И оперативно-распорядительное воздействие

Важнейшим инструментом управления производственной дея­тельностью являются организационно-распорядительные (админист­ративные) методы воздействия. С их помощью осуществляются ре­гулирующие функции государства, координируются экономичес­кие интересы участников различных уровней воспроизводствен­ного процесса.

Любое управленческое решение не может реализоваться само по себе, необходимы соответствующие организационные мероп­риятия.

Административные методы основаны на исполнении обязательных предписаний и рекомендаций. Они позволяют оперативно влиять на ход событий в процессе управления, являются сред­ствами волевого и конкретного воздействия (определяют цели, за­дачи, порядок и сроки выполнения задач, ресурсы и условия), ус­тановления и поддержания дисциплины и порядка в рабочем процессе. Для административных методов управления также ха­рактерны: прямое и быстрое воздействие на управляемый объект; однозначное, как правило, решение в конкретной производствен­ной ситуации; обязательность выполнения решения; защита прав подчиненных, осуществляемая вышестоящим органом, а в случаях необходимости – судом или арбитражем.

Организационно-распорядительные методы управления разде­ляют на две группы: организационного и оперативно-распоряди­тельного воздействия.

Организационные методы связаны с постоянным совершенство­ванием механизма и структуры управления и основаны на исполь­зовании административных актов и норм, направленных на формирование устойчивых организационных отношений. Они обес­печивают взаимодействие всех элементов системы управления, ее стабильность.

В зависимости от степени жесткости выделяют три вида организационного воздействия: регламентирование, нормирование, инструктирование     

Регламентирование – жесткий вид воздействия, исходящий из единой системы управления в стране.

Сущность регламентирования – юридическое закрепление об­щих требований и правил организационного состояния и поведе­ния в отношении конкретных объектов, например организацион­но-правовых форм хозяйствования. Различают структурное, фун­кциональное, должностное, комплексное регламентирование, ко­торые составляют систему. 0бъектом регламентирования сельскохозяйственных предприятий и организаций являются их правовое положение, порядок организации; разделение труда, размер и структура хозяйства; правовое положение внутрихозяй­ственных подразделений, их организация и выполняемые функ­ции. Объектами регламентирования управляющей системы сельс­кохозяйственных предприятий и организаций различных форм хозяйствования являются: место в управлении производством, правовое положение; разделение и кооперация труда в управлен­ческом аппарате, его размер и структура; задачи, функции, права и ответственность отделов и служб аппарата управления; должно­стное положение, обязанности, права и ответственность работни­ков аппарата управления.

К важнейшим регламентирующим нормативным актам отно­сятся Гражданский кодекс РФ, уставы, положения учредитель­ные договоры, которые закрепляют порядок образования, права и обязанности работников, организацию работы, структуру и функции органов управления, а также другие стороны деятель­ности предприятий. Так, например, Устав общества с ограничен­ной ответственностью содержит следующие основные разделы: 1) общие положения; 2) имущество предприятия; 3) хозяйствен­ная деятельность; 4) образование и использование средств; 5) структура и управление предприятием; 6) трудовые отноше­ния; 7) социальное обеспечение; 8) прекращение деятельности предприятия.

В различных организационно-правовых формах хозяйствова­ния деятельность отделов и управленческого аппарата регламен­тируется Положением об отделах, службах и органах управления. В нем фиксируются: главные задачи и функции субъекта; место в структуре управления; его построение; основные документы, ко­торыми руководствуются работники; основные права и ответ­ственность работников.

Служебное положение, обязанности, права и ответственность каждого должностного лица определяются должностными инструкциями. Они разрабатываются в хозяйстве на основе пример­ных должностных инструкций с учетом конкретных условий и становятся актом, регламентирующим деятельность работников, после согласования с юристом и утверждения руководителем.

В практике управления предприятиями в сельском хозяйстве применяется также регламентирование самого процесса управления.

Объектами регламентирования здесь являются: взаимоотношения работников в процессе труда; формы стиму­лирования труда; распределение и согласование деятельности ра­ботников аппарата управления; регламентирование технологии и процесса управления и др. Основными актами регламентирования процесса управления на сельскохозяйственном предприятии яв­ляются: правила внутреннего распорядка; распорядок рабочего дня; графики согласования работ; технологические карты; долж­ностные инструкции; ГОСТы по делопроизводству; инструкции, приказы, постановления и др.

Жесткое регламентирование в процессе управления способ­ствует четкому разделению труда, усилению контроля, требова­тельности, укреплению дисциплины, однако не на сознательном уровне, а по принуждению. Оно приучает подчиненных к испол­нительности, но может сковывать инициативу и творчество.

Нормирование – это воздействие путем разработки, доведения до исполнителя норм и нормативов, с помощью которых достига­ется пропорциональность элементов производства и труда, согла­сованность действий, сравнимость условий и результатов деятель­ности людей, контроль за количеством и качеством труда. Сред­ством управления считается также установление периодичности и порядка изменения норм и нормативов.

