Администрация (делопроизводство)

 

ВВЕДЕНИЕ

В положении об администрации указаны основные правила, касающиеся этой отрасли нашей работы. Настоящий конспект дает дополнения и практические указания. Этот конспект подробно объясняет административную деятельность всех наших единиц и соединений: звена, отряда, дружины, отдела и ГК.

 

ЗВЕНО

В звене администрация - минимальная, ею ведает вожак или секретарь звена. Администрация в звене нужна главным образом для выявления и развития административных талантов и навыков у ребят. Она дает также информацию о жизни звена. Обычно в звене имеются звеновая книга, дневник или летопись, альбом и отчеты.

ЗВЕНОВАЯ КНИГА отображает жизнь звена. Это тетрадь или папка, в которой есть следующие разделы: график посещаемости сборов, планы сборов, приходно-расходные записи, сбор членских взносов, адреса и телефоны членов звена и их разведческая лестница, список инвентаря. Книга может быть украшена рисунками.

ДНЕВНИК ЗВЕНА - летопись - хронологическое описание жизни звена. Дневник или летопись украшается фотографиями, рисунками, схемами и т.п.

АЛЬБОМ - это архив, куда помещается все касающееся звена и его участия в жизни организации.

ОТЧЕТЫ - если в отряде они заведены, то они пишутся на заранее заготовленных бланках, копии которых оставляются в архиве звена.

ЕДИНИЦЫ

Администрация (делопроизводство) в единицах играет более важную роль; воспитательную (обучение молодежи ведению официальных дел), дисциплинарную (ответственность перед начальством) и информационно - пропагандную (родители и общественность). За делопроизводство единицы ответственен ее начальник, хотя ведет ее секретарь. Отряды, дружины и отделы подлежат регистрации в вышестоящей инстанции (см. Приложение № 1).

СТАЯ. Штаба в стае нет. Приказы в стае не пишутся, издаются только извещения и бюллетени для родителей. Отчеты - такие же, как и в отряде. Все делопроизводство стаи сводится к ведению книги стаи, состоящей из следующих разделов (этот список отнюдь не исчерпывающий):

- списки (имя, фамилия, дата рождения, адрес, телефон, родители, школа);

- продвижение по разведческой лестнице;

- график посещаемости;

- личные данные - копии регистрационных анкет (см. образец в Приложении № 3);

- касса (учет членских взносов и пр.) и хозяйство (см. Приложение № 3).

КРУГ. В круге главная цель - отчетность и создание архива. Сюда относятся: книга круга (данные такие же, как и в стае и отряде), копии опросных или регистрационных листов (см. Приложение № 2), приказы и циркуляры начальника круга и высших инстанций, отчеты, рапорты, планы работы, копии писем, казна, хозяйство, архив, дневник, альбом. Все, что сказано об администрации отряда, относится и к кругу.

ОТРЯД. Делопроизводство отряда, основной единицы в нашей работе, дает нам основные понятия о нашей административной деятельности вообще. Наравне с отчетностью она имеет воспитательное значение - приучает подростков к ответственности и аккуратности. Делопроизводство важно в области информации, передаваемой как подчиненным, так и высшим инстанциям о жизни отряда. Поэтому необходимо четкое распределение директив (копия приказа разведчику, о котором что-то сказано, копия циркуляра о лагере каждому и т.д.). Все копии посылаются вышестоящей инстанции.

Делопроизводство отряда в деталях:

ОТРЯДНАЯ КНИГА (см. Приложениe № 3)

Это обыкновенная папка со вставными листами, четко написанными или напечатанными.

