Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема № 7. Информационно-справочные документы
1. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте). Письма оформляются на бланке для писем формата А4 или А5. Текст должен быть простым, т.е. охватывать 1 вопрос. Текст письма состоит из: - обращения (уважаемый Иван Иванович! Господин Иванов!) - вступления, где излагаются мотивы, побудившие к составлению документа - основной части, где излагаются просьбы, предложения, замечания, выводы. В зависимости от содержания основной части письма делятся на большое количество разновидностей - заключительной части
АО «Луч» Директору АО «Свет» ул. Свободы, д. 10, оф. 105 С.П. Соколову г. Ярославль, 150000 ул. Советская, д. 47 Тел./ф (4852) 45-78-95 г. Калуга, 144785
05.10.2009 № 95 На № _______от_______
О предоставлении чертежей
Уважаемый Сергей Петрович!
Нам очень понравились конструкторские разработки Вашего сотрудника А.Б. Петрова. В связи с этим просим Вас выслать нам чертежи его разработок. Оплату гарантируем.
С уважением, Директор АО Луч л.п. И.И. Иванов Главный бухгалтер л.п. Ф.К. Федоров
Классификация служебных писем:
- Сопроводительные – составляются при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Тексты таких писем короткие, составляются на А5, заголовка не имеют - Письма-приглашения – адресуются отдельным лицам, коллективам, организациям, приглашают принять участие в каком-либо мероприятии, указываются характеристика мероприятия, сроки проведения, условия участия и т.д. - Информационное письмо – с помощью таких писем пропагандируется деятельность организации, продукция и т.д. разновидность – рекламное письмо - Письмо-извещение – такие письма являются ответными на запрос - Письмо-подтверждение – такие письма являются обязательной частью деловых отношений. Содержит сообщение о получении каких-либо отправлений - Письмо-напоминание – содержит указания о приближении или окончании срока каких-либо обстоятельств - Гарантийное письмо – такие письма имеют повышенную правовую функцию и удостоверяются печатью. Они обеспечивают исполнение каких-либо обязательств, н-р, может гарантироваться оплата за выполняемую работу.
2. Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов, событий. Делятся на 2 группы: - несут информацию служебного характера (завскладом сообщает о наличии материалов на складе) - несут информацию личного характера, удостоверяют какой-либо юридический факт.
Оформляются на общем бланке формата А4 или А5. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленную информацию, или руководитель организации. Если справка несет информацию финансового характера, то ее также подписывает главный бухгалтер, и она может удостоверяться печатью.
АО «Луч» Главному инженеру СПРАВКА И.И. Иванову 11.12.2008 № 45 г. Ярославль
Об имеющихся на складе стройматериалах
На 11.12.2008 на складе имеются…
Завскладом л.п. В.П. Петрова
Справка личного характера оформляется на общем бланке. Перед текстом заголовок отсутствует, текст начинается с ФИО. Такие слова как справка дана, настоящая, действительно учится, не указываются.
Университетский колледж АО «Луч» СПРАВКА Бухгалтерия 04.12.2005 № 1 г. Ярославль
Иванова Анна Владимировна учится в колледже по специальности 080110 Экономика и бухгалтерский учет. Форма обучения дневная. Срок окончания до30.06.2007.
Директор л.п. Е.С. Петрова
3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, сообщающий о сложившейся ситуации, о выполнении работ, содержащий выводы и предложения составителя. Оформляется на общем бланке. Подписывает докладную записку составитель, если она адресована руководителю организации. Если записка адресована в вышестоящую организацию, то ее подписывает руководитель организации. Во вводной части текста излагаются факты, послужившие поводом для составления записки. В основной части содержатся выводы, предложения о конкретных действиях. По результатам рассмотрения записки на ней проставляется резолюция.
ООО «Ромашка» Директору фирмы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Н.А. Кораблеву 07.04.2006 № 5 г. Ярославль
О дополнительном финансировании заказа №113/7 В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 2006 г. и изменением сметы затрат, прошу выделить дополнительную сумму в размере 1,5 (полтора) млн. руб. для завершения работ по заказу №113/7.
Начальник отдела л.п. Р.О. Логинов
В дело № 06-03 л.п. 12.04.2006 4. Объяснительная записка оформляется аналогично докладной. Делятся на 2 группы: 1. Носят служебный характер. Например, сопровождают какой-либо документ (план, отчет) 2. Личного характера по поводу каких-либо происшествий, поступков, поведения работников.
Пишутся от руки, подписываются составителем.
Университетский колледж Директору колледжа ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА В.И. Шумову 04.04.2006
О срыве занятий в группе №12
04.04.2006 в 09.00 на занятие по гражданской обороне пришли только трое учащихся из состава группы в 20 человек. В результате этого занятие пришлось отменить.
