Организация банкет – фуршета в кафе –баре «Уралочка»

В кафе – баре «Уралочка» приемом и оформлением заказов на банкет занимается банкетный менеджер. Перед тем как, принять заказ на проведение банкета банкетный менеджер встречает гостя, показывает банкетные залы и после этого, если гость согласен на проведение мероприятия он принимает счёт – заказ. В обязанности банкетного менеджера входит следующее:

1. Введение переговоров с заказчиком и встреча с ним;

2. Предварительная планировка мероприятия;

3. Подбор и развитие персонала;

4. Взаимодействие организаторов с заказчиком на протяжении всего мероприятия;

5. Постановка задач персоналу и контроль за их выполнением.[6]

После успешно проведённых переговоров и подписания контракта, начинается подготовка к мероприятию. На этой стадии на банкетном менеджере лежит ответственность за закупку всего необходимого инвентаря, текстиля, посуды и продуктов. Необходимо организовать команду обслуживающего персонала, ввести их в курс дела и распределить обязанности. Проследить за правильно расстановкой посадочных мест, музыкального оборудования, оборудовать площадку для банкета.

В случае отсутствия банкетного менеджера на работе, заказ на проведение банкета принимает администратор. Администратор так же встречает гостя, показывает банкетные залы и после согласия на проведение банкета оформляет счет – заказ. В должностные обязанности менеджера входит следующее:

1. Осуществляет руководство подчиненными ему работниками.

2. Обеспечивает прост прибыльности, конкурентно способности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.

3. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.

4. Осуществляет подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда.[7]

 

Порядок принятия банкета.

Банкетный менеджер знакомится с заказчиком и перед принятием заявки на банкет показывает ему зал (залы) и если гость согласен на проведение банкета, начинается уточнение ряда вопросов, которые необходимы для успешного проведения данного мероприятия:

1. Время проведения мероприятия (дата и часы обслуживания);

2. Тематика мероприятия;

3. Вид обслуживания;

4. Зал проведения мероприятия (малый, средний, большой);

5. Количество приглашенных гостей;

6. Расстановка столов в зале;

7. Оформление зала;

8. Составление счет заказа;

9. Музыкальное сопровождение;

10. Уточняет вкусовые предпочтения гостей;

В счет – заказ входят следующие данные:

1. Наименование блюда;

2. Количество заказанных порций;

3. Вес в граммах;

4. Цена 1 порции;

5. Сумма за заказанное количество порций;

В меню бара входит следующее:

1. Наименование алкогольного напитка;

2. Количество заказанных бутылок;

3. Цена 1 бутылки;

4. Общая сумма заказа;

После принятия заказа и получения от заказчика предоплаты банкетный менеджер составляет в этот же день заявку на приборы, посуду, столовое бельё и на барное стекло. Распечатывает 3 счет – заявки (на кухню, в бухгалтерию и в бар под роспись), делает запись о предстоящем мероприятии в книге резервации. Подбирает необходимый персонал для обслуживания мероприятия и составляет план проведения.[8]

За 3 – 4 часа до мероприятия банкетный менеджер звонит заказчику. разговор с заказчиком проходит следующим образом:

Доброе утро Дмитрий, вас беспокоит банкетный менеджер Сергей ресторана «Уралочка», я сегодня буду проводить ваше мероприятие. Подскажите, пожалуйста, не появились у вас ли какие то изменения или дополнительные пожелания? Например, время прибытия или количество гостей? гости придут одновременно или будут подходить постепенно?[8]

Далее менеджер банкетной службы составляет счет – заказа. После составления составляется 4 копии: 1 копия для бухгалтерии, 2 копия для бара, 3 копия для администратора и официантов, 4 копия счет – заказа для кухни.

 

Счет – заказ №1

Заказчик: Савельев Дмитрий Александрович.

Дата и часы обслуживания: 31.03.16, с 18.00 до 20.00.

Количество гостей: 40 человек.

Зал: средний банкетный.

Повод: подписание договора о сотрудничестве 2 фирм.

