Нерегламентированные письма содержат авторские тексты. Они не имеют жесткой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Для них не требуется специальный бланк или строго определенный формат бумаги.
Нерегламентированные письма, как правило, включают следующие элементы:
· этикетные формулировки: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения;
· сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
· подтверждения: подтверждаем;
· заявления: заявляем, объявляем;
· требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
· обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
· напоминания: напоминаем;
· предложения: предлагаем.
Таким образом, язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации. К нерегламентированным письмам относятся, например, письма-объяснения, письма-рекомендации, письма-объявления.
Характеристика некоторых видов деловой переписки
Рассмотрим некоторые виды деловой переписки:
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого ─ получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-адресанту.Письмо содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы.
Гарантийное письмо – это письмо, дающее гарантии выполнения каких-либо обязательств: оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работ и др.
Письмо-извещение – это письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях.
Письмо-приглашение содержит приглашение к участию в разного рода мероприятиях и отличается наличием личного обращения.
Оферта (письмо-предложение) ─ это деловое письмо, содержащее заявление продавца (экспортера) о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. В нем указывается:
|
|
· наименование предлагаемого товара,
· количество и качество товара,
· цена,
· условия и сроки поставки, оплаты,
· род упаковки и др. условия поставки.
Оферта является предварительной стадией заключения договора. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой. Принято различать свободную оферту (оферту без обязательств) и твердую оферту, содержащую в себе точные указания об обязательствах, которые готов принять на себя поставщик в случае заключения договоренности.
Письмо-претензия – это деловое письмо, созданное с целью урегулировать споры в потребительских и торговых отношениях до суда. В претензии выражается недовольство несоблюдением или нарушением каких-либо пунктов соглашения с требованием их скорейшего исполнения (например, нарушение сроков исполнения договорных обязательств, невыполнение платежных обязательств).
Разновидностью претензии является рекламация.
Рекламация (лат. reclamatio – громкое возражение, неодобрение) – это документ, в котором выражается недовольство качеством товара (полученной услуги), что было обнаружено в гарантийный период, с требованием устранить недостатки, возместить понесённые убытки, понизить стоимость.
Текст письма-рекламации должен опираться на документальные свидетельства недобросовестности адресата. Таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Рекламация должно содержать четкие указания относительно того, какие именно действия и в какие сроки ожидаются от адресата.
