Знать, когда не надо усердствовать, не менее важно,

Чем знать, когда надо это делать.

Харви Маккай. «Благополучное плавание со стаей акул»

Не все можно и нужно делать сейчас же

 

Подробно обсудив, как делать дела сейчас же, давайте отметим, что не всегда полезно и желательно делать сейчас же абсолютно все. Вы должны позвонить Мэри, но ее не будет до понедельника. Вы хотите сварить кофе, но вам позвонил клиент. Разумеется, приоритеты должны играть важную роль в ваших действиях и влиять на их результат. Однако не забывайте, что, в конце концов, успех сопутствует тому, кто делает дело. И что очень часто люди не делают дела просто потому, что не делают их! Они не делают их сейчас же.

Действительно, приоритеты могут послужить лучшим оправданием для того, чтобы человек вообще ничего не делал. Да, бывают моменты, когда вы не можете сделать это сейчас. Бывают моменты, когда просто не следует это делать сейчас. Здравый смысл диктует свои законы, и с этим приходится считаться. Эффективность вашей работы не вырастет, если вы будете делать сейчас что-то глупое. Однако если ваш подход к работе всегда будет сводиться к выбору, определению приоритетов, к ожиданию того, когда придет время действовать, к поискам оправданий, почему что-то надо просмотреть позже, постоянной перетасовке ваших бумаг или просмотру электронной почты, вы ничего не добьетесь. По существу, этим вы укрепите в себе привычку бездействовать. Придерживаясь же принципа Сделайте это сейчас же и избавившись от привычки оправдывать откладывание дел в долгий ящик, вы приобретаете навыки действовать.

Пусть решительность станет вашим рабочим навыком

 

Люди, добивающиеся успеха, как правило, тратят мало времени на принятие решений и много времени на отмену принятых решений.

Но многие из нас боятся принимать решения. Ведь, приняв решение, приходится пожинать его плоды. Если нерешительность ваше слабое место, есть несложный способ помочь вам. Просто представьте себе наихудшее из возможных последствий любого решения и спросите себя, сможете ли вы смириться с ним. Если да, принимайте решение.

В любом случае вы не можете быть уверенным на 100% в надежности своих действий. Джордж Пэттон, знаменитый американский генерал, прославившийся во Второй мировой войне, следовал такой формуле успеха: «Если вы уверены в вашем плане на 80%, следуйте ему без оглядки».

Известен подход Бенджамина Франклина. У этого знаменитого изобретателя, политика и философа XVIII века был свой метод, помогавший ему принимать решения. Возьмите лист бумаги и разделите его на две колонки. В одну колонку занесите все доводы за принятие определенного решения, в другую — все доводы против. Сравнивая эти два списка, часто удается выявить направление, в котором следует действовать.

Мне доводилось встречать решительных людей, принимавших ошибочные решения. В конце концов, они почти всегда добивались-таки своей цели. Я верю, что есть некая закономерность, связанная с этим феноменом. Сам факт принятия решения в гораздо большей степени влияет на последствия, чем его правильность. Будьте решительны, действуйте и продвигайтесь вперед в работе и в жизни.

Превратите принцип Сделайте это сейчас же в свой рабочий навык

 

Нравится нам это или нет, но мы все — рабы своих привычек. Большинство из нас очень легко привыкает к заведенному порядку. К примеру, как часто вы ездите по одной и той же дороге на службу, или обедаете в одном и том же ресторане, или начинаете день с одного и того же? Некоторые из этих привычек и шаблонов хороши, другие работают против вас, и постоянное следование им может иметь весьма пагубные последствия.

Стоит ли придерживаться привычек? Разумеется. Такие навыки, как осторожная езда или привычная обходительность с друзьями, должны оставаться неизменными. Они, безусловно, полезны. Привычка придерживаться принципа Сделайте это сейчас же предполагает стимуляцию активной позиции в жизни, помогает стать более решительным, начать и продолжать действовать. Многие из стоящих перед нами задач не требуют долгого обсуждения, и, тем не менее, из-за нашего подхода к работе мы придаем им такое же значение, как и задачам, на самом деле важным и связанным с серьезными последствиями. Это привычка. По прочтении этой книги вы должны изменить ваш привычный подход к работе и начать работать с большей отдачей, то есть более продуктивно. Решительное и активное отношение к работе поможет вам в этом.

