Завершающий недельный обзор и очистка.

Пятница – отличный день для подведения итогов. Определите 30 минут в вашем расписании для ведения завершающего недельного обзора.

<!--[if!supportLists]-->· <!--[endif]-->Обработайте свои заметки. Сделайте обзор журнальных записей, отметок заседаний и других заметок, превратите их в соответствующие пункты действий.

<!--[if!supportLists]-->· <!--[endif]-->Сделайте обзор расписания действий прошлой недели, обновите список действий.

<!--[if!supportLists]-->· <!--[endif]-->Проверьте свою электронную почту для реализации действий, перемещения некоторых сообщений для дальнейшего рассмотрения в свободное время.

<!--[if!supportLists]-->· <!--[endif]-->Сделайте обзор списка действий и отметьте все завершённые действия.

<!--[if!supportLists]-->· <!--[endif]-->Совершите регулярные действия по обслуживанию, например, резервное копирование файлов компьютера, полив растений и так далее.

<!--[if!supportLists]-->· <!--[endif]-->Очистите свою голову путём записи идей, создания расписания необходимых для завершения действий, пересмотра расписания на следующую неделю и планирования времени.

Помните, время ваш самый главный союзник или враг. Если вы научитесь планировать свое время, это поможет вам в эффективном решении задач.

Подготовлено с помощью статьи Дорис Ковик,

перевод http://www.newtomorrow.ruУМЕЕТЕ ЛИ ВЫ ПЛАНИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ?

Истинно велик тот человек,
который овладел своим временем.
Гесиод

Как узнать, хорошо ли я планирую свое время?

Попробуйте честно ответить на следующие вопросы:

· Есть ли у меня долгосрочные цели и план их реализации?

· Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?

· Знаю ли я примерное распределение времени, необходимое для выполнения предстоящих дел?

· Составляю ли я четкое расписание работы на текущий день?

· Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?

· Продолжаю ли я работать дома по вечерам?

· Бывает ли у меня ощущение, что я “тону в мелочах”?

· Часто ли я спешу?

Если на большинство из предложенных вопросов Вы ответили утвердительно, скорее всего, у Вас есть проблемы в области планирования времени. Что делать? Следующий вопрос, который у Вас скорее всего возникнет:

Можно ли научиться планировать свое время более эффективно?

Научиться эффективно планировать время не так просто! Даже те, кто серьезно и обстоятельно занимаются этим, не могут дать стопроцентной гарантии, что у них все получилось. Тем не менее, научиться планировать время можно и нужно. Помните: Ваше время – в Ваших руках, а научившись планировать время, Вы сможете к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

Как правильно составить план моих дел?

Хороший план должен соответствовать определенным требованиям. Вот они:

· В перечне видов деятельности не должно быть места невыполнимым делам

· Учитывайте сложность каждого конкретного задания, временные и прочие затраты на его выполнение

· Предусмотрите поправки на непредвиденный случай, а также рассчитайте время на выполнение того или иного задания

· Четко определите приоритеты как один из решающих факторов рационального использования времени (подробнее об этом мы поговорим в следующем разделе модуля).

Имеет ли смысл планировать не только работу, но и личную жизнь, отдых?

Мы часто думаем, что быть успешным в работе - это основная задача в жизни. Однако, ставя успех в работе на первое место, мы забываем про то, что если человек не развивается как творческая личность, не чувствует себя значимым, нужным, отдохнувшим, то очень скоро социальные успехи на работе будут или повторяться, или потихонечку сходить на нет, и работа станет казаться скучной. Вот чтобы этого не происходило как раз и нужно планировать личную жизнь, здоровье, межличностные отношения - все это просто делает Вашу жизнь гармоничной. Это как большой корабль, он должен быть без пробоин и трещин, иначе, в конце концов, рассыплется на мелкие части.

Каких только "штучек" не придумали, чтобы облегчить менеджеру процесс планирования времени: перекидные календари, ежедневники, бизнес блокноты, органайзеры, электронные записные книжки, "тайм менеджер". Что лучше использовать?

