Порядок работы с документами

 

3.7.1.1. Организация работы с документами в органах исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

3.7.1.2. Орган исполнительной власти (структурное подразделение) – исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

3.7.1.3. Документы, поступившие в подразделение с резолюцией
руководства органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Обычно в резолюции указание об исполнении документа дается
одному должностному лицу.

3.7.1.4. Специалисты структурных подразделений, органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органе исполнительной власти;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе
согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа
проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях подготовку списка (указателя) рассылки
документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

3.7.1.5. Специалисты структурных подразделений, органа исполнительной власти в процессе исполнения документа делают пометки на
документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросов), о дате и результате окончательного исполнения.

Если отсутствуют реальные условия выполнения задания, исполнитель представляет руководству служебную записку об изменении срока исполнения документа с соответствующим обоснованием.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то
ответственным за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Соисполнители документа по требованию ответственного исполнителя должны своевременно представлять ему необходимые материалы.

3.7.1.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь), а также в случае увольнения или перехода на другой участок работы работника документ по акту приема-передачи передаётся руководителю органа исполнительной власти или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

 

Порядок печатания и размножения документов

3.7.2.1. В администрации Правительства Кировской области, структурных подразделениях печатаются и размножаются только материалы служебного характера.

3.7.2.2. Машинописное бюро (далее – машбюро) печатает подготовленные структурными подразделениями документы за подписью Губернатора области или заместителей Председателя Правительства области, а также материалы структурных подразделений объёмом две и более печатные страницы.

3.7.2.3. Документы, создаваемые с использованием персональных компьютеров, печатаются с соблюдением требований, изложенных в на-стоящей Инструкции и в Положении (приложение № 18), и в обязательном порядке проверяются на орфографию с помощью специальных программ.

3.7.2.4. Передаваемые в машбюро для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил (пасты) синего, фиолетового или черного цвета, тщательно отредактированы. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на правильное и разборчивое написание

Фамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов, наименований, словосочетаний и географических названий.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов (применяются только общепринятые сокращения слов), правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

Печатание документов под диктовку не производится.

Расшифровка и печатание записанных на электронных носителях
материалов заседаний Правительства области, областных заседаний и
совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляется машбюро по указанию начальника управления делопроизводства.

Рукопись, сдаваемая в машбюро, должна иметь подпись исполнителя (расшифрованную) и номер его служебного телефона.

Передача материалов в машбюро и получение отпечатанных мате-риалов производится обычно через эксперта машбюро.

3.7.2.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров с соблюдением
установленного порядка расположения реквизитов документа, правил
орфографии и пунктуации. Документы печатаются, как правило, в двух
экземплярах (распорядительные документы – в одном экземпляре) и вместе с черновиками передаются исполнителю (печатание и передача исполнителю документа и его черновика с пометкой «Для служебного пользования» производится с соблюдением правил, изложенных в пункте 3.4.14 настоящей Инструкции).

При печатании документов с использованием персональных компьютеров после отметки об исполнителе проставляется отметка «Идентификатор электронной копии документа» (подпункт 3.2.8.26 настоящей Инструкции).

В левом нижнем углу последнего листа документа рекомендуется проставлять инициалы сотрудника, печатавшего документ.

3.7.2.6. Документы, сданные в работу в машбюро до 16 часов, печатаются в течение рабочего дня в порядке их поступления. Внеочереди
печатаются документы отдела документирования, материалы, адресованные органам государственной власти Российской Федерации.

Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочность печатания документов устанавливается начальником управления делопроизводства.

3.7.2.7. Используемые при печатании документов гербовые номерные бланки подлежат учету в отделе документооборота и выдаются в структурные подразделения, в том числе и в машбюро, под роспись.

Испорченные гербовые номерные бланки структурными подразделениями возвращаются в отдел документооборота и затем уничтожаются
по акту.

3.7.2.8. Копирование и размножение материалов в копировальном центре проводится в соответствии с Регламентом копировального центра.