Само по себе откладывание дел в долгий ящик это всего лишь плохая привычка.

В своей книге «Getting Things Done: The ABC's of Time Management» («Добиться своего: азбука использования времени») (Scribner, 1976) Эдвин Блисс так описывает привычку откладывать дела на потом:

Когда мы отказываемся действовать так быстро, как надо было бы, это обычно происходит не потому, что стоящая перед нами задача слишком трудна, а скорее из-за нашей привычки по возможности дольше откладывать дело на потом. Это редко касается только одного дела; как правило, это укоренившаяся привычная система поведения.

Я не могу не согласиться с этим. Научитесь делать это сейчас, и вы избавитесь от этой привычки. Сделайте это сейчас же заменит привычку откладывать решения активной манерой поведения. Тогда вы научитесь действовать до постановки мысленных барьеров действию, у вас не будет времени подумать: «Это слишком сложно; возможно, этого удастся избежать; быть может, еще кто-нибудь займется этим; я нынче не в духе; мне лень этим заниматься».

Качество

 

Кому-то может показаться, что между принципом Сделайте это сейчас же и качеством сделанной работы есть противоречие. Большинство из нас часто сталкивается с людьми, выполняющими свою работу небрежно. Я искореняю эту привычку у моих детей: заданный на дом реферат набирается на компьютере, а не пишется от руки; необходимо, чтобы поиск в Интернете привел к нахождению подходящей для этого задания фотографии, которая повысит качество проекта и позволит получить высший балл А, а не хороший — В. Это абсолютно естественно, что мы ожидаем высокого качества исполнения. Но некоторые люди путают это с вопросом когда действовать.

В погоне за качеством дело часто откладывается в долгий ящик. В конце концов, если вы не верите, что сможете выполнить работу идеально, почему вы беретесь за нее? И следование принципу Сделайте это сейчас же может привести к тому, что вы не сумеете сделать это так, как вам хотелось бы. Д-р Сэпэдин говорит об этом так:

Люди, стремящиеся к совершенству, максималисты по духу: если они собираются что-нибудь сделать, они полагают, что должны сделать это наилучшим образом. «Среднее качество» для них неприемлемо. Столкнувшись с очень сложной задачей, они неизбежно колеблются между двумя крайностями: добиться совершенства или отказаться от работы вообще.

Как трезво оценить, что такое «среднее качество»? Должны ли мы стараться делать «роллс-ройс», который близок к совершенству? Или «мерседес»? Или «форд»? «Роллс-ройс» стоит 250 тыс. дол., «мерседес» — 80 тыс. дол., «форд» — 25 тыс. дол. Вы должны сделать то, что хотите сделать. Каждый производитель автомобилей обслуживает свой рынок. Этот рынок характеризуется уровнем цен, которые клиенты готовы платить за автомобиль. Производители выпускают автомобили, которые соответствуют ожиданиям клиентов.

Выполняя какую-либо работу, не задавайтесь вопросом: «Как я мог бы выполнить ее наилучшим образом?» Вместо этого спросите себя: «Какого качества исполнения ожидают от нас наши клиенты?» Если вы будете неизменно стремиться к совершенству, то уподобитесь тем, кто откладывает дело в долгий ящик, а ведь ваши клиенты, прежде всего, ждут от вас действий.

Разумеется, делать надо качественно, но определите сначала, что значит качественно, и делайте это сейчас!

Дисциплина

 

При обсуждении изменения поведения чаще всего приходится слышать слово дисциплина. «Все дело в дисциплине. Если бы я был более дисциплинированным, я смог бы ходить на тренировки... бросить курить... соблюдать диету...» Хотя дисциплина, разумеется, играет свою роль, я считаю, что все эти разговоры гроша ломаного не стоят. Если вы проявите достаточно дисциплинированности, чтобы установить новый режим работы, вы привыкнете к нему. Привычка поможет вам придерживаться нового режима. Заставьте себя действовать сейчас же, и скоро это станет вашей привычкой. Тогда вам уже не понадобится заставлять себя. Уильям Джеймс, чьи работы о человеческом поведении хорошо известны, утверждает, что если вы что-то делаете ежедневно в течение месяца, это превращается в привычку. Проверьте это на принципе Сделайте это сейчас же.