- Заглавная страница - ОРЮР, отдел, дружина, название и номер единицы, город, “Книга отряда”;

- Список отряда - имя, фамилия, звание, адрес, телефон, имя и отчество родителей (в алфавитном порядке или по звеньям);

- Схема отряда - звенья, штаб;

- Посещаемость;

- Уплата членских взносов;

- Приходно-расходный раздел;

- Разведческая лестница - данные о том, в какое время и какие разряды, специальности были присуждены, какие награды были получены, лесное имя;

- Перечень и копии входящих и исходящих писем и документов;

- Список инвентаря;

- Краткая хронология жизни и работы отряда;

- Личные данные - копии регистрационных анкет (см. образец в Приложении № 3);

- График состязаний.

ЛЕТОПИСЬ или дневник

Может быть частью отрядной книги. Если это отдельная книга, то это толстая тетрадь с пронумерованными страницами. Летопись украшается рисунками, схемами, газетными вырезками и фотографиями. В летописи можно также поместить приказы высших инстанций, касающиеся жизни отряда.

АЛЬБОМ фотографий можно составлять отдельно.

ДИРЕКТИВЫ. (см. «Положение об администрации», пар.4)

В эту категорию входят приказы, циркуляры, бюллетени и извещения (см. Приложение № 4-1, 4-2). Точность, краткость, ясность - основные требования. В приказах помещаются распоряжения, касающиеся членов единиц, соединений и официальных дел - производства, награждения, поздравления. Циркуляры, извещения и бюллетени содержат в себе официальные административно- хозяйственные распоряжения: точные данные о поездке, списки вещей для лагеря и т.п. Все директивы состоят из следующих разделов:

- Заголовок - ОРЮР, номер и название единицы, число, тип директивы и номер (Приказ №..., Циркуляр №...). Обыкновенно нумерация начинается со дня основания единицы. Можно начинать новую нумерацию при смене начальника единицы или, если в году много директив, с января нового года;

- Содержание директивы по параграфам, согласно теме;

- Заключительное приветствие "Будь готов за Россию!" и подпись начальника. Если подписи нет, следует пользоваться - "С подлинным верно" - с указанием звания и подписью секретаря;

- Распределитель - указание, какая низшая и высшая инстанции получают копии и в каком количестве.

Приложения следуют пронумеровать согласно тексту директивы.

При составлении приказов, циркуляров и писем следует придерживаться общепринятых сокращений (см. «Список сокращений ОРЮР» – Приложение № 18 к Уставу).

ОТЧЕТЫ. Форма отчетов о работе единиц устанавливается начальником дружины.

Следует иметь готовые бланки. Нормальный отчет состоит из заголовка (единица, число, отчет и период), содержания отчета, подписи начальника и составителя и приложений. К отчетам прилагаются копии всего изданного отрядом или кругом. Примером может служить годовой отчет соединений (см. Приложение № 5).

РАПОРТЫ. Рапорт - это официальный документ - просьба, доклад или другое обращение к вышестоящему начальнику (см. Приложение № 6). Рапорт должен состоять из заголовка, названия единицы, даты, адреса, указания лица, к которому он пишется, содержания обращения и подписи начальника.

ПЕРЕПИСКА. Самым важным связующим началом в нашей организации является переписка. Письма бывают официальные и личные. Официальные письма делятся на организационные (циркулярные и индивидуальные) и "внеорганизационные” (сношения с другими организациями и отдельными лицами). Все официальные письма нумеруются (обычно с 1-го января). Следует посылать по одной копии официальных писем:

1. Непосредственному начальнику;

2. В архив;

3. Всем лицам или соединениям, о которых говорится в письме.

В конце письма следует указать, кому посланы копии письма.

КАССА. (см. Устав, пар.7 и «Положение об администрации», пар.9)

Точное и аккуратное ведение кассовых книг необходимо ввиду ответственности за правильную отчетность, а также во избежание неприятностей со стороны общественности или родителей. Кассовые книги нужно вести так, чтобы в любое время казначей мог представить документы для проверки или ревизии. Кассовая документация состоит из:

1. Приходно-расходной книги, в которую записываются все финансовые операции, номера расписок, квитанций и сумма (см. Приложение № 3);

2. Книги квитанций и расписок, состоящей из копий (корешков) выданных квитанций со всей нужной информацией, чековой книги и пронумерованных расписок;

3. Книги учета членских взносов (график поступления членских взносов);

4. Документов ревизионной комиссии, то есть копий предыдущих ревизий кассы.

