Методическое обеспечение структурного моделирования бизнес-процессов

Цель моделирования бизнес-процессов – обеспечение процедур управления деятельностью организации. Существует два основных подхода к управлению бизнес-процессами организации – функциональный и процессный, а также их комбинация, называемая гибридным подходом.

При функциональном подходе к управлению перед каждой структурной единицей (сотрудник, отдел, цех) закреплен ряд функций, описана область ответственности, сформулированы критерии успешной и неуспешной деятельности. Функциональный подход наиболее оптимален в тех случаях, когда весь бизнес-процесс (или его значительная часть) сосредоточен в рамках одной структурной единицы. Например, в случае промышленного предприятия, когда некоторая структурная единица выполняет полный цикл производства и продажи некоторого товара: от закупки сырья до реализации готового продукта.

При процессном подходе к управлению каждая структурная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она участвует. Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждой структурной единицы сформулированы и имеют смысл лишь в контексте конкретного бизнес-процесса. Элемент структуры отвечает не только за свои функции, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован. Возникает взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками.

Для современных предприятий характерна сложная организационная структура, в рамках которой ответственность за выпуск конечного продукта распределяется между несколькими структурными единицами, обладающими узкоспециализированным    персоналом с высокими профессиональными качествами. В этом случае описание функций управления для некоторых подразделений базируется на функциональном подходе, а для других – на процессном. Такой подход относят к типу гибридного управления и управление большинства предприятий целесообразно описывать по такой схеме.

Модели бизнес-процессов позволяют получить целостную структурированную картину внешних и внутренних процессов организации. Знание реального положения дел помогает составить объективный и рациональный план бизнес-проекта, в который войдет описание, анализ, оптимизация, регламентация бизнес-процессов, а также формирование и корректировка параметров процесса, определение ключевых показателей эффективности, разработка системы мотивации персонала, реинжиниринг бизнес-процессов.

Обычно моделирование бизнес-процессов используется при решении следующих задач: – переход к процессному управлению, включающему применение системы менеджмента качества; – учет затрат по процессам и использование системы сбалансированных показателей и критериев эффективности процесса; – анализ и обсуждение альтернатив, управление изменениями; – проектирование новых бизнес-процессов и интеграция процессов бизнес-партнеров; – бенчмаркинг; – согласование процедур и процессов при аутсорсинге; – имитационное и ситуационное моделирование, включающее определение параметров системы, прогнозирование и проектирование её эффективных показателей.

При моделировании процессов управления организацией эффективно применение методики формирования моделей отдельных бизнес-процессов, а определенная их последовательность может использоваться для описания организации при любом принципе её функционирования. В этом случае формируется структура сети бизнес-процессов организации и модель, используемая для описания процесса управления системой.

Для систематизации моделей бизнес-процессов организации и удобства их применения используется процедура классификации. Определяют следующие подходы к классификации бизнес-процессов организации:

1.По отношению к добавленной стоимости выделяют основные (добавляющие ценность) и вспомогательные или обеспечивающие (добавляющие стоимость) процессы. В отдельные классы объединяют процессы управления и развития.

Основные бизнес-процессы – это маркетинг, производство, поставки и сервисное обслуживание продукции и т.д. Обеспечивающие бизнес-процессы – это финансирование, обеспечение кадрами, юридическая поддержка, администрирование, обеспечение безопасности, поставка комплектующих материалов, ремонт и техническое обслуживание оборудования и т.д.  Бизнес-процессы управления – это процессы, которые используются для преобразования информации и не учитываются при расчетах добавленной стоимости. Бизнес-процессы развития связаны с решением стратегических задач предприятия (реинжиниринг, проектирование и т.д.).

2. По уровню детализации выделяют процессы верхнего уровня, детальные и элементарные. Для детализации процессов используется процедура декомпозиции. Так процесс верхнего уровня – «закупка сырья» декомпозируется на детальные процессы – «планирование закупок», «заключение договоров», «получение товарно-материальных ценностей», «оплата», «передача в производство». В этом случае, для недопущения избыточной сложности описания уровень декомпозиции ограничивают пятью-семью процессами на основе анализа объекта предметной области. Процессы нижнего уровня, для которых декомпозиция не выполняется, относят к элементарным бизнес-процессам.

3. С учетом функционально-иерархического принципа построения большинства организаций выделяют процессы горизонтальные (производство) и вертикальные (управление).

4. Классификация процессов по виду деятельности практически совпадает с классическим описанием функций управления организацией (рис. 1).

