Тема 3.3. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів

Самостійна робота 13

Питання 1. Оформлення довідково-інформаційних до­кументів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти

Література: 18, с. 104 - 324; 21, с. 77 - 128; 25, с. 77 -115; 26, с. 65-90; 29, с. 33-45.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Довідково-інформаційні документи -це група докуме­нтів, що забезпечують процес функціонування підприємств, ор­ганізацій у відносинах між собою, а також громадянами.

Потрібно опрацювати теоретичний матеріал про докуме­нти та їх зразки: оголошення, запрошення, доповідну та пояс­нювальну записки, виробничі звіти, користуючись зразками до­кументів.

Оголошення - це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За зміс­том оголошення поділяються на два види:

• оголошення про майбутню подію;

• оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа (виділяється великими літерами).

2. Текст (вказується хто і про що повідомляє) містить:

• дату (виділяється шрифтом, кольором);

• місце (точно вказується адреса);

• організатора;

• коло осіб, які запрошуються на подію;

• умови входу.

3. Підпис (назва установи або колегіального органу. Прі­звище або посада особи, яка дає оголошення).

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва документа.

2.Заголовок.

3. Текст.

4. Адреса автора оголошення.

Форми і різновиди оголошень: писані, мальовані; друко­вані; афіші, реклами приватних осіб і організацій.

Оголошення

Сім'я з двох осіб найме двокімнатну квартиру поліпше­ного планування на Мінському масиві терміном на 1 рік.

Тел. [phone].

Оголошення

АКЦІОНЕРНИЙ БАНК "БОНУС-БАНК" пропонує:

• відкриття і ведення рахунків юридичних осіб;

• розрахунково-касове обслуговування клієнтів на вигі­дних умовах;

• приймання депозитних вкладів від юридичних осіб на різні строки (мінімальна сума вкладу 100 грн.).

м. Київ, проспект Возз'єднання, 15 (Дарницький район)

тел. [phone].

Часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запи­тання, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення та ін.

Запрошення - це різновид службового листа, в якому висловлюється звернення до особи чи організації взяти участь у певному заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформ­ляється цей документ на окремих бланках.

Запрошення повинне бути естетично оформленим, мати точні відомості.

Реквізити

Вимоги до оформлення

Назва документа Звертання до адресата

Пишіть правиль

Естетично оформлена листівка Вживання слів мовного етике­ту: шановний, вельмишанов­ний, дорогий, високошановний, шановний добродію, колего Прізвище, ім'я, по батькові ста­вляться в кличній формі

 

Вказівка на

 

Реквізити

Текст повідомлення і запрошен­ня з вказівкою:

дати і часу події;

місця;

тематики, порядку денного, до­повідачів;

прізвища відповідальної особи;

маршруту проїзду

Підпис

Зразок

ЗАПРОШЕННЯ

Шановна Валентино Іванівно! Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практич­ної конференції "Українська мова - державна мова".

Порядок денний:

1. Становлення української мови як державної (Забо­лотний А.Д.).

2. Українська мова - мова ділових паперів (Зюбрецький К.М.).

3. Труднощі впровадження української мови в доку­ментацію різних галузей промисловості (Очеретини П.П.)

Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку вчителя (м. Київ, вул. Володимирська, 57) 30-31 жовтня 2004 року.

Початок о 12.00

їхати: тролейбусами № 5, 8, 9, 17, метро до зупинки "Уні­верситет"

Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника, в якому повідомляється про певний факт, подію, ви­конання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка складається з ініціативи її автора, де­коли за вказівкою керівника. Розрізняються внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові ви­щої організації. Доповідні записки носять інформаційний та звітний характер.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконіч­ним, найкраще поділити його на частини. У кінці подаються чіт­ко сформульовані висновки й пропозиції.

Реквізити

• Назва виду документа

• Заголовок

• Адресат

• Текст

• Адресант

• Дата складання

• Підпис

Заступнику директора технікуму

з навчальної роботи

куратора гр. Б-21

Симоненко Світлани Вікторівни

Доповідна записка

 

Доводжу до Вашого відома, що протягом І семестру сту­дентка Гримайлюк С.Г. пропустила 18 академічних годин без поважних причин, має неатестації з трьох дисциплін. Прошу вжити заходів до студентки Гримайлюк С.Г.

