Сортировка записей в таблице

Сортировка выполняется по значениям только одного поля.

Порядок выполнения

- Установить курсор в поле ключа сортировки;

Меню: Записи Сортировать По возрастанию По убыванию

Кнопки панели: - по возрастанию; - по убыванию.

Возврат к исходному порядку (отмена сортировки):

Меню Записи Удалить фильтр или кн.

Поиск записей по образцу

Выполняется поиск всех записей в таблице, содержащих заданное значение.

Порядок выполнения

- открыть таблицу в Режиме таблицы;

- установить курсор в поле, по которому выполняется поиск;

Меню Правка Найти

Кнопка - найти (бинокль)

В появившемся окне (Рис.1.12.) задать параметры поиска:

Образец: Если поиск осуществляется в поле Код товара, то 5, если Изготовитель – Россия

Особенности формирования поля Образец: в образце могут использоваться символы шаблона:

* - произвольный набор символов;

? – одиночный произвольный символ.

# - любая цифра.

Просмотр:

Вверх (Вперед)	От текущего положения курсора
Вниз (Назад)
Все записи

Совпадения:

Поля целиком

С началом поля

С любой частью поля

В окне три флажка:

 - с учетом регистра;

 - с учетом формата (например дата в определенном формате);

- только в текущем поле.

- Нажать кн. Найти (идет поиск первой записи);

- кн. Найти далее (идет поиск последующей записи имеющей совпадения) и т.д.

5.3. Фильтрация записей

Фильтрация – это отбор для просмотра записей, удовлетворяющих заданному условию.

А) Фильтр по выделенному

Порядок:

- открыть таблицу в Режиме таблицы;

- выделить значение какого-либо поля, в качестве условия поиска;

 

Меню: Записи Фильтр Фильтр по выделенному

Правая кнопка мыши:     Фильтр по выделенному

 

Отказ (снятие фильтрации): кнопка Удалить фильтр.

 

Б) Фильтр «Исключить выделенное»

Это просмотр записей, не совпадающих с выделенным значением поля.

 

В) Фильтр для…

Позволяет производить поиск записей по значениям одного поля, когда условие поиска включает в себя логические операции И, ИЛИ.

Порядок:

- открыть таблицу;

- установить курсор в поле списка;

- щелчок правой кнопки мыши;

- выбор элемента «Фильтр для…»;

- ввод условия поиска.

Пример:

	Код товара	Наименование	…
		Дисплей
		ПК
		Принтер
		Мышь

- по полю Код товара:

В поле Фильтр для… вводится условие и нажимается Enter.

 

1^й пример: Фильтр для… 2

Найти записи с Кодом товара = 2

 

2^й пример: Фильтр для… > 1 and < 4

Найти записи удовлетворяющие условию: 1< Код товара < 4

Примечание: между знаками сравнения, цифрами и логической функцией and обязательно нужны пробелы.

- по полю Наименование:

 

3^й пример: Фильтр для… Дисплей

Найти записи с Наименованием Дисплей;

 

4^й пример: Фильтр для… П^*

Найти любые записи, начинающиеся с символа П.

 

Отказ (снятие фильтрации): кнопка Удалить фильтр.

 

Г) Обычный фильтр

Позволяет выполнить поиск по нескольким полям, для каждого из которых условия объединяются логическими операциями И, ИЛИ.

Порядок:

- открыть таблицу в Режиме таблицы;

- положение курсора не имеет значения;

- кнопка Изменить фильтр или правая кнопка мыши – Элемент изменить фильтр

 

Рис. 1.13

 

- в появившемся окне Обычного фильтра (Рис. 1.13) сформировать условия поиска по правилам:

- в одной строке указываются условия по одному полю или по нескольким полям, объединенные логической операцией И;

- если необходимо по нескольким полям объединить условия логической операцией ИЛИ, то формируются дополнительные строки щелчком по ярлыку ИЛИ.

