Інформаційні системи та інформатизація процесів управління маркетингом на підприємстві

Вступ

Управління маркетингом – це робота з інформацією. Ефективність управління маркетингом значною мірою залежить від якості та повноти інформації, яку використовує менеджер з маркетингу, і як він нею розпоряджається. Витрати на збір інформації, її передачу, обробку, зберігання та видачу користувачеві повинні бути мінімальними. Технічний прогрес у галузі інформаційних технологій та систем за останні роки зробив вирішення цієї проблеми цілком можливим і доступним. Цьому сприяло впровадження в управління маркетингом комп’ютерної техніки та новітніх інформаційних технологій.

Уся робота з інформацією в сучасній системі управління складається з таких частин: 1) збір необроблених даних; 2) переміщення інформації від одного джерела до іншого; 3) обробка та перетворення інформації з однієї форми в іншу; 4) зберігання обробленої інформації; 5) пошук та доступ до інформації, що зберігається; 6) формування інформації у вигляді, зручному для користувача.

Основними цілями використання інформації є збільшення прибутку та розширення ринків, зниження невизначеності та ризику, отримання влади і засобів впливу на інших, контроль і оцінка ефективності власної діяльності.

Інформація дозволяє компаніям діяти першими, діяти впевнено, а коли в них з’являється надійніше знання, ніж у конкурентів, то інформація дає їм більший шанс завоювати ринок.

Метою викладання дисципліни „Інформаційні системи маркетингу” є формування системи теоретичних знань і практичних навичок щодо використання методичного апарату та інструментарію інформаційних систем і технологій управління маркетингом на підприємстві чи в організації.

Основними завданнями дисципліни є:

- вивчення новітніх підходів до застосування інформаційних систем та технологій в маркетингу;

- оволодіння навичками впровадження інформаційних систем та технологій на підприємстві з метою оптимізації процесу пошуку та аналізу маркетингової інформації та підвищення ефективності прийняття управлінських рішень.

Після засвоєння матеріалу навчальної дисципліни студенти повинні одержати теоретичні знання про застосування новітніх інформаційних систем і технологій в управлінні маркетингом підприємства та набути практичних навичок з роботи з прикладним програмним забезпеченням даних систем, які застосовуються більшістю вітчизняних та закордонних підприємств для збору та аналізу первинної маркетингової інформації, створення графічного рекламного продукту та прийняття управлінських рішень у сфері управління маркетингом.

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ ТА ІНФОРМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕСІВ УПРАВЛІННЯ МАРКЕТИНГОМ НА ПІДПРИЄМСТВІ

 

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПІДПРИЄМСТВА, КЛАСИФІКАЦІЯ ТА ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

 

ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ КОМП'ЮТЕРНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

 

Системні програми

Операційні системи (ОС). ОС утворять самий нижній рівень інформаційної оболонки апаратних коштів комп'ютерів. ОС виконує дві головні функції:

- підтримує роботу всіх прикладних і системних програм, забезпечуючи їхню взаємодію з апаратною частиною комп'ютера;

- дає користувачам можливість здійснювати загальне керування комп'ютером.

Перше завдання ОС полягає у тому, щоб забезпечити взаємодію програм із зовнішніми пристроями й один з одним, розподіл оперативної пам'яті, виявлення різних подій, що виникають у процесі роботи, і відповідне реагування на них (наприклад, при помилкових ситуаціях) та ін. Для загального керування комп'ютером використовується мова, за допомогою якої користувач може виконувати такі операції, як розмітка дисків, копіювання файлів, роздрукування каталогів і файлів, запуск будь-яких програм, установлення режимів роботи зовнішніх пристроїв і т.д.

Операційна система (ОС) являє собою програму, що автоматично завантажується при включенні комп'ютера й надає користувачеві базовий набір команд, за допомогою яких можна виконати спілкування з комп'ютером і ряд дій: запустити програму, відформатувати дискету, скопіювати файл і т.д.

Технологія спілкування з комп'ютером залежить від інтерфейсу. Сучасні операційні системи підтримують командний, WIMP-, SILK-інтерфейси. Зараз ставиться питання про створення суспільного інтерфейсу (social interface).

