Документація офіційного походження

Лаос документів потребує

у наші дні науки, котра могла б

попередити можливе зло в питаннях

документації, яка є невпорядкованою.

^^йт Поль Отле

МОД УЛЬ 4

Id

БШШ Перелік змістових модулів:

ЗМ 14. Системи документації офіційного походження.

ЗМ 15. Види документації установи.

ЗМ 16. Економічна та наукова системи документації.

ЗМ 17. Нормативні та патентні документи.

Ключові слова: системи документації, службовий доку­мент, бізнес-план, контракт, звіт про науково-дослідну роботу, дисертація, депоновані рукописи, переклади, пре­принт, оглядово-аналітичний документ, нормативний доку­мент, стандарт, технічні умови, патентний документ.

Однією з перших систем документації, що виокремились із загального документного масиву ще в Давньому Єгипті, стала документація офіційного походження, яка вже тоді, че­рез інститут писарів, певним чином намагалась регулювати сімейні, господарські та суспільні відносини в державі.

Документація офіційного походження — це сукупність документів, що застосовуються у певній сфері функціону­вання, галузі, напрямі діяльності установи чи її підрозділу.

Документи особового походження — документи, що створені фізичними особами поза службовою діяльністю, або які містяться у її приватних зібраннях. ^Вони виступають в якості матеріалізованого продукту їх особистого інтелекту.

томаров, Т.В.Кузнєцова, Н.М.Кушнаренко, Ю.М.Столя-ров, Л.Є.Шепєлев та інші дослідники [15].

Упровадження на початку 80-х років у діловодство комп'ютерної техніки, створення уніфікованих форм доку­ментів та систем документації спричинили формування напряму, що отримав назву документиа систематика. Ос­новні методологічні засади цього напряму були сформульовані російським ученим А.М.Соковою [23]. Для побудови систем документації дослідниця обирає вид до­кумента як об'єктивно існуючу групу, що характеризується єдністю функцій у соціальному середовищі, єдністю номіналу лта часу, у якому він існує [24]. Ця система ре­алізована, певною мірою, в Державному класифікаторі уп­равлінської документації (ДКУД).

Незважаючи на досить значну кількість праць із кла­сифікації документів, як зазначає проф. С.Г. Кулешов, ли­ше незначна їх частина присвячена обґрунтуванню уза­гальнюючих типологічних схем документації [16].

Досить ґрунтовною стала запропонована з цього питання проф. А.М.Соковою приблизна схема поділу до­кументів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів. Автором запропоновано поділ систем документації на функціональні і міжфункціональні, а також проаналізовано особливості їх існування в галузевих документальних систе­мах.

Класифікуючи управлінські документи можна побуду­вати дворівневі класифікації, де є групи (класи документів), які поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, прото­кол, наказ) чи, що найчастіше — види номіналів (напри­клад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії, наказ про заохочення тощо). Так, існує простий поділ управлінських документів на вхідні, вихідні та

внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу). Вхідні документи в свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації.

Дворівневу структуру, в основі якої знаходяться види номіналів управлінських документів, мають також свої класифікації: ті, що підлягають і не підлягають затверд­женню; на які ставиться і не ставиться відбиток гербової печатки; а також за строками виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові), що обумовлені нормативними актами тощо.

Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підпри­ємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.

Саме тематика документів є однією з первинних засад для групування документів під час формування їх у спра­ви в діловодстві.

Усі системи документації офіційного походження, як уважає проф. С.Г.Кулешов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні [17].

Базові системи — це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер соціальної діяльності (науки, економіки, освіти, ви­робництва тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування. Складові системи базової документації офіційного походження подані на схемі 4.1.

Безперечно, склад наведених систем документації не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльності, однак тут розглянуто сукупності документації з найбільш усталеними формами документів. Кожна з них має певні сукупності видів документів, а деякі містять ряд своїх сис­тем документації. Такими є, зокрема, перші три групи, що вказані на схемах 4.2 — 4.4.

Науково-організаційна, виробничо-організаційна та на­вчально-організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності в певній сфері. Відрізняються вони, в свою чергу, від планової уп­равлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, план науково-дослідної роботи наукової установи — це плановий управлінський документ, а тема­тична карта чи робочий план з теми — науково-ор­ганізаційні документи.

Схема 4.1 Складові системи базової документації офіційного походження

Схема 4.4 Складові навчальної системи документації

План роботи ВНЗ (факультету, кафедри) — це управлін­ський документ, а навчальний план з певної спеціальності (кваліфікації) чи навчальна програма з курсу, програма практики — навчально-організаційні.

Навчально-контрольні документи — це списки питань до заліку чи іспиту, екзаменаційні білети, контрольні рек­торські програми перевірки знань, тестові завдання мо­дульного контролю тощо.

