Тема 5. Учет денежных средств

5.1 Учет денежных средств

5.2 Учет операций по расчетным счетам и другим счетам в банке

5.1 Учет денежных средств

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе и порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком Федерации (ЦБРФ).

    Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.      Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть оборудовано и защищено в соответствии с действующим порядком.

    Всю полноту ответственности за создание таких условий несет руководитель организации. Сумма средств, которая может находиться в кассе, определяется лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с организацией. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, пособий, командировочных сумм и т.п. в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке (в районах Крайнего Севера- 5 дней). Денежные средства сверх лимита кассы, установленного обслуживающим банком, организация обязана сдавать в обслуживающий банк. Учет кассовых операций осуществляет кассир, который под расписку должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций. На основании заключенного договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за ведение кассовой книги.

    Наличные деньги в кассу кассир принимает по приходному кассовому ордеру (ф. № КО-1), подписанному главным бухгалтером, с выдачей лицу, сдающему деньги в кассу, квитанции о приеме. Квитанция является частью приходного ордера, заполняются одновременно с ним, и выдается только после получения денег кассиром.

    Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру (ф. № КО-2) на основании платежных ведомостей, заявлений о произведенных расходах с приложенными к ним товарными чеками, квитанциями, справками, удостоверяющими факт расходования денег и иными оправдательными документами. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений.

    Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную нумерацию, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

    Все факты поступления и выдачи наличных денег учитывается в кассовой книге, страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, отпечатаны сургучной бумагой и заверены подписями директора и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся под копировку в двух экземплярах.

    Второй экземпляр является отрывным и представляет собой отчет кассира, который ежедневно в конце рабочего дня передается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами. Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возможны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. В отчете кассира подсчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за деньги, определяется остаток на конец дня.

    При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

ЦБ РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между юридическими лицами по одной операции в день. В настоящее время, согласно указанию «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» от 14.11.2001г. №1050 – У, лимит составляет 60 тыс. руб.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

    50 – 1 «Касса организации»

    50 – 2 «Операционная касса»

    50 – 3 «Денежные документы» и др. (см. Инструкцию к плану счетов).

    Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере №3. По окончании отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

Корреспонденция счетов по учету кассовых операций:

Д 50 – К 51, 62, 66, 71, 73, 75, 76 – отражен приход денег в кассу;

Д 20, 26, 44, 51, 60, 66, 70, 71, 73, 75, 76 – К 50 – отражен расход денег

из кассы;

Д 60, 76 – К 50 – оплачены из кассы услуги сторонних физических лиц и организаций;

Д 20, 26, 44 – К 60, 76 – списаны на себестоимость продукции

наличные расходы по услугам физических лиц и сторонних

организаций;

Д 57 – К 50 – денежные средства из кассы сданы инкассатору;

Д 51 – К 57 – переведены на расчетный счет наличные денежные

средства из кассы;

Д 50 – К 68, 91 – учтена сумма излишка денежных средств в кассе;

Д 94 – К 50 – установлен факт недостачи денежных средств в кассе;

Д 73/2 – К 94 – отнесена сумма недостачи на кассира;

Д 70 – К 73/2 – удержана сумма недостачи из заработной платы

кассира.

5.2 Учет операций по расчетным счетам и другим счетам в банке

    Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

    Организации имеют возможность иметь неограниченное количество рублевых расчетных (текущих) счетов, рассчитываться с бюджетом и производить другие расчеты с любого расчетного счета.

Порядок открытия расчетного счета. Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы:

    заявление на открытие счета установленного образца;

    нотариально заверенные копии устава организации, учредительного

    договора и регистрационного свидетельства;

    справку налогового органа о регистрации организации в качестве

    налогоплательщика;

    копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд Российской Федерации и Фонд обязательного медицинского образования;

    карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенного нотариально.

    При регистрации организации расчетный счет является накопительным, после регистрации – расчетным.

    С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требования) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

    Денежные средства организации, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета». В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит – уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

 

Корреспонденция счетов по учету операций по расчетному счету:

Д 51 – К 62 – оплачена продукция покупателями

Д 60 – К 51 – перечислена оплата поставщикам

Д 51 – К 50 – денежные средства перечислены на расчетный счет из

кассы 

 

Тема 6. Учет расчетов

6.1 Понятие дебиторской и кредиторской задолженности

6.2 Расчеты с поставщиками и подрядчиками

6.3 Расчеты с покупателями и заказчиками

6.4 Расчеты с подотчетными лицами

 

6.1 Понятие дебиторской и кредиторской задолженности

    Весь спектр задолженностей организаций по совокупности договоров с контрагентами может быть разбит на два вида: дебиторские и кредиторские задолженности.

