Структура та властивості таблиць

 

Структура БД Access

 

Запуск здійснюється вибором кнопки Пуск Главного меню ОС Windows меню Программы→Microsoft Office→MS Office Access. У результаті з‟являється головне вікно програми.

 

Головне вікно Access складається з рядка заголовка, рядка головного меню, панелі інструментів, рядка статусу та вікна створення нової БД або відкриття вже існуючої чи панелі задач, за допомогою якої можна викликати ці вікна.

 

Для роботи з БД і введення команд Access передбачено де-кілька способів – за допомогою пунктів і команд головного ме-ню, за допомогою панелі інструментів, клавіатури та мишки.

За допомогою панелі задач можна створити:

1 Нову БД за допомогою меню Новая база данных.

 

2 Сторінку доступу до БД за допомогою меню Пустая стра-ница доступа данных.

 

3 Стару БД (вже створену) за допомогою: проект с новыми данными, проект с старыми данными, из имеющегося фай-ла.

 

Створення нової БД

 

Під час створення нової БД з‟являється діалогове вікно, за допомогою якого можна створити основні об‟єкти БД. Ці об‟єкти можна створювати в режимі Конструктора або за до-помогою Мастера.

 

 

Типи даних Access

 

СУБД Access дозволяє працювати з даними таких типів:

 

1 Текстові – звичайний неформатований текст обмеженої довжини (до 255 символів).

 

2 Числові – типи даних для збереження дійсних чисел.

3 Грошові – типи даних для збереження грошових сум.

 

4 Дата/час – тип даних для збереження календарних дат та поточного часу.

 

5 Лічильник – тип даних для натуральних чисел з автомати-чним накопиченням, що застосовується для нумерації за-писів.

 

6 Логічний тип – тип даних, для збереження логічних даних, що набувають значення «так» або «ні».

 

7 Гіперпосилання – це поле для збереження адрес URL Web-документів мережі Інтернет.

 

8 Майстер підстановок – об‟єкт, за допомогою якого можна автоматизувати введення даних в поле.

 

9 Поле об‟єкта OLE – спеціальний тип даних, призначений для зберігання об‟єктів OLE, наприклад мультимедійних.

 

Властивості полів БД Access

 

Поля БД визначають структуру БД та групові властивості даних, які записуються в комірки кожного поля. Розглянемо ос-новні властивості полів таблиць БД в СУБД Access:

 

1 Ім‟я поля – визначає, як потрібно звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з БД і викорис-товуються як заголовок відповідного стовпця таблиці.

2 Тип поля – визначає тип даних для даного поля.

 

3 Розмір поля – визначає граничну довжину для даних, які будуть розміщуватися в полі.

 

4 Формат поля – визначає спосіб форматування даних у комірках, які належать до поля.

 

5 Маска введення – засіб для автоматизації введення даних, визначає форму, за якою вводитимуться дані в поле.

 

6 Підпис – визначення заголовка стовпця таблиці для дано-го поля (якщо підпис не вказаний, то як заголовок вико-ристовується ім‟я поля).

 

7 Значення за замовчуванням – значення, яке вводиться до комірок поля автоматично.

 

8 Умова на значення – обмеження, що використовується для перевірки правильності введення даних.

 

9 Повідомлення про помилку – текстове повідомлення, яке видається автоматично при спробі введення в поле поми-лкових даних.

 

10 Обов‟язкове поле – властивість, що визначає, чи потрібно обов‟язково заповнювати дане поле при заповненні БД.

 

11 Порожні рядки – властивість, яка дозволяє введення до комірки порожніх рядків.

 

12 Індексоване поле – таке поле, в якому всі записи та опе-рації пов‟язані з пошуком або сортуванням істотно прис-

 

корюються.

 

Слід зауважити, що властивості полів можуть відрізнятися від наведених вище залежно від типу даних текстового типу.

4 Робота з таблицями БД та їх редагування

 

Створення таблиць БД

 

Для створення таблиці потрібно вибрати вкладку Таблицы і натиснути кнопку Создать. Потім вибирається спосіб ство-рення таблиці: режим таблиці, режим конструктора та майстер таблиць.

