Организация и проведение новогоднего банкета в ресторане «Старая Бавария»

Заказ на обслуживание банкета принимает менеджер. Он уточняет вид банкета (в нашем случае это новогодний банкет) и предлагает заказчику ознакомиться с помещением, планом расстановки столов и размещения гостей, согласовывает дату и время проведения банкета, количество участников, состав по возрасту, полу, национальности, метод обслуживания, предполагаемую стоимость заказа, особенности оформления банкетного зала, подачи аперитива, вид музыкального обслуживания. Подготовку к проведению банкета начинают с составления меню. Заказчику можно предложить несколько вариантов заранее подготовленного меню или вновь составить его. [13]

Составляем банкетное меню (см. приложение № 2), исходя из меню самого ресторана, приведённого в приложении № 1. Учитывая характер заданного банкета, а также традиции и обычаи новогоднего стола, банкетное меню будет состоять из широкого выбора холодных закусок и салатов, одной горячей закуски, двух вторых горячих блюд, а также десертов, горячих напитков и большого количества алкогольных и безалкогольных напитков. Под напитки составляется отдельно карта вин на банкет (см. приложение № 3). При составлении банкетного меню важно учитывать такие факторы, как предпочтения гостей, состав гостей, возраст гостей тип заявленных алкогольных напитков,

Утвердив банкетное меню, администратор приступает к оформлению счёт-заказа, используя такие данные, как название самого блюда, количество заявленных порций и цена за одну порцию. В счёт-заказе отдельно рассчитывается стоимость на продукцию из холодного цеха, горячего, хлеборезки и сервис-бара, после чего итоговая стоимость продукции каждого отдела суммируется в общую стоимость банкета. Исходя из счёт-заказа, составленного по продукции ресторана «Старая Бавария» (см. приложение № 4), получаем расчёт на одного гостя, равный приблизительно 1290 рублей.

Новогодний банкет носит неофициальный характер, что также важно учитывать при подборе квалификационного состава для работы на нём. Официантов 5 разряда ставить на банкет нет особого смысла, поэтому в основном будет задействован 4 разряд. Количество обслуживающих официантов для банкета с частичным обслуживанием на 40 человек определено соотношением 1 официант на 10 человек. Следовательно, в банкете задействованы 4 официанта. В день проведения банкета администратор проводит инструктаж с официантами, назначенными для обслуживания, определяет обязанности каждого. Одним поручается расстановка мебели, подготовка посуды и приборов, сервировка столов и т.п., другим - подготовка буфетной продукции, специй, цветов и т.п. Каждый официант должен знать схему обслуживания и очередность подачи блюд и напитков.

 

При расстановке столов (см. рис. 2.3) учитывается площадь зала, его конфигурация, количество участников банкета, расположение дверей и окон. Для проведения данного банкета была выбрана классическая банкетная расстановка: 2 больших стола по 20 человек. 10 человек с одной стороны стола, 10 — с другой. Для этого потребуются 12 прямоугольных столов размером 0,9х1,4 — по 6 в каждом ряду.

 

Что касается скатертей, следует помнить, что края скатерти должны быть спущены на 25-30 см от столешницы, 50-60 см с торца. Размер обычных скатертей — 130х230 см. Для данного банкета потребуется 8 таких скатертей.

Для проведения банкета официантам будут необходимы ручники и полотенца. Ручники берутся из расчёта по два на каждого официанта. Следовательно, для данного банкета нам понадобится не менее 8 ручников. Фартуки нужны официантам для работы в период подготовки банкета — из расчёта по 1 на каждого, в общей сложности — 4 штуки. Полотенца для протирки посуды будут задействованы в количестве 4 штук. Плюс салфетки для рук на каждого гостя. Расчёт столового белья на банкет «новогодний вечер» приведён в таблице № 1.

Таблица № 1

Заявка на столовое бельё к банкету

Вид белья	Размеры	Количество	Резерв	Всего с резервом
Скатерти	130х230см		-
Салфетки полотняные	46х46см
Ручники	35х80см		-
Полотенца	100х40см		-
Фартуки			-
Салфетки бумажные для рук

 

Далее администратор рассчитывает количество необходимой посуды для банкета с учётом резерва (25%) на непредвиденные обстоятельства.

Имея на руках банкетное меню и составленный список необходимой посуды, администратор оформляет расчёт-заявку на производство продукции (см. таблицу №2), где прописывает наименование блюда, количество заявленных порций, вид посуды, в котором блюдо будет подано, количество такой посуды и количество порций в ней.