Примеры использования Обычного фильтра

 

1.Найти записи по условию:

 

Код товара > 1 и Наименование = ПК

 

Рис 1.14

 

2. Найти записи по условию:

 

1< Код Товара < 4 или Наименование = Дисплей

 

Щелчок по ярлыку ИЛИ

 

Рис. 1.15а

Вместо строки с условием, появляется новая пустая строка, в которую нужно ввести вторую часть условия:

Рис. 1.15б

Выполнение поиска: кнопка Применить фильтр.

Изменение условий поиска: Меню

Записи

Фильтр

Изменить фильтр

Отказ от фильтра: кнопка

Существует еще Расширенный фильтр, но техника использования совпадает с запросами и будет рассмотрена позднее.

Контрольные вопросы

1. Что в Access понимается под базой данных?

2. Какая максимальная длина имени базы данных, таблицы, поля?

3. Допустимо ли использование пробелов в именах объектов?

4. Допустимо ли использование кириллицы в именах объектов?

5. Какие символы недопустимо использовать в именах?

6. Какими способами можно создавать таблицы?

7. Какие типы полей допустимы в Access? Каковы особенности работы с полями каждого из этих типов?

8. Какую максимальную длину может иметь текстовое поле?

9. Какие ограничения накладываются на имена полей?

10. Какое максимальное количество полей допустимо в таблице?

11. Что называется ключом таблицы? Какие разновидности ключей вы знаете?

12. Какими способами можно создать ключ в Access?

13. Является ли наличие ключа в таблице Access обязательным?

14. Какие свойства полей вы знаете? Приведите примеры их использования.

15. Как можно изменить структуру существующей таблицы?

16. Как можно задать объединение таблиц? Какие способы объединения вы знаете? Как можно изменить тип объединения?

17. Что такое «ограничения целостности»?

18. Что означает понятие «целостность связи»?

19. Если задано «ограничение целостности связи», но не задано «каскадное удаление» связанных записей, повлияет ли заданное ограничение целостности на процесс удаления записи из «основной» таблицы?

20. В каких случаях следует создавать новую таблицу путем копирования структуры существующей таблицы? путем копирования структуры и данных? путем запоминания результатов запроса?

21. Если задано «ограничение целостности связи», может ли значение внешнего ключа быть «пустым»?

22. Какие виды диапазонов вы знаете? В чем особенности их задания?

23. Как создать новую таблицу путем копирования структуры существующей таблицы?

Глава 2. Запросы к БД

 

Общие положения

Назначение запроса:

- Запросы в БД предназначены для просмотра, анализа и обновления информации в БД, а так же служит основой создания форм и отчетов.

Виды запросов:

- запрос на выборку – просмотр записей одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными условиями;

- запрос на изменение – выполняет обновление, удаление или добавление записей в одну или несколько таблиц;

- запрос с параметром (или параметрический) – выполнение происходит в интерактивном режиме, т.е. с участием пользователя;

- перекрестные запросы – (в курсе не рассматриваются).

Структура бланка запроса

Рис 2.1

 

Поле	Указать имена полей, участвующих в запросе
Имя таблицы	Указать имена таблиц, которым принадлежат эти поля
Сортировка	Указать вид сортировки, для полей, по которым она выполняется
Вывод на экран	Можно отметить поля, выводимые на экран
Условие отбора	Ввести условие поиска
или

Создание запроса

2.1. Формирование запроса в режиме конструктора.

Порядок:

- перейти на вкладку Запросы;

- кнопка Создать;

- выбрать режим: Конструктор;

- выбрать имена таблиц, участвующих в запросе (например таб.1, кнопка Добавить)

- закрыть окно Добавление таблицы;

- сформировать бланк запроса.

Формирование (выбор) полей, участвующих в запросе.

- двойной щелчок Лев. кнопкой мыши

или

- выделить и перетащить (для выделения нескольких полей выделить первое и последнее с клавишей Shlft).

Редактирование состава полей.

а) Удаление поля

- щелчок над столбцом поля (выделение поля) (Рис. 3.10)

- Кнопка Del или кнопка Вырезать.