 В структуре бизнес-процессов присутствуют различные потоки, отображающие структуру модели: управление, потоки работ, потоки информации (документов), потоки материальных, энергетических и организационных  ресурсов. Для комплексного описания деятельности организации используется сетевая методика. Сеть бизнес-процессов организации – это совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, включающих все функции, выполняемые в подразделениях предприятия

Структурная модель бизнес-процесса при любом подходе к управлению организацией строится на базе методического обеспечения процессного управления.

В основе процессного подхода к управлению лежит PDCA - цикл управления (цикл Деминга). Цикл включает четыре последовательно повторяющихся шага: планирование процесса (Plan), выполнение процесса (Do), анализ показателей эффективности (Check), корректировка процесса (Act).

Базовые требования процессного подхода к управлению стандартизированы, сформулированы в МС ИСО 9000:2000 и включают следующие основные положения:

1. Система управления складывается как минимум из двух уровней. Управленческие решения принимают высшее руководство («первое лицо») и владелец процесса – руководитель, отвечающий за эффективность работы, лицо, принимающее решение (ЛПР). Взаимодействие владельцев нескольких процессов должно быть определено и формализовано.

2. Система управления бизнес-процессом основана на обязательных регламентированных обратных связях, описанных в цикле PDCA.

3. Все этапы цикла PDCA выполняются по регламентам, которые представляют собой подробное описание бизнес-процесса. В основе регламента лежат должностные инструкции, типовые процессы принятия решений, правила организации  производственного процесса, директивы вышестоящих организаций и подразделений и т.д. В регламент включается информация о ресурсах и результатах процесса, владельце и потребителе процесса, основных показателях и информационном обеспечении процесса.

4. При выполнении анализа процесса используются четыре основных потока информации: – показатели процесса, – показатели продукта, – показатели удовлетворенности потребителя, – результаты аудитов процесса.

5. Стандарт требует установить характеристики информационных потоков, определить методики сбора и обработки информации, границы показателей нормального хода процесса и критерии для принятия корректирующих действий. Управленческое решение об изменении регламентов или ресурсов должно приниматься на основании строгих фактов.

6. Принцип PDCA при необходимости тиражируется на нижние уровни управления.

Основу большинства современных подходов к моделированию бизнес-процессов составляют методология SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования), семейство нотаций IDEF (Icam DEFinition, где Icam - это Integrated Computer-Aided Manufacturing) и алгоритмические языки.

Основная идея методологии SADT – построение древовидной функциональной модели предприятия. Сначала функциональность предприятия описывается в целом, без подробностей. Такое описа­ние называется обобщенной или контекстной диаграммой. Взаимодействие с окру­жающим миром описывается в терминах входа (данные или объекты, потребляемые или изменяемые функцией), выхода (основной резуль­тат деятельности функции, конечный продукт), управления (страте­гии и процедуры, которыми руководствуется функция) и механизмов (необходимые постоянные ресурсы). Кроме того, при создании контекстной диа­граммы формулируются цель моделирования, область (описания то­го, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точка зрения (позиция, с которой будет стро­иться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения ЛПР, ответственного за работу моделируемой системы в целом.

Затем общая функция разбивается на крупные подфункции, используя процесс функциональной декомпозиции. Подфункции декомпозируются на более мелкие функции до дос­тижения необходимой детализации описания, когда функция может быть описана логико-математической моделью, связывающей входные и выходные параметры процесса. Каждая декомпозируемая функция соответствует отдельному фрагменту описания – диаграмме. Таким образом, модель представляет собой совокупность иерархически выстроенных диаграмм, каждая из которых является описанием ка­кой-либо функции или работы (activity).

Методология SADT предусматривает описание бизнес-процессов с использованием диаграммы IDEF0. Построение IDEF0-диаграммы при описании функций бизнес-процесса подчиняется следующим основным правилам:

1. Функция бизнес-процесса изображается в виде прямоугольника   – «черного ящика», для которого при наличии на диаграмме всех используемых в модели параметров функции отсутствует описание процесса преобразования входной информации в результат.

2. Все входные параметры (исходные данные и изменяемые ресурсы) соотносятся с левой стороной прямоугольника, отображающего функцию бизнес-процесса; все выходные – с правой стороной; управляющие воздействия – с верхней стороной прямоугольника; а механизм работ или постоянные ресурсы процесса – с нижней стороной. Эти условия всегда соблюдаются при построении контекстных диаграмм и функциональной декомпозиции IDEF0, что обеспечивает семантическую целостность модели.