Командний інтерфейс означає видачу на екран системного запрошення для введення команди. Наприклад, в MS-DOS це запрошення виглядає як З:\>, в Unix-$.

WIMP-інтерфейс є графічним і розшифровується як Windows (вікно), Image (образ), Menu (меню), Pointer (покажчик), тобто на екрані висвічується вікно, що містить образи програм і меню дій. Для вибору одного з них використовується покажчик.

SILK-інтерфейс означає Spech (мова), Image (образ), Language (мова), Knowledge (знання), тобто на екрані за мовною командою відбувається переміщення від одних пошукових образів до інших.

Операційні системи поділяють на однопрограмні, багатопрограмні й багатопрограмні для декількох користувачів.

Для обробки даних використовують декілька технологій.

Пакетна технологія, або пакетний режим обробки даних, означає, що завдання поєднуються в пакет, а потім виконуються на ЕОМ без втручання користувача. Завдання – це обумовлена користувачем одиниця роботи і послідовність команд операційній системі, спрямованих на зазначення потрібних характеристик, імен програми, що  виконується, і даних, що нею обробляються.

Діалогова технологія, або діалоговий режим обробки даних, означає обмін повідомленнями між користувачем і системою в реальному часі, тобто у темпі реакції користувача, або в режимі поділу часу, коли процесорний час надається різним користувачам (завданням) послідовними квантами. Розмір кванта невеликий, і у користувача створюється ілюзія безперервної роботи на ЕОМ.

Мережна технологія забезпечує вилучену діалогову й пакетну технології.

Розмаїтість технічних коштів й операційних систем змусили розроблювачів систем увести поняття платформи. Платформа визначає тип комп'ютера й ОС, на яких можна встановити інформаційну технологію.

Системи програмування. До складу сучасних систем програмування входять:

- компілятор, що здійснює перетворення програм написаних мовою програмування у програму в машинних кодах, або інтерпретатор, що здійснює безпосереднє ви­конання тексту програми мовою високого рівня;

- бібліотеки програм, що містять заздалегідь підготовлені підпрограми, які можуть використовувати програмісти;

- різні допоміжні програми, наприклад налагоджувачі;

- редактори текстів для написання й налагодження програм.

           Системи програмування в основному використовуються для проектування ЕІС і являють собою мову програмування й програму перекладу (компілятор, інтерпретатор) із цієї мови в машинні коди. При цьому найбільш перспективним є об’єктно-орієнтоване програмування.

Об’єктно-орієнтоване програмування останнім часом стає візуальним (VO-Visual Objects). Це означає, що змінюється інтерфейс середовища програмування. Він стає багатовіконним.

Програми технічного обслуговування надають сервіс для експлуатації комп'ютера, виявлення помилок при збоях, відновлення ушкоджених програм і даних.

Допоміжні програми (утиліти). До них належать програми-пакувальники даних, антивірусні програми, програми для діагностики комп'ютера, програми для керування пам'яттю й інші.

 

Типи діалогу з ІС

 

Існують такі основні типи діалогу з ІС:

- меню;

- питання, що вимагають відповіді ТАК/НІ;

- шаблон;

- просте питання;

- команда;

- взаємодія природною мовою.

Розглянемо їх.

Меню - найпоширеніший тип діалогу. При обігу система ініціює діалог. Таким чином, крок діалогу починається з видачі системою вхідного повідомлення. Після видачі користувачем вхідного повідомлення й обробки його системою крок діалогу завершується.

Можливо кілька форм машинної реалізації даного типу діалогу. У всіх випадках як вхідне повідомлення на екрані дисплея висвітлюється перелік функцій системи, реалізація яких можлива у поточному стані діалогу.

Користувач вибирає потрібну функцію: уведенням номера функції, уведенням абревіатури функції, наведенням курсору на відповідну функцію й натисканням клавіші Enter.

Питання, що вимагають відповіді ТАК/НІ, є типом діалогу «меню», коли в кроці діалогу як альтернативи користувачеві пропонуються дві відповіді: ТАК/НІ.

Користувач може відповісти в такий спосіб:

- за допомогою перших букв слів;

- повністю набрати ТАК чи НІ.

