Тема 3. Державний стандарт оформлення документів

Тема 3. Державний стандарт оформлення документів

Та їх реквізитів

Реквізит – це інформація, зафіксована у службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та/чи надання йому юридичної сили.

В Україні існує Національний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163-2003) та Постанова Кабінету Міністрів від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів (с. 9) Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», якими встановлено загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням [16].

Цими документами пропонуються дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4: поздовжній бланк; кутовий бланк.

Формуляри-зразки цих двох видів бланків наведені у додатках 1 і 2. Ці додатки представляють собою збірні образи документів (службового листа та витягу з протоколу), на яких штучним способом зібрані усі можливі реквізити для їх дослідження та навчання студентами.

Національним стандартом «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163-2003) та Постановою Кабінету Міністрів від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» встановлено наступні реквізити [21].

1. Зображення Державного Герба України (реквізит 01) розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII «Про Державний герб України», Герба Автономної Республіки Крим – відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим [23].

Зображення Державного герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації, або частко­во чи повністю на площі, що відведена для реквізитів «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного під­розділу організації».

Емблему не відтворюють на бланку, на якому зображено Державний герб України.

Розміри зображення емблеми стандартом не встановлені, проте її висота за умови розташування на верхньому березі документа, не повинна перевищувати 17 мм.

3. Зображення нагород (реквізит 03) можна розміщувати за рішенням вищестоящої організації на лівому березі бланка на рівні назви організації. Якщо назву нагород включено згідно з нормативно-правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди вже не потрібно.

4. Код організації (реквізит 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Даний код є однією з головних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв’яз­ку, зменшенню кількості помилок, що їх можливо припуститися під час передавання довгих назв організацій. Цей реквізит проставляється в межах або після реквізиту «Довідкові дані про організацію».

5. Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010-99 «Державний класифікатор управлінської документації» (ДКУД).

Даний реквізит показує до якої уніфікованої системи входить той чи інший документ.

Уніфікована система включає:

- документацію з організації системи управління;

- документацію з організації процесів управління;

- документацію з управління кадрами;

- документацію з оцінки трудової діяльності.

Цей реквізит друкують розміром шрифту 8 пунктів над реквізитом № 10 «Назва виду документа».

6. Назву організації вищого рівня (реквізит 06) зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують тільки найменування держадміністрації. Реквізит розташовують над назвою організації – автора документа:

 

 

МІНІСТЕРСТО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ВОДНОГО

ГОСПОДАРСТВА ТА ПРИРОДОКОРИСТУВАННЯ

 

 

7. Назва організації (реквізит 07) – автора документа має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому документі).

Якщо в установчих документах офіційно зафіксовано скорочену назву, то її подають на бланку окремим рядком під повною назвою (в дужках або без них).

 

 

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ВОДНОГО

ГОСПОДАРСТВА ТА ПРИРОДОКОРИСТУВАННЯ

(НУВГП)

 

 

8. Назву структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи (реквізит 08) зазначають на бланку переважно на внутрішніх документах (актах, протоколах, пояснювальних, доповідних або службових записках), якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації.

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ВОДНОГО

ГОСПОДАРСТВА ТА ПРИРОДОКОРИСТУВАННЯ

ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ

9. Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні при інформаційних контактах. До складу цього реквізи­ту входять: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти, веб-сайт, дані про ліцензії, патенти тощо. Порядок і форма запису поштової адреси мають відповідати «Пра­вилам надання послуг поштового зв’язку». Згідно яких елементи поштової адреси записують у такій послідовності: вулиця, № будинку (корпусу), офісу чи квартири; назва населеного пункту; назва району, області; назва країни (для міжнародних поштових відправлень); поштовий індекс.

Довідкові дані обов’язково фіксують на бланку, призначеному для оформлення службових листів (так званому бланку листа).

 

Міністерство освіти і науки,

Молоді та спорту України

Департамент вищої освіти

 

- якщо лист адресують посадовій особі із зазначенням організації та структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному:

 

Міністерство освіти і науки,

Молоді та спорту України

Першому заступнику Міністра

Сулімі Є.М.

- якщо лист адресують керівникові організації або його заступникові та назва організації входить до складу назви посади адресата, то ввесь реквізит пишеться у давальному відмінку:

Першому заступнику Міністра

Освіти і науки, молоді

Та спорту України

Сулімі Є.М.

- якщо лист адресують багатьом однорідним установам, тоді назви всіх установ не перераховуються, а посада адресатів зазначається у давальному відмінку множини:

 

Ректорам вищих

Навчальних закладів

 

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Складові частини поштової адреси оформлюють відповідно до «Правил надання послуг поштового зв’язку» у такій послідовності [22]:

а) назва організації (юридична особа) або прізвище, ім’я, по батькові;

б) назва вулиці, номер будинку, офісу, квартири;

в) назва населеного пункту;

г) назва області, району, країни;

д) індекс.

