Тема № 11. Организация приема документов

 

Прием и первичная обработка в крупных организациях осуществляется централизованно службой ДОУ (экспедиция, канцелярия, общий отдел и т.д.), в небольших организациях – секретарем.

Документы могут быть получены: по почте, доставлены курьером, приняты по факсу, электронной почте, телефону.

При получении документов:

- проверяется правильность их доставки; корреспонденция, доставленная не по адресу, отсылается обратно;

- конверт вскрывается, оценивается физическое состояние документа (поврежденность текста, целостность документа, наличие приложений);

- конверты уничтожаются за исключением тех случаев, когда на конверте нет обратного адреса или когда пришли важные документы с просроченным сроком исполнения (по почтовому штемпелю);

- если документ поврежден или неполон, то составляется акт, 1 экземпляр которого отсылается обратно вместе с поврежденным документом. Если просрочены финансовые документы, то составляется акт о дне получения документа;

- на документе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Типичной ошибкой при обработке входящих документов является проставление отметки только на документах, подлежащих дальнейшей обработке. Отметку нужно ставить на всех поступающих документах;

- последний этап – распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые сразу распределяются по отделам.

 

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации:

1. письма, присланные для сведения

2. сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня

3. информационные письма

4. прейскуранты, прайсы, проспекты

5. поздравительные письма, приглашения

6. печатные издания, книги, бюллетени

7. корреспонденция, адресованная работнику с пометкой «лично»

8. объяснительные записки

9. арбитражные и исковые документы и др.

Тема № 12. Организация рассмотрения и регистрации документов

 

Рассмотрение документов

 

Рассмотрением документов в организации занимается секретарь-референт, распределяющий корреспонденцию между руководством и структурными подразделениями. Для квалифицированного рассмотрения и распределения необходимо знать распределение функций между руководителем и сотрудниками. Неплохо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря на этом этапе освободить руководителя от излишнего потока документов. На рассмотрение руководителю передаются документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы передаются непосредственно исполнителям-специалистам, отвечающих за данный вид деятельности. Организация рассмотрения документов и их передача должна обязательно проводиться в день поступления. Если документ предназначен нескольким лицам, то делаются ксерокопии или устанавливается очередность использования.

На документах, которые передаются руководителю, он проставляет резолюцию, т.е. назначает исполнителя и сроки исполнения. Далее информация из резолюции заносится в регистрационную форму. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в этот же день возвращать их секретарю.

 

Регистрация документов

 

Регистрация документов – это важнейший этап, определенный как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация может быть централизованной, децентрализованной или смешанной. Основной принцип регистрации – однократность. Входящие документы должны иметь регистрационный номер, состоящий из порядкового номера и № дела, в котором будет подшит документ. Используются три формы регистрации документов: журнальная, регистрационно-контрольные карточки, электронная.

1. При передаче документов на исполнение исполнитель расписывается в журнале регистрации. После завершения работы с документами на них проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.

2. Форма РКК

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент (автор) ЗАО «ЭТАЛОН»
Дата получения 02.12.2003 Входящий № 11/05-21	Дата документа 01.12.2003 № документа 28/03-17
Краткое содержание О графике отпусков на 2004 год
Резолюция или кому направлен документ О.Ю. Панкратовой составить сводный график отпусков на 2004 год Абрамова 02.12.2003
Отметка об исполнении документа График отпусков на 2004 год от 18.12.2003 № 35

 

Оборотная сторона

Контрольные отметки 12.12.2003 – подготовлен список сотрудников организации с указанием периода отпуска   Фонд № 41 Опись № 5 Дело № 05-21

 

Кружочком обводится срок исполнения. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую контрольную картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы. Заполнение карточки проходит поэтапно.

3. При регистрации на ПК данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использоваться в программах по автоматизации, контролю и справочной работе.