Честно говоря, речь идет не только об откладывании дел на потом. Это философия работы и жизни. Это позиция: я активен, я ориентирован на действие, я выше проблем, с которыми сталкиваюсь. Эти качества начинаются (и заканчиваются) на том, как вы воспринимаете и привычно обходитесь с мелкими деталями в работе и жизни.

Итак, что вы должны делать в первую очередь? Записывайте! Это первое, что вы должны запомнить. Приучите себя делать это сейчас же и делать лучше!

Выводы и рекомендации

 

1. Начнем. Подойдите к вашему письменному столу, если нужно, с этой книгой в руках и разберитесь с каждым листком бумаги на нем или рядом с вашим рабочим местом. Возьмите первый лист и определите, что это такое и что требуется для выполнения задания. Сделайте все, что нужно, чтобы завершить работу, и уберите этот лист со стола, чтобы никогда больше не натыкаться на него. Если требуется несколько часов, определите для этого время и сделайте это.

2. Просмотрите всю электронную почту, прослушайте голосовую почту, прочитайте факсы и т. п. и постарайтесь решить все вопросы. И снова, если на какое-то дело потребуется несколько часов, отведите для этого в вашем графике наиболее подходящее время.

3. Определите, какие работы вы должны выполнить, и решите, что нужно сделать для выполнения каждой из них. Продвигайтесь вперед настолько, насколько это возможно. Столкнувшись с препятствиями, ведите себя мудро. Задайтесь вопросом: «Как это можно сделать иначе?» Если решите дать кому-либо задание по этому делу или передать его коллеге, не забудьте проследить за его выполнением.

ГЛАВА ВТОРАЯ: Организуйте это сейчас же!

4С — японская стратегия менеджмента,

направленная на повышение качества и эффективности персональной деятельности.

Сей-ли Организация

Сей-тон Порядок

Сей-кедз Аккуратность

Сей-соу Чистота

Обзор второй главы

 

В этой главе вы научитесь тому, как:

• упорядочить работу и сэкономить время;

• не тратить время на поиски разных вещей. Распределять бумаги по категориям на рабочие, справочные и архивные материалы;

• организовывать компьютерные файлы и создавать для них и для сообщений электронной почты специализированные папки;

• уделять столько внимания деталям, сколько нужно для выполнения работы.

Вам придется приложить немало усилий, связанных с организацией своего рабочего места и установлением режима работы, чтобы приучить себя делать это сейчас же. Вы будете поражены тем, сколько времени вам удастся сэкономить, создав хорошую рабочую обстановку.

О воспитании солдат

 

У солдат вырабатывают внимание к деталям. Когда рекруты прибывают в лагеря для новобранцев, они занимаются тем, что многие считают важнейшими навыками. Кроме жесткого физического режима солдат усиленно обучают, как заправлять койку, чистить ботинки, следить за принадлежностями туалета, чистить оружие и другим премудростям такого рода. Сержант изо всех сил старается приучить солдат к порядку. И дело не только в отдельных навыках. Начальная подготовка в условиях армейской службы закладывает основы воспитания и создает предпосылки для формирования полноценного солдата.

Вряд ли можно найти более серьезную профессию, чем профессия солдата, в особенности во время войны, когда он рискует жизнью. Большое значение уделяется тому, как солдаты носят оружие и обращаются с ним. При появлении противника солдат не может себе позволить, чтобы его оружие отказало из-за того, что он его вовремя не почистил. Недисциплинированный, неорганизованный солдат, не знающий, где его оружие, и не ухаживающий за ним, очень скоро станет мертвым солдатом. Поэтому сержанты настолько серьезно подходят к обучению рекрутов фундаментальным знаниям.

Вопрос о том, насколько вы подготовлены и приспособлены к выполнению вашей работы, гораздо более важен, чем думают многие. Беспорядок может иметь губительные последствия для вашей работы.

Долой беспорядок!