Безперечно, ряди кожної із зазначених підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна було б додати ліцензійну, інвестиційну тощо.

Інфраструктури системи документації названі #ак че­рез те, що функціонують в інфраструктурі кожної базо­вої сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, на­вчанні, економічній сфері тощо.

Цей блок уключає управлінські, нормативні та інфор­маційні системи документів, представлені на схемах 4.5— 4.8.

Дисциплінарні (галузеві) системи — це види докумен­тації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності й відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань.

Групування документів у межах блоку проф. С.Г.Куле-шов пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні, природ­ничі [17]. їхня диференціація за більш-менш сталими ви­дами документації може мати такий вигляд (схеми 4.8- 4.10):

Наведені приклади характеризують найбільш розвинені комплекси документації, що утворюють специфічні систе­ми. Можна відзначити також наявність і міждисциплінар­них видів документації, у яких відображається проблема­тика різних наукових дисциплін. Зокрема, у космічній чи екологічній документації можуть функціонувати докумен­ти, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.

Як зауважує проф. С.Г.Кулешов, проблеми розробки класифікації систем документації до кінця не вирішені [16]. Для систем документації характерні не тільки взаємо­зв'язок, але й взаємопроникнення. Нерідко об'єднання

різних систем (підсистем) документації зумовлюється по­требами практичної діяльності чи усталеністю вже розроб­лених класифікаційних схем.

Прикладом урахування потреб практичної діяльності тієї чи іншої установи чи усталеності вже існуючих кла­сифікаційних схем являються нормативні документи, у яких пропонується:

— поділ документів за сферами діяльності та їх окреми­ми напрямами (згідно відповідного переліку);

— поділ управлінської документації за класами (згідно відповідного класифікатора ДКУД);

— поділ документів за рівнями важливості при розробці системи управління якістю (згідно вимог міжнародних стандартів серії ISO-9000).

Розглянемо ці нормативні документи більш детально.

А. Нормативно-методичний посібник «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів держав­ної влади та місцевого самоврядування, інших установ, ор­ганізацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів».

Зазначений нормативно-методичний посібник розроб­лений Державним комітетом архівів України й затвердже­ний наказом Головного архівного іуправління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98.p., зареєстрований у Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р. й має цілий.ряд доповнень.

У Переліку документи згруповані за ступенем значу­щості їх видів та питань, що в них відображаються, з умовним поділом їх на:

— документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина!);

— документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення в установі єдиної системи формування

справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошу­ку документів за їх змістом, проведення експертизи доку­ментів для визначення подальшої роботи з ними.

Для правильного формування справ документи групу­ють за змістом та видами ще в поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх вико­нання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цьо­го передбачені, і знайти потрібний документ буде зовсім не складно.

Створена на основі Переліку номенклатура справ ви­значає загальні принципи розподілу документів та групу­вання їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів.

Б. Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 010-98.

Даний нормативний документ офіційно закріплює кла­сифікаційну схему управлінської документації й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів.

Системи документації, що викладені в ньому, згруповані під назвами організаційно-розпорядча, первинно-облікова, планова, цінова, звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовніщньоторговельна, бухгалтер­сько-облікова, з праці, соціальних питань та соціального за­хисту, інформаціційно-довідкова, пенсійних питань тощо — й віднесені відповідно до управлінської документації.

В. Міжнародний стандарт ISO-9001. Зазначений нормативний документ за рівнем важливості виділяє чо­тири ієрархічні рівні документації, що можуть функціону­вати в організаціях: основоположні, управлінські, робочі документи та документовані записи. Загальна характерис­тика перелічених рівнів наведена в таблиці 4.1.

rrooaf* і

Таблиця 4.1 Ієрархічні рівні службової документації

 

 

№	Ієрархічний рівень	Загальна характеристика
1.	Рівень А	Основоположні документи:
		- положення щодо мети існування, політика
		та місія організації;
	- показники розвитку основних фондів, стратегічні
		розробки;
		- документи, які встановлюють загальні вимоги до випуску продукції та наданню послуг
2.	Рівень В	Управлінські документи: організаційно-розпорядча документація:
		документи, що визначають основні функціональні
		напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, річні та квартальні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії,
		функціональні повноваження працівників,
		розподіл обов'язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів тощо
і.	Рівень С	Робочі документи: інструкції з ведення діловодства, правила внутрішнього розпорядку, експлуатації механізмів та обладнання, інструкції з техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо
Б	Рівень D	Документовані записи: звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимі рів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали
		оперативного контролю проведених заходів

Може функціонувати також й інша документація: ро­бочі інструкції, графіки, плани заходів щодо забезпечення якості тощо, що не є обов'язковою для розробки системи менеджменту якості, згідно чинних вимог Європейської федерації управління якістю (EFQM) та Української Асоціації якості (УАЯ).