 

 

Редакція журналу «Секретар»

Пр.-т Шевченка, 23, оф. 1101

Київ, 02094

 

або

 

Директору Національного

Місюку М.О.

Вул. Вавилових, 13,

Київ, 04060

 

або

Подолинський Федір Іванович

Одеська область, 65647

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

17. Гриф затвердження документа (реквізит 17). Затвердження – це особливий спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом установи. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження виглядає так:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор НУВГП

________ М.П. Сорока

12.08.2012 № 137

 

 

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом. У такому випадку він оформлюється так:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ректора НУВГП

12.08.2012 № 137

 

Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм.

18. Резолюція (реквізит 18) – це напис на документі, зроблений керівником підприємства, установи чи організації, який містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата:

Соколу А.В. Черненко С.І.

Пащенко В.К.

До виконання

До 12.09.2012

(підпис Сосновського В.М.)

10.08.2012

 

Коли доручення дається кільком посадовим особам, то головним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

На документах із зазначеними у тексті термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника установи, дата.

 

Кондратюку П.П.

(підпис)

16.05.2012

 

 

Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа.

 

 

Начальнику відділу кадрів

Підготувати наказ про

Заохочення старшого

Викладача

Онопенка А.Т.

(підпис)

20.07.2012

Як правило, на документі не повинно бути більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція має проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставити на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на призначеному для підшивання березі документа. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

19. Заголовок до тексту документа (реквізит 19) містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Тому він має бути коротким, граматично узгоджуватися з назвою документа, точно передавати зміст тексту і відповідати на запитання: про що? кого? чого? Наприклад:

- Наказ (про що?) про затвердження правил роботи з кадрами і резервом.

- Посадова інструкція (кого?) начальника відділу кадрів.

- Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії.

Службові листи також обов’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу зі службовим листом на всіх етапах його проходження: від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання в установі-адресаті.

Проте документи (у тому числі й службові листи), надруковані на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Цей реквізит оформлюють без відступу від межі лівого берега, максимальна довжина рядка – 28 друкованих знаків. Дозволяється застосовувати не більше як 5 рядків (приблизно 150 знаків, 5 рядків).

 

Про проведення конкурсу

Відділу організаційної

Та кадрової роботи

 

 

Якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега:

 

 

Установ і організацій

 

 

Заголовок до тексту і сам текст мають бути надруковані однаковим шрифтом. Крапку в кінці заголовка ніколи не ставлять.

При реєстрації документа заголовок вносять до відповідних реєстраційних форм: журналу, картки, бази даних.

 

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови правління

НАСК „Атлантида”

(підпис) О.М. Ковальський

02.09.2012

 

 

- погодження проекту документа здійснює колегіальний орган, то гриф погодження оформляють таким чином:

 

 

ПОГОДЖЕНО

Та інформатизації України

09.09.2012 № 1

 

 

Якщо проект документа необхідно погодити з кількома підприємствами, установами, організаціями, складають «Аркуш погодження».

25. Візи документа (реквізит 25) вказують на згоду або незгоду певних посадових осіб з його змістом. Візами оформлюють внутрішнє погодження документа у межах підприємства, установи, організації – автора цього документа. Візувати документи можуть лише ті посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, порушених у цих документах; найчастіше – керівники юридичних, фінансових та економічних служб.

Оформлюється аналогічно реквізиту «Підпис», а також віза може оформлюватися так:

 

 

17.01.2012

 

 

Візу розташовують нижче реквізиту «Підпис». У разі якщо на лицьовому боці аркуша не вистачає місця для візи, то її дозволяється проставити на зворотному боці останнього аркуша документа. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

Зауваження і пропозиції до змісту документа, у разі їх наявності, викладають на окремому аркуші, про що на самому проекті документа роблять відповідну відмітку:

 

 

17.10.2012

 

 

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції установи. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

26. Відбиток печатки (реквізит 26) проставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей.

Для органів державної влади використовують зокрема гербову печатку, яка має форму кола діаметром – 45 мм, край якої обрамований подвійним бортиком. У центрі печатки знаходиться зображення Малого герба України (Тризуба) завширшки – 11 мм і заввишки – 15 мм, яке обрамоване колом діаметром – 24 мм. На полі між зовнішнім обрамленням і обрамленням герба зліва на право по колу одним або двома рядками центровим способом розміщується повне найменування відповідної установи та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ.

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП». Наказом (розпорядженням) керівника установи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою. Перелік документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, в інструкції установи. До таких документів відносяться [21]:1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо). 2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів. 3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України. 4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо). 6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб. 7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні. 8. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо). 9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо). 10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо). 11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції. 12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо). 13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо). 14. Номенклатури справ. 15. Описи справ. 16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання). 17. Протоколи (погодження планів поставок). 18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень). 19. Специфікації (виробів, продукції тощо). 20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ. 21. Статути установ. 22. Титульні списки. 23. Трудові книжки. 24. Штатні розписи.