 

Беспорядок — это тот хаос, с которым вы сталкиваетесь ежедневно, приходя в свой офис. Вот на спинке кресла для посетителей висит ваш плащ, потому что утром вы не повесили его на вешалку. Вот в углу шкафа для документов под остатками вчерашнего ланча лежат полдюжины отчетов. Вот куча журналов, которые вы так и не прочитали. А вот на столе громоздится гора исходящих и входящих документов. И неоконченные письма, специально написанные от руки, чтобы придать им личный характер. И кассеты, которые вы собирались взять с собой и прослушать дома в выходные дни, а пока запихнули под квартальный отчет. Беспорядок — это тот жуткий хаос, который меньше всего нужен вам на вашем рабочем месте. Мы можем каждый день орать на наших детей, требуя, чтобы они прибирали в детской, а потом как ни в чем не бывало приходить в захламленный офис и садиться за заваленный бумагами стол, не замечая, как этот хаос мешает нашей работе.

Откуда берется беспорядок?

 

Первый виновник — бумаги. Что стало с идеей создания офисов без бумаг? Высказывалось мнение, что развитие современной технологии приведет к тому, что офисы избавятся от массы бумаг, так как вся информация будет храниться в электронном виде. Возможно, так и будет, но пока что это не так. Принтеры печатают больше материалов, чем мы можем переварить, к тому же копировальные машины выплевывают целые кипы бумаг. На самом деле бумажный поток стал теперь даже больше, чем когда-либо раньше.

Электронная почта может оказаться еще хуже, чем горы бумаг, если такое только возможно. Будучи сама по себе замечательным изобретением, она создает электронный хаос. Теперь одним нажатием клавиши вы можете послать сообщение 150 абонентам. Некоторые люди получают по электронной почте до 200 сообщений в день. Представляете, что это такое? Или, может быть, нет? Если ваш офис «полностью компьютеризирован», вам и не нужно это представлять.

Другая причина — хлам. Ваш друг только что вычистил свой платяной шкаф. Жена заставила его сделать это: она подозревала, что там завелись мыши. Офисы похожи на платяные шкафы — места, где мы собираем массу старья. Тот же ваш друг со своей женой переехал в новый дом на противоположной стороне улицы и взял с собой все вещи. Многое из того, что они перевозили, хранилось у них месяцами и даже годами в надежде на то, что когда-нибудь пригодится. В новом доме они запихнули все это добро в чулан и даже не заглядывают в него месяцами.

Можно смеяться над этим, но это обычная история. Большинство людей думает, что все барахло, которое они хранят годами, может когда-нибудь пригодиться. Все собирают подшивки журналов «National Geographic», но никогда не читают их. Зачем же их хранить? Это напоминает солдата, который, идя в бой, хотел бы взять с собой танк, но это невозможно. В какой-то момент надо трезво посмотреть на вещи, которые вас окружают, и убедиться, что они действительно нужны. Если нет, избавьтесь от них!

Кому нужен беспорядок?

 

Беспорядок характеризует подход людей к работе и жизни. Он говорит о том, что, возможно, у человека точно такой же хаос и в голове. Многие находят оправдание для беспорядка, утверждая, что он дает им пищу для размышлений и способствует творческому процессу. Другие убеждены, что это врожденное качество творческих людей и людей искусства. Моя коллега как-то рассказала мне интересную историю. Она описала свое первое посещение дома одного знаменитого художника в Нью-Йорке. Перед тем как пойти туда, она представляла себе, что этот дом, как и дома других настоящих художников, выглядит приблизительно так: авангард, полный беспорядок, груды картин по углам, в мастерской полно разнообразных вещей, которые призваны стимулировать воображение.

Но когда она вошла в дом и огляделась, оказалось, что везде царят чистота и порядок. Сначала она подумала, что хозяин все убрал в ожидании гостей, но когда она заглянула в мастерскую как-то вечером, вновь обнаружила образцовый порядок. Все кисти были аккуратно составлены, тюбики с красками столь же аккуратно разложены и маркированы. Она не верила своим глазам — это разрушало ее представления о том, как работают художники.

Когда она заговорила об этом с хозяином, он сказал, что привычка к аккуратности сформировалась у него еще в колледже, где он проходил курс живописи. Его приучили содержать все инструменты в рабочем состоянии. Он знал, что кисти испортятся, если их не мыть каждый раз после употребления. Он помечал все тюбики с красками, потому что иначе мог забыть, какие именно краски смешивал.

