография

- документы об образовании

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении

- дополнение к личному листку по учету кадров

- дополнение к личному листку по учету поощрений

 

Справки и другие документы второстепенного характера формируются отдельно от личных дел.

Документы с грифом «КТ» формируются отдельно от других.

Оформление дел проводится работником службы ДОУ при методической помощи работника ведомственного архива. Обложки дела оформляются после подшивки и нумерации страниц. В момент заведения дела на обложке уже вынесено: наименование организации, структурного подразделения, заголовок дела, индекс дела, срок хранения. К заголовку может быть составлена аннотация и проставляется: дата дела, количество листов, архивный шифр дела. Если в архив передаются дела постоянного хранения, то над наименованием организации проставляется наименование государственного архива.

Полное оформление дела включает:

- подшивка или переплет дела

- нумерация листов

- составление заверительной надписи

- составление внутренней описи документов дела

- оформление всех реквизитов обложки дела

 

Прежде чем подшить дело, из него удаляются все металлические крепления. В конце дела вставляется чистый лист для составления заверительной надписи. Листы нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Все исправления отмечаются в заверительной надписи. Дело прошивается прочной ниткой в 4 прокола.