Формирование дел и их текущее хранение

 

3.5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

3.5.2.2. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителями в 10-дневный срок работнику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, который формирует их в дела постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, утвержденной сводной номенклатуры дел и настоящей Инструкции.

3.5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно и полностью оформленные документы (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты) в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, конверты;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более
4 см, при наличии большего количества листов дело подразделяется
на тома.

3.5.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

3.5.2.5. При группировке отдельных видов документов необходимо соблюдать следующие общие правила:

нормативно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологиис относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, регламенты, правила и т.п., утвержденные нормативно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

если положения, инструкции, регламенты, правила утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

приказы по основной (финансово-хозяйственной) деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с
установленными сроками их хранения (приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении группируются отдельно от приказов о командировках, о предоставлении отпусков, о премировании);

документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке;

протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам;

документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности Правительства области;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

лицевые счета работников по заработной плате группируются в
самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном
порядке по фамилиям, именам и отчествам;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
Правительства области, его подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений и жалоб граждан по личным вопросам;

переписка группируется обычно за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

3.5.2.6. Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по месту их формирования в органах исполнительной власти в запирающихся шкафах или специально отведенных для этой цели помещениях.

3.5.2.7. Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в органах исполнительной власти документов и дел, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на работника,
ответственного за ведение делопроизводства, и руководителя органа
исполнительной власти.

Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их
редакцию.

3.5.2.8. В органах исполнительной власти документы и дела, не подлежащие дальнейшему хранению, по согласованию с сотрудниками архива уничтожаются по акту, один экземпляр которого представляется в архив (приложение № 32).

Документы и дела включаются в акт, если установленный срок их хранения истек к 01 января года, в котором составляется акт.

 

3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное
хранение

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

3.5.3.1. Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

3.5.3.2. Экспертиза ценности документов администрации Правительства Кировской области, органов исполнительной власти проводится:

в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению;

в архиве – в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

3.5.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов администрации Правительства Кировской области, органов исполнительной власти создаются экспертные комиссии при администрации Правительства Кировской области и при органах исполнительной власти, которые организует свою работу в соответствии с положениями о данных комиссиях.

3.5.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и органах исполнительной власти, совместно с экспертными комиссиями при администрации Правительства Кировской области и при органах исполнительной власти под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.

3.5.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор дел и документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение
установленного порядка оформления документов и формирования дел.

3.5.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов, не относящиеся к вопросу документы и документы с временными сроками хранения.

3.5.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

 

3.5.4. Порядок оформления дел

3.5.4.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В дела подшиваются только исполненные и правильно оформленные документы. При приеме исполненных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей,
отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, фамилий исполнителей и т.д. Оформление дел производится работниками, ответственными за ведение делопроизводства, в тех подразделениях, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сотрудника архива.

3.5.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя (приложение № 33);

составление в необходимых случаях (подпункт 3.5.4.8 настоящей
Инструкции) внутренней описи документов дела (приложение № 34).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.5.4.3. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются:

наименование фонда организации (Правительство Кировской облас-ти);

наименование структурного подразделения (в именительном
падеже);

индекс (номер) дела в соответствии с номенклатурой дел;

номер тома, части;

заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого пронумерованного тома (части), который может уточнять
содержание заголовка дела.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за........ год (ы)».

На обложке дела указываются крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих,
например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

3.5.4.4. Документы в дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Резолюции руководителей, визы, составленные на отдельных листах,
размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком
порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.

3.5.4.5. В конце каждого дела подшиваются бланки для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях (подпункт 3.5.4.8
настоящей Инструкции) – бланки для внутренней описи документов дела.

3.5.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим (простым) карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются
отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.