 

Будь-яка таблиця БД має унікальне ім‟я і складається з ря-дків і стовпців. Її структура визначається характером функцій, які має виконувати база. На цій основі задають поля таблиці та призначають їхні властивості.

 

Таблиці БД можна створювати безпосередньо (Режимтаблицы),за допомогою конструктора(режим Конструктор)або їз застосуванням майстра таблиць (режим «Мастер табли-цы»)чи імпортом таблиці із зовнішніх файлів(рис.8.2).

 

 

Рисунок 8.2 – Режими створення таблиці

 

Отже, можна виділити такі способи створення таблиці БД:

1 Безпосереднє створення в Режиме таблицы.

2 Режим Конструктор.

3 Режим Мастер таблицы.

4 Імпорт таблиць із зовнішніх файлів.

 

5 Створення таблиці на основі зв‟язаних таблиць. Після створення структури таблиці в одному із вибраних

 

режимів їй присвоюють ім‟я і вона зберігається у поточній базі. Розглянемо створення таблиці у режимі конструктор.

 

Режим «Конструктор»

 

Цей режим задає користувачеві широкі можливості задання параметрів таблиці, що створюється. У вікні таблиці в цьому режимі потрібно вказати ім‟я поля таблиці та його характерис-тики (рис. 8.3).

 

У кожному рядку визначаються характеристики одного по-ля запису. У стовпчику Имя поля вводиться ім‟я поля, що може мати довжину до 64 символів і містити алфавітні, цифрові та будь-які спеціальні символи за винятком крапок, знаку оклику та квадратних дужок. У таблиці не може бути двох полів з одна-ковими іменами. Щоб перейти у стовпчик Тип данных, необхід-но клацнути по ньому мишкою або нажати клавіші TAB або En-ter. У цьому стовпчику потрібно вибрати тип даних,який визна-чається видом інформації. Тип даних можна вибрати зі списку, який розкривається.

 

Як тільки курсор переміщується в стовпчик Тип данных, у нижній частині вікна з‟явиться бланк Свойства поля. Набір властивостей поля залежить від вибраного типу даних.

 

 

Рисунок 8.3 – Режим Конструктор

 

Готову таблицю (рис. 8.4) можна змінювати, додавати або вилучати поля, змінювати їхні параметри. Краще всі виправлен-ня робити до початку заповнення БД, оскільки спроба змінити параметри полів заповненої таблиці може призвести до втрати та перекручування даних.

 

 

Рисунок 8.4 – Створена таблиця у режимі Конструктор

 

Для встановлення нового поля потрібно встановити курсор на рядок, перед яким буде новий рядок, і вибрати команду Вставка→Строки або натиснути кнопку Добавить строки па-нелі інструментів Конструктора таблиц.

 

Якщо необхідно вилучити поле або кілька полів, то їх виді-ляють і вибирають команду Правка→Удалить строки або нати-скають кнопку Удалить строки на панелі інструментів.

 

При вилученні поля вилучаються дані, які були в ньому. Властивості полів відображаються в нижній панелі вікна Конс-

 

труктор.

 

Створення структури таблиці, як правило, завершується визначенням первинного ключа. Такий ключ однозначно іден-тифікує кожний запис таблиці. Для цього виділяють поле або поля, які складають ключ, і вибирають команду Прав-ка→Ключевое поле. Для ключового поля автоматично будуєть-ся індекс. Цей індекс завжди унікальний і не допускає пустих полів у записах.

 

Якщо користувачем не визначене ключове поле, то система автоматично як ключове поле використовує порядковий номер запису, вводячи додатково поле типу «лічильник». Отже, в ре-жимі Конструктор можна створювати і змінювати тільки стру-ктуру таблиці.

 

Після формування структури таблиці її необхідно зберігати за командою Файл→Сохранить. У діалоговому вікні, що розк-ривається, задається місце розташування таблиці у пам‟яті та її ім‟я. Заповнення таблиці даними виконується тільки в режимах

 

«Режим таблицы» або «Мастер таблиц», а також у разі відк-

 

ривання таблиці чи за допомогою об‟єкта БД, який спеціально створюється.

