Шаг 7. Заполнить записку-расчёт

 

       Расчет отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск нужно оформить первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), поэтому не позднее, чем за три дня до начала отпуска необходимо оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику.

На основании приказа на отпуск кадровый работник заполняет лицевую сторону записки-расчета о предоставлении отпуска по форме № Т-60 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или по форме, разработанной в организации с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и передает бухгалтеру для дальнейшего оформления и оплаты отпуска.

 

      

       Не позднее последнего рабочего дня перед началом отпуска работника с последующим увольнением для начисления и выплаты расчета необходимо оформить записку-расчет при увольнении.

На основании приказа об отпуске с последующим увольнением кадровый работник заполняет лицевую сторону записки-расчета о предоставлении отпуска по форме № Т-61 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или по форме, разработанной в организации с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и передает бухгалтеру для осуществления расчета при увольнении.

 

 

Шаг 8. Оформить личную карточку

 

       Факты предоставлении отпуска и увольнения работника необходимо отразить в его личной карточке. Личная карточка ведется по форме № Т-2, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку именно эта форма используется для ведения воинского учета (п. 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв.  Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017), утверждать свою форму личной карточки не рекомендуем. В настоящее время производится процесс принятия новой формы карточки гражданина, подлежащего воинскому учету (Форма № 11) (проект Приказа Министра обороны Российской Федерации «О внесении изменений в приказ Министра обороны Российской Федерации от 18.07.2014 № 495»). После вступления указанного приказа в силу, на наш взгляд, форму личной карточки работника можно будет разработать и утвердить самостоятельно с учетом положений Трудового кодекса РФ и положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Запись о предоставлении отпуска рекомендуем делать в последний рабочий день работника перед отпуском с последующим увольнением

 

       С записью об увольнении в личной карточке работника нужно ознакомить под подпись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Если работник отказался от ведения трудовой книжки, тем не менее, рекомендуем отразить в его личной карточке информацию об увольнении. Запись об увольнении рекомендуем делать в последний рабочий день работника перед отпуском с последующим увольнением.

Если работник откажется поставить свою подпись в личной карточке либо получить подпись работника будет невозможно в связи с его отсутствием, рекомендуем зафиксировать факт и причину отсутствия подписи работника посредством проставления отметки об этом в личной карточке и составлением об этом акта. Такие действия позволят избежать претензий со стороны надзорных органов в случае проверки.

Шаг 9. Оформить трудовую книжку (при наличии)

 

Если работник подавал заявление о ведении трудовой книжки, нужно внести запись об увольнении и в нее (ч. 4 ст. 66, ч. 1 ст. 84.1, п. 4, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 - далее Правила ведения и хранения трудовых книжек, п. 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Запись в трудовую книжку лучше внести в день, предшествующий первому дню отпуска с последующим увольнением. Информацию об отпуске с последующим увольнением указывать не нужно. Формулировка основания увольнения указывается в соответствии с ТК РФ.

В графе 1 трудовой книжки нужно проставить порядковый номер новой записи. В графе 2 указывается дата увольнения (последний день отпуска с последующим увольнением). Число и месяц пишутся двузначными арабскими цифрами, год - четырехзначной цифрой (абз. 1 п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). В графе 3 нужно указать основание увольнения работника в точном соответствии с приказом об увольнении и формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. п. 10, 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Письмо Роструда от 11.12.2006 № 2084-6-1. В графе 4 указываются реквизиты (дата и номер) приказа об отпуске с последующим увольнением (приказа об увольнении). Записи в трудовую книжку вносятся без сокращений. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в организации, заверяются подписью работодателя или подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии). Работника попросите расписаться в трудовой книжке (абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Разъяснение к).

 

С записями в трудовой книжке работника нужно ознакомить под роспись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).