Если вы хотите работать эффективно, как этот художник, вы должны быть аккуратным и организованным. В атмосфере чистоты и порядка работать значительно проще.

С глаз долой?

 

Я знаю людей, которые боятся, что «с глаз долой» буквально означает «из сердца вон». Они боятся, что забудут о каком-нибудь задании, если у них в поле зрения, на столе или в блокноте не будет какого-нибудь напоминания о нем. Они стараются все держать на виду.

Я не против этого. «С глаз долой» действительно часто означает «из сердца вон». Поэтому, когда люди жалуются мне на забывчивость, я предлагаю им свою систему запоминания дел. После этого оказывается, что им больше не нужно держать на столе напоминания о вещах, которые они не могут сделать сейчас, так как они только усиливают дурную привычку делать это позже.

Хотя большинство людей, оставляющих разные записки для напоминания на столе и в офисе, думают, что это им помогает, на самом деле подобные бумаги в основном мешают и часто способствуют возникновению стрессов.

Мой вам совет — держите все на своих местах. Держите на столе только то, над чем сейчас работаете. Пользуйтесь удобным календарем, чтобы он вовремя напоминал вам о делах — именно тогда, когда вы должны их делать.

Не пренебрегайте мелочами

 

Очень часто, стараясь сделать нашу работу более интенсивной, мы пренебрегаем простыми вещами. Пытаясь решить сложные проблемы, мы упускаем главное. А главное в организации работы в офисе — это вещи, с которыми люди сталкиваются каждый день, включая рабочий стол, степлер, ручки, клейкую ленту, скрепки, лампы, файлы и папки, стул, компьютер, компьютерные диски и многое другое. Нередко в офисах все эти веши содержатся в беспорядке: ножницы лежат не на месте, степлер заклинен, диспенсер для клейкой ленты пуст, бумаги разбросаны как попало. И мы еще хотим хорошо работать в таких условиях, не понимая, насколько беспорядок на рабочем месте мешает в повседневных делах!

Тривиально? Возможно, но в «The Wall Street Journal» были приведены данные о том, что работники офисов тратят в среднем шесть недель в году на поиски разных вещей в офисе! Вам это кажется невероятным? Но мой опыт подтверждает это.

Я как-то посетил крупного руководителя банка, под началом которого работали 2500 человек. Этот солидный бизнесмен сделал карьеру благодаря умению руководить и деловой сметке. Но он был очень перегружен и попросил меня помочь ему разобраться. Увидев груду бумаг на его столе, я поинтересовался, что это за бумаги. Он ответил, что для их обработки ему нужен дырокол, но он до сих пор не сходил за ним. Я мог бы спросить, почему он держит эти бумаги прямо перед собой, но решил преподать ему урок Сделайте это сейчас же и поэтому предложил сразу скрепить их. «Ладно», — сказал он и вышел из кабинета. Я вышел за ним следом, мы миновали его помощников, пересекли холл, открыли дверь, спустились на один лестничный пролет и вошли в подсобное помещение. Он взял дырокол, вернулся обратно в кабинет, проколол бумаги и сложил их в скоросшиватель. Каждый раз, когда ему нужен был дырокол, он проделывал этот путь. Я спросил: «Почему бы вам не завести собственный дырокол?» Он глянул на меня и сказал: «Что за прекрасная мысль!» Она ему просто не приходила в голову.

Однако важно не только сделать доступными веши, которыми вы часто пользуетесь. Взгляните на обстановку в вашем офисе как бы со стороны. Удачно ли расположен ваш стол? Не холодно ли вам зимой, не жарко ли летом? Удобен ли ваш стул?

Когда-то я внедрял программу ОПД в компании Philips Electronics. При посещении офиса одного из ее руководителей я заметил, что он испытывает неудобства и постоянно ерзает на стуле. Я поинтересовался, в чем дело, и он ответил: «Спина болит».

Я осмотрел его стул и увидел, что он сломан. «Почему вы не возьмете себе другой стул?» — спросил я.

Когда я пришел в следующий раз, у него был другой стул. Он сказал: «Поразительно. Я взял себе новый стул, и спина больше не болит. Благодаря новому стулу я стал лучше работать».