Порядок копирования и размножения документов непосредственно в структурных подразделениях (за исключением правовых актов Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области, Председателя Правительства Кировской области, администрации Правительства Кировской области, документов с пометками «Секретно», «Для служебного пользования») определяется их руководителями.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Отмена, признание утратившими силу правовых актов, внесение в них изменений

Отмена, признание утратившими силу правовых актов, внесение в них изменений производятся в соответствии с разделом 10 Положения (приложение № 18).

Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

Учет печатей и штампов

 

3.8.1.1. Для удостоверения подписи, подлинности документов или соответствия копий документов Правительства Кировской области подлинникам используются гербовые печати.

Кроме печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации, в органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для правовых актов», «Для копий»), металлические
выжимные печати для опечатывания помещений.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

3.8.1.2. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

3.8.1.3. Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

3.8.1.4. Изготовление гербовых печатей производится по указанию
Губернатора – Председателя Правительства Кировской области (в его
отсутствие – исполняющего обязанности Председателя Правительства
Кировской области) или руководителя администрации Правительства Кировской области.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности (на документах за подписью Губернатора области или заместителей Председателя Правительства области, финансовых документах и в иных устанавливаемых Губернатором области случаях).

Использование печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации регламентируется распоряжением Губернатора
Кировской области от 22.11.2010 № 42 «Об использовании печатей Правительства области и администрации Правительства Кировской области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Мастичные печати (без изображения государственной символики) используются при заверении подлинности подписи должностного лица, при оформлении командировочных удостоверений, копий документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на пакетах при отправке корреспонденции и в иных устанавливаемых руководителем администрации Правительства Кировской области случаях.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, и не захватывать личную подпись должностного лица.

3.8.1.5. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или заместителей Председателя Правительства области производится по указанию руководителя администрации Правительства Кировской области.

Губернатором области или заместителями Председателя Правительства области определяются лица, ответственные за использование их факсимильных штампов.

Использование факсимильного штампа при оформлении подлинников документов запрещается. На факсимиле печать не ставится.

3.8.1.6. Изготовление других печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства области, производится по разрешению руководителя администрации Правительства Кировской области на основании заявок руководителей структурных подразделений и в соответствии с образцами печатей и штампов, согласованными с начальником управления делопроизводства.

3.8.1.7. Организация изготовления печатей и штампов возлагается на хозяйственное управление, учет, выдача, контроль за правильностью хранения и движения печатей и штампов – на управление делопроизводства.

3.8.1.8. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управлении делопроизводства в специальном журнале (приложение
№ 38), выдаются под роспись в структурные подразделения и должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

3.8.1.9. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в органах исполнительной власти возлагается на руководителя, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

Руководитель структурного подразделения при оставлении должности обязан передать выданные его подразделению печати и штампы по
акту лицу, исполняющему его обязанности, и сообщить об этом в управление делопроизводства, о чем делается запись в соответствующем
журнале.

3.8.1.10. Об утрате печати или штампа руководитель структурного подразделения незамедлительно ставит в известность руководителя администрации Правительства Кировской области и начальника управления делопроизводства. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель администрации Правительства Кировской области.

 

3.8.1.11. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление делопроизводства, где они унич-тожаются по акту комиссией, назначенной приказом администрации
Правительства Кировской области.

3.8.1.12. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускается.

 

Учет бланков документов

 

3.8.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов органа исполнительной власти возлагается на хозяйственное управление, которое:

получает от управления делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу управлению делопроизводства изготовленных бланков документов
(приложение № 39).

3.8.2.2. Для ведения учета выдачи структурным подразделениям,
органам исполнительной власти бланков, изготовленных типографским способом, бланки документов нумеруются нумератором в управлении
делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется по видам бланков в журнале учета бланков (приложение № 39).

