Особенности проведения аудита кредиторской задолженности на предприятии торговли

Аудиторской деятельностью является предпринимательская деятельность, проводимая аудиторами для проверки учета и отчетности предприятия на договорной и платной основе.

Основная цель аудиторской деятельности заключается в выражении мнения о достоверности отчетности.

Цели, стоящие перед аудиторами:

- в определении качества учета на предприятии;

- в определении квалификации кадров;

- в рассмотрении качества первичной документации;

- в советах по устранению нарушений.

Оценка состояния дебиторской и кредиторской задолженности характеризует финансовое положение организации.

Для организаций оптово-розничной торговли обычное явление, существование постоянной кредиторской и дебиторской задолженности. С одной стороны наличие этих видов задолженности, способствует развитию организации, а с другой - представляет фактор экономического риска ее деятельности.

Увеличение дебиторской задолженности, изменение структуры активов и пассивов, связанное с одновременным увеличением кредиторской задолженности может привести к отсутствию денежных средств на счетах организации, к росту финансовой зависимости от кредиторов и, в конечном счете, к потере ликвидности и угрозе банкротства.

Условия функционирования организаций оптово-розничной торговли в России обуславливают потребность совершенствования процессов управления, выработки новой стратегии развития.

Поддержание на приемлемом уровне финансовой устойчивости торговой организации возможно лишь при условии своевременного погашения дебиторской задолженности и наличия возможности допустимой отсрочки платежей по обязательствам.

Для этого необходимым условием является формирование информационной базы для осуществления анализа и принятия управленческих решений. В настоящее время практически отсутствуют исследования в области внутреннего контроля кредиторской задолженности. Так как контроль, как функция управления, часто не полностью задействован в организациях, он является малоэффективным. Это обусловлено недостаточной разработанностью научно-методических основ этой функции управления и отсутствием необходимого внимания контролю.

Задачи аудита кредиторской задолженности:

- определение процента реальной задолженности;

- подтверждение процента просроченной задолженности;

- исчисление процента задолженности, с истекшим сроком исковой давности;

- выявление правильности и обоснованности списания задолженности.

При этом следует иметь в виду, что к важнейшим этапом при осуществлении сделок на поставку товаров (выполнения работ или оказания услуг) относятся соблюдение формы договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от срока договора. Обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы или оказанные услуги).

Для проведения аудита необходимо сделать выборку из отчетности предприятия. При аудите рассматриваются первичные документы по дебиторской и кредиторской задолженности.

Аудитор обязан изучить информацию, оценить, а также высказать достоверное мнение в заключении, и дать список рекомендаций по ликвидации ошибок, найденных при проверке. Аудиторская организация должна очень хорошо изучить деятельность экономического субъекта до начала оказания сопутствующих услуг или проведения самого аудита.

Планирование аудита нужно рассматривать как немаловажный и важный шаг проверки, влияющий эффективность всей работы. Схема планирования аудита содержит:

- этап предварительного планирования;

- этап изучения системы бухгалтерского учета;

- этап расчета системы внутреннего контроля;

- этап установления уровня существенности;

- этап построения аудиторской выборки;

- этап планирования и составления программы.

Этап предварительного планирования стартует со сбора информации от аппарата управления организации.

Аудитору должны предоставить информацию, на основании которой он оценит систему бухгалтерского учета, а также даст оценку системе внутреннего контроля, так как долгосрочная финансовая устойчивость и эффективность функционирования организаций оптово-розничной торговли во многом зависят от качества организации системы расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками.

Значительная часть капитала торговых организаций, выраженная в финансовых средствах, заключена в дебиторской и кредиторской задолженности. Следовательно, у руководства предприятия возникает необходимость в разработке наиболее качественной методики внутреннего контроля дебиторской и кредиторской задолженности, реально учитывающей современные условия финансово-хозяйственной деятельности организации оптово-розничной торговли. Реальная необходимость внутреннего аудита - донести наиболее достоверную и точную экономическую информацию, высшему звену руководства о текущем состоянии финансово-хозяйственной деятельности, с помощью систематизированного и четкого подхода к оценке и повышению эффективности системы внутреннего контроля и управления рисками.

На рисунке 1 представлена сущность внутреннего аудита. Анализ приведенных определений позволяет сделать вывод, что внутренний аудит – это установленная и регламентированная внутренними документами организации форма контроля звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляющая независимую оценку всех аспектов деятельности организации и обеспечивающая высшее руководство компании уверенностью в том, что действующая система контроля и управления процессами надежна и эффективна.

 

Рисунок 1 - Сущность внутреннего аудита

Внутренний аудит начинается с классификации кредиторской задолженности по девяти основаниям:

– по срокам образования (краткосрочная задолженность (до 30 дней), среднесрочная (от 1 месяца до года), долгосрочная – более 1 года);

– в отношении затрат: платная (проценты по кредитам, займам, дивиденды акционерам, отказ от скидки по товарным операциям), бесплатная (заработная плата);

– по направлениям деятельности: по основной деятельности, по прочим операциям (прочей деятельности);

– по характеру погашения: срочная задолженность, несрочная;

– по возможности возврата: нормальная задолженность (в пределах срока платежа по договору), просроченная (не погашенная в сроки, установленные договором);

– по наличию обеспечения: обеспеченная задолженность (залогом, поручительством, банковской гарантией), необеспеченная;

– соблюдение нормы закона: надлежаще истребованная, не истребо- ванная задолженность;

– по возможности осуществления контроля: контролируемая, не контролируемая задолженность;

– по отношению к организации: задолженность дочерним компаниям, задолженность аффилированным лицам, задолженность сторонним организациям.