Другой человек, стол которого стоял напротив двери, значительно повысил продуктивность своей работы, поставив его лицом к окну. Дело в том, что дверь постоянно открывалась, и проходящие люди отвлекали его внимание. Встретившись с ним взглядом, они здоровались и подходили поболтать. В результате он был вынужден постоянно отрываться от дела. После того как он переставил стол и стул, посетители стали видеть вместо его лица противоположную стену и больше не отрывали его от работы.

Исследованию воздействия на людей окружающей обстановки посвящена особая наука. Несколько лет назад Digital Equipment Corporation (теперь это дочерняя компания Compaq Computer Corporation) разработала в Швеции концепцию офиса, назвав ее «Офис будущего». Во внимание были приняты все аспекты обстановки в офисе — планировка помещений, оснащение компьютерами и программным обеспечением, цвет стен, мебель для более удобного положения спины работника и т. д.

Compaq учла даже то, как культурные различия влияют на определение удобной обстановки. Например, в шведском «офисе будущего» обстановка напоминает типичный шведский загородный дом. Почему? Потому что шведы считают, что будут работать более продуктивно в обстановке загородного дома, чем в обстановке стандартного офиса.

Ведущие производители мебели, такие как Steelcase Inc., фирмы, занимающиеся дизайном помещений, например Gensler, и консалтинговые фирмы, занимающиеся программным обеспечением, такие как Cap Gemini, открыли отделения, специализирующиеся на создании в офисах большей мобильности. В своем Институте технологии бизнеса мы тоже помимо простой помощи в улучшении организации и повышении продуктивности работы людей стали помогать им переходить от традиционной обстановки в офисе и стандартного оборудования к новому дизайну, облегчающему мобильность на рабочих местах и обеспечивающему успешную работу коллектива в целом.

Начните с главного

 

Если вы хотите наладить свою работу и повысить ее продуктивность, нужно обратить внимание на те основные вопросы, которых большинство людей просто не замечает. Исправны ли принадлежности, которыми вы пользуетесь? Легко ли делать то, что вы делаете? Эти два вопроса работники офиса должны задать самим себе, хотя это случается довольно редко.

Если на сборочном конвейере каждый раз при установке колеса на машину рабочий должен согнуться, чтобы поднять тяжелый инструмент, это означает, что операция требует усовершенствования. Возможно, нужно предоставить рабочему особый рычажный механизм, сокращающий время и усилия, необходимые для установки колеса. Точно так же, если каждый раз, чтобы позвонить, вам приходится рыться в нескольких бумагах или директориях, нужно усовершенствовать процесс поиска. Его следует упростить, чтобы делать это сейчас же.

Оснащение вашего офиса

 

Давайте обратимся к тем средствам, которыми вы пользуетесь в вашей работе. Если вы читаете эту главу не за своим столом, вообразите, что вы сидите за ним. Как скомпоновано ваше рабочее место? Чем вы пользуетесь?

1. Тройной лоток для бумаг. Прежде всего, для повседневного потока бумаг (не для хранения!) у вас должны быть три корзинки или лотка: для входящих документов, для документов, ожидающих рассмотрения, и для исходящих документов. Система лотков выглядит так, как показано на рисунке 2. 1.

2. Ваш набор канцелярских принадлежностей. Такими вещами, как степлеры, ручки, карандаши, клейкая лента, футляры для визиток, может быть, точилки для карандашей, калькулятор, скрепки, дискеты и т. п., вы пользуетесь на работе каждый день.

Мне приходилось видеть людей, у которых на столах и в ящиках было по два или три степлера, как они полагали, сломанных. На самом деле они сломаны не были, просто скрепки застряли в механизме, но никто не удосужился их вытащить. Каждый раз, когда требовался степлер, приходилось просить его у соседа по столу! Какой бы мелочью ни казался степлер, это один из основных инструментов конторского служащего, и если этот и другие основные орудия вашего труда на месте, вам удастся работать более эффективно и продуктивно.

Убедитесь, что у вас есть все, что нужно для работы, что все это исправно и вам не придется каждый раз просить у кого-то ножницы или степлер. Найдите время, чтобы осмотреть все свои принадлежности. По окончании этого маленького мероприятия у вас будут степлер, ручки, карандаши, точилки, блокноты, скотч, футляр для визиток, скрепки, дискеты, папки, карточки и все прочее, чем вы пользуетесь в повседневной работе, и все это будет в рабочем состоянии. Такого рода принадлежности должны храниться в среднем или боковых ящиках вашего стола, но не на его поверхности.