Шаблон - це ініційований системою діалог, на кожному кроці якого система сприймає тільки синтаксично обмежене вхідне повідомлення користувача відповідно до заданого формату. Шаблон використовується для уведення даних, значення яких відомі користувачеві (наприклад, дата, значення статті або професійні терміни).

Просте питання є частиною шаблона. Користувачеві надається вводити масив даних по формату, заданому системою. Наприклад, повідомлення на введення даних може повторюватися багаторазово. Після уведення однієї порції даних запит повторюється - уводиться наступна порція й т.д. до вичерпання всіх даних. Уведення завершується після набору певного символу, наприклад «*».

Команда - це ініційований користувачем тип діалогу, при якому виконується одна із припустимих на даному етапі діалогу директив (команд) користувача. Набір припустимих команд, як правило, відсутній на екрані, однак за допомогою спеціальних директив його можна вивести для ознайомлення. У разі задання неприпустимої директиви видається попереджувальне повідомлення, і система залишається на початку поточного кроку діалогу.

Взаємодія природною мовою називається тип діалогу, ініційований користувачем, де поставлене їм завдання приводить до рішення, при цьому спілкування з боку користувача ведеться природною мовою.

Аналіз описаних типів діалогу показує, що застосування тільки одного з них (за винятком останнього) не дозволяє створити досить гнучку й ефективну систему.

Використання декількох типів діалогу підвищує гнучкість системи й знижує її складність.

Масштабованість:

Функціональна:

· Під’єднання нових комплектів СЕДО або бази даних;

· Під’єднання зовнішніх систем на РСУБД;

· Необхідні зміни у функціональності або дизайні системи можливо виконувати з єдиного робочого місця.

Географічна:

· зовнішня – необмежена кількість нових організацій;

· внутрішня – необмежена кількість нових підрозділів, співробітників.

Робота з електронною поштою

Рішення, запропоновані в Lotus Notes, ще більше спрощують обробку електронної пошти та управління нею.

 

Рисунок 4.6 – Вікно перегляду поштових повідомлень IBM Lotus (вигляд поштового клієнта)

 

У Lotus Notes користувачі завантажують повідомлення електронної пошти в окремих вікнах, при цьому візуальні покажчики допомагають знаходити повідомлення та пов’язані з ними гілки дискусій.

 

 

 

Рисунок 4.7 – Робота з поштовими повідомленнями

 

Рисунок 4.8 – Дерево дискусій

Календар та планування

Можливість перегляду календаря по днях і тижнях дозволяють користувачу налаштувати зовнішній вигляд Lotus Notes залежно від особистих переваг чи потреб.

 

Рисунок 4.9 – Календар та планування в Lotus Notes 

 

Рисунок 4.10 – Графік розподілу робочого часу

Вбудовані можливості Lotus Notes значно спрощують організацію нарад на підприємстві. Користувачі можуть виключити певних осіб з переліку запрошених на нараду та залишити тільки найбільш важливих учасників. Окрім того, за допомогою вбудованого облікового графіка розподілу робочого часу можна вибрати оптимальний час проведення наради, який би підходив для всіх учасників (див. рис. 4.10).

Ієрархічні бази даних

Ієрархічні бази даних підтримують деревоподібну організацію інформації. Зв'язки між записами виражаються у вигляді відносин предок/нащадок, а в кожного запису є тільки один батьківський запис. Це допомагає підтримувати цілісність посилань. Коли запис видаляється з дерева, всі його нащадки також повинні бути вилучені.

Ієрархічні бази даних мають централізовану структуру, тобто безпеку даних легко контролювати. На жаль, певні знання про фізичний порядок зберігання записів все-таки необхідні, тому що відносини предок/нащадок реалізуються у вигляді фізичних покажчиків з одного запису на інші.

Це означає, що пошук запису здійснюється методом прямого обходу дерева. Записи, розміщені в одній половині дерева, шукаються швидше, ніж в іншій. Звідси виникає необхідність правильно впорядковувати записи, щоб час їх пошуку був мінімальним. Це важко, тому що не всі відношення, які існують у реальному світі, можна виразити в ієрархічній базі даних. Відношення "один до багатьох" є природними, але практично неможливо описати відношення "багато хто до багатьох" або ситуації, коли запис має кілька предків. Доти, поки у додатках будуть кодуватися відомості про фізичну структуру даних, будь-які зміни цієї структури будуть призводити до перекомпіляції.