С помощью организационного нормирования устанавливаются и уточняются границы технологических, технических и организа­ционно-экономических систем сельскохозяйственного производ­ства.

Основные виды норм и нормативов, применяемых в управле­нии, можно разделить на три группы:

1. Нормы и нормативы для формирования структур управле­ния: оптимальные размеры предприятия и его подразделений; нормы управляемости; нормативы для расчета размера структуро­образующих факторов и др.

2. Нормы и нормативы для организации процесса управления: нормы выработки и нормы времени; нормы обслуживания; нормы численности, технические нормативы; нормативы по технологии управления; ГОСТы по делопроизводству и др.

3. Нормы и нормативы для оценки и оплаты труда работников управления: порядок аттестации руководителей и специалистов; должностные оклады; нормы отчислений в фонды материального поощрения и др.

Часть нормативов (нормы выработки, расценки за единицу продукции, задания по производству продукции, лимиты труда и средств, проценты отчислений от прибыли) используются как экономические рычаги управления. Другие служат средством ад­министративного воздействия (те же нормы выработки, но приме­няемые для определения числа людей, техники и для контроля, оптимальные размеры подразделений, нормы управляемости, нормативные затраты и структуры, нормативные сроки и т. д.).

Нормирование – гибкая форма управления, поскольку нормы могут и должны учитывать конкретные условия и в зависимости от обстоятельств служить мерой желаемого или обязательного со­стояния объекта. Этим определяется специфика контроля. Прове­ряется не только сам факт выполнения норм, но и отклонение от норматива, соответствие фактических условий нормативным.

Характер и сила воздействия нормирования определяются его содержанием и формой. Нормативы, служащие измерителем ко­личества и качества труда, как правило, доводятся в форме зада­ний. Работник знает, что его труд будет объективно оценен, так как имеется общая для находящихся в одинаковых условиях осно­ва для сравнения, соблюдается мера труда и потребления. Это по­буждает его трудиться лучше.

Способ организации, при котором преобладает воздействие путем нормирования, имеет достоинства и недостатки. К достоинствам относятся гибкость управления, стимулирование самоуправления и творчества, сочетание с экономическими методами, расширение самостоятельности коллектива и неформальной сфе­ры его отношений как внутренних, так и внешних. Недостатки нормирования – некоторое снижение четкости и определенности в постановке задач, оперативности их выполнения (по сравнению с регламентированием). Эффективность этого способа воздей­ствия зависит от научной обоснованности нормативов, полноты учета нормообразующих факторов.

Оптимальное соотношение гибкости и стабильности в управле­нии обеспечивается за счет правильных пропорций между норми­рованием и регламентированием. Инструктирование — это разработка и доведение до исполните­ля свода правил его поведения или перечня наставлений методи­ческого характера. По характеру действия они делится на регламентирующее, которое предписывает безусловное выполнение (инструкции по технике безопасности), и методическое, позволяющее исполнителю самому разрабатывать решения или произво­дить действия, но по определенной методике. По времени действия инструкции делятся на долгосрочные и кратковременные. Лишь первые из них используются при построении организаци­онного механизма.

Достоинства этого способа управления заключаются в следую­щем: инструкции вносят ясность во взаимоотношения работни­ков, исключают необходимость многократно разъяснять, кому,

что, где и когда делать. Они доводятся до исполнителя на длитель­ный срок, повышают чувство ответственности и позволяют рабо­тать более организованно и ритмично, экономя управленческий труд. Инструкции способствуют внедрению достижений научно-технического прогресса, повышают качество и эффективность ра­боты.

Недостатки инструктирования могут проявляться при нетворческом использовании инструкций и рекомендаций. Конкретные условия всегда более разнообразны, чем их отражение в инструк­циях, поэтому необходимо учитывать специфические условия и возможности производства.

Рассмотренные способы организационного воздействия взаи­мозаменяемы. Выбор определяется условиями производства и ха­рактеризует стиль руководства. Гибкий руководитель использует разнообразные средства с учетом форм организации труда и эко­номических отношений, характера и состояния человека и т. д.

Оперативно-распорядительное воздействие состоит в регулиро­вании и устранении проблем, возникающих в ходе производства, то есть выражает динамику процесса управления. Оно дополняет, конкретизирует и доводит до исполнения организационное воз­действие.

В сельском хозяйстве процесс производства осуществляется на значительной территории, подвергается воздействию природных факторов, рыночной конкуренции, рисков, затрудняющих управ­ление и выводящих систему из равновесия. Поэтому для достиже­ния непрерывности и ритмичности производственных процессов, согласованного и четкого действия больших групп работников даже в условиях хорошо налаженного организационного механиз­ма приходится прибегать к указаниям, распоряжениям, отдавать приказы, принимать постановления, направленные на устранение возникающих диспропорций, выход из сложных ситуаций техни­ческого, технологического и экономического характера. Все эти мероприятия называются оперативно-распорядительными и обес­печивают выполнение планов и графиков работы, а также конт­роль за их выполнением.