3. Управляющее воздействие на диаграмме IDEF0 отображается в виде выходного параметра, информационный поток которого (рецикл) возвращается в предыдущие функции модели: – или в управляющие параметры, – или на вход изменяемых ресурсов бизнес-процесса. Возврат в управляющий информационный поток соответствует модификации алгоритма управления функцией (например, изменение технологических ограничений). Возврат в поток изменяемых ресурсов соответствует процедуре выбора новых значений ресурсов бизнес-процесса (например, выбор альтернативной технологии ХТП).

4. Все информационные потоки на диаграмме IDEF0 могут разветвляться, что соответствует, например, использованию одних и тех же ресурсов или применение одного алгоритма управления в разных функциях. Возможно разделение одного ресурса на несколько частей, когда одна часть используется в одной функции, а другая – в другой. На схеме это показывается с помощью разного обозначения информационных потоков после разветвления.

5. Для снижения размерности задачи и максимальной формализации процедуры анализа бизнес-процесса на диаграмму помещаются только те информационные ресурсы, которые используются при анализе модели. Число входов и выходов с каждой из сторон прямоугольника, обозначающего функцию, не должно превышать 6. Число последовательных функций в одной IDEF0-диаграмме – от 3 до 6. Если объем ресурсов в модели больше допустимого, создаются информационные объекты, объединяющие несколько семантически связанных параметров.

6. Расчетная процедура оценки решений в IDEF0-диаграмме – стоимостной анализ АВС (Activity Based Costing), который представляет собой соглашение об учете используемых для реализации бизнес-процесса затрат, с целью определить общую стоимость процесса с одновременной детализацией затрат. Для детализации в ABC применяется модель, называемая центром затрат (Cost Centre Dictionary). В Cost Centre включаются все виды затрат, учитываемых при моделировании бизнес-процесса, например, стоимость сырья и материалов, затраты на производственный процесс, заработная плата и т.д. При его использовании в процессе моделирования каждой работе соответствуют свои стоимостные характеристики, представляемые в форме таблицы, время, к которому эти затраты относятся (по умолчанию – один день), и длительность работ. Общая стоимость работ определяется, исходя из продолжительности, поэтому сокращение сроков выполнения процесса, естественно, снижает и стоимость работ. Для функции, которая была декомпозирована, общая ее стоимость вычисляется по стоимостным характеристикам функций нижних уровней в соответствии со списком Cost Centre.

На рис.2 представлена одна из IDEF0-диаграмм бизнес процесса выбора технологии при проектировании ХТС.

Методика анализа IDEF0-диаграмм бизнес-процессов реализована в нескольких программных продуктах, наиболее известным из которых является AllFusion.

Для построения и анализа контекстных диаграмм используется пакет инструментальных средств AllFusion Modeling Suite 7.1 фирмы Computer Associates (CA).

В этот пакет входит пять продуктов:

1. AllFusion Process Modeller 7.1. AllFusion Process Modeller (употребляется также сокращенное наименование AllFusion РМ) является фактически новой версией хорошо известного средства моделирования и анализа бизнес-процессов BPwin.

2. AllFusion ERwin Data Modeler 7.1 (AllFusion ERwin DM) - ин­струмент создания моделей данных и генерации схем баз дан­ных. Ранние версии этого продукта назывались ERwin.

3. AllFusion Data Model Validator 7.1 (AllFusion DMV) –система поиска и исправления ошибок модели данных. Прежнее назва­ние - ERwin Examiner.

4. AllFusion Model Manager 7.1 (AllFusion MM) - система органи­зации коллективной работы, хранилище моделей AllFusion PM и AllFusion ERwin Data Modeler. Прежнее название – AllFusion MM.

5. AllFusion Model Navigator 7.1 (AllFusion MN) – инструмент просмотра моделей AllFusion PM и AllFusion ERwin DM.

	Рисунок 2 – IDEF0-диаграмма одного из уровней декомпозиции бизнес-процесса «Выбор технологии»

AlIFusion PM позволяет созда­вать модели процессов и поддерживает в одной модели в дополнение к IDEF0 еще два стандарта (нотации) моделирования - DFD и IDEF3. Каждая из этих трех нотаций позволяет рассмотреть различные сто­роны деятельности предприятия.

AllFusion PM предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели - стоимостный анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC), и свойства, определяемые пользовате­лем (User Defined Properties, UDP). ABC является широко распро­страненной методикой, используемой международными корпорация­ми и государственными организациями для идентификации движи­телей затрат в организации.