27. Відмітку про засвідчення копії (реквізит 27) розташовують нижче реквізиту «Підпис». Вона складається з таких елементів: словосполучення «Згідно з оригіналом» (без лапок), назва посади особи, яка засвідчує копію, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціал(и) і прізвище) та дата засвідчення:

Згідно з оригіналом

16.08.2012

Цей реквізит проставляють на копіях документів, у тому числі й ксерокопіях, з метою засвідчення їх відповідності оригіналові.

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Дата, індекс ____________________________________________________________________________________________________________________

Директор ініціали (ініціал імені), прізвище Згідно з оригіналом Провідний спеціаліст відділу організації діловодства підпис ініціали (ініціал імені), прізвище відбиток печатки служби діловодства Дата На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.Копія документа повинна відповідати оригіналу.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) розміщують на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті без відступу від межі лівого берега:

 

Андрієвський 447 12 14

 

У зв’язку з тим, що наявність цього реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз’яснень щодо змісту документа, бажано, крім прізвища і номера телефону, вказувати ім’я та по батькові виконавця. Це сприятиме встановленню контакту. Наприклад:

 

Іваненко 218 05 09

АБ 3 219 13 27 (16.09.2012)

Прим. 1 – у відділі кадрів

Прим. 2 – у бухгалтерії

Прим. 3 – у справі № 01-33

 

 

29. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29) проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Наявність цієї відмітки свідчить про те, що роботу з документом завершено, а сам документ підшито до справи.

Цей реквізит містить такі дані: коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ зберігатиметься, назву посади виконавця, його особистий підпис, розшифрування підпису та дату направлення документа до справи:

 

Виготовлено 09.09.2012

20.09.2012

або

Питання вирішено у телефонній

До справи № 03-17

06.01.2012

 

 

Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який було підготовлено у відповідь на виконуваний документ:

 

 

До справи № 01-08.

02.05.2012

30. Відмітку про наявність копії документа в електронній формі (реквізит 30) розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Ця відмітка вказує на місце зберігання документа у комп’ютері і може складатися з таких пошукових даних: умовне позначення комп’ютера, позначення жорсткого диска, назва каталогу та підкаталогів, повне ім’я файлу:

 

c:/viddil/proekt/2012/instr_1.doc

 

31. Відмітку про надходження документа до організації (реквізит 31) проставляють від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду. Якщо кореспонденція не розкривається (містить напис «особисто»), відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях). У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі. У разі коли установа – автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, реєстраційний штамп не проставляється:

 

УНДІАСД

Вх. № 148

04.10.2012

Год. 15 хв.

 

 

32. Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) фіксують тільки на нормативно-правових актах, для цього організація-автор нормативно-правового акта повинна залишити вільне місце (60 x 100 міліметрів) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію.

 

Тема 3. Державний стандарт оформлення документів

Та їх реквізитів

Реквізит – це інформація, зафіксована у службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та/чи надання йому юридичної сили.

В Україні існує Національний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163-2003) та Постанова Кабінету Міністрів від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів (с. 9) Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», якими встановлено загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням [16].

Цими документами пропонуються дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4: поздовжній бланк; кутовий бланк.

Формуляри-зразки цих двох видів бланків наведені у додатках 1 і 2. Ці додатки представляють собою збірні образи документів (службового листа та витягу з протоколу), на яких штучним способом зібрані усі можливі реквізити для їх дослідження та навчання студентами.

Національним стандартом «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163-2003) та Постановою Кабінету Міністрів від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» встановлено наступні реквізити [21].

1. Зображення Державного Герба України (реквізит 01) розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII «Про Державний герб України», Герба Автономної Республіки Крим – відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим [23].

Зображення Державного герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації, або частко­во чи повністю на площі, що відведена для реквізитів «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного під­розділу організації».

Емблему не відтворюють на бланку, на якому зображено Державний герб України.

Розміри зображення емблеми стандартом не встановлені, проте її висота за умови розташування на верхньому березі документа, не повинна перевищувати 17 мм.

3. Зображення нагород (реквізит 03) можна розміщувати за рішенням вищестоящої організації на лівому березі бланка на рівні назви організації. Якщо назву нагород включено згідно з нормативно-правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди вже не потрібно.

4. Код організації (реквізит 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Даний код є однією з головних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв’яз­ку, зменшенню кількості помилок, що їх можливо припуститися під час передавання довгих назв організацій. Цей реквізит проставляється в межах або після реквізиту «Довідкові дані про організацію».

5. Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010-99 «Державний класифікатор управлінської документації» (ДКУД).

Даний реквізит показує до якої уніфікованої системи входить той чи інший документ.

Уніфікована система включає:

- документацію з організації системи управління;

- документацію з організації процесів управління;

- документацію з управління кадрами;

- документацію з оцінки трудової діяльності.

Цей реквізит друкують розміром шрифту 8 пунктів над реквізитом № 10 «Назва виду документа».

6. Назву організації вищого рівня (реквізит 06) зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують тільки найменування держадміністрації. Реквізит розташовують над назвою організації – автора документа: