Додаток: Протокол засідання атестаційної комісії від 06. 09. 2012 № 1 і додаток до нього, всього на 7 арк. В 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки: Додаток: згідно з описом на 5 арк. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

23. Підпис (реквізит 23). Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником установи або за його дорученням – заступником керівника. У міністерствах право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов’язані із здійсненням міністрами політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів. Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником установи або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад: Міністр фінансів підпис ініціали (ініціал імені), прізвище або Міністр підпис ініціали (ініціал імені), прізвище У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад: Директор підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Головний бухгалтер підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад: Міністр юстиції Міністр фінансів підпис, ініціали (ініціал підпис, ініціали (ініціалімені), прізвище імені), прізвищевідбиток гербової печатки відбиток гербової печатки Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад: Голова комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище Секретар комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням). Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

24. Гриф погодження документа (реквізит 24) фіксує згоду іншого підприємства, установи чи організації, структурного підрозділу або навіть посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

Погодження документа здійснюється у разі потреби в оцінці доцільності видання документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого берега. Виділяють два варіанти грифу погодження:

- погодження проекту документа здійснює посадова особа, то зазначають: слово ПОГОДЖЕНО, назва посади та організації чи установи, особистий підпис та його розшифрування.

 

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови правління

НАСК „Атлантида”

(підпис) О.М. Ковальський

02.09.2012

 

 

- погодження проекту документа здійснює колегіальний орган, то гриф погодження оформляють таким чином:

 

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Державного

Агентства з питань науки, інновацій

Та інформатизації України

09.09.2012 № 1

 

 

Якщо проект документа необхідно погодити з кількома підприємствами, установами, організаціями, складають «Аркуш погодження».

25. Візи документа (реквізит 25) вказують на згоду або незгоду певних посадових осіб з його змістом. Візами оформлюють внутрішнє погодження документа у межах підприємства, установи, організації – автора цього документа. Візувати документи можуть лише ті посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, порушених у цих документах; найчастіше – керівники юридичних, фінансових та економічних служб.

Оформлюється аналогічно реквізиту «Підпис», а також віза може оформлюватися так:

 

 

Начальник юридичного відділу

(підпис) А.Д. Цапленко

17.01.2012

 

 

Візу розташовують нижче реквізиту «Підпис». У разі якщо на лицьовому боці аркуша не вистачає місця для візи, то її дозволяється проставити на зворотному боці останнього аркуша документа. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

Зауваження і пропозиції до змісту документа, у разі їх наявності, викладають на окремому аркуші, про що на самому проекті документа роблять відповідну відмітку:

 

 

Начальник відділу кадрової роботи

(підпис) Г.М. Баковецький

Зауваження і пропозиції додаються

17.10.2012

 

 

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції установи. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

26. Відбиток печатки (реквізит 26) проставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей.

Для органів державної влади використовують зокрема гербову печатку, яка має форму кола діаметром – 45 мм, край якої обрамований подвійним бортиком. У центрі печатки знаходиться зображення Малого герба України (Тризуба) завширшки – 11 мм і заввишки – 15 мм, яке обрамоване колом діаметром – 24 мм. На полі між зовнішнім обрамленням і обрамленням герба зліва на право по колу одним або двома рядками центровим способом розміщується повне найменування відповідної установи та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП». Наказом (розпорядженням) керівника установи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою. Перелік документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, в інструкції установи. До таких документів відносяться [21]:1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо). 2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів. 3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України. 4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо). 6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб. 7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні. 8. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо). 9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо). 10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо). 11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції. 12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо). 13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо). 14. Номенклатури справ. 15. Описи справ. 16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання). 17. Протоколи (погодження планів поставок). 18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень). 19. Специфікації (виробів, продукції тощо). 20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ. 21. Статути установ. 22. Титульні списки. 23. Трудові книжки. 24. Штатні розписи.

27. Відмітку про засвідчення копії (реквізит 27) розташовують нижче реквізиту «Підпис». Вона складається з таких елементів: словосполучення «Згідно з оригіналом» (без лапок), назва посади особи, яка засвідчує копію, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціал(и) і прізвище) та дата засвідчення:

Згідно з оригіналом