 

Режим «Режим таблиц»

 

Створення таблиці в режимі «Режим таблиц» (рис. 8.5) відбувається так:

 

 

Рисунок 8.5 – Створення таблиці в режимі «Таблица»

 

1 Це найпростіший та найпоширеніший спосіб створення таблиці. Цей режим вибирається при створенні таблиці, внаслідок чого на екрані одержуємо стандартну таблицю розміром 20 стовпців на 30 рядків. У цій таблиці системні імена полів: Поле1, Поле2 можна замінювати новими іменами, для чого потрібно після подвійного клацання лі-вою клавішею мишки на імені поля набрати нове ім‟я. Пе-ремикання між полями виконується за допомогою клавіші Tab або клацанням лівою клавішею мишки на імені поля.

 

2 Вводяться значення полів таблиці по рядках (записах) або по стовпцях, при цьому будь-яке поле має містити тільки однотипні дані у вибраному форматі.

 

3 Створюється переважне ключове поле, якщо ні, то система як ключове поле використовує номер запису.

 

4 За допомогою команди Вид→Конструктор таблиц мо-жна пересвідчитись у правильності вибору типу полів таб-лиці та виконати у разі необхідності відповідні зміни.

 

5 Збереження таблиці у поточній або зовнішній базі даних. У результаті одержимо таблицю, аналогічну рис. 8.4.

 

Режим «Мастер таблиц»

 

Створення таблиці в режимі Мастер таблиц (рис. 8.6) дає можливість істотно скоротити час створення таблиці завдяки використанню вже готових зразків таблиць і полів. Його можна розглядати як засіб автоматизації процесу формування таблиць БД.

 

 

Рисунок 8.6 – Створення таблиці в режимі «Режим таблиц»

 

1 Вибір режиму створюється при створенні таблиці. При цьому відкривається діалогове вікно «Создание таблиц», що містить три вікна, за допомогою яких можна вибрати зразок таблиці та зразок полів, і в третьому вікні висвічуються вибрані поля нової таблиці.

 

2 Допускається зміна імені будь-якого поля за допомогою кнопки Переименовать поле. Тип даних призначається за замо-вчуванням. У разі необхідності тип даних можна переглянути і змінити в режимі Конструктор.

 

3 Потім необхідно ввести ім‟я нової таблиці і вибрати спо-сіб визначення первинного ключа (автоматичний або самостій-ний, рис. 8.7).

 

4 Можна встановити зв‟язки нової таблиці з іншими табли-цями (рис. 8.8).

 

Рисунок 8.7 – Задання ім’я таблиці та вибір ключового поля

 

 

 

 

Рисунок 8.8 – Утворення зв’язків

 

 

Рисунок 8.9 – Останній крок створення таблиці

 

Введення даних у таблицю

 

Після створення таблиці здійснюється введення даних. Це можна виконати у режимі таблиці. Перехід від одного режиму до іншого можна здійснювати за допомогою кнопки Вид. У від-криту таблицю можна вводити записи, заповнюючи значенням поля.

 

Для зручності роботи з таблицею можна змінювати шири-ну стовпчика, висоту рядка, шрифт даних таблиці тощо. Якщо таблиця велика, то переміщення курсора можна виконувати, ви-бираючи команду Правка→Перейти.

 

Користувач може додавати нові записи, вилучати, або ре-дагувати ті, які вже існують, шукати або змінювати записи ко-мандами, які є в меню Правка.

 

Для введення даних типу OLE необхідно активізувати ді-лянку цього поля і виконати команду, внаслідок чого на екрані відобразиться діалогове вікно Вставка объекта. Використову-ючи це вікно, необхідно виконати пошук і вибір потрібного

 

об‟єкта. Якщо об‟єкт необхідно «витягнути» з файлу, то потріб-но ввімкнути альтернативний перемикач «Создать из файла» і потім за допомогою кнопки «Обзор» необхідно знайти потріб-ний файл.

 

Типи об‟єктів: лист Excel, презентація Power Point, рисунок MS Word, точковий рисунок ВМР, набір команд MIDI.