Редагування таблиць баз даних

У разі необхідності для керування структури таблиць, імен

 

і властивостей полів створені таблиці можуть бути відредагова-ні. Це можна зробити в режимах «Конструктор» або «Режимтаблиц».

Режим «Конструктор» забезпечує:

^Ø зміну імені полів, їх типи і параметри;

^Ø вилучення полів з таблиці та додавання нових;

^Ø змінювати порядок проходження полів;

^Ø змінювати або задавати нові ключові поля і т. д. Для виконання різноманітних операцій над даними, які

 

зберігаються у таблицях, можна використовувати контекстне меню.

 

Контекстні меню для таблиці БД:

^v контекстне меню стовпців;

^v контекстне меню рядків;

^v контекстне меню таблиці;

^v контекстне меню окремої комірки таблиці;

^v контекстне меню заголовка таблиці.

 

Для виведення на екран будь-якого з цих меню потрібно вибрати відповідний об‟єкт, а потім клацнути правою кнопкою миші.

 

Редагування даних у будь-якій відкритій таблиці здійсню-ється відповідно до загальноприйнятих правил роботи в системі Windows. Для цього необхідно підвести курсор мишки до відпо-відної комірки і клацнути лівою кнопкою мишки. Далі викорис-товуються звичайні засоби редагування.

 

Наприклад, у контекстному меню стовпців є команди

Сортировка по возрастанию чи Сортировка по убыванию,що

 

використовуються для сортування записів у таблиці відповідно до зростання чи зменшення.

Висновки

 

 

Отже, для структурування даних використовують бази да-них, в яких розміщені взаємопов‟язані дані. Доступ до таких БД здійснюється за допомогою СУБД. Access – це реляційна БД, яка має логічну організацію даних, завдяки чому можна оброб-ляти однією командою багато записів. Access має свою струк-туру: таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Таблиці є основними об‟єктами БД, в яких зберігаються дані.

Повинні знати

 

Після опрацювання теоретичного та практичного матеріалу за темою «Основи СУБД Access» студент повинен чітко розу-міти, що таке база даних та СУБД, знати основні об‟єкти БД, структуру та властивості таблиць, вміти створювати, працювати, редагувати таблиці БД у різних режимах.

 

Список літератури

 

1. Ярмуш О. В. Інформатика і комп‟ютерна техніка: навч. по-сібник / О. В. Ярмуш, М. М. Редько. – К.: Вища освіта, 2006.

– 359с. – С. 272 – 304.

 

2. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні техноло-гії: підручник / за ред. В. А. Баженова. – К.: Каравела, 2003.

– 464 с. – С. 274 – 297.

 

3. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні техноло-гії: посібник / за редакцією О. І. Пушкаря. – К.: ВЦ «Акаде-

 

мія», 2001.– 696с. – С. 450 – 542.

 

4. Баженов В.А. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні технології: підручник / В. А. Баженов. – 2-ге видання – К.: Каравела, 2007.– 640с. – С. 364 – 463.

 

5. Тхір І. Л. Посібник користувача ПК / І. Л. Тхір, В. П. Галу-шка, А. В. Юзків. – 2-ге видання. – Тернопіль: СМП «Ас-

 

тон», 2002. – 718с. – С. 633 – 650.

 

6. Дибкова Л. М. Інформатика і комп‟ютерна техніка: навч. посіб. / Л. М. Дибкова. – 2-ге вид., перероб. і доповн. – К.:

 

Академвидав, 2007. – 416с. – С. 223 – 241.

 

7. Степанов А. Н. Информатика: учебник для вузов

/ А. Н. Степанов. – 5-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 765 с. –

 

С. 589 – 620.

8. Інформатика та комп‟ютерна техніка: навч.-метод. посібник

/ за редакцією О. Д. Шарапова. – К.: КНЕУ, 2005.– 534с. –

 

С. 380 – 387, 474 – 483.

 

9. Берлинер Э. М. Microsoft Office 2003 / Э. М. Берлинер, И. Б. Глазырина, Б. Э.Глазырин. – М.: ООО «Бином-Пресс»,

 

2004. – 576с. – С. 447 – 478.

 

10. Харитонова И. А. Самоучитель Office Access 2003 / И. А. Харитонов. – Спб.:Питер, 2004. 464с. – С. 20 – 143.