Аналогично создаётся расчёт-заявка на продукцию из сервис-бара (см. таблицу №3), где указывается название напитка, заявленный объём, посуда, которая будет под него использовано и общее количество напитка на банкете.

 

 

Таблица № 2

Расчёт-заявка на производство кулинарной продукции

Наименование блюда	Кол-во порций	Количество	Вид посуды
Посуды	Порций в 1 блюде
Сельдь по-русски				Овальное блюдо
Строганина				Овальное блюдо
Ассорти мясное				Круглое блюдо
Рулетики из ветчины с сыром «Маасдам»				Круглое блюдо
Ассорти из свежих овощей				Круглое блюдо
Салат греческий				Салатник
Салат «Оливье»				Салатник
Винегрет				Салатник
«Цезарь» с курицей				Салатник
Сало с чесноком и гренками				Круглое блюдо
Салат со свиными шариками				Салатник
Маринадное ассорти				Круглое блюдо
Жульен с грибами				Кокотница
Стейк из сёмги с отварным рисом				Мелкая столовая тарелка
Бефстроганов с запечённым картофелем				Мелкая столовая тарелка
Хлеб пшеничный				Пирожковая тарелка
Хлеб ржаной				Пирожковая тарелка

 

 

Таблица № 3

Расчёт-заявка на производство продукции из сервис-бара

 

Наименование	Ёмкость, л (кг)	Посуда	Кол-во
Вино красное «Саперави»	0,75	Лафитная рюмка	6 бут.
Вино белое «Шатранж»	0,75	Рейнвейная рюмка	7 бут.
Шампанское «Советское»	0,75	Бокал для шампанского	3 бут.
Шампанское «Абрау-Дюрсо»	0,75	Бокал для шампанского	3 бут.
Водка «Беленькая»	0,5	Рюмка водочная	5 бут.
Коньяк «Белый аист»	0,5	Рюмка коньячная	5 бут.
Сок яблочный		Хайбол	6 кувш.
Сок томатный		Хайбол	6 кувш.
Сок апельсиновый		Хайбол	6 кувш.
Мин. вода газ. Бон-Аква	1,5	Фужер для мин. воды	7 бут.
Мин. вода негаз. Бон-Аква	1,5	Фужер для мин. воды	7 бут.
Спрайт		Хайбол	4 бут.
Наименование	Кол-во порций	Посуда	Кол-во посуды
Ассорти из фруктов		Этажерка для фруктов
Кофе чёрный		Чашка кофейная с блюдцем
Чай		Чашка чайная с блюдцем
Сахар		Сахарница

 

 

План на банкет будет включать в себя 3 этапа: этап подготовки к банкету, этап проведения банкета и этап завершения банкета. Каждый этап охватывает свой промежуток времени и включает в себя характерные виды работ и задачи.

Этап подготовки к банкету «новогодний вечер» стартует в 18:30 с общего сбора персонала ресторана. Менеджер банкетной службы рассказывает о характере мероприятия, даёт задания своим подопечным, после чего персонал готовится к накрытию зала и дальнейшей работе в нём.

В 19:00 персонал начинает готовить зал для будущего торжества. Стены и колонны ресторана дополнительно обвешивают новогодней атрибутикой, поддерживая праздничный антураж, проверяется работа телевизоров, по одному из которых будет показано новогоднее обращение Президента России. Официанты расставляют столы и стулья, как заявлено в плане на банкет, накрывают столы скатертями, после чего два официанта занимаются обустройством подсобных столиков, а другие два наполняют ёмкости для специй общим количеством 40 штук, после чего расставляют их на столах по посадочным местам. В среднем, на выполнение этих работ у официантов уходит не больше часа.

Следующий час официанты готовят посуду, приборы и стекло, сервируют посадочные места, заполняют посудный резерв. В оставшееся до 21:00 время идёт подготовка сцены и танцплощадки к Новогоднему вечеру: менеджер и завхоз проверяют работу звуковой аппаратуры, освещения, чтобы всё было готово к моменту начала мероприятия и исправно функционировало.

Накрытие столов проходит с 21:00 по 21:30. В это время выносятся и расставляются салаты и холодные закуски, напитки. Когда столы накрыты, наступает завершение первого этапа проведения банкета – встреча и размещение гостей. Менеджер и официанты приветствуют гостей, после чего каждый официант помогает гостям расположиться по секторам.