    Дебиторские задолженности согласно бухгалтерскому законодательству являются активами предприятия, на которые, в случаях крайней необходимости (например, при банкротстве), может быть наложен арест. Поэтому нормативные документы обязывают организацию для взыскания дебиторских задолженностей подавать исковые заявления в арбитражный суд. При положительном решении она могло бы рассчитывать на принудительное исполнение, если у ее должника есть средства. Иначе нужно включать инструмент банкротства и распродажи имущества должника, затем неопределенное время находиться в очереди на удовлетворение своих требований, так как обычно организации банкроты имеют многочисленные долги.

    Ст.196 Гражданского кодекса России устанавливают по невыполненным договорным обязательствам срок исковой давности, равный три года. По истечении срока исковой давности организация обязана списать дебиторскую задолженность в разряд безнадежных долгов и отразить в своем бухгалтерском учете как внереализационные расходы. При этом согласно налоговому законодательству данные расходы уменьшают налогооблагаемую базу прибыли. В бухгалтерском учете дебиторская задолженность, списанная на убытки по истечении срока исковой давности, продолжает числиться на забалансовом счете еще в течение пяти лет. Она должна периодически отслеживаться на предмет возможности получения долга. При возврате долга сумма задолженности включается во внереализационные доходы, которые учитываются при расчете базы по налогу на прибыль.

    Кроме того, организациям разрешено создавать специальные резервы на погашение безнадежных к получению дебиторских задолженностей. Для их учета используется счет 63 «Резервы по сомнительным долгам». Размер резервов регламентируется Налоговым кодексом.

    Кредиторская задолженность организации является более благоприятной, так как это сумма его долга другой организации по договорным обязательствам. Она тоже списывается по истечении срока исковой давности и считается внереализационным доходом организации.

    Для учета особенностей взаимодействия организаций по различным видам договорных отношений в качестве дебиторов и кредиторов используются следующие счета:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

63 «Резервы по сомнительным ценам»4

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

 

6.2 Расчеты с поставщиками и подрядчиками

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно–материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа, и др.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.).

    Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно–материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению.

    Без согласия организации в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефоном, почтово–телеграфные услуги.

    В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги.

На предъявленные к оплате счета поставщиков в бухгалтерском учете делаются следующие бухгалтерские проводки:

Дт 10 «Материалы», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 41 «Товары» и др. – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или

Дт 20 «Основное производство», 25 «Общественные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др. – Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

    На счете 60 задолженность отражается в пределах сумм акцепта. Акцепт – согласие на оплату поступивших ценностей. Практически это означает, что на выставленном представителем поставщика счете руководитель делает бухгалтеру разрешающую запись об оплате. Акцептованные ценности – принятые к оплате.

    Сумма НДС включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя проводкой Дт 19 – Кт 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков и подрядчиков за приобретенные ценности, выполненные работы и оказанные услуги отражаются по дебету счетов учета приобретенного имущества или затрат на производство (поскольку они включаются в себестоимость продукции).

    Погашение задолженности перед поставщиками отражается проводкой: Дт 60 – Кт 51, 52, 55 или при использовании кредитов банка Дт 60 – Кт 66, 67.

    Помимо указанных расчетов на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают выданные авансы под закупаемое имущество, суммовые и курсовые, разницы, а также прекращение обязательств. Выданные авансы учитывают по дебету счета 60 с кредита счетов учета денежных средств (51, 52 и др.).

    Прекращение обязательств (помимо надлежащего исполнения) может осуществляться по следующим основаниям: при зачете взаимных требований, прощения долга, ликвидации юридического лица (ст. 410, 414, 415, 419 ГК РФ).

    Прекращение обязательств при ликвидации юридического лица и при списании кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 60 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (3 года, ст.196 ГК РФ), осуществляют по результатам проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.

    Неотфактурованные поставки – это поставки, по которым нет сопроводительных документов (счет – фактура, накладные и т.д.).

Задача. Организация приобрела партию канцелярских товаров на сумму 200 тыс. руб., включая НДС. Счет был оплачен.

Решение: Дт 08 – Кт 60 – акцептован счет поставщика – 169492 руб.

Дт 19 – Кт 60 – НДС – 30508 руб.

Дт 60 – Кт 51 – оплата счета поставщика – 200000 руб.

Дт 68 – Кт 19 – возмещение из бюджета НДС – 30508 руб.

 

6.3 Расчеты с покупателями и заказчиками

    В настоящее время в бухгалтерском учете при отгрузке продукции покупателям возникающая дебиторская задолженность отражается по цене продажи продукции на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

    На суммы оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги организация предъявляет расчетные документы покупателю или заказчику и производит следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; Кредит счета 90 «Продажи».