Мережні бази даних

Мережна модель розширює ієрархічну модель, дозволяючи групувати зв'язки між записами у множини. З логічної точки зору зв'язок - це не сам запис. Зв'язки лише виражають відношення між записами. Як і в ієрархічній моделі, зв'язки ведуть від батьківського запису до дочірнього, але цього разу підтримується множинне успадковування.

Відповідно до специфікації CODASYL мережна модель підтримує DDL (Data Definition Language - мова визначення даних) і DML (Data Manipulation Language - мова обробки даних). Це спеціальні мови, призначені для визначення структури бази даних і складання запитів. Незважаючи на їх наявність, програміст, як і раніше, повинен знати структуру бази даних.

У мережній моделі допускаються відношення "багато хто до багатьох", а записи не залежать один від одного. При видаленні запису віддаляються й всі його зв'язки, але не самі зв'язані записи.

У мережній моделі потрібно, щоб зв'язки встановлювалися між існуючими записами, для того щоб уникнути дублювання й перекручування цілісності. Дані можна ізолювати у відповідних таблицях і зв'язати із записами в інших таблицях.

Програмістові не потрібно піклуватися про те, як організується фізичне зберігання даних на диску. Це послабляє залежність додатків і даних. Але в мережній моделі потрібно, щоб програміст пам'ятав структуру даних при формуванні запитів.

Оптимальну структуру бази даних складно сформувати, а готову структуру важко змінювати. Якщо вид таблиці зазнає змін, усі відношення з іншими таблицями повинні бути встановлені заново, щоб не порушилася цілісність даних. Складність подібного завдання приводить до того, що програмісти найчастіше скасовують деякі обмеження цілісності заради спрощення додатків.

Реляційні бази даних

У реляційній моделі база даних являє собою централізоване сховище таблиць, що забезпечує безпечний одночасний доступ до інформації з боку багатьох користувачів. У рядках таблиць частина полів містить дані, що стосуються безпосередньо запису, а частина - посилання на записи інших таблиць. Таким чином, зв'язки між записами є невід'ємною частиною реляційної моделі.

Кожен запис таблиці має однакову структуру. Наприклад, у таблиці, що містить опис автомобілів, у всіх записів буде той самий набір полів: виробник, модель, рік випуску, пробіг і т.д. Такі таблиці легко зображувати у графічному вигляді.

У реляційній моделі досягається інформаційна й структурна незалежність. Записи не зв'язані між собою настільки, щоб зміна одного з них стосувалася інших, а зміна структури бази даних не обов'язково приводить до перекомпіляції працюючих з нею додатків.

У реляційних СКБД застосовується мова SQL, що дозволяє формулювати довільні, нерегламентовані запити. Це мова четвертого покоління, тому будь-який користувач може швидко навчитися робити запити. До того ж, існує безліч додатків, що дозволяють будувати логічні схеми запитів у графічному вигляді. Все це відбувається за рахунок жорсткості вимог до продуктивності комп'ютерів. На щастя, сучасні обчислювальні потужності більш ніж адекватні.

У реляційних базах даних можуть бути розходження у реалізації мови SQL, хоча це й не проблема реляційної моделі. Кожна реляційна СКБД реалізує якусь підмножину стандарту SQL плюс набір унікальних команд, що ускладнює завдання програмістам, які намагаються перейти від однієї СКБД до іншої. Доводиться робити нелегкий вибір між максимальною переносимістю й максимальною продуктивністю. У першому випадку потрібно дотримуватися мінімального загального набору команд, підтримуваних у кожній СКБД. У другому випадку програміст просто зосереджується на роботі в даній конкретній СКБД, використовуючи переваги її унікальних команд і функцій.

Етапи розроблення баз даних

 

Метою розроблення будь-якої бази даних є зберігання і використання інформації про яку-небудь предметну область.

При розробленні бази даних звичайно виділяється декілька рівнів моделювання, за допомогою яких відбувається перехід від предметної області до конкретної реалізації бази даних засобами конкретної СУБД. Можна виділити такі рівні:

· предметну область;

· модель предметної області;

· інфологічну модель даних;

· даталогічну модель даних;

· фізичну модель даних;

· власне базу даних і додатки.

