Порядок исполнения и снятия документов с контроля

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку) и сдачи его в дело.

При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется на первом листе документа в нижнем левом углу отметка об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, "сообщено по телефону…", "проведено совещание …", "принято распоряжение главы поселения от …. № …." и т.п.), слова "Снять с контроля", "В дело", подпись исполнителя, дату, или готовится служебная записка об исполнении документа.

Ответственность за неисполнение документов

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения, к муниципальным служащим Нытвенского районного комитета по управлению имуществом в установленном порядке могут быть применены меры дисциплинарного и материального воздействия.

 

4. Формирование и оформление дел

Исполненные документы в Комитете формируются в дела на основании номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Комитете с указанием сроков хранения по установленной форме.

При составлении номенклатуры дел специалисты Комитета руководствуются Положением о Нытвенском районном комитете по управлению имуществом, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются также состав и содержание документов, образующихся в их деятельности.

В Комитете составляются номенклатуры дел отделов и секторов (подразделений) Комитета и сводная номенклатура дел Комитета по установленной форме.

Сводная номенклатура дел составляется сотрудником Комитета, ответственного за архив, у которого также не прописаны эти функции в должностной инструкции. Методическая помощь по подготовке сводной номенклатуры дел оказывается архивным отделом аппарата администрации района.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.

Сводная номенклатура дел:

- визируется лицом, ответственным за архив;

- согласовывается с экспертной комиссией администрации Нытвенского муниципального района и с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Пермского края (ЭПМК);

- утверждается главой Нытвенского муниципального района.

Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел раздела «Руководство и контроль». Второй экземпляр используется сотрудником, ответственным за архив Нытвенского районного комитета по управлению имуществом в качестве рабочего, третий – в архивном отделе аппарата администрации района.

После утверждения сводной номенклатуры дел в Комитете направляются выписки соответствующих её разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций и структуры организации сводная номенклатура дел должна быть заново составлена и согласована с ЭПМК.

Таким образом, составление номенклатуры дел в Комитете ведется согласно правилам делопроизводства.

Формирование и хранение дел в Комитете осуществляются по месту их образования или регистрации лицами, ответственными за работу с документами, или исполнителями (специалистами).

Контроль за правильным формированием и оформлением дел осуществляется сотрудником, ответственным за архив.

Работа по формированию дел включает в себя раскладку и подшивку документов по папкам (делам) в определенной последовательности внутри дела, осуществляемых ежедневно в соответствии с Правилами работы архивов.

 

При формировании дел, в них помещается:

- документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- только исполненные документы;

- документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

- раздельно документы постоянного и временного хранения;

- ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

- документы, относящиеся к решению одного вопроса.

Обращения граждан формируются отдельно от служебных документов.

В дело не помещаются документы, подлежащие возврату, а также проекты документов, лишние экземпляры, черновики, конверты.

Дело содержит не более 250 листов и не превышает толщину 4 см (если объём превышает 250 листов или 4 см, дело разделяется на 2 и более томов). При наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т.1", "т.2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании; по видам документов, по номерам, по алфавиту и т.д.

Дела в Комитете формируются по видам документов:

- Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями: по личному составу отдельно от документов по основной деятельности.

- Положения, инструкции.

- Плановые и отчетные документы.

- Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности.

- Протоколы.

- Квитанции, счета, наряды, накладные.

- Документы ограниченного допуска формируются в отдельное дело.

Оформление дела в Комитете включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя дела. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивка и переплет дел, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению (допускается хранение документов в скоросшивателях).

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме при заведении дела (с момента включения в него первого исполненного документа) и при обработке и описании законченных делопроизводством дел.

На обложках дел указываются реквизиты:

- полное наименование организации в именительном падеже (в скобках указывается официально принятое сокращенное наименование);

- полное наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

- заголовок и индекс дела (переносятся из номенклатуры дел);

- дата дела (тома, части) – дата заведения и окончания дела в делопроизводстве, обозначаются месяц и год или число, месяц и год (для распорядительной документации, а также состоящих из нескольких томов или частей дел) составления или регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (переносится из номенклатуры дела);

- архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) проставляется на обложках дел постоянного хранения после утверждения ЭПМК годового раздела сводной описи дел (описи дел) лицом, ответственным за архив.

На обложках дел постоянного хранения предусматриваются места для наименования муниципального архива (архивного отдела аппарата администрации Нытвенского муниципального района), в который будут передаваться дела и архивных шифров.

Надписи на обложке дела выполнятся четко, черными, светостойкими чернилами (пастой или тушью).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовков дел на обложках содержанию подшитых документов в заголовок вносятся изменения и дополнения, уточняются дата дела, номера документов в деле (например: протоколы заседаний комиссии с № 1 по № 10).

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также, если дела сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают содержание документов.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются в типографии с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления из документов удаляются.

Таким образом, формирование и оформление дел в Комитете ведется в соответствии с Правилами работы архивов.