Многолетний опыт применения различных технических средств планирования показал, что дело не в конкретных "устройствах для планирования", а в системе планирования, которую вы применяете.

Т. Котарбинский, основатель праксеологии (науки об эффективной деятельности человека), полагал, что оптимальная система планирования должна:

· обеспечить достижение цели;

· не требовать слишком много времени на освоение;

· быть удобной при использовании.

Эти моменты мы рекомендуем учитывать при выборе той или иной системы планирования.

Какие системы планирования времени Вы можете порекомендовать для практического применения?

На сегодня существует множество систем и методик планирования времени, в основном, принадлежащих зарубежным авторам. Выбрать из них «наилучшую» достаточно сложно, так как у каждой есть свои достоинства и недостатки. Кроме того, нельзя забывать, что любая подобная система создавалась автором с учетом его собственного рабочего стиля, конкретных задач и потребностей. С наиболее популярными системами и методами планирования времени Вы можете ознакомиться в данном разделе. Если какая-либо из предложенных систем Вам полностью подойдет – замечательно, если нет – попробуйте взять из каждой системы лучшее и создать что-то свое. Не получится сразу – пробуйте другое. Помните, что главное– это Ваше упорство и желание достигнуть поставленных целей.

 

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

Трудности с планированием времени, как правило, возникают не при изучении методов планирования, а при попытке внедрить их в практику Вашей собственной работы. Поэтому, переходя к практическому освоению планирования, постарайтесь последовательно придерживаться следующих рекомендаций.

1. ПО ПОВОДУ КАЖДОГО ИЗ ОСВАИВАЕМЫХ МЕТОДОВ, — КАКИМИ БЫ БАНАЛЬНЫМИ ОНИ НИ КАЗАЛИСЬ, — ЗАДУМАЙТЕСЬ: "А ЧТО, СОБСТВЕННО, МЕШАЕТ МНЕ ПОПРОБОВАТЬ ЭТО?" ИЛИ "А ПОЧЕМУ БЫ И НЕТ?".

НАЧИНАЙТЕ С ПРОБЛЕМЫ, РЕШЕНИЕ КОТОРОЙ ЯВЛЯЕТСЯ ДЛЯ ВАС ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ВАЖНЫМ И БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНЫМ. ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ НА ПРАКТИКЕ МЕТОДОВ САМОМЕНЕДЖМЕНТА ДЕЙСТВУЙТЕ ПО ПРИНЦИПУ УСТАНОВЛЕНИЯ ПРИОРИТЕТОВ. ПОМЕСТИТЕ В ЦЕНТР ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ КАКУЮ-НИБУДЬ ВАЖНУЮ ЗАДАЧУ, НАПРАВИВ НА ЭТО БОЛЬШУЮ ЧАСТЬ СВОЕЙ ЭНЕРГИИ.

НЕ СТАРАЙТЕСЬ СРАЗУ СДЕЛАТЬ ВСЕ И В СОВЕРШЕНСТВЕ. ДЕЛАЙТЕ ТОЛЬКО РЕАЛЬНЫЕ ШАГИ.

НЕ НАЧИНАЙТЕ С МЕР, КОТОРЫЕ ХОТЬ И ВЫГЛЯДЯТ ОЧЕВИДНЫМИ, НО ВСТРЕЧАЮТ ВНУТРЕННЕЕ ВАШЕ СОПРОТИВЛЕНИЕ. НАПРИМЕР, ОЧЕНЬ ПОЛЕЗНО ДЕЛАТЬ ПРОБЕЖКУ В 6 ЧАСОВ УТРА, НО ЕСЛИ ВЫ ЛЮБИТЕ ПОСПАТЬ, ТО У ЭТОЙ ЗАТЕИ ОЧЕНЬ МАЛО ШАНСОВ НА УСПЕХ.