№ п/п	Наименование блюда	Количество порций	Вес в гр.	цена	сумма
Холодные закуски.
	Нежные рулетики "Тартилья с ветчиной"	12 порции	180 гр	170р	680р
	Солёности	6 порции	500 гр	250р	1,000р
	Пряная селёдка с варёной картошечкой и лучком	12 порции	150гр	210р	840р
	Лосось малосолёный	12порции	150гр	390р	1,560р
	Тар-тар из тунца	12 порций	330гр	490р	5,880р.
	Ассорти рыбное	12 порций	300гр	330р	3,960р.
	Домашняя закуска	12 порций	300г	300р	3,600р.
	Сандвич с ветчиной и сыром	12 порций	300гр	330р	3960р
	Всего:	90 порций	2210гр		21,480р.
Горячие закуски.
	Ассорти морепродуктов "Дары моря"	12порции	315гр	590р	2,360р.
	Шашлычок из тигровых креветок с соусом «Васаби»	12порции	130рг	540р	2,160р.
	Гренки с чесноком и салом	12 порции	165гр	180р	720р
	Всего:	36 порций	610гр		5,240р.
Горячие блюда
	Куриный рулет с сыром и беконом в слоёном тесте.	12 порции	200гр	240р	960р
	Рулет «ЧакРолл»	12 порции	250гр	360р	4320р
	Бургер «ГрильХолл»	12 порции	170гр	490р	5880р
	Всего:	36 порций	620гр		11,160р.
Безалкогольные напитки
	Минеральная вода «Святой источник»	15 бутылок	1000мл	30р	450р
	Сок «Я»	15 бутылок	1000мл	80р	1200р
	Сок «J7»	15 бутылок	1000мл	80р	1200р
	Сок "RICH"	15 бутылок	1000мл	80р	1200р
	Всего:	60 бутылок	4 литра		4,050

 

Горячие напитки
	Кофе эспрессо	10 порций	40мл	60р	600р
	Кофе Капучино	10 порций	200мл	150р	1500р
	Чай Цейлон Снежный Пик	10 порций	200мл	200р	2000р
	Чай граф Орлов	10 порций	450мл	200р	2000р
	Всего:	40 порций	890мл		6,100р.
Алкогольные напитки
	Вино красное	15 бутылок	750 мл	3500р	52500р
	Белое вино ПиноГриджио	15 бутылок	750мл		22500р
	Коньяк Арарат	15 бутылок	750мл		22500р
	Всего:	45 бутылок	2,250мл		97,500
хлеб
	Хлеб белый	10 порций	50гр	15р	150р
	Хлеб черный	10 порций	50гр	15р	150р
	Булочка мультизлаковая	10порций	70гр	60р	600р
	Всего:	30 порций	170 гр		900,00р.

 

Общее количество порций	337 порций
Общее количество грамм (кг)	3кг 610гр

Общая сумма	146, 430 рублей (сто сорок шесть тысяч четыреста тридцать рублей)
Аванс	№ 2 от 15.03.16 60,000рублей (шесдесят тысяч рублей ноль копеек)
Доплата	31.03.16 86,430рублей, (восемьдесят шесть тысяч четыреста тридцать рублей)

 

Изменения заказа.

Исключить из заказа	Включить в заказ
наименование	Кол-во	цена	сумма	наименование	Кол-во	цена	сумма
Итого				Итого

 

Метрдотель: Афанасьева Л.А

Заказчик: Савельев Дмитрий Александрович.

Обслуживающий персонал

Исходя из того, что для обслуживания банкета фуршета на 10 гостей приходится 1 официант, мне, для обслуживания банкета фуршета на 40 человек (гостей) понадобится:

ФИО	Должность	Разряд	Количество персонала
Сусоевич Н.В.	Официант	4 разряд
Андрианов Д. И.	Официант	4 разряд
Кириенко О.В.	Официант	4 разряд
Карпов С.В.	Старший официант	5 разряд
Хавизова И. С.	Бармен	5 разряд
Инесеев В.Г.	Менеджер	---------------------
Общее количество обслуживающего персонала	6 человек

 

Заказ выполнен в полном объёме.

Ответственный за обслуживание _________________________ (роспись)