Каждая касса должна быть проверена в конце года, и копия акта ревизии должна быть представлена непосредственному начальнику. Необходимо добавить, что ввиду ответственности перед властями и общественностью, все расходы и приходы должны быть оправданы соответствующими подписанными оправдательными документами (расписками и квитанциями).

ХОЗЯЙСТВО. Учет хозяйства заключается в составлении списка инвентаря с указанием даты приобретения и цены, с примечаниями о поломке или потере и с указанием местонахождения предмета (см. Приложение № 3).

АРХИВ. В архив отряда входит все касающееся истории отряда: летопись, альбомы, фильмы, фотографии, диапозитивы, магнитофонные ленты, трофеи, лагерные, походные и прочие сувениры и т.д.

 

ДРУЖИНЫ

Все сказанное выше относится к дружинам и отдельным единицам. В виду того, что эти соединения находятся на положении общественных организаций, администрация этих соединений поручается взрослым руководителям, витязям, дружинницам, членам штаба. Дружина отвечает за аккуратное ведение дел перед высшими инстанциями, родителями и общественностью. У начальника дружины должен быть соответствующий действительности список членов соединения (отряды, стаи, круги, руководители). Этот список следует постоянно проверять.

Соединения могут иметь отдельные секции пропаганды, издательства, свою юридическую секцию и т.д.

Отчетность соединений и отдельных единиц определена в "Положении об администрации" (см. Приложение № 5). Все правила, касающиеся администрации отряда, относятся также и к одиночным единицам. Начальники одиночных единиц, звеньев или отрядов посылают отчеты о своей работе начальнику дружины или отдела.

 

ВЫСШИЕ ИНСТАНЦИИ

Администрация районов, представительств, отделов и Главной Квартиры более сложна. Ее структура и распределение административных обязанностей зависит во многом от обстоятельств.

Желательно не перегружать административными должностями строевых начальников.

 

5. ГЛАВНАЯ КВАРТИРА ведет учет руководительского состава. Члены организации, получающие звание штаб-инструктора и руководители, получающие звание инструктора, подписывают обещание, копия которого отсылается потом в Главную Квартиру (см. Приложение № 7). Все руководители заполняют руководительский опросный лист, копия которого также отправляется в Главную Квартиру (см. Приложение № 8).

 

6. ЛАГЕРЬ стаи, отряда, дружины, отдела. СЛЕТЫ И СЪЕЗДЫ.

Начальник лагеря отвечает за правильное ведение лагерной документации. В дополнение ко всему, касающемуся организации лагеря (см. «Положение о лагерях»), начальник лагеря должен начать административную подготовку к лагерю, получив следующие юридические документы:

А. Разрешение местных властей на лагерь;

Б. Письменное разрешение родителей, в котором указано, что они разрешают детям ехать в лагерь, разрешают оказывать детям медицинскую помощь во время лагеря и в котором они высказывают пожелания относительно здоровья детей.

Следует иметь:

1. Список едущих в лагерь;

2. Список лагерного инвентаря (иконы, флаг, палатки, пилы, лопаты топоры, состав лагерной аптечки и т.п.);

3. Книгу лагерных взносов;

4. Смету приходов и расходов;

5. План и схему лагеря, расписание лагерного дня;

6. Кухонную книгу, содержащую список продуктов, расписание меню на каждый день и раскладку продуктов на весь лагерь;

7. Планы и сметы, касающиеся транспорта.

ЛАГЕРНАЯ КНИГА

В зависимости от численности лагеря ее ведет начальник лагеря или секретарь. Члены штаба, ответственные за отдельные отрасли лагерной администрации, сдают свои документы ведущему лагерную книгу.