Предметна область - це частина реального світу, дані про яку ми хочемо відобразити у базі даних. Наприклад, як предметну область можна вибрати вагонне депо, продаж квитків, формування потягів.

Модель предметної області - це наші знання про предметну область. Знання можуть бути як у вигляді неформальних знань у мозку експерта, так і виражені формально за допомогою яких-небудь засобів. Модель предметної області описує, швидше, процеси, що відбуваються у предметній області, і дані, що використовуються цими процесами. Від того, наскільки правильно змодельована предметна область, залежить успіх подальшого розроблення додатків.

Інфологічна модель даних. На наступному, нижчому, рівні знаходиться інфологічна модель даних предметної області. Інфологічна модель описує поняття предметної області, їх взаємозв'язок, а також обмеження на дані, що накладаються предметною областю. Приклади понять - "тип вагона", "кількість місць", "номер потяга", "сполучення". Приклади взаємозв'язків між поняттями - "для даного типу вагона характерна певна кількість місць", "один і той самий потяг зупиняється на декількох проміжних станціях”. Інфологічна модель даних є початковим прототипом майбутньої бази даних. Основним засобом розроблення інфологічної моделі даних зараз є різні варіанти ER-діаграм (Entity-Relationship, діаграми сутність-зв'язок).

Даталогічна модель даних. На ще нижчому рівні знаходиться даталогічна модель даних. Даталогічна модель даних описує дані засобами конкретної СУБД.

Відношення, розроблені на стадії формування інфологічної моделі даних, перетворяться у таблиці, атрибути стають стовпцями таблиць, для ключових атрибутів створюються унікальні індекси, домени перетворюються у типи даних, прийняті в конкретній СУБД.

Потрібні дані відшукуються СУБД на зовнішніх запам'ятовуючих пристроях за фізичн ою модел лю даних.

База даних і додатки. І, нарешті, як результат попередніх етапів з'являється власне сама база даних. База даних реалізована на конкретній програмно-апаратній основі, і вибір цієї основи дозволяє істотно підвищити швидкість роботи з базою даних.

Сучасні СУБД забезпечують:

· набір засобів для підтримки таблиць і співвідношень між зв ’ язаними таблицями;

· введення, модифікацію інформації, пошук і подання інформації у текстовому або графічному вигляді;

· засоби програмування, за допомогою яких ви можете створювати власні додатки.

Отже, для створення бази даних і роботи з нею, крім комп’ютера, потрібно мати відповідний програмний продукт - СУБД.

До функцій СУБД прийнято відносити такі:

Безпосереднє управління даними у зовнішній пам'яті

Ця функція включає забезпечення необхідних структур зовнішньої пам'яті як для зберігання даних, що безпосередньо входять у БД, так і для службових цілей, наприклад, для прискорення доступу до даних в деяких випадках (звичайно для цього використовуються індекси). У деяких реалізаціях СУБД активно використовуються можливості існуючих файлових систем, в інших робота проводиться аж до рівня пристроїв зовнішньої пам'яті. Але користувачі у будь-якому випадку не зобов'язані знати, чи використовує СУБД файлову систему і якщо використовує, то як організовані файли. Зокрема, СУБД підтримує власну систему іменування об'єктів БД.

Управління буферами оперативної пам'яті

СУБД, як правило, працюють з БД значного розміру; принаймні цей розмір звичайно істотно більший за доступну ємність оперативної пам'яті. Зрозуміло, що якщо при зверненні до будь-якого елемента даних проводитиметься обмін із зовнішньою пам'яттю, то вся система працюватиме із швидкістю пристрою зовнішньої пам'яті. Практично єдиним способом реального збільшення цієї швидкості є буферизація даних в оперативній пам'яті.

Управління транзакціями

Транзакція - це послідовність операцій над БД, що розглядаються СУБД як єдине ціле. Або транзакція успішно виконується, і СУБД фіксує зміни БД, проведені цією транзакцією, в зовнішній пам'яті, або жодна з цих змін ніяк не відображається на стані БД. Поняття транзакції необхідне для підтримки логічної цілісності БД.