Опыт руководителей предприятий АПК позволил выделить об­щие правила и требования к распоряжениям и указаниям. Распоряжения и указания должны быть:

- исчерпывающими и краткими, содержать всю необходимую для исполнителя информацию;

- конкретными, четко ограничивающими круг обязанностей ис­полнителя;

- точными и ясными, исключающими возможность различных толкований;

- адресными, то есть поручаться конкретному исполнителю, ис­ключать обезличку;

- несиюминутными, содержать задание исполнителю на продол­жительный отрезок времени: подчиненный должен иметь возмож­ность продумать наиболее рациональные методы и приемы его выполнения;

- без мелочной опеки;

- не категоричными, чтобы не унижать человеческое достоин­ство подчиненного.

Необходимо проверять, как отданные распоряжения понял и усвоил исполнитель. Нужны последующий контроль и проверка исполнения.

Распорядительное воздействие на сельскохозяйственных предприятиях осуществляется в форме приказов, распоряжений, постановлений общего собрания и собрания уполномо­ченных, постановлений, в процессе проведения планерок и совещаний.

Приказы издаются на государственных предприятиях только руководителями линейных служб в порядке исполнения поста­новлений и распоряжений вышестоящих органов.

Приказ является письменным или устным требованием руко­водителя к подчиненным выполнить определенное задание с ука­занием сроков выполнения, используемых средств и других усло­вий. Выполнение приказа обязательно для всех работников, к ко­торым он относится.

Распоряжения может отдавать каждое должностное лицо по вопросам, которые входят в его компетенцию. Например, главный агроном издает распоряжения, касающиеся технологии производ­ства, главный экономист - планово-экономической деятельности и т. д. Распоряжение отличается от приказа тем, что его можно обжаловать у руководителя предприятия.

Постановления – распорядительный документ коллегиальных органов, например общего собрания коллектива.

Планёрки важнейшая форма оперативного распоряди­тельства на сельскохозяйственных предприятиях. Непосред­ственное общение руководителей хозяйства со специалистами, бригадирами, заведующими фермами и другими руководите­лями подразделений позволяет получить детальную информа­цию о положении дел и наметить план-наряд на предстоящий период.

Производственные совещания одна из форм оперативного распорядительства. Хорошо организованные собрания, сове­щания и заседания – эффективные рычаги управления, по­скольку позволяют одновременно информировать подчинен­ных об итогах работы, распределять задания, согласовывать сроки выполнения работ, обсуждать различные варианты ре­шений, поощрять передовиков и т. д. Совещания следует со­зывать лишь в тех случаях, когда действительно необходимо коллективно решить ряд вопросов. Следует помнить, что объем информации, которую получает руководитель на сове­щании, не всегда оправдывает отрыв от работы большого чис­ла специалистов.

Важной формой распорядительного воздействия являются так­же устные указания, которые отдают своим подчиненным руково­дители всех уровне управления. Они относятся непосредственно к подчиненному и предписывают, кто, где, когда и как должен действовать.

Расширение сферы действия экономических методов в управ­лении производством требует частичного перехода от жестких ме­тодов воздействия (приказов и распоряжений) к более гибким (производственный инструктаж, рекомендации). Это увеличивает самостоятельность подразделений и способствует развитию твор­чества и инициативы работников.

Таким образом, формы распорядительного воздействия приме­няются в управлении для решения задач различной сложности. Например, число устных указаний наибольшее на низших ступе­нях и наименьшее на средних и высших. Объем распорядительных воздействий зависит также и от качества подготовки кадров управ­ления, их умения, опыта, авторитета, инициативы и других факто­ров. Вместе с тем формы распорядительного воздействия взаимо­связаны, а также сочетаются с другими формами административ­ного воздействия в системе организационно-распорядительных методов управления.

Распорядительное воздействие больше, чем организационное, нуждается в контроле исполнения.

Предпосылками для успешного выполнения приказов, поста­новлений и распоряжений являются их обоснованность, своевре­менность принятия и доведения до исполнителей, определение ответственных за исполнение.

Когда издается административный акт, должно быть ясно, кто несет за него ответственность, если решение не принимается и воздействие затягивается. Как бы ни было хорошо обосновано и сформулировано распоряжение, за ним должна следовать органи­зация его выполнения. Контроль и проверка исполнения приня­тых приказов, постановлений и т. д. являются важнейшей частью организаторской работы.

К административному контролю предъявляются определенные требования. Он должен:

- выявлять количество и качество основной работы, степень ис­пользования резервов;

- осуществляться только в отношении того, за что проверяемый несет персональную ответственность;

- проводиться ответственным и компетентным работником; быть объективным, исключать формальный подход; охватывать все звенья цепи.