Основные разделы лагерной книги.

А. Подготовка к лагерю: программа лагеря, расписание лагерного дня, карты, планы, юридические документы, предлагерная переписка и т.п.

Б. Администрация: приказы, директивы, схема лагеря, список лагерников.

В. Личные данные:

1. Имя, фамилия, дата рождения, адрес, телефон, разрешение родителей;

2. Продвижение по разведческой лестнице: разряды, специальности, награды, лесное имя.

Г. Хозяйство: все документы, касающиеся снабжения; ежедневное меню; учет продуктов, выданных для походов; документы, касающиеся транспорта; список инвентаря.

Д. Финансовый раздел: лагерные взносы; смета расходов; точная сумма всех расходов с указанием, каким лицом и на что были израсходованы средства; пронумерованные расписки (подписанные лицом, производящим данную покупку).

Е. Дневник лагерного санитара с полным отчетом обо всех заболеваниях и несчастных случаях.

Ж. Лагерный дневник - краткое ежедневное описание лагерной жизни, занятий, игр, состязаний, походов, торжеств, прибытия и отъезда гостей, описания погоды, особых событий, общего настроения и т.п. Лагерный дневник можно вести на оборотной стороне ежедневно вывешиваемого лагерного расписания.

Четкое ведение лагерной документации облегчит составление лагерного отчета (см. Приложение № 9).

 

 

1994 г.

 

Приложения:

 

1. Регистрационная анкета единицы;

2. Образец регистрационной анкеты для поступающих в единицы;

3. Записи в отрядной книге:

Отрядные финансы (приход-расход);

Администрация отряда (личные данные, посещаемость);

Разведческая лестница. Хозяйство (запись инвентаря).

4. Директивы:

4-1 Приказ,

4-2 Циркуляр;

5. Годовой отчет соединения;

6. Рапорт;

7. Руководительское обещание:

Штаб-инструкторское,

Инструкторское;

8. Опросный лист для руководителей и кандидатов.

9. Лагерный отчет;

10. Из приказов (на обсуждение).

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

 

	“ ОРГАНИЗАЦИЯ РОССИЙСКИХ ЮНЫХ РАЗВЕДЧИКОВ ”   РЕГИСТРАЦИОННАЯ АНКЕТА ЕДИНИЦЫ/СОЕДИНЕНИЯ
1. НАЗВАНИЕ				2. НОМЕР (заполняется высшей инстанцией)
3.МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ (населенный пункт\местность\страна)
4. ДАТА ОСНОВАНИЯ		5.ОСНОВЫВАЮЩИЙ ПРИКАЗ	6. ДРУЖИНА
7. РАЙОН ОРЮР			8. ОТДЕЛ ОРЮР

 

9. КАТЕГОРИЯ			10. СОСТАВ
однородная сводная отдельная одиночная			Духовный руководитель         _________ Руководители                          _________ Витязи\дружинницы                _________ Разведчики\разведчицы          _________
11. ЕДИНИЦА			Волчата\белочки                      _________
Стая	Волчат	Белочек	Новички                                     _________
Отряд	Разведчиков	Разведчиц
Круг	Витязей	Дружинниц	ОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО       ________

 

12. НАЧАЛЬНИК (звание\фамилия\имя\отчество)
13. АДРЕС НАЧАЛЬНИКА	14. ТЕЛЕФОН
	15. ФАКС
	16. АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

 

17. ПОДПИСЬ НАЧАЛЬНИКА

18. ПОДПИСЬ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

19. ДАТА

ПРИМЕЧАНИЯ:

1. Заполнить соответствующие графы. На обороте поместить происхождение названия.

2.  В п.5 дать номер, инстанцию и дату основывающего приказа, если таковой имеется. По возможности приложить.