 

11. Виллариал Б. Программирование Access 2002 в примерах: пер. с англ. – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2003. – 496с. – С. 12 – 52.

 

Лекція 9

РОБОТА З ДАНИМИ В ACCESS

 

 

Мета лекції –розглянути способи встановлення зв‟язківміж таблицями, використання форм, фільтрів та запитів

Питання лекції

1 Встановлення зв‟язків між таблицями.

 

2 Застосування форм.

3 Використання фільтрів.

 

4 Використання запитів.

 

1 Встановлення зв’язків між таблицями

Поняття про зв’язки

В Access можуть пов‟язуватися між собою окремі таблиці

БД.

Зв'язок –спосіб,за допомогою якого інформація з однієїтаблиці пов‟язується з інформацією іншої таблиці.

 

Як правило, зв‟язують ключове поле однієї таблиці з від-повідним йому полем іншої таблиці, яке називають полем зов-нішнього ключа. Для встановлення зв‟язку між таблицями виби-рають команду Сервис→Схема данных або натиснути кнопку Схема данных, у якому можна встановити та переглянутизв‟язки між таблицями (рис. 9.1).

 

 

Рисунок 9.1 – Встановлення зв’язків

 

Якщо потрібно додати таблицю або запит Схема данных, слід натиснути кнопку панелі інструментів Отобразить таб-

 

лицу.

 

Створення зв’язків

 

Для зв‟язування таблиць потрібно мишкою перемістити поле первинного ключа головної таблиці до відповідного поля (зовнішнього ключа) підпорядкованої таблиці. На екрані з‟явиться діалогове вікно Изменение связей.

 

Між таблицями можуть установитися такі типи відношень: «один-к-одному» або «один-ко-многим» із забезпеченням ціліс-

 

ності даних. Тому схема даних базується відповідно до інфор-маційно-логічної моделі.

 

Параметр Обеспечение целосности данных означає вико-нання для взаємозв‟язаних таблиць таких умов коригування да-них:

 

1) у підпорядковану таблицю не можна додати запис з неіс-нуючими у головній таблиці значеннями ключа зв‟язку;

 

2) у головній таблиці не можна вилучити запис, якщо не ви-лучені пов‟язані з нею записи в підпорядкованій таблиці;

 

3) зміна значень ключа зв‟язку в головній таблиці повинна призводити до зміни відповідних значень у записах під-порядкованої таблиці;

 

4) встановлювати зв‟язки між таблицями типу 1:1 (рис. 9.2) або 1:М (рис. 9.3) і задавати для них параметри цілісності даних можна тільки за таких умов:

 

a) зв‟язані поля можуть мати різні імена, але тип да-них і значення характеристик повинні бути одна-ковими;

 

b) обидві таблиці повинні зберігатися в одній базі даних;

 

c) головна таблиця зв‟язується з підпорядкованою за первинним ключем.

 

 

 

 

Рисунок 9.2 – Зв'язок «один-до-	Рисунок 9.3 – Зв'язок «один-
одного»	до-багатьох»

 

Якщо для вибраного зв‟язку забезпечується цілісність, то можна задати параметри Каскадное обновление связанных за-писей і Каскадное удаление связанных записей. У цих режимахпри зміні значення в полі зв‟язку головної таблиці Access авто-матично змінює значення у відповідному полі підпорядкованих таблиць, аналогічно – при вилученні. При виборі в головній таб-лиці не ключового поля як поля зв‟язку між таблицями можна встановити тільки зв‟язки об‟єднання.

Застосування форм

 

Визначення форми

 

Здебільшого дані відображаються у вікні Access у вигляді таблиці. Це зручно для одночасного перегляду великої кількості записів. Але часто користувачу більш зручніше працювати з од-ним записом. Це здійснюється за допомогою форми.

Форма –це об‟єкт,призначений для введення нових да-них, перегляду існуючих, здійснення обчислень над даними та управління роботою бази.

 

Можна створити форми з різноманітними цілями.

 

Використання форм

 

1 Введення та редагування.

 

Найпростіший засіб використання форм – це введення та редагування даних. При введені даних значно спрощується вне-

 

сення змін, вилучення та додавання даних їх бази. У формі мож-на зробити доступними тільки для читання всі дані або їх части-ну, обчислювати значення, що виводяться, приховувати значен-ня та інше.

