Начальник Головного управління державної служби України

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Начальник Головдержслужби

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

 

Начальник Головдержслужби України підписує лише перший примірник документа, який йому подається на підпис.

Для оформлення архівних справ виконавцем знімається копія цього документа та додається до другого примірника з візами.

5.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Начальник Головдержслужби України підписує всі перші примірники.

5.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі Головдержслужби України, а на місця розсилаються засвідчені ВОД примірники.

5.6.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами.

При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

Начальник Головдержслужби

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Начальник фінансово-бюджетного відділу

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

5.6.8. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні. Наприклад:

Заступник

Начальника Головдержслужби

(підпис) (ініціали, прізвище)

Заступник

Міністра юстиції

(підпис) (ініціали, прізвище)

5.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем (якщо є).

Наприклад:

Голова

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

Секретар

(підпис)

(ініціал імені, прізвище)

5.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або використання косої риски перед найменуванням посади.

 

5.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними посадовими особами Головдержслужби України, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

5.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

"ЗАТВЕРДЖУЮ"
Начальник Головдержслужби

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата
5.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головдержслужби

20.04.05 № 15

5.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

5.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб,
фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою (додаток 13).
Гербова печатка ставиться також на договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів.
Печатка, яка відтворює найменування Головдержслужби України або структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Адресування документів

5.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.
Наприклад:

Міністерство юстиції України

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному. Наприклад:

Управління справами

Головному спеціалісту

(прізвище, ініціали) У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата.
Наприклад:

Голові Державного комітету

Архівів України

(прізвище, ініціали)
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено.

Наприклад:

Генеральним директорам

Виробничих об'єднань,

Директорам підприємств

І керівникам організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

5.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.
Наприклад:

Редакція журналу "Архіви України"

252110, МСП, Київ-110,

вул. Солом'янська, 24

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.
Наприклад:

327025,
м. Миколаїв-25,

Київське шосе, 67, кв. 4

(прізвище, ініціали)

5.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

5.8. Відмітки про проходження та виконання документів
5.8.1. Під час проходження документа в Головдержслужбі України обов’язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому полі першого аркуша документа (дата надходження документа, індекс документа) відповідно до п. 3.2 цієї Інструкції;

про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “Контроль” або літера “К”;

про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця).

Наприклад:

До справи N 06/24

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.03.06

(посада, ініціали, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

5.8.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на зворотному боці останнього аркуша документа.
Наприклад:
Петренко 277 12 64

Оформлення копій документів

5.9.1. Копія документа для зовнішнього використання виготовляється і видається тільки з дозволу Начальника Головдержслужби України, його першого заступника чи заступників.

Головдержслужба України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються нею.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

5.9.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.

Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

Наприклад:

Згідно
Головний спеціаліст управління

(підпис) (ініціал імені, прізвище)

Дата

5.9.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

5.9.4. Наприклад:

Дата, індекс_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Начальник відділу (підпис) (ініціали, прізвище)

Згідно
Головний спеціаліст відділу (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою Головдержслужби України (негербовою) або ВОД.
Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

5.10. Оформлення додатків до документів 5.10.1. Додатки доповнюють,

5.11. пояснюють окремі питання документа або документ в цілому.

Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
5.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер.

Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка. Наприклад:

 

 

Додаток
до наказу Головдержслужби

від 20.04.06 № 15

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

аркушів не зазначається;при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність до куме

нта оформляють за формою:

Розмноження документів

5.11.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається Начальником Головдержслужби України, а необхідність розмноження окремих документів – заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до їх компетенції та керівниками структурних підрозділів.

5.11.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо відповідальним за діловодство за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

5.11.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися за окремим дорученням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов’язки.

Для виконання розмножувальних робіт великих за обсягом документів виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу, і передає керуючому справами разом із замовленням.
Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.
Тиражування і копіювання документів згідно заявок структурних підрозділів здійснюється також через ВОД з наданням номеру врахованого екземпляру по списку поширення.