26.12.04.

ПІДПИС

Симоненко С.В.

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), де обґрунтовується мета його створення, струк­тура, зміст, функціональне призначення, актуальність, новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (частіше - порушення дисципліни, невиконання роботи), ситуація, що склалась.

Якщо пояснювальна записка не виходить за межі устано­ви, то може оформлятися на звичайному аркуші паперу, якщо скеровується до іншої установи, то її оформляють на бланку і реєструють.

Реквізити:

• адресат (посада, прізвище та ініціали керівника);

• назва виду документа;

• назва структурного підрозділу (не завжди);

• заголовок;

• дата;

• номер (не завжди);

• текст;

• адресат (посада, підпис, розшифрування підпису).

Зразок

Заступнику директора технікуму

з навчальної роботи Рудня В.І.

студента групи Б-21

Кривця Юрія Павловича

Пояснювальна записка

 

Із 15.05.04 до 18.05.04 я не відвідував заняття, оскіль­ки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживання батьків (с. Веселкове, Сумської обл.).

Додаю довідку з селищної ради.

20.05.04 підпис (Кривець Ю.П.)

Звіт - це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи, доручення; діяльність особи чи організації за певний пе­ріод часу. Розрізняють статистичні (цифрові) звіти й текстові. Статистичні пишуться на спеціальних, виготовлених друкарсь­ким способом, бланках, текстові - на стандартних аркушах па­перу. Матеріал звіту - чітко визначений період часу (тиждень, місяць, квартал, півріччя тощо).

Реквізити:

• назва виду документа;

• заголовок (зазначають про що звіт і за який період);

• текст (складається зі вступу; основної частини, де за­значаються головні завдання чи види робіт, та висновків або планів на перспективу);

• дата складання;

• підпис;

• печатка (у разі потреби).

Зразок звіту

Звіт

про виробничу практику від 01.04.04 до 15.05.04

студентки Сумського кооперативного технікуму

спеціальності 5.050104 Фінанси

Гудименко О.В.

Виробничу практику проходила в Низівському спожив­чому товаристві.

Керівник практики від організації - досвідчений бухгал­тер Коряк І.П., керівник практики від навчального закладу - ви­кладач Колдовська Н.О.

Під час практики виконувала обов'язки бухгалтера з роз­рахунків. Були створені всі умови для проходження практики: окреме робоче місце, потрібні документи.

Під час практики вела облік касових операцій, розрахун­ків з постачальниками та покупцями, з бюджетом по податках, з підзвітними особами. Вивчила діяльність Низівського спожив­чого товариства, організацію бухгалтерського обліку, фінансо­вий стан підприємства, методику обліку фінансових результатів, працювала над напрямами покращання фінансового стану бази практики.

Мною були зроблені висновки та пропозиції щодо вдоско­налення стану бухгалтерського обліку в системі Низівського СТ.

Разом із працівником бухгалтерії брала участь у заверша­льних роботах перед складанням фінансової звітності, в прове­денні інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.

Виробнича практика дала змогу поглибити теоретичні знання, здобути практичні навички роботи, що, безумовно, ма­тиме позитивний вплив на подальше навчання в технікумі та ро­боту після його закінчення.

До звіту додаються Щоденник виконаної роботи та дода­тки документів.

20.05.04.

ПІДПИС

О.В. Гудименко

Завдання 1. Складіть оголошення про реалізацію товарів народного споживання.

Завдання 2. Складіть запрошення на презентацію книги.

Завдання 3. За поданим початком допишіть текст допо­відної записки.

Студентське наукове Заступнику директора технікуму

товариство з навчальної роботи

Ковальчук Т.Т.

Голова студентського товариства
Теми рефератів

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Звітна документація.

Запитання та завдання для самоперевірки

1. Дайте визначення документів: оголошення, запро­шення, доповідна і пояснювальна записки, звіт.

2. Назвіть реквізити зазначених документів.