Технология создания полей подстановки

Порядок действий:

- Вкладка Таблицы;

- открыть таблицу в режиме Конструктора;

- в ячейке Тип данных для поля подстановки выбрать Мастер подстановок … (Рис 1.10). При этом тип поля не изменится, но данные будут браться из подстановочного списка;

В Мастере подстановок:

- установить переключатель столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса (Рис. 3.2), кн. Далее;

- выбрать таблицу, из которой будут подставляться значения (источник подстановки), кн. Далее;

- выбрать поля, используемые в процессе подстановки: в нашем примере это Код товара и Наименование;

- снять флажок  Скрыть ключевой столбец;

- кн. Далее;

- указать имя поля, значения которого используются в качестве подстановочных: в нашем примере поле Код товара, кн. Далее;

- на следующем шаге не менять подпись (наименование) поля

- Готово.

На запрос: - Сохранить ли таблицы перед созданием связи …, ответить ДА (для Access 2000 и последующих версий).

Далее переходим в режим таблицы кн.

Связывание таблиц

Обычно БД являются многотабличными. Access позволяет установить связи между ними и работать одновременно со всеми связанными таблицами, создавая запросы, отчеты и формы.

Типы связей между таблицами

Ø Связь «один к одному»

Характерной особенностью связи является то, что одной записи в первичной таблице соответствует одна запись в связанной таблице.

Ø Отношение «многие-ко-многим»

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах А и В. Например, между таблицами «Заказы» и «Товары» имеется отношение «многие-ко-многим», которое определяется путем создания двух связей с отношением «один-ко-многим» для таблицы «Заказано».

Ø Связь «один к многим»:

Пример:

Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в первичной таблице могут соответствовать несколько записей в связанной таблице, а запись в связанной таблице не может иметь более одной соответствующей ей записи в первичной таблице.

Редактирование связей между таблицами

При создании полей подстановки СУБД устанавливает связи между соответствующими таблицами.

Такие связи, как правило, устанавливаются между одноименными полями первичной матрицы.

Связываемое поле первичной таблицы называются ключом (первичным), а поле связанной таблицы – внешним ключом, т.е. ключом внешней таблицы.

Для корректного изменения записей в связанных таблицах необходимо в окне «изменение связей» установить флажки:

Целостность БД

Каскадное обновление связанных полей

Каскадное удаление связанных записей

Для этого:

1. Закрыть все связываемые таблицы

2. Щелкнуть кн.Схема данных или (Меню – Сервис – Схема данных)

3. В окне «Изменение связей» установить указанные флажки

4. Сохранить макет связей

Щелкнуть правой кнопкой

Элемент Сохранить макет

5. Закрыть окно Схема данных.

Целостность данных – обеспечивает отсутствия нарушения логической связи при обновлении таблицы.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

Если необходимо изменить связи, то для этого следует:

1. Перейти на вкладку таблицы

2. Закрыть все таблицы

3. кн. «Схема данных

4. Убрать флажки

- Целостность

- Каскадное обновление

- Каскадное удаление

Удалить все ненужные связи, а именно:

- Выделить мышью связь, которую хотим удалить (стрелку);

- кн. Delete.

В окне добавление таблиц, если необходимо добавить в схему имена связываемых таблиц:

- выделить имя

- кн. «Добавить».

- кн. Закрыть.

- в окне «Схема данных» заново установить связи;

- щелкнуть поле в первичной таблице;

- с нажатой левой клавишей мыши перетащить выбранное поле на такое же поле в связанной таблице;

- появится связь (стрелка);

- правая клавиша мыши;

- элемент «Сохранить»;

- заново установить флажки, обеспечивающие целостность и обновления БД.

Просмотр таблиц

Общий способ

Из окна БД - Выбрать таблицу; -Кн. Открыть.

Из окна Конструктор: - Кн. Режим таблицы.