Предусмотрены ли в системе Франклина какие-то специальные формы для ведения записей?

Да, предусмотрены. Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина.

Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план - 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж). Причём, в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач (рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой "A", второстепенные - буквой "B" и маловажные - буквой "C") и для отметки, указывающей статус задачи. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и, обязательно, проверять в конце дня. Завершённые дела рекомендуют отмечать буквой " V ". Отменённые, - по той или иной причине, - буквой " X " (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе "Статус" за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача.

№ Приоритет Статус Описание задачи   А V Закончить разработку стратегического плана   С -->20.03.2001 Закончить статью "Исследование рынка"   А V Поздравить Петрова с днем рождения   В V Уточнить информацию об апрельском семинаре   С Х (жена забрала) Забрать куртку из химчистки   В -->20.03.2001 Ответить на письмо Кудрявцевой

Пример страницы дневника планирования работ по методу Франклина.

Что делать, если мои планы меняются по ходу дня?

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным. Например, план на день, скорее всего будет изменен Вами в течение дня. В этом нет ничего страшного, наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать Ваши планы.

 

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

• КРАТКОСРОЧНЫЕ ПЛАНЫ РЕКОМЕНДУЕТСЯ ПЕРЕСМАТРИВАТЬ КАЖДЫЕ ОДНУ-ДВЕ НЕДЕЛИ.
• ДОЛГОСРОЧНЫЕ ПЛАНЫ ДОЛЖНЫ ПРОВЕРЯТЬСЯ (А ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ - КОРРЕКТИРОВАТЬСЯ) НЕ РЕЖЕ ОДНОГО РАЗА В ЧЕТЫРЕ-ШЕСТЬ МЕСЯЦЕВ.
• ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПЛАН СЛЕДУЕТ ПЕРЕСМАТРИВАТЬ РАЗ В ГОД. ТОГДА ЖЕ СТОИТ КРИТИЧЕСКИ ВЗГЛЯНУТЬ И НА ПОСТАВЛЕННУЮ ВАМИ ГЛОБАЛЬНУЮ ЦЕЛЬ (ПРИВЛЕКАЕТ ЛИ ОНА ВАС ПО-ПРЕЖНЕМУ? НЕ ХОТИТЕ ЛИ ВЫ ВНЕСТИ КАКИЕ-ТО КОРРЕКТИВЫ?) И ДАЖЕ ПОПЫТАТЬСЯ ПЕРЕОСМЫСЛИТЬ ЗАПИСАННЫЕ ВАМИ ЖИЗНЕННЫЕ ЦЕННОСТИ.

 

«ПРЯМОЕ» ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ КАРТОТЕК И ДНЕВНИКОВ УЧЕТА ВРЕМЕНИ

На следующей неделе кризисов не будет.
В моем расписании они не предусмотрены.
Генри Киссинджер

Если мне все равно придется постоянно корректировать свои планы, не проще вести «прямой» учет расходуемого времени? Существуют ли такие системы, и какова их эффективность?

Разумеется, подобные системы существуют. Например, среди отечественных специалистов по научной организации труда широко известна система учета времени биолога и математика А.А. Любищева. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет! Подробнее об этой системе Вы можете узнать, обратившись к нашему “ПРАКТИКУМУ”.

В конечном итоге система учета времени А.Любищева обеспечивала ему следующее:

• он смог оценить реальное время, которое у него имелось в распоряжении.
• имея результаты учета, он мог с высокой степенью точности планировать свое время. Следует отметить, что анализ прошлого опыта позволял А.Любищеву с высокой точностью планировать время для чтения конкретных книг, написания
• он смог более эффективно использовать то время, которое обычный человек относят к необходимым потерям. "Утилизация "отбросов времени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным образом в "отбросах времени", - Д.Гранин.
• система позволила ему понять и использовать более эффективно изменения своей работоспособности. "Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я проработаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историческому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь беллетристику", - писал А.Любищев.

Как на практике выглядит учет времени в системах «прямого» планирования?

Исходной точкой для организации времени в системах “прямого” планирования является учет затраченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием так называемых карточек ежедневного учета времени или “дневников времени”. Пример такой карточки приведен ниже. Другие формы для учета времени Вы найдете в нашем “ПРАКТИКУМЕ”.

Приоритет Время дня Вид деятельности Затраты времени Примечания (как можно сэкономить время в будущем)   8.55 Приход - кофе 10 мин.     9.10 Подготовка программы для К. 25 мин.     9.35 Прерван тел. В отношении плаката М. 5 мин.     9.40 Вернулся к программе 15 мин.

Фрагмент карточки ежедневного учета времени

Нужно ли мне записывать в карточку все, чем я занимаюсь в течение дня?

Нет необходимости записывать все, на что уходит Ваше время, просто отмечайте каждое переключение внимания, как описано ниже.

Фиксируйте момент переключения внимания, каким бы кратковременным он ни казался. Например, Вас могут отвлечь коллеги по работе, телефонные звонки, вызов к руководству, незапланированные посетители, срочные совещания и многое другое.

Записывайте эти переключения внимания тогда, когда они происходят. Некоторые ошибочно полагают, что будут все помнить, чтобы провести учет времени в конце рабочего дня. Однако, память – плохой ориентир, поэтому такой подход никогда не дает достаточно информации.

На что еще обратить внимание при заполнении карточки?

Помимо вышеперечисленных, при заполнении карточки учета времени важно придерживаться следующих рекомендаций:

• Начинайте учет времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня.
• Если Вы берете работу на дом, включите в карточку время, затраченное дома.
• Делайте Ваши записи кратко, используйте сокращения
• Приступая к заполнению карточек, начинайте с колонок “Время”, “Вид деятельности” и “Затраченное время”.
• Для заполнения колонки “Приоритет” воспользуйтесь материалами Главы 3.
• Колонку “Примечания” Вы сможете заполнить, проанализировав Ваши индивидуальные временные потери.

На мой взгляд, ведение такой системы учета времени имеет большой недостаток – это слишком кропотливая работа.

На самом деле, ведение “карточек времени” займет у Вас не более 5 – 10 минут в день. Если же на это действительно уходит много времени, значит Вы слишком сильно вдаетесь в детали. Используйте больше сокращений. Если Вы пользуетесь компьютером, попробуйте ввести туда карточку учета времени в виде электронной таблицы, которая позволит Вам автоматически подводить итог по каждому виду деятельности в конце дня.

Что такое «дневник времени»?

Дневник Времени - это Ваша личная рабочая картотека, в которой сшиты отдельные листы ежедневного учета времени и собрана другая информация, позволяющая Вам эффективно планировать свое время. С помощью дневника времени Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.