 

2 Виведення повідомлень.

 

Форми можуть надавати відповідну інформацію про робо-ту додатка або про виконувану дії.

 

3 Друк інформації.

 

У формі можна визначати опції для друку. 4 Керування ходом виконання додатка.

 

Керування ходом виконання додатка використовують для автоматизації введення певних даних або виконання певної пос-лідовності дій, можна створити форми для роботи з макросами або функціями VBA.

 

Режими створення форми

 

Форму можна створити трьома способами:

1. За допомогою конструктора.

2. За допомогою майстра форм.

3. Використовуючи автоформу

 

Для створення нової форми потрібно відкрити вікно БД, зробити активною вкладку Формы та натиснути кнопку Соз-

 

дать (рис. 9.4).

 

 

Рисунок 9.4 – Створення автоформи

 

На екрані з‟явиться діалогове вікно, в якому слід вибрати режим створення форми та вказати назву таблиці та запиту, на основі якого буде створено форму.

 

Форма має три основні розділи: область заголовка, область даних та область приміток. Змінювати розміри цих розділів мо-жна, переміщуючи розподільчі лінії за допомогою мишки. Роз-

 

діли заголовка та примітки повинні давати пояснення щодо зо-бражених у формі даних. У розділі даних відображено елемен-ти, за допомогою яких здійснюється відображення даних або їх введення. Розробник форми може розміщувати тут додаткові елементи управління для автоматизації введення даних. Ці еле-менти можна вибрати з переліку, розміщеного в панелі елемен-тів. Вивести цю панель на екран можна, вибравши пункт голов-

 

ного меню Вид і команду Панель элементов.

 

Для управління послідовністю переходу від одного поля форми до наступного можна використати команду

 

Вид→Последовательность перехода. У поданому списку еле-

 

ментів управління форми за допомогою мишки можна розмісти-ти поля у потрібній користувачу послідовності.

 

2.4 Створення форми у режимі «Конструктор»

 

Для створення форми в режимі «Конструктор» необхідно вибрати пункт Конструктор (рис. 9.5), а як джерело даних для форми вибрати таблицю або запит. Користуючись відповідними командами меню або кнопками панелі інструментів (Конст-

 

руктор форм, Панель элементов),можна використовувати ди-

зайн форми за своїм бажанням.

 

Рисунок 9.5 – Створення форми в режимі «Конструктор»

 

Для створення форми у режимі Конструктор необхідно виконати таку послідовність дій:

 

1 Формы→Создать→Новая форма.

 

2 У діалоговому вікні Новая форма необхідно натиснути кнопку Конструктор. Потім вибрати як джерело таблицю або запит.

 

3 Натискаємо Ок і форма відобразиться в режимі Конструк-тор.

 

4 Виконуємо команду Вид→Панель элементов.

 

5 За допомогою Панели элементов поміщаємо на форму потрібні об‟єкти (поля, тексти, графіки, кнопки).

 

6 Команда Файл→Сохранить для збереження форми.

 

2.5 Створення форми у режимі «Мастер»

 

Режим Мастер використовується для оперативного конс-труювання форми, а також для створення багатотабличної фор-ми. У цьому режимі форма створюється системою поетапно з урахуванням відповідей на питання (рис. 9.6., рис. 9.7), заданих користувачем. Отже, Мастер формы керує процесом її ство-рення.

 

 

Рисунок 9.6 – Перші два етапи створення форми у режимі «Мастера»

 

 

Рисунок 9.7 – Третій і четвертий етапи створення форми у режимі «Мастера»

 

Створення форми завершується вікном, зображеним на рис. 9.8.

 

Рисунок 9.8 – Вікно форми, створене у режимі «Мастера»

 

2.6 Створення форми у режимі «Автоформа»

 

Режим «Автоформа» створюється на основі таблиці одно з типів: у стовпчик, стрічковий, табличний. У цьому випадку створюється форма за замовчуванням. У цьому полі всі поля ви-рівняні по лівому краю форми, а їх імена використані як написи полів.

Використання фільтрів

 

Поняття про фільтр

Фільтр –це набір умов для вибирання множини записівабо для сортування записів.

 

Існують такі типи фільтрів:

^Ø звичайний фільтр;

^Ø розширений фільтр;

^Ø фільтр за виділеним фрагментом.