Деятельность председателя Комитета по управлению имуществом обеспечивается комплексом документов, составляющим организационно-распорядительную документацию.

Оформление документов, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляется сотрудниками Нытвенского районного комитета по управлению имуществом, на которых возложена организационно-техническая работа. Данное положение прописано только в Инструкции по делопроизводству и не отмечена в должностных инструкциях работников.

Председатель издает постановления и распоряжения во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, нормативных актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, указов и распоряжений губернатора края и в соответствии с Уставом. В случаях, установленных законодательством, председатель может издавать акты совместно с другими органами по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон.

Установление отношений Комитета по управлению имуществом с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов.

Осуществление оперативных связей с органами государственной власти, Земским собранием района, органами местного самоуправления, учреждениями и предприятиями, гражданами документируются перепиской.

При необходимости срочной передачи информации документы передаются по каналам электросвязи в виде телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.

Анализ входящих документов (Приложение 3). Если документы составлены на имя Главы Администрации, то они поступают в Приемную Главы Администрации (секретарю), где проходят первую регистрацию, после рассмотрения их Главой Администрации и проставления им резолюции. Затем документы передаются исполнителям (в отделы).

После поступления документа в Комитет (Председателю Комитета), на нем снова ставят резолюцию, затем ведущий специалист его регистрирует в книге регистрации входящих документов и передает на исполнение. Если документы составлены на имя Председателя Комитета, то они поступают непосредственно в Комитет. Документ исполняется в течение 30 дней (если не указан меньший срок). После исполнения документа ставиться отметка об исполнении в журнал регистрации.

Анализ исходящих документов (Приложение 3). Документы подготавливаются ведущими специалистами, согласуются с руководителями и перед отправкой регистрируются в журнале исходящих документов. Это может быть ответ на входящий документ, запрос или другой документ. С исходящих документов делаются копии, которые формируются в папку (дело).

Анализ внутренних документов (Приложение 3). Документы подготавливаются ведущими специалистами, согласуются с руководителями и передаются на исполнение специалистам.

После исполнения документы формируется в дела. В конце года дела готовятся к сдаче в архив. А после окончания оперативного срока хранения передаются на архивное хранение.

Документы, не подлежащие архивному хранению, после окончания оперативного срока хранения, подлежат уничтожению.

Документы доставляются и отправляются посредствам почты, факса и электронной почты. В последних двух случаях оригинал дополнительно высылается почтой.

Таким образом, структура документопотока в Комитете представлена в виде входящих, исходящих и внутренних документов. Документы регистрируются в Книгах регистрации, которые позволяют отразить объем документопотока. Процедура движения документов в Комитете (Приложение 3) однотипна: начинается созданием или поступлением документа в Комитет и заканчивается отправлением, передачей на архивное хранение или уничтожением.

 

 

Основные технологические этапы работы с документами в Муниципальном учреждении «Нытвенский районный комитет по управлению имуществом» администрации Нытвенского муниципального района

 

1. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов

2. Рассмотрение документов

3. Исполнение

3.1. Сроки исполнения

3.2. Контроль за исполнением

4. Формирование и оформление дел

5. Оперативное хранение дел

6. Подготовка и передача на архивное хранение

 

1. Прием, обработка, регистрация и распределение
входящих и внутренних документов

Доставка документов в Нытвенский районный комитет по управлению имуществом осуществляется средствами почтовой и электрической связи.

В Комитете по управлению имуществом прием документов осуществляются централизованно специалистом Нытвенского районного комитета по управлению имуществом, в должностной инструкции которого не прописаны данные функции.

Передача документов осуществляется под расписку в журнале регистрации. При приеме конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется правильность оформления документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним. Специалист Нытвенского районного комитета по управлению имуществом вправе вернуть документы адресату при неправильном оформлении реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.

Регистрация документов осуществляется специалистом Комитета. В Комитете нет перечня нерегистрируемых документов. Сотрудник, ведущий регистрацию документов, производит сортировку и отсеивание документов, которые подлежат регистрации, на основании личного опыта. Это может привести к тому, что сотрудник может не зарегистрировать важный для Комитета документ. Для устранения такой ситуации необходимо разработать перечень нерегистрируемых документов.

Документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания, что соответствует нормам делопроизводства. На входящем документе проставляется регистрационный номер и дата. Инициативному исходящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер. На документе-ответе проставляется регистрационный номер документа и дата.

 

Регистрация ведется в Книгах:

1. регистрации входящей корреспонденции

Входящий номер, дата	Наименование документа	Исполнитель	Подпись	Отметка об исполнении

2. регистрации входящей корреспонденции по оформлению на земельные участки;

Входящий номер, дата	Наименование документа	Исполнитель	Подпись	Отметка об исполнении

3. регистрации и контроля отправляемых документов;

Номер п/п	Дата документа	Наименование организации (кому)	Наименование вида документа и заголовок (краткое содержание документа)

4. регистрации договоров аренды.

ФИО гражданина, адрес земельного участка, целевое использование	Номер договора аренды	Номер распоря- жения	Срок аренды	Площадь кв.м.	Дата выдачи	ФИО получившего документы	Подпись получившего документы	ФИО выдавшего документы	Приме- чания

Данные формы полностью отражают информацию о документах и подходят для Комитета, так как Комитет не имеет большого объема документопотоков. Если же в Администрации будет введена Система электронного документооборота, то Комитету необходимо будет перейти на электронную форму.

Прием, обработка и передача документов по каналам
факсимильной связи

Средство факсимильной связи установлено в Нытвенском районном комитете по управлению имуществом для оперативной передачи и приема информации в виде копии согласно установленным требованиям.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют, но регистрируются в журнале регистрации.

Документы, подлежащие передаче по факсимильной связи, печатаются четким, контрастным шрифтом на качественной бумаге.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возложена на исполнителя, подготовившего документ к передаче и Председателя Комитета.