Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Организация рабочих материалов
Очень важно создать такую структуру файлов, которая позволила бы охватить все виды вашей работы, была четкой и продуманной, а самое главное, облегчала поиск нужной информации. Когда вы выработаете такую систему, будет легко решить, куда поместить документ и где в случае надобности его искать — в рабочих, справочных файлах или в архиве. Пять типов информации, показанных на рисунке 2. 3, дают общее представление о содержании ваших рабочих файлов. Вам нужно создать специальные папки для всех документов, чтобы система стала работающей. Для этого надо сначала расписать все ваши основные обязанности и операции, а также те виды информации, которые необходимы для осуществления работы. На рисунке 2. 4 представлен возможный список обязанностей управляющего предприятием.
Это упрощенный анализ рабочего процесса. Перечислив основные категории обязанностей, вы получаете ключевые слова. Обычно вашу работу можно описать шестью — восемью основными функциями. Затем обозначьте более конкретные обязанности. Воспользуйтесь формой, представленной на рисунке 2. 5, которая поможет вам идентифицировать и обозначить основные файлы, представляющие самые важные аспекты вашей работы. После создания системы рабочих файлов выполните следующие операции:
1. Выберите ящик для рабочих файлов, лучше всего один из больших ящиков вашего стола. Помните, что эта информация всегда должна быть под рукой. Надпишите ящик крупно и отчетливо. 2. Уберите все другие файлы. Поместите их туда, где хранятся вспомогательные файлы, или в архив.
3. Убедитесь, что для каждой темы и каждого рода деятельности созданы отдельные папки. Аккуратно пометьте все файлы в соответствии с тематикой находящихся в нем документов.
4. Сформируйте папку файлов, касающихся долгосрочных работ. Одну часть пронумеруйте от 1 до 12 по месяцам, другую часть — от 1 до 31 по дням месяца.
5. Удалите все файлы, с которыми вы больше не работаете. Переложите их к вспомогательным файлам или поместите в архив. Справочные материалы
Теперь вам предстоит создать справочные файлы. Они должны содержать: • исследования, необходимые для осуществления проектов; • выполненные работы, к результатам которых вы часто обращаетесь;
• информацию о ресурсах; • информацию о кадрах; • административные данные; • финансовую информацию; • документы, касающиеся расчетов с клиентами. Систематизируя вспомогательные материалы, обратите внимание на два вопроса. • Какую информацию вы хотите сохранить? • Как лучше ее организовать для облегчения поиска? Многие люди не могут себя заставить расстаться с вещами. Какой объем информации вам нужно хранить? Продумайте несколько важных моментов.
• Не стремитесь ли вы хранить информацию «на всякий случай»? • Не слишком ли разбухли ваши вспомогательные папки? • Принимая решение сохранить что-либо или уничтожить, последуйте совету Стефани Уинстон из ее книги «Getting Organized» («Как организовать работу») (Warner Books, 1991) и спросите себя: «Если эти данные мне снова понадобятся, где я смогу их найти?» • Может ли кто-нибудь еще в вашей организации предоставить вам информацию? Не дублируйте файлы коллег, если только вам не придется пользоваться этой информацией часто. • Не нужно ли вам объединить свои усилия с кем-нибудь из коллег, чтобы та или иная информация хранилась у него? • Не нужно ли вам посоветоваться, как систематизировать ваши справочные материалы, с тем, кто тоже ими пользуется? Следующие предложения помогут вам структурировать ваши вспомогательные файлы (см. рис. 2. 6).
1. Составьте список ключевых элементов вашей работы (контракты, выставки-продажи, разработка продукции, финансы, кадры). Это и есть основные категории ваших справочных материалов.
2. Аккуратно маркируйте папки соответствующими заголовками на основе выделенных категорий.
3. Отфильтруйте имеющуюся информацию и выбросьте бесполезные бумаги.
4. Используя подвесные папки, выделите по одному ящику на одну или две категории.
5. Расположите массивы в алфавитном порядке по категориям и подкатегориям. 6. Пометьте ящики и папки крупными и разборчивыми буквами, чтобы облегчить и ускорить поиск и пополнение информации. Архивные материалы
В архив чаще всего помещаются материалы общего пользования. Они могут быть структурированы и разбиты на разделы не так, как ваши личные файлы. На самом деле могут потребоваться две системы: одна индивидуальная, используемая в вашем офисе для архивации документов, имеющих прямое отношение к вашей работе, и другая, предназначенная для общего пользования за пределами вашего офиса.
В одной компании я нашел ящик с памяткой, помеченной 1906 г. С 1906 г. ею не пользовался никто! Информация касалась того, как нужно производить уборку офиса. Честное слово! Один из наших консультантов носил с собой маленький кейс с отвертками и молотком, потому что уже стало привычным приходить в офисы и обнаруживать, что некоторые шкафы открыть не удается. Сотрудники офиса обычно неохотно используют архивные материалы, полагая, что этим данным нельзя доверять. В обязанность руководства входит обеспечение служащих функциональными системами архивов; в обязанности служащих входит умение правильно использовать эти системы. Предлагаемые вопросы дадут вам возможность оценить, как относятся к архивной информации в вашей компании. • Есть ли архивы в вашем отделе? А в компании? • Какую политику проводит компания по отношению к сохранению документов? • Кто отвечает за поддержание архивов? • Существует ли у вас система индексации архивов? • Какова процедура поиска документов в архивах? • Можете ли вы полагаться на восстановленные в случае необходимости документы? • Проверяли ли вы эту систему в последнее время? • Должны ли пополняться массивы информации архивов? Если да, то кем? Я полагаю, что независимо от того, насколько сложно организованы архивы отдела, в каждом офисе почти всегда необходимо иметь свои архивы. Поскольку информация, находящаяся в архивах, используется редко, они могут находиться в шкафах, расположенных на некотором удалении от столов.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-19; просмотров: 239; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.144.48.135 (0.007 с.) |