После этого, с целью упорядочивания информационных потоков, необходимо разработать график документооборота, включающий в себя формы рабочих документов внутреннего контроля кредиторской задолженности. Затем разрабатывается рабочая программа.

Программа включает десять направлений аудиторской проверки:

1) проверка отражения в учетной политике организации положений, определяющих особенности ведения учета расчетов с кредиторами;

2) проверка реальности, своевременности и полноты отражения кредиторской задолженности;

3) проверка своевременности списания кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;

4) проверка полноты и достоверности информации о состоянии резервов по сомнительным долгам;

5) проверка наличия и осуществления не денежных форм погашения задолженности;

6) проверка порядка и своевременности переоценки задолженности в иностранной валюте;

7) проверка операций с взаимосвязанными лицами;

8) проверка обоснованности, своевременности правильности начисления процентов по коммерческим кредитам;

9) проверка правильности отражения штрафных санкций;

10) обобщение результатов внутреннего аудита кредиторской задолженности.

Комплект разработанных рабочих документов внутреннего аудитора можно разбить на две группы:

– документы общего направления;

– специализированные рабочие документы, отражающие выполнение конкретных процедур.

Разработанный формат рабочих документов внутреннего аудитора, для проверки кредиторской задолженности, собирает сведения об условиях функционирования, обязательных и дополнительных аудиторских процедурах. Шаг за шагом отражает порядок действий аудитора от начала планирования до формирования заключительного отчета. Помимо этого способствует совершенствованию процесса организации и проведения аудиторских процедур, формированию объективных выводов, а также сокращению трудозатрат на осуществление проверки.

Применение внутренним аудитором разработанных рабочих документов повысит достоверность информации о кредиторской задолженности в учетной системе организации. И позволит оптимизировать процесс проверки, повысить его эффективность и обеспечить руководство организации объективной и качественной и достоверной информацией, необходимой для принятия оперативных управленческих решений.

Организация, в свою очередь, обязана предоставить всю необходимую информацию, которая требуется аудитору для проведения проверки.

Учитывая пожелания руководства и требования законодательства, определяются задачи, которые необходимо решить. Решение поставленных задач проходит несколько этапов.

На этапе планирования аудитор черпает информацию из учетной политики предприятия.

На втором этапе аудитору необходимо изучить и проработать важность учета, который ведется на предприятии, а также его взаимосвязь с учетной политикой. Самые важные аспекты учетной политики зарисовываются у аудитора, для дальнейшего использования этих данных.

Завершительным этапом предварительного планирования является работа с материалами налоговых проверок и т.д.Система внутреннего контроля наиболее эффективна, при своевременном предупреждает о возникновении недостоверной информации и выявлении такой информации. Чтобы оценить уровень существенности необходимо учитывать интересы потребителей этой информации.

Создание основы для определения объема аудиторских процедур, времени и их видов, является основной целью оценки системы внутреннего контроля. Как только установлен уровень допустимой существенности, аудитор может приступать к построению аудиторской выборки. Присутствуют следующие виды риска: риска выборки, допустимой и ожидаемой ошибки и объема генеральной совокупности, аудиторская выборка может корректироваться.

На последнем этапе планирования аудита составляется план и программа. План содержит информацию о сроках проведения проверки, а так же, к какому времени должны быть закончены заключение и отчет о проделанной работе. Отслеживание, пересчет и сопоставление – ведущие методы проверки расчетов с кредиторами.

Программа аудита расчетов с кредиторами, содержит необходимый набор процедур, выполняемых в ходе проверки.

При проверке определяют:

- обоснованность договорных отношений с поставщиками;

- подтвержденная актами инвентаризации задолженность по кредиторам;

- грамотность проводок по расчетным счетам.

Если обнаружатся несоответствия, то определяют их существенность, характер и возможные причины возникновения.

Цель общей программы аудита – это обоснованное мнение о ведении достоверного учета на предприятии кредиторской задолженности. Создание группы аудиторов – важнейший шаг на этапе планирования. При большом объеме проверки группы делятся на подгруппы.

Рабочая группа аудиторов должна включать в себя аудиторов, которые компетентны в вопросах расчетных операций. Если объем проверки незначителен, то группе достаточно трех аудиторов. При необходимости к различным возникшим затруднениям они вправе призвать на помощь независимого эксперта. Руководитель аудиторской группы занимается координацией деятельности членов рабочей группы и контролем над соблюдением графика использования рабочего времени. Если рабочую группу разбивают на подгруппы, то старшие аудиторы возглавляют в подгруппах руководство.

Таким образом, можно сделать вывод, что при аудите кредиторской задолженности необходимо проверить достоверность финансовой отчетности по видам и срокам кредиторской задолженности. Для этого используется прямое подтверждение, изучение контрактов, договоров.

В процессе аудита дается оценка условий задолженности - с точки зрения их реальности и полноты. Обращается внимание на сроки, ограничения использования ресурсов, возможность привлечения дополнительных источников финансирования. Во время аудита необходимо выяснить, существуют ли договоры по проведенным операциям с поставщиками и подрядчиками, правильно ли они оформлены; при наличии задолженности необходимо установить дату и причину возникновения просроченной задолженности, почему не проведены своевременно расчеты, нет ли искусственной задолженности, повторного оприходования материалов и услуг.