С размещением последнего гостя подготовительный этап заканчивается и начинается этап проведения банкета. В 22:00, согласно плану, официанты начинают свою работу на закреплённых за ними секторах. Так как на банкете накрыты два больших стола по 20 человек каждый, а официантов работает четверо – по одному на 10 человек – сектором работы официанта выступает одна сторона стола. Задача официантов – своевременно очищать столы от лишнего мусора, наполнять бокалы гостей напитками по необходимости, наблюдение за количеством и качеством посуды на столах, дабы вовремя заменить выбывшую из строя посуду, если это необходимо. В культурной программе мероприятия предусмотрены танцы и конкурсы, во время которых официанты активно «обновляют» стол. В таком режиме официанты работают до 23:00, после чего выносят горячие закуски и делают всё то же самое, но уже до 23:55.

Своего пика банкет «новогодний вечер» достигает в последние 5 минут «уходящего» года. На телевизоре включают новогоднее обращение Президента Российской Федерации, по секторам официанты подают шампанское, после чего, с момента боя курантов до окончания первой пятиминутки «Нового года» наблюдают за гостями, готовясь к подаче вторых горячих блюд.

Вынос вторых горячих блюд осуществляется в очередной активный момент культурной программы мероприятия, пока гости активно празднуют вне праздничного стола. Официантами, помимо подачи блюд, обновляются напитки на столах, убирается всё лишнее, что есть на столе, после чего минут 30-40 работают в привычном режиме. Десерт с горячими напитками предлагается в 00:50.

Завершается второй этап банкета в 02:00 и начинается этап заключительный. Официанты провожают гостей, кухня упаковывает всё невыпитое и несъеденное. По плану на это тратится порядка 30 минут, возможно и больше времени. Проводив гостей, официанты начинают уборку столов: уносят грязную посуду, приборы, бокалы, собирают мусор и остатки пищи, после чего убирают столовое бельё, расставляют столы в первоначальном виде, убирают зал. В 03:30 менеджер собирает персонал и подводит итоги обслуживания банкета «новогодний вечер». Официанты получают расчёт за банкет, затем предприятием организуется развоз персонала по домам на такси. Третий этап на этом завершается.

Схематично тайминг мероприятия отображён в приложении № 6.

2.3 Рекомендации по улучшению качества организации и проведения Новогодних банкетов на примере ресторана «Старая Бавария»

 

Любое мероприятие, каким бы хорошим оно ни было, можно сделать ещё лучше – в том числе и новогодний вечер. Достаточно обратить внимание на то, что есть на предприятии, но не используется, либо на то, чего ресторану не хватает, либо же изучить спрос на проведение новогодних праздников в других кафе и ресторанах и выявить, чего жаждет заказчик и что способно принести дополнительный доход ресторану.

Сперва обратимся к тому, что есть, но, по тем или иным причинам, задействовано не было. Касается это, по большей части, культурной программы торжества. Торговый зал ресторана оборудован сценой, большим экраном с проектором, на самом предприятии в наличии есть звуковая аппаратура с микрофонами. Зачастую заказчики банкетов в ресторан «Старая Бавария» предпочитают брать свою технику, но можно за умеренную плату обговорить использование местного оборудования, что сэкономит заказчику время и средства на перевозку и обслуживание своего оборудования и исключит вероятность форс-мажорных ситуаций. В свою очередь, ресторан может трансформировать этот вечер в новогодний праздник с элементами караоке, транслировать по экрану концерт эстрады либо устроить танцы с цветомузыкой.

Также можно задействовать инициативный ресурс и среди своего персонала: к примеру, красочное шоу-выступление бармена в период подачи алкогольных напитков, либо организовать необычную подачу десерта одним из официантов. Шоу такого типа прописываются в контракте за дополнительную плату, процент с которой идёт гонораром исполнителю.