Преподаватель ГО л.п. А.Ю. Климов
5. Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Проведению заседаний предшествует большая работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников, списки приглашенных, тезисы выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по каждому вопросу. Документирование хода совещания возлагается на секретаря. Протокол оформляется на общем бланке. Заголовок протокола – это название мероприятия. Текст протокола состоит из 2-х частей: 1) вводная часть содержит постоянную информацию (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) и временную (ФИО присутствующих). В списках присутствующих обязательно указывается должность. Если присутствующих много, то составляется отдельный список, который прилагается к протоколу. 2) Текст основной части состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого раздела состоит из 3-х частей (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Подписывает протокол председатель и секретарь. Существует 3 формы оформления протокола: полная, сокращенная и краткая.
ОАО «Мотор-класс» ПРОТОКОЛ 09.09.2006 № 18 Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов Секретарь: О.С. Чернова Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. СЛУШАЛИ: М.А. Ярова – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ: А.З. Керн – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается) А.Р. Серов – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ: 1.1. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2006 (отв. О.О. Караваев) 1.2. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. А.З. Керн)
2. СЛУШАЛИ: А.З. Керна – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ: О.О. Караваев – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ: 2.1.…………………………
Председатель л.п. А.Р. Серов Секретарь л.п. О.С. Чернова
В дело № 454 л.п. 16.09.2006
В сокращенном протоколе после списка присутствующих указывают номер вопроса по повестке дня, и печатается заголовок к тексту доклада. Последняя строка подчеркивается, и под ней печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления в именительном падеже. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
ОАО «Мотор-класс» ПРОТОКОЛ 09.09.2006 № 18 Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов Секретарь: О.С. Чернова Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Доклад М.А. Ярова (А.З. Керн, А.Р. Серов)
ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2006 (отв. О.О. Караваев) 1.2. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. А.З. Керн)
Доклад А.З. Керна (О.О. Караваев)
ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. …………………………………
Председатель л.п. А.Р. Серов Секретарь л.п. О.С. Чернова
В дело № 454 л.п. 16.09.2006 В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассмотренные вопросы и принятые решения.
ОАО «Мотор-класс» ПРОТОКОЛ 09.09.2006 № 18 Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов Секретарь: О.С. Чернова Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Рассмотренные вопросы:
Принятые решения:
Председатель л.п. А.Р. Серов Секретарь л.п. О.С. Чернова
В дело № 454 л.п. 16.09.2006
В протоколе заседания совета директоров требуются подписи не только председателя и секретаря, но и подписи всех участников. В протоколе может утверждаться какой-то документ. В этом случае он должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на номер и дату протокола.
6. Выписка из протокола оформляется также как полный протокол, только сведения даются по конкретному вопросу. Выписка требует заверения.
ОАО «Мотор-класс» ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 09.09.2006 № 18 Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов Секретарь: О.С. Чернова Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. СЛУШАЛИ: М.А. Ярова – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ: А.З. Керн – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается) А.Р. Серов – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ: 1.1 Подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15.09.2006 (отв. О.О. Караваев) 1.2 Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. А.З. Керн)
Председатель л.п. А.Р. Серов Секретарь л.п. О.С. Чернова
Верно Секретарь л.п. О.С. Чернова 15.09.2006
В дело № 454 л.п. 16.09.2006 7. Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения определенных фактов или событий, связанных с деятельностью организации или конкретного лица. Акты составляются при приеме-передаче дел, при смене работника, по результатам деятельности ревизионных или экспертных комиссий и т.д. Цель составления акта – юридическое подтверждение совершившихся фактов. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом указываются не должности, а распределение обязанностей (председатель и члены комиссии). Текст акта состоит из 2-х частей: 1) Во вводной части указывается наименование документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или событие, факт, послуживший основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии (председатель и члены комиссии). Члены комиссии указываются в алфавитном порядке, фамилии нумеруются арабскими цифрами и печатаются через полтора интервала. Также указываются лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствующие. 2) В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых комиссия проводила работу, фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое требуется заинтересованным лицам. Сведения о количестве экземпляров и их месте нахождения помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений.
ООО «Люкс» УТВЕРЖДАЮ АКТ Директор ООО «Люкс» 21.06.2006 № 89 л.п. В.Н. Панов Москва 22.06.2006
приема-передачи ПЭВМ
Основание: докладная записка начальника отдела № 12 Д.К. Леонтьева от 20.05.2006.
Составлен комиссией: Председатель: Начальник отдела № 12 Д.К. Леонтьев Члены комиссии: 1. Бухгалтер И.М. Орлова 2. Начальник отдела рекламы О.В. Славин
Комиссия составила акт приема-передачи ПЭВМ инв. № 456 из отдела рекламы в отдел № 12. ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер). ПЭВМ передается отделу № 12 на срок выполнения работ по контракту № 16/098.
Составлен в 2 экземплярах: 1-й экз. – отделу № 12 Д.К. Леонтьеву 2-й экз. – отделу рекламы О.В. Славину
Председатель: л.п. Д.К. Леонтьев Члены комиссии: л.п. И.М. Орлова л.п. О.В. Славин
|
|||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-02-05; просмотров: 415; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.144.202.167 (0.116 с.) |