Старайтесь ничего не терять. В бухгалтериях компаний мне часто приходится слышать о невероятных потерях. Люди рассказывают: «Как только мы навели порядок, мы обнаружили, чем располагаем в действительности, сколько нам требуется и сколько расходуется напрасно». Иногда размеры потерь просто пугают.

Однажды я занимался внедрением программы ОПД в одной средних размеров брокерской фирме. Я по очереди обошел все столы и попросил сотрудников собрать лишние принадлежности, чтобы сдать их на центральный склад. Я это сделал из-за жалоб на то, что на складе часто не бывает нужных принадлежностей. А малым компаниям не хватает квартальных средств на недостающие канцтовары. И вот, поработав по программе ОПД со 120 сотрудниками компании, я собрал все лишние принадлежности, которые нашлись в ящиках рабочих столов. Их оказалось столько, что до конца года не понадобилось закупать ни одной вещи. Нужно было только собрать все, что валялось в ящиках. Это обычная история. Если вы хотите в корне изменить свой подход к работе, осмотрите собственный стол, поройтесь в его ящиках и как следует изучите свое рабочее место. Бьюсь об заклад, вы найдете полдюжины лишних ручек и кучу других вещей, о существовании которых даже не подозревали.

То же с уверенностью можно сказать и об информации в ваших папках и файлах: вы не знаете, что у вас есть, и, естественно, не пользуетесь этим. А без организации и поддержания в рабочем состоянии того, что у вас есть, вы даже не знаете, чем располагаете. Вы не используете своих возможностей. Представьте себе людей, спасающихся после кораблекрушения на резиновом плоту в океане. Первое, что они должны сделать, — подсчитать все запасы, чтобы ничего не потерять. В их ситуации любая потеря может стоить им жизни.

3. О копировании. С понедельника до пятницы миллионы людей в офисах используют копировальную технику. Это может показаться мелочью, но неумение обращаться с ксероксом может стоить дорого. Мой приятель рассказал мне такую историю. Ему понадобилось поехать в Калифорнию проконсультироваться с клиентом. Встреча с директором-распорядителем и президентом компании проходила в конференц-зале. Когда мой приятель представил им свой обзор на одной странице, директор-распорядитель захотел снять с него копию. Он прервал беседу, вызвал специалиста-копировальщика и стал ждать. Через двадцать минут специалист возвратился с листом бумаги. Позже, просто из любопытства, мой приятель спросил, почему понадобилось так много времени, чтобы сделать ксерокс одной страницы. Помощник директора-распорядителя провел его через длинный холл, и, пройдя через несколько дверей, они попали в помещение для копирования. Там стоял огромный ксерокс — монстр со множеством кнопок и несколькими дюжинами отсеков разного назначения. С помощью этого чудовища можно было с одинаковым успехом не только сделать копию с листа бумаги, но и запустить космический корабль. Около 90% сотрудников офиса не имели представления, как им пользоваться.

 

4. Факсы. Вы должны уметь пользоваться факсом, принтером и всеми другими техническими средствами офиса. Аппаратура должна быть исправна и снабжена расходными материалами и сменными частями. Рядом должны быть вывешены краткие инструкции по ее использованию. И вы должны найти время ознакомиться с ними.

 

5. Компьютеры. Часто люди, умеющие обращаться с компьютерами, не полностью используют их возможности. Например, иногда они прибегают только к программам для обработки электронных таблиц, игнорируя такие функции, как обработка текстов, выписка счетов, отслеживание и сопровождение информации, календарное планирование и т. п. Компьютер может использоваться по-разному, но многие умеют выполнять только одну функцию. С помощью компьютера можно отправлять и получать факсы, проводить банковые операции, оплачивать счета и заказывать театральные билеты — все это не выходя из офиса и не пользуясь почтой. Когда нам приходится работать с клиентами из крупных корпораций, часто оказывается, что половина персонала не знает азов своей собственной системы электронной почты, установленной для повышения продуктивности их труда. Использование всех доступных нам возможностей компьютерной техники имеет большое значение. Может быть, еще важнее постоянные поиски новых методов ее применения.