3. Заметить – при регистрации соединения п.6 не заполняется.

4. Заметить – не все отделы имеют районы, так что п.7 возможно оставить не заполненным.

5. Послать через отдел Старшему скаутмастеру на утверждение названия.

6. Номер выдается и название регистрируется Председателем Объединенного Совета ОРЮР.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

 

ST.GEORGE PATHFINDERS

ОРГАНИЗАЦИЯ РОССИЙСКИХ ЮНЫХ РАЗВЕДЧИКОВ

Дружина «Киев»

Сан-Франциско, Калифорния

 

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЛИСТ

 

Имя, отчество, фамилия __________________________________________________

Имя и фамилия (по-английски) _____________________________________________

Адрес __________________________________ Телефон ______________________

Дата рождения ______________ Место рождения ____________________________

Имя и отчество матери ________________________ Профессия ________________

_______________ Кем работает сейчас _____________________________________

Имя и отчество отца ___________________________ Профессия _______________

________________ Кем работает сейчас _____________________________________

Кто смотрит за ребенком __________________________________________________

Состав семьи ___________________________________________________________

________________________________________________________________________

К какому приходу принадлежит (или какую церковь посещает)

________________________________________________________________________

День ангела ___________ В честь какого святого назван ______________________

________________________________________________________________________

Американская школа: название ____________________________________________

Адрес ____________________________ Класс ______________________________

Русская школа: название __________________________________________________

Адрес ___________________________ Класс _______________________________

Работа: Где ________________________Кем _________________________________

Сколько часов в неделю __________________________________________________

Другие организации:

________________________________________________________________________

Название	Адрес	Часы в неделю
_________________	____________________	______________

 

 

Занятия, кроме школы (уроки рисования, пения и т.д.)

    Название                         Часы в неделю

     _________________          ____________

   _________________          ____________

Есть ли физические или психологические недостатки? ______________________

Если «да», то какие? ____________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

Особые пожелания (здоровье и т.п.) _____________________________

______________________________________________

 

 

Подтверждаю, что мною приняты к сведению требования к членам Дружины «Киев», а также, что мне известны задачи и цели ОРЮР.

Настоящим разрешаю своему сыну (своей дочери) поступить в Дружину «Киев» ОРЮР. Мне известно, что ни ОРЮР, ни руководители не берут на себя ответственность за несчастные случаи и болезни на сборах, в лагерях и других начинаниях Дружины.

Мой сын (моя дочь) застрахован (-а) в _________________________

Прилагаю при сем регистрационный взнос в размере __________________ (руб.)

 

Число ________________ Подпись _________________

 

Примечание: совершеннолетние подписывают анкету лично, вычеркнув в разрешении слова: «...разрешаю своему сыну (своей дочери)...» и вставив слово «желаю», а также вычеркнув в строчке страховки слова «мой сын (моя дочь)» и вставив «я».

 

 

Для секретариата Дружины «Киев»

 

Принят (а): число ____________ Единица ______________ Звено ______________

 

Подпись руководителя

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

 

32 отряд Рюрик                            1965 г.

ЧЛЕНСКИЕ ВЗНОСЫ

 

№

ФАМИЛИЯ, ИМЯ

ЯНВ

ФЕВ.

МАР

АПР

МАЙ

ИЮН

ИЮЛ

АВГ

СЕН

ОКТ

НОЯБ

ДЕК

25 мая1965 за 6 месяцев 1

Иванов Павел

2

Петров Владимир

12 фев

12 фев

5 мар

7 апр

Поступил 1 мая 3

Сидоров Михаил

10 мая

Вышел из состава 1 апреля 1965 10 марта 1965 4

Павлов Кирилл

 

1. Учет членских взносов

 

32 отряд Рюрик                            1965 г.