    При погашении покупателями и заказчиками своей задолженности они списывают ее с кредита счета 62 в дебет счетов денежных средств.

    При продаже амортизируемого имущества, т.е. основных средств, нематериальных активов, а также другого имущества, стоимость имущества по ценам продажи списывают в дебет счета 62 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы». Поступление платежей за проданное имущество отражают по дебету счетов по учету денежных средств (51, 52, 50, 55) и кредиту счета 62.

    На счете 62 отражают суммы полученных авансов и предварительной оплаты за поставленную продукцию (работы, услуги), а также возникающие суммовые и курсовые разницы.

    Суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитывают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 62. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитывают на счете 62 обособленно.

Положительные суммовые разницы, возникающие по обычным видам деятельности, отражают по дебету счета 62 и кредиту счета 90 «Продажи». Отрицательные суммовые разницы оформляют по этим счетам сторнировочной записью.

    Положительные курсовые разницы учитывают по дебету счета 62 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», а отрицательные - по дебету счета 91 и кредиту счета 62.

    Невостребованная в срок задолженность покупателей и заказчиков списывается с кредита счета 62 в дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» или счета 91 «Прочие доходы и расходы».

    Аналитический учет по счету 62 ведут по каждому предъявленному покупателем или заказчиком счету, а при расчетах в порядке плановых платежей - по каждому покупателю или заказчику.

6.4 Расчеты с подотчетными лицами

    Подотчетными лицами называются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные (в том числе представительские) расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. Учет расчетов с ним осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

    Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в 3-х дневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно- хозяйственные расходы, то отчет составляется в 3-х дневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, у бухгалтера нет оснований для предъявления претензий подотчетному лицу.

    Сотруднику, командируемому в другую организацию, полагается сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов: по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке.

 

    Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку. Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством. Эти ограничения составлены таким образом, что сверхнормативные суммы командировочных расходов, хотя и включатся в себестоимость выпускаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), при налогообложении прибыли не учитываются. В настоящее время действуют следующие нормы командировочных расходов: оплата найма жилого помещения в сутки (при подтверждении документами) составляет 550 руб. (без подтверждения документами 12 руб.), оплата суточных составляет 100 руб. в сутки.

    Кроме командировочного удостоверения, подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки, и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы: командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.

    Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным путем (по ставке 16,67%) НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом. НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должны списываться за счет собственных средств организации, т.е. за счет нераспределенной прибыли. (Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом.)

    Выдача командировочных сумм и оформление авансового отчета после приезда из командировки в бухгалтерском учете выглядит следующим образом:

Д 71 - К 50 - отражена выдача суммы на командировочные расходы;

Д 20, 26, 44 - К 71 - списана стоимость проездных билетов без НДС;

Д 19-4 - К 71 - выделена сумма НДС по проездным билетам;

Д 20, 26, 44 - К 71 - учтена стоимость проживания в гостинице без НДС;

Д 19-4 - К 71 - отражен НДС по оплате за проживание в гостинице;

Д 20, 26, 44 - К 71 - списаны суточные (НДС не выделяется),

    где: субсчет 19-4 "НДС по приобретенным работам и услугам", счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу", счет 50 "Касса", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

    При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет в организациях оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

    В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

 Д 08, 10, 41 - К71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,'

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19- 1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

    При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

    В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель организации может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица; Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу; Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица, где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

    С помощью подотчетных лиц организации осуществляют представительские расходы. Это специфический вид затрат, связанных с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. С позиции налогового учета такие расходы регламентируются законодательством, поэтому в организации должна быть комиссия, осуществляющая их контроль, а также соответствующее положение о составе и нормах расходов. Для проведения конкретного мероприятия должна быть составлена смета расходов, в соответствии с которой комиссия затем подписывает акт на их списание.

    В бухгалтерском учете механизм расчетов по представительским расходам может быть отражен следующими проводками:

Д 71 - К 50 - выдана сумма представительских расходов; Д 26 - К 71 - списаны представительские расходы в пределах норм; Д 84 (91) - К 71 - списаны представительские расходы сверх установленных норм, где: счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 50 "Касса", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

    Основные документы, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, включают следующий перечень:

расходный кассовый ордер (форма N КО-2); приходный кассовый ордер (форма N КО-1); командировочное удостоверение (форма N Т-10);

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);

журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки;

платежная ведомость (форма N Т-53);

авансовый отчет (форма N АО-1);

заявление на выдачу денежных средств в подотчет;

доверенность (формы N М-2 и М-2а);

смета представительских расходов;

акт на списание представительских расходов;

прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

    Бухгалтерия не имеет право выдавать подотчетные суммы сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.