Наконец, сцена может быть «оживлена» часовым выступлением артиста, и необязательно это должен быть кто-то очень известный. В Соединённых Штатах Америки, к примеру, культура исполнения песен «вживую» в ресторанах популярна уже не один десяток лет и приносит хороший доход предприятиям общественного питания, а многие певцы и музыканты потом дорастали до большой сцены. Да и в России в последние годы это не является чем-то разительно новым. В то же время Калининград сейчас переживает расцвет творчества среди молодых музыкантов и исполнителей. Местные кавер-группы дают потрясающие трибьют-концерты в тех же клубах, в расположенном неподалёку от «Старой Баварии» клубе «Кури Бамбук», например, есть несколько танцевальных ансамблей, не говоря уж об уличных музыкантах. Оптимально было бы заключить соглашение с талантливым исполнителем песен – и не только на новогодний вечер, но и на другие тематические банкеты – чтобы он выступал на мероприятиях, медленно, но верно повышая свою репутацию и известность, а ресторан бы на этом дополнительно зарабатывал. Финансовые запросы у молодёжи не так велики, поэтому в минус ресторан не уйдёт. А живую музыку люди очень любят, особенно молодое поколение. Впрочем, это может быть не только музыка, но и шоу с фокусами, например, или шоу талантов, или выступление комика, учитывая рост популярности Stand-up-культуры в нашей стране.

Исходя из всего сказанного, вырабатываем первую рекомендацию – значительное участие ресторана в культурной программе мероприятия с использованием собственных ресурсов на максимуме. Плюсы:

1. Повышение дохода ресторана;

2. Репутация в банкетной среде, как предприятия, способного организовать и провести новогодний вечер по высшему разряду;

3. Культурный бонус, как ресторана, в котором новогодний вечер – не просто банкет, а настоящее шоу.

Как итог – возможное совершенствование ресторана на вырученные деньги, приток клиентов, вероятное расширение рынка потребителей и, наконец, довольный потребитель, которому теперь не нужно развлекать себя самостоятельно.

Вторая рекомендация будет направлена на подогрев интереса у потенциальных клиентов к проведению новогоднего вечера именно в ресторане «Старая Бавария». В бытность свою кафе-бистро «Юмс» предприятие, по традиции, обслуживало 4-5 предновогодних банкетов (как правило, это были корпоративы), после чего непосредственно Новым годом закрывало серию праздничных банкетов и возвращалось в привычный режим работы. При том, что у людей праздничные дни длятся первую неделю Нового года, и отдыхать они начинают тогда, когда ресторан начинает работать. В связи с этим, можно часть этих предновогодних банкетов перекинуть уже на январь и обслужить вместо 27 декабря банкет 2 января, задав тому тематику «первого банкета в Новом году». Вместо 28 декабря выбрать 7 января, ибо тоже праздничный день, но тематика уже идёт рождественская. Это позволит снизить нагрузку на персонал, чтобы тот не работал в блиц-режиме. Своеобразная мини-рекомендация, направленная на избавления банкетов от роли основной рекламы тематических мероприятий. Вместо этого необходимо сконцентрироваться на внешней рекламе. При том, что внутри заведения новогодняя тематика соблюдается по всем канонам – мишура, гирлянды, снежинки, ёлочки, оформление меню, флаеры – то внешне, на фоне общего новогоднего сумбура, предприятие несколько теряется. Можно украсить вывеску на лицевой стороне т/ц «Мега» теми же гирляндами, чтоб в тёмное время суток привлекали внимание прохожих на вывеску, возле входа на меловой доске объявлений дать красивую рекламу будущим мероприятиям, договориться с т/ц «Мега» о внутренних голосовых объявлениях по торговому центру (желательно захватить все три здания «Меги»), давать объявления по радио и в газете, вести активную работу в социальных сетях через официальную группу ресторана (репосты в пабликах-десятитысячниках, например), нанять промоутеров, наконец, в более дальних от «Старой Баварии» точках, чтобы через флаеры доносили свои услуги до людей, при этом, чтобы листовки не игнорировались, промоутер должен быть тематически одет и, желательно, артистичен. Всё это позволит не ресторану находить клиентов, а клиентам – находить ресторан. Тогда появится и большее разнообразие заказов на проведение «новогоднего вечера», и можно будет выбрать тот, который в большей мере устроит ресторан.

Итак, рекомендация номер 2 – усиленная внешняя рекламная кампания новогодних услуг ресторана. На начальных стадиях это, безусловно, может даже «влететь в копеечку», но в будущем повысит охват клиентской базы по всему городу и предложит большую вариативность при рассмотрении заказов на банкет. Да и для нового имени ресторана это весьма полезная практика.

И рекомендация номер 3 – введение системы поощрения для лучших сотрудников на банкете. Нет ничего страшного в том, чтобы выделять особо отличившегося, а для остального персонала это будет стимулом к повышению качества и продуктивности своей работы, что укрепит процесс производства.