Журналізація

Однією з основних вимог до СУБД є надійність зберігання даних у зовнішній пам'яті. Під надійністю зберігання розуміють те, що СУБД повинна бути у змозі відновити останній узгоджений стан БД після будь-якого апаратного або програмного збою. Звичайно розглядаються два можливі види апаратних збоїв: так звані м'які збої, які можна трактувати як раптовий зупин роботи комп'ютера (наприклад, аварійне виключення живлення), і жорсткі збої, що характеризуються втратою інформації на носіях зовнішньої пам'яті.

У будь-якому випадку для відновлення БД потрібно мати у своєму розпорядженні деяку додаткову інформацію. Іншими словами, підтримка надійності зберігання даних у БД вимагає надмірності зберігання даних, причому та частина даних, яка використовується для відновлення, повинна зберігатися особливо надійно. Найбільш поширеним методом підтримки такої надмірної інформації є ведення журналу змін БД.

Журнал - це особлива частина БД, недоступна користувачам СУБД і підтримувана з особливою ретельністю (іноді підтримуються дві копії журналу, що розміщуються на різних фізичних дисках), до якої надходять записи про всі зміни основної частини БД. У різних СУБД зміни БД журналізуються на різних рівнях: іноді запис у журналі відповідає деякій логічній операції зміни БД (наприклад, операції видалення рядка з таблиці реляційної БД), іноді - мінімальної внутрішньої операції модифікації сторінки зовнішньої пам'яті; у деяких системах одночасно використовуються обидва підходи.

У всіх випадках дотримуються стратегії "попереднього" запису в журнал (так званого протоколу Write Ahead Log - WAL). Ця стратегія полягає у тому, що запис про зміну будь-якого об'єкта БД повинен потрапити у зовнішню пам'ять журналу раніше, ніж змінений об'єкт потрапить у зовнішню пам'ять основної частини БД. Відомо, що якщо в СУБД коректно дотримується протокол WAL, то за допомогою журналу можна вирішити усі проблеми відновлення БД після будь-якого збою.

Найпростіша ситуація відновлення - індивідуальний відкат транзакції. Строго кажучи, для цього не потрібен загальносистемний журнал змін БД.

Для відновлення БД після жорсткого збою використовують журнал і архівну копію БД.

Архівна копія - це повна копія БД до моменту початку заповнення журналу.

Підтримка мов БД

Для роботи з базами даних використовуються спеціальні мови, у цілому звані мовами баз даних.

У сучасних СУБД, як правило, підтримується єдина інтегрована мова, що містить усі необхідні засоби для роботи з БД, починаючи від її створення, і забезпечує базовий призначений для користувача інтерфейс з базами даних. Стандартною мовою найбільш поширених у даний час реляційних СУБД є мова SQL (Structured Query Language).

5.4 Створення зв’язків між таблицями. Індекси та ключі

 

Кожна таблиця повинна містити одне або декілька полів, за допомогою яких можна однозначно визначити кожен запис у таблиці. Такі поля називаються первинним ключем. Ключі у реляційних СУБД використовують для зв’язування таблиць.

У MS ACCESS можна визначити первинні ключі трьох типів:

Простий ключ. Як простий ключ можна призначити поле, яке не містить порожніх значень і значень, які повторюються.

Складовий ключ. Використовується у тих випадках, коли неможливо однозначно визначити кожен запис таблиці лише за допомогою одного поля. Складовий ключ складається з двох або більшої кількості полів.

Ключові поля лічильника. Якщо складно визначити ключове поле таблиці, то можна за первинний ключ вибрати поле Лічильник. Це поле, в яке при заповненні таблиці даними, автоматично вноситься порядковий номер запису, що гарантує унікальність його значень.

Впорядкування записів таблиці за значенням ключа називають індексацією, а отриманий образ таблиці – індексом. Взагалі фізично таблиці та індекси можуть зберігатися у різних файлах. У MS Access всі об¢єкти бази даних (у тому числі й індекси) зберігаються в одному файлі.