КАЖДЫЙ НОВЫЙ МЕТОД НАЧИНАЙТЕ ОСВАИВАТЬ СРАЗУ КАК МОЖНО ИНТЕНСИВНЕЕ, СТАРАЯСЬ ИЗБЕГАТЬ СЛИШКОМ БОЛЬШИХ ПЕРЕРЫВОВ. КОНТРОЛИРУЙТЕ СЕБЯ С ПОМОЩЬЮ ЛИСТКОВ-ПАМЯТОК НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ ИЛИ НЕДЕЛЮ. КРОМЕ ТОГО, ЧТО ЭТО САМОДИСЦИПЛИНИРУЕТ, ЕЩЕ ОДНИМ ПОЛЕЗНЫМ РЕЗУЛЬТАТОМ БУДЕТ РЕГУЛЯРНОЕ ОЩУЩЕНИЕ УСПЕХА.

ДЛЯ ПЕРВОГО ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ВЫБЕРИТЕ ИЗ НИХ ТОЛЬКО ОДНО ВАЖНОЕ И НЕСКОЛЬКО СРАВНИТЕЛЬНО ВТОРОСТЕПЕННЫХ. СНАЧАЛА РЕАЛИЗУЙТЕ ИХ, А УЖ ПОТОМ РАЗВИВАЙТЕ АКТИВНОСТЬ В НОВЫХ НАПРАВЛЕНИЯХ.

РЕШИТЕ, ХОТИТЕ ЛИ ВЫ ОТКРЫТО ЗАЯВИТЬ О СВОИХ ПЛАНАХ ДОБИТЬСЯ ПЕРЕМЕН В СТИЛЕ РАБОТЫ И ЖИЗНИ, А ТАКЖЕ, ВОЗМОЖНО, ПРИВЛЕЧЬ ОКРУЖАЮЩИХ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ВЕРОЯТНОСТИ УСПЕХА. А МОЖЕТ БЫТЬ, ВЫ ЗАХОТИТЕ ПОПРОБОВАТЬ СДЕЛАТЬ ЭТО САМОСТОЯТЕЛЬНО, — СНАЧАЛА НЕЗАМЕТНО ДЛЯ ДРУГИХ СПРАВИТЬСЯ С НЕКОТОРЫМИ СВОИМИ ПРОБЛЕМАМИ.

СПОКОЙНО ВОСПРИНИМАЙТЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ ИЗВНЕ. НАПРИМЕР, ПОДКЛЮЧИТЕ СВОЕГО ПОМОЩНИКА ИЛИ СЕКРЕТАРЯ, — ПУСТЬ ОНИ НАПОМИНАЮТ О ВАШИХ НАМЕРЕНИЯХ ПРИМЕНИТЬ НОВЫЙ МЕТОД И КОНТРОЛИРУЮТ ВАС.

ОБСУДИТЕ СВОИ НАМЕРЕНИЯ И ПЛАНЫ С ПОДЧИНЕННЫМИ, ПОПРОБУЙТЕ И ИХ ВОВЛЕЧЬ В РЕАЛИЗАЦИЮ ЗАДУМАННОГО.

НЕ БЕРИТЕ НА СЕБЯ СЛИШКОМ МНОГО. ОПРЕДЕЛЯЙТЕ РЕАЛЬНЫЕ СРОКИ И РАЗДЕЛЯЙТЕ ВЫПОЛНЕНИЕ СВОЕЙ ЗАДАЧИ НА ЭТАПЫ.

ПЕРИОДИЧЕСКИ КОНТРОЛИРУЙТЕ СЕБЯ. ПРОВЕРЯЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ОТДАЧУ ОТ ПРИМЕНЕНИЯ НОВОГО ДЛЯ ВАС МЕТОДА САМОМЕНЕДЖМЕНТА. В КОНЦЕ КОНЦОВ, ВАЖНО НЕ ТО, ЧТО ВЫ НАЧАЛИ ДЕЛАТЬ, А ТО, ЧТО ВАМ УДАЛОСЬ УСПЕШНО ЗАВЕРШИТЬ.