Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

 

Порядок направления и оформления служебных командировок регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение).

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы (ст. 166 ТК РФ).

Не признаются служебными командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;

- поездки, вызванные производственной необходимостью, работников, отношения которых с учреждением регламентированы не трудовым, а гражданским законодательством (по договорам подряда, поручения и др.).

Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

- сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

- расходов, связанных со служебной командировкой.

Срок командировки работников в пределах России определяется руководителем, но он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели:

1. по найму жилого помещения;

2. бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;

3. проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

4. уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

5. оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

6. оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

7. проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

8. оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

9. провоз багажа;

10. суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации, минимальный размер 100 руб., максимальный размер 700 руб.).

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, найма жилья и других расходов.

Днем выезда считается день отправления транспортного средства, а днем приезда – день его прибытия на место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и обратно в место постоянной работы.

День выезда в командировку и день возвращения из командировки определяются по местному (по месту постоянной работы) времени.

В случае вынужденной остановки в пути по независящим от сотрудника причинам время задержки в пути должно быть подтверждено документально и заверено должностными лицами вокзалов, аэропортов, пристаней. При этом необходимо оформить продление командировки.

При отправлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

- приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9);

- командировочное удостоверение (форма Т-10);

- служебное задание (форма Т-10а).

С 8 января 2015 г. организация вправе самостоятельно определить необходимость оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Если организация примет решение не оформлять указанные документы, то ей следует внести соответствующие изменения в учетную политику (в части документооборота), а также в локальные акты (при их наличии), регулирующие порядок оформления служебных командировок

В приказе о направлении работника в командировку указывается: пункт назначения; наименования организации; куда командируется работник; срок, цели ее.

Командировочное удостоверение, должно содержать следующие необходимые реквизиты: фамилия, имя, отчество подотчетного лица; пункт назначения командировки; наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо; цель командировки; срок командировки.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем и скрепляется печатью организации. В нем проставляются отметки о выбытии и прибытии командированного лица.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении должны быть оформлены в полном соответствии с планом командировок, утвержденном работодателем. Служебное задание выписывается вместе с командировочным удостоверением. В документе подробно фиксируются цели и задачи, которые необходимо выполнить командированному сотруднику. По возвращении сотрудником из командировки, должен быть заполнен отчет о проделанной работе и полученных результатах. Служебное задание подписывается как руководством организации, так и самим работником.

По возвращении работника из командировки, данное задание согласовывается с начальником отдела. После документ вместе с авансовым отчетом и приложенным к нему командировочным удостоверением передается в финансовый отдел либо бухгалтерию с целью составления отчета и возмещения расходов за время пребывания в рабочей командировке.

Пример 3.

Инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 1500 рублей, срок командировки 3 дня. Иванов И.И. представил квитанцию за проживание в гостинице (двое суток) – 600 рублей, железнодорожные билеты 450 рублей. Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 100 руб. По приказу директору Иванову И.И. были выданы суточные в размере 120 руб. в сутки.

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено:

За проживание в гостинице (2 суток) - 600 рублей без НДС.

Проезд – 450 рублей с учетом НДС.

Суточные за три дня - 360 (3 х 120 руб.) по приказу директора.

Всего: 1410 рублей.

Делаем расчет по авансовому отчету:

1. За проживание в гостинице - расходы за проживание в пределах норм:

300 х 2 =600 руб., расходов за проживание сверх норм нет.

2. По проезду - НДС= 450 х 18 / 118 =69 руб., расходы по проезду:

450-69=381 руб.

3. Суточные - в пределах норм – 100 х 3 =300 руб., сверх норм:

360 - 300 =60 руб.

Отражаем перечисленные операции на счетах:

№	Содержание	Дебет	Кредит	Сумма
	Выдано Иванову И.И. под отчет
	Расходы по авансовому отчету в пределах норм (600+381+300=1281)
	Расходы по авансовому отчету сверх норм (из суточных - 60)
	НДС по командировочным расходам (из ж/д билетов)
	Начислен налог на доходы физ.лиц по превышению суточных (60х13%=7,8)			7,8
	произведен налоговый вычет по НДС

 

Для целей налогообложения принимается сумма в размере 1281 руб., а превышение расходов в сумме 60 рублей присоединяется к балансовой прибыли при расчете налога на прибыль.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее 3-х дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки (1500-1410 = 90 рублей).