Створення зв’язків між таблицями

Після створення таблиць необхідно встановити зв’язок між ними, використовуючи який, можна об’єднувати дані з різних таблиць. При встановленні зв'язку між таблицями насамперед визначають, яка з двох таблиць буде базовою, а яка – зв'язаною. У базовій таблиці поле, за яким встановлюється зв'язок, повинно бути ключовим або індексованим без повторів. Зв’язок між таблицями встановлює відношення між значеннями, що збігаються, у ключових полях, як правило, між полями, які мають однакові імена в обох таблицях. Здебільшого з ключовим полем однієї таблиці, яке є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв’язується зовнішній ключ іншої таблиці. Поля, які зв’язуються, повинні мати однаковий тип даних, за винятком випадку, коли поле первинного ключа є полем типу Лічильник. Поле Лічильник  зв’язується з числовим полем, якщо значення властивості Р о зм і р обох полів збігаються. Наприклад, допускається зв’язування поля Лічильник з числовим полем, якщо властивість Р о зм і р обох полів має значення довге ціле.

Таблиці зв’язуються так, що інформація з однієї таблиці доступна для іншої таблиці. У системах, спроектованих в ACCESS, як правило, є декілька зв’язаних таблиць.

Існує декілька типів зв’язку:

1 Один до одного – кожному запису першої таблиці відповідає тільки один запис другої таблиці і навпаки. Відношення цього типу використовуються нечасто, оскільки більшу частину даних, які зв’язані таким способом, можна розмістити у одній таблиці. Можливе використання у тому разі, коли таблиця має велику кількість полів і виникла необхідність її розділити. (Наприклад, перша таблиця має поля – код співробітника, прізвище, адреса, телефон, фото; друга таблиця має поля – код співробітника, ідентифікаційний код).

2 Один до багатьох – кожному запису першої таблиці відповідає декілька записів другої таблиці. Але запису у другій таблиці відповідає лише один запис першої таблиці. (Один постачальник доставляє декілька товарів, але даний товар надійшов від конкретного постачальника).

3 Багато до багатьох – кожному запису першої таблиці відповідає декілька записів другої таблиці і кожному запису другої таблиці відповідає декілька записів першої таблиці.

Для створення зв’язків між таблицями існує спеціальне діалогове вікно, яке називається СХЕМА ДАННЫХ. Вікно відкривають клацнувши на однойменній кнопці панелі інструментів або командою СЕРВИС/ СХЕМА ДАННЫХ.

Основні об’єкти бази даних

До об’єктів баз и даних належать:

1 Таблиці – це набір даних з однієї визначеної теми. Наприклад, дані про студентів, їх прізвища, адреси, телефони. Рядки двовимірних таблиць називають записами, стовпчики – полями. У термінах реляційних СУБД подібні таблиці називаються відношеннями, їх записи – кортежі відношень, поля – атрибути відношень. Записи відрізняються своїм номером, а поля – своїм ім¢ям. Основні умови щодо змісту таблиць такі:

а) однакові записи забороняються;

б) всі записи повинні мати однакову кількість полів;

в) значення полів атомарні, тобто таблиця не може мати своїми компонентами інші таблиці.

2 Форми – використовуються для введення нових даних і перегляду існуючих у вказаному форматі. Можна використовувати кнопкову форму для відкриття інших форм або звітів. Форми – основний засіб побудови інтерфейсу користувача, що забезпечує найбільш зручний спосіб перегляду та редагування даних, а також контроль за ходом виконання прикладної програми. Таким чином, форми будуються для:

а) в иведення та редагування даних. Це найбільш поширений спосіб використання форм. Вони забезпечують виведення на екран монітора даних у необхідному вигляді. Використання таких форм значно спрощує редагування даних, їх введення та видалення з бази даних. При цьому деякі дані можна зробити доступними лише для перегляду, а деякі – зовсім не демонструвати. Крім цього, є можливість у таких формах забезпечити процес обчислення полів в залежності від параметрів, які задає користувач;

б) к ерування ходом виконання прикладної програми. Сучасні прикладні програми, як правило, мають оболонку для надання користувачеві можливості виконувати ті чи інші дії у певній послідовності. Таку оболонку можна побудувати за допомогою форм, а саме: кнопкових форм. Такі форми містять кнопки, що викликають при їх виборі дію певного макроса або процедури VBA. Ці кнопки називаються командними. Командні кнопки можуть використовуватись і для виклику іншої форми, а також багатьох інших дій, що пов¢язані з ходом виконання прикладної програми, а саме: виконувати запити, команди меню, фільтрувати дані, друкувати звіти тощо;

в) в ведення даних. Можна побудувати форми, які призначені лише для введення в базу даних нових значень, які автоматизують виконання програми за певним алгоритмом;

г) виведення повідомлень. Такі форми забезпечують інформацією події, що пов¢язані з виконанням прикладної програми, наприклад, повідомлення про різноманітні помилки;

д) д рук інформації. Як правило, для друку призначені звіти, але надрукувати інформацію можна і за допомогою форм. Очевидно для введення та виведення даних діють різні параметри, тому у таких формах інструментально підтримується їх подвійна роль.