3.8.2.3. Инструкцией устанавливается, что:

бланки выдаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета бланков (приложение № 39);

в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

 

_____________

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

1. Общие положения …………………………………………	…………........	....2
2. Основные понятия…………………………………………	………............	....9
3. Создание документов в Правительстве Кировской области, администрации Правительства Кировской области и органах исполнительной власти ……………..	……………...	..12
3.1. Бланки с воспроизведением герба Кировской области..	………............	..12
3.2. Оформление реквизитов документов …………………..	………………	..17
3.3. Подготовка и оформление отдельных видов документов …………………………………………..….	……………....	..56
3.3.1. Схема составления документа ……………………….	……………....	..56
3.3.2. Постановления, распоряжения и указы ……………...	……………....	..57
3.3.3. Приказы ………………………………………………..	……………....	..60
3.3.4. Положения, правила, инструкции ……………………	……………....	..65
3.3.5. Протоколы. Выписки из протоколов…….…………...	……………....	..66
3.3.6. Акты ……………………………………………………	……………....	..73
3.3.7. Служебная переписка …………………………………	……………....	..74
3.3.8. Служебные письма ……………………………………	……………....	..74
3.3.9. Служебные (докладные) записки ………………….....	……………....	..78
3.3.10. Телеграммы, телексы ……………………………..…	……………....	..78
3.3.11. Телефонограммы …………………………………….	……………....	..81
3.3.12. Составление, оформление, учёт, передача и приём материалов с использованием средств факсимильной связи …………………………………	…………..…..	..82
3.3.13. Договоры, соглашения, доверенности ……………...	……………....	..84
3.4. Организация документооборота ……………………….	………............	..86
3.4.1. Принципы организации документооборота …………	……………....	..86
3.4.2. Приём и первичная обработка поступивших документов …………………………………………….	…………..…..	..87
3.4.3. Предварительное рассмотрение документов ………..	……………....	..89
3.4.4. Регистрация поступающих документов ……………..	……………....	..89
3.4.5. Порядок рассмотрения документов Губернатором области, руководством органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей ……..	…………..…..	..92
3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами	………………
3.4.7. Регистрация отправляемых документов …………….	……………....
3.4.8. Отправка документов …………………………………	……………....
3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов	…………..…..
3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции ……………………………………	……………....
3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота …………	……………....
3.4.12. Порядок рассмотрения обращений и организации приёма граждан ……………………….	……………....
3.4.13. Организация исполнения (контроля за выполнением) актов Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области, других документов и поручений ……………………	……………....
3.4.14. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения …………………………………….	……………....
3.5. Документальный фонд органа исполнительной власти	……………....
3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел ……………	……………....
3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение ………….	……………....
3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение …………………………………	……………....
3.5.4. Порядок оформления дел ……………………………..	……………....
3.5.5. Составление описей дел по результатам экспертизы их ценности ………………………………	……………....
3.5.6. Передача дел в архив …………………………………	………….…...
3.5.7. Составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения ………………	……………....
3.5.8. Использование архивных документов ………………	……………....
3.6. Особенности работы с электронными документами ….	………............
3.6.1. Порядок приёма и передачи электронных документов	……………....
3.6.2. Сведения об электронном документе ………………..	……………....
3.6.3. Создание архива электронных документов ………….	……………....
3.7. Работа исполнителя с документами ……………………	……………....
3.7.1. Порядок работы с документами ……………………...	………...........
3.7.2. Порядок печатания и размножения документов ……	……………....
3.7.3. Отмена, признание утратившими силу правовых актов, внесение в них изменений ……………………	……………....
3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов ……………..	……………....
3.8.1. Учет печатей и штампов ………………………………	……………....
3.8.2. Учет бланков документов …………………………….	……………....

 

* Пт (пункт) – единица измерения (1/72 дюйма, 0,376 мм), используемая в текстовом редакторе WinWord для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

* Допускается уменьшение данного интервала до 18 пт при необходимости размещения текста акта на одной странице.

* Используются при необходимости деления текста на более мелкие структурные
единицы. В актах используется разное деление текста.

* Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

* Назначение на должность и освобождение от должности государственных служащих оформляется в соответствии с распоряжением администрации Правительства Кировской области от 30.07.2015 № 61 «Об утверждении перечня правовых актов Губернатора Кировской области, Правительства Кировской области и администрации Правительства Кировской области, включаемых в номенклатуру дел Правительства облас-ти».

[*] ГОСТ Р 7.0.8- 2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

 

 

* ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».