ПРИХОД-РАСХОД

 

№	ЧИСЛО	ЧТО	ПРИХОД	РАСХОД	ОСТАТОК	ПРИМЕЧ/РАСПИСКА
1	1 янв	Перенос с 1964 г.	-	-	123.45	См. предыд. Лист 1964 г. Пров. Казначей Дружины
2	12 фев	Чл. взнос Петров (янв-фев)	1.50	-	124.95	Расп. 1-65
3	1 мар	Покупка пилы	-	3.50	121.45	Расп. р-1
4	3 мар	Чл. взнос отряда I и II (15 чел. х 0.50)	-	7.50	113.95	Расп. р-2
5	5 мар	Чл. взнос Петров (март)	0.75	-	114.70	Расп. 2-65

 

2. Приходно-расходная запись

 

 

32 отряд Рюрик                            1965 г.

ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ

 

№	ФАМИЛИЯ, ИМЯ	ДАТА РОЖД.	АДРЕС	ТЕЛЕФОН	ИМЯ, ОТЧЕСТВО РОДИТЕЛЕЙ
1	Иванов Павел	4 янв. 1941 г.	316-7ТН.Аv.SF 94118	321-73-55	Алексей Иванович, Елена Павловна

 

3. Личные данные

 

32 отряд Рюрик                            1965 г.

ПОСЕЩАЕМОСТЬ СБОРОВ

(+) присутствовал              СО – сбор отряда

(-) отсутствовал                   ПО – поход отряда

(0) опоздал                          СД – сбор дружины

 

№	ФАМИЛИЯ, ИМЯ	5 янв. СО	15 янв СО	17 янв СД	22 янв СО	1 фев СО	3 фев ПО
1	Иванов Павел	+	+	+	-	О	+
2	Петров Влад	+	-	О	+	+	+

 

4. Таблица посещаемости сборов

 

 

 

32 отряд Рюрик                            1965 г.

СХЕМА ОТРЯДА

 

Ски. П. Удалой Нач.отр.

 

Инс. М. Головый Пом. нач. отр.

Ср 2 В.Волков Ст.вож.

 

ШТАБ р3 П.Слепой – секретарь; ср2 Н.Перов - казначей

ЗВ. ОЛЕНЬ Ср 2 К.Дикий – вож.;

ЗВ.ВОЛК Ср 2 М.Филин – вож.; Р 3 П. Певцов – пом.;

ЗВ.ОРЕЛ Р 3 Е.Оперин – вож.; П.Велий – пом.;

 

5. Схема отряда

 

32 отряд Рюрик                            1965 г.

РАЗВЕДЧЕСКИЕ ДАННЫЕ

№

ФАМИЛИЯ, ИМЯ

ПОСТУПИЛ В ОРЮР

ВОЛЧАТА

III раз

ТО

II раз

Ср 2

ДРУГОЕ

1 гл.

ТО

2 гл

таеж

1

Иванов Павел

12 авг. 49г.

9 янв. 50 г.

15 янв.50 г.

11 июля 51 г.

12 июля 52 г.

5 мая 53 г.

6 мая 53 г.

10 авг. 55 г.

12 июля 56 г.

Пловец, Часовой, Повар ПВ IV

2

6. Разведческая лесенка.

32 отряд Рюрик                            1965 г.

ЗАПИСЬ ИНВЕНТАРЯ

№	ПРЕДМЕТ/ РАЗМЕР	КОЛ.	ДАТА ПРИОБР.	ЦЕНА	ГДЕ НАХОДИТСЯ	ДАТА ПОСЛ. ПРОВЕРКИ	ПРИМЕЧАНИЯ
1	Знамя (5	1	1 апр. 51 г.	-	Штаб	10 янв.65 г.	В порядке
2	Пила №3	4	7 июля 60 г.	4.15	Склад	15 сент. 64 г.	3 – в порядке, 1 - тупая
3	Пила №4	1	7 июля 60 г.	5.11	Склад	15 сент. 64 г.	Поломана в лагере

7. Хозяйство

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4-1