3 Запити – вимоги на відбір даних, що зберігаються у таблицях, або вимога на виконання певних дій з даними. За допомогою запитів дані упорядковують, фільтрують, об’єднують, аналізують.

4 Звіти – об'єкти бази даних Microsoft Access, призначені для відображення даних, організованих і відформатованих відповідно до вимог користувача. За допомогою звітів складаються комерційні відомості, списки телефонів або списки розсилання. Звіти використовуються для відображення інформації у друкованому вигляді.

5 Макроси – містять одну або декілька макрокоманд, які використовуються для автоматичного виконання деяких операцій.

6 Модулі – містять програми на VISUAL BASIC. Дозволяють розширити можливості системи, якщо написати для цього необхідні програми.

Запити та їх застосування

Для користувача основним режимом роботи з базою даних є режим отримання інформації. Причому нарівні з інформаційним пошуком у базі даних потрібно здійснювати перетворення (редагування, упорядкування, групування та елементарні обчислення) даних для видачі користувачеві різних довідок, звітів і т.п. Це виконується за допомогою запитів. Запити дозволяють переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць.

Основна подібність між запитами на вибірку і фільтрами полягає у тому, що в них проводиться вилучення підмножини записів із базової таблиці або запиту.

Фільтр, як правило, використовують під час роботи у режимі Форми або у режимі Таблиці для перегляду або зміни підмножини записів. На відміну від фільтра запит дозволяє отримати більш змістовний результат. Перш за все, це пояснюється тим, що фільтр дає інформацію для перегляду (друку), але на відміну від запиту автоматично не зберігається як окремий об¢єкт бази даних. Запити, маючи таку властивість, дозволяють динамічно поновлювати інформацію у своїх таблицях, якщо у таблицях бази даних виникла зміна інформації. Крім цього, запит має і зворотну дію: якщо змінювати інформацію у його таблицях, то таблиці бази даних, на основі яких побудований запит, будуть адекватно змінювати свою інформацію.

Запити використовують для виконання таких дій:

· Перегляд підмножини записів без попереднього відкриття конкретної таблиці або форми.

· Вибір таблиць, що містять записи, з можливістю подальшого додавання інших таблиць.

· Виконання обчислень над значеннями полів.

При виконанні запиту опитується активна база даних. Результат переглядається на екрані або роздруковується. У той самий час інформація, що не відповідає заданому критерію, звичайно не витягується, хоч вона і зберігається у базі даних.

Типи запитів:

Запит на вибирання, забезпечує вибір даних із зв ’ язаних таблиць і таблиць, побудованих під час реалізації інших запитів. (Наприклад, запит на вибирання записів про робітників, які мають вищу освіту, запит на вибирання записів про робітників, які працюють менше трьох років, і т.д.). Запити на вибирання створюють тимчасові результуючі таблиці. Базові таблиці при цьому не змінюються. Запити на вибирання можна також використовувати для групування записів і обчислення сум, середніх значень, підрахунку кількості записів і отримання інших типів підсумкових значень.

Запит з параметрами відображає одне або декілька визначених діалогових вікон, які виводять запрошення користувачу ввести умови вибирання. При запуску такого запиту можна ввести критерії вибирання записів або значення для вставки у поле.

Перехресний запит відображає результати статистичних розрахунків (такі, як суми, кількість записів і середні значення), виконаних за даними з одного поля таблиці. Ці результати групуються у вигляді таблиці по двох наборах даних, один з яких визначає заголовки стовпчиків, а інший – заголовки рядків. Перехресні запити використовують для розрахунків і подання даних у структурі, яка полегшує їх аналіз.

Запит на внесення змін