Экз. № 1-10 - в адрес по списку рассылки

Экз. № 11 - в дело

Для многостраничных документов с грифами конфиден­циальности с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами кон­фиденциальности [1].

Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфи­денциальности, номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Бюджет движения денежных средств,

Уч. № 123/КТ, коммерческая тайна,

Экз. № 1, на 4 л.

При оформлении сопроводительного письма, которое по своему содержанию служит только для сопровождения конфи­денциального документа, на письме проставляется гриф конфи­денциальности, соответствующий высшему грифу приложения. Ниже грифа проставляется отметка «(Без приложения - некон­фиденциально)».

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

Ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

(Без приложения - неконфиденциально)

Подготовленный проект документа, содержащий конфи­денциальную информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами конфиденциальности.

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

КТ, где 11 - порядковый номер по журналу, КТ -указание на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных документах получать визу подразделения, ответ­ственного за конфиденциальное делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа установленным в организации нормам), или нескольких подраз­делений в случае распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы безопасности и отдела де­лопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности
Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется в специальных журналах:

• для входящего документа: 123-КТ или 453-К;

• исходящего документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;

• внутреннего документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроиз­водства в этом случае делается отметка о регистрации доку­мента с грифом конфиденциальности, информация о докумен­те в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности по­сле их учета внутри организации производится только под роспись в журналах регистрации.

Журнал регистрации входящих документов с грифами конфиденциальности