Організація контролю за виконанням документів

7.1. Контроль у центральному апараті Головдержслужби України, Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю, затвердженого наказом Головдержслужби України від 25 листопада 2005 року № 284, та Методики процесу “Виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України”.

7.2. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.3. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

7.4. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

7.4. Організацію контролю в Головдержслужбі України за виконанням завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України здійснює перший заступник Начальника Головдержслужби України.
Безпосередній контроль за виконанням документів/доручень покладається на відділ контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю.
У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України, Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України безпосередній контроль за виконанням доручень здійснюють працівники, до посадових обов’язків яких входить здійснення поточного контролю та діловодства.

Їх діяльність, основні завдання, обов’язки, права та відповідальність визначені Типовою інструкцією відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства в центральному апараті та управліннях державної служби Головдержслужби України, затвердженою наказом Головдержслужби України від 25 листопада 2005 року № 284.

7.5. Безпосередній контроль за дотриманням термінів виконання доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування структурними підрозділами центрального апарату Головдержслужби України та управліннями державної служби Головдержслужби України здійснює відділ контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю за системою “АСД Головдержслужби України”.

Загальний контроль в структурних підрозділах центрального апарату та управліннях державної служби Головдержслужби України – відповідальні за здійснення поточного контролю та діловодства.

Персональну відповідальність за невиконання або недотримання термінів виконання зазначених доручень несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України та керівники управлінь державної служби Головдержслужби України.

Складання номенклатури і формування справ

Складання номенклатур справ

8.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

8.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

8.1.3. Номенклатура справ Головдержслужби України складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

8.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за документообіг у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів та підписується керівником.

8.1.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

8.1.6. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ.
Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

8.1.7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

8.1.8. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом відповідальних працівник.

8.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) і керівником ВОД;
перший примірник - зберігається у структурному підрозділі;
другий примірник - передається у ВОД Головдержслужби України;
третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

8.1.10. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться ВОД в єдину (зведену) номенклатуру справ Головдержслужби України.

8.1.11. Управління державної служби Головдержслужби України складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Головдержслужби України.

8.1.12. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

8.1.13. Зведена номенклатура справ Головдержслужби України після її остаточного доопрацювання погоджується з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву та затверджується Начальником Головдержслужби України.

8.1.14. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Головдержслужби України протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.

8.1.15. У кінці діловодного року номенклатура справ Головдержслужби України обов'язково закривається підсумковим записом.
Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник ВОД.

8.1.16. Зведена номенклатура справ складається у трьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку: перший - зберігається у справі у ВОД;

другий – надсилається до державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

третій - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

8.1.17. Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

 

Формування справ

8.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

8.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких вимог:
групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи Головдержслужби України, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу.

8.2.3. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву документи розкладаються за окремими справами згідно з номенклатурою:
в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

документи, розміщені на електронних носіях, групуються у справи на загальних підставах;

справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

8.2.4. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

8.2.5. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

 

8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

8.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи.
При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

8.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

8.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

8.2.9. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю.

Зберігання документів

8.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх у ВОД зберігаються за місцем їх формування у справах. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

8.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і діловодами.

8.3.3. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

8.3.4. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Начальника Головдержслужби України з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.3.5. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися у ВОД для наступного зберігання та використання.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у ВОД за погодженням з її керівником.

8.3.6 Підготовка документів до передачі включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

 

8.3.7 Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.3.8 Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

8.3.9. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.3.10. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ.
При передачі документів на державне зберігання, акти затверджуються Начальником Головдержслужби України після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК).
Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками ВОД управлінню справами Головдержслужби України або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.3.11. Документи Головдержслужби України групуються у справи після закінчення діловодного року.

Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.3.12. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

8.3.13. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.

8.3.14. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

8.3.15. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.3.16. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: " Документи з цього питання див. також у розділі за __________ рік, N _________ ".

8.3.17. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником ВОД і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

8.3.18. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до ВОД, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

8.3.19. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Головдержслужби України, за яким справи передаються на зберігання до Державного архіву.

8.3.20. Зведений опис справ постійного строку зберігання Головдержслужби України складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК Державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.

Для затвердження до Державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у Державному архіві, а решта повертається до Головдержслужби України. Передавати справи до Державного архіву необхідно в установлені строки.

8.3.21. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання Державним архівом не затверджуються.

8.3.24. Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

8.3.25. Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12).

 

 

Самостійна робота №11