Оценка влияния информационных технологий на эффективность деятельности организации.

Квалифицированное применение современных информационных технологий на предприятии позволили повысить эффективность и результаты управленческой деятельности, эффективность достижения наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда и снижению темпов инфляции. Увеличить рентабельность, наилучшее соотношение между затратами и полученными результатами. Минимизировать затраты ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.

 Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной систем На сегодняшний день в организации при помощи применения информационных технологий улучшилась работа руководящего состава. Сегодня:

· Выдача персонального задания для руководящего состава проводится гораздо быстрее.

· Время, необходимое для передачи отчетности руководству значительно сократилось.

· Выводится анализ о проведенной работе по участкам.

· Разработан единый план ведения ППР.

· Сохранность и целостность передачи данных, обеспечивающая внедряемыми и контролируемыми системами.

· Ускорилась работа по документообороту на предприятии.

· Разрабатываются и внедряются методики по устранения неисправностей.

· Контроль работы по цехам.

Все эти проекты позволили значительно улучшить корпоративное управление путем повышения прозрачности, обеспеченной эффективным потоком точной информации от цехов до головной части организации, эффективным прогнозированием и планированием, принятием обоснованных решений и точным распределением ресурсов. Использование программы АСУ ТОиР позволили значительно организовать работу руководителей в цехах. На сегодня данный проект позволяет:

· Проводить выдачу персонального задания для руководящего состава. Данный проект позволяет передавать задание по сети через Web страницы, что сокращает время на выдачу задания. После выполнения задания подчинённый подтверждает в программе о выполненном задании и времени проведения работ. Выполненные задания хранятся в базе данных, это позволяет провести анализ руководителей о проведённой работе и подвести итог о производительности персонала. Данные предоставляются как по участкам также и по цехам, что позволяет составить полный отчёт о проделанной работе организации.

· Организовывать плановые ремонтные работы. Предоставляется список участков и проведения на них плановых ремонтных работ в порядке текущей эксплуатации. Согласно списку ответственных под руководством руководителей, выполняется ремонт. После выполнения работ подчинёнными руководители участка предоставляют данные о проведённой работе. Организация таких работ позволила увеличить срок работоспособности оборудования и предотвратить поломки оборудования на участках. Также предоставляется отчётность о проведении неплановых работ с ответственными руководителями участка.

· Составлять отчёты по оборудованию и работе участков. Выводится отчётность по выходе из строя оборудования и отчётности о его эксплуатации. Составление отчёта о работе цехов, куда входит режим простойной работы, составления графиков работы и нормативов простойной работы цехов.

· Создавать архив методик устранения неисправности при работе с установками. Помимо документации, находящейся на участке, также используется собранная документация по часто происходящим отказом оборудования на участке. Персонал проходит обучение по данным методикам, устранения неисправности, это проводится в целях повышения знаний и квалификации работников. Данные методики постоянно пополняются и сохраняются в архиве, что позволяет быстро найти неисправность и устранить.

· Вести отчёт о состоянии простоев в цехах. Что позволяет оперативно направлять рабочий персонал на место устранение неисправности. Также по графикам простоев, руководящий персонал может произвести оценку работы за определённый промежуток времени и проводить соответствующие меры по работе с персоналом.

· Создавать заявки для закупа материальных ценностей для участков и цехов. Оформлять заявки на покупку инструментов и оборудования для работы персонала. Просмотр списка лиц ответственных за материальные ценности на каждом участке. Вести финансовую отчётность по потраченным средствам на покупку инструментов и оборудования.

· Просмотреть список имеющегося оборудования на каждом участке с его характеристиками и параметрами.

· Просмотреть данные о персонале: должность, стаж работы, табельный номер, разряд, место работы.

 

Также ведётся отчёт о прохождении персонала контрольно-пропускного режима. При нарушении пропускного режима руководитель будет извещён о данном нарушении. Ведётся отчётность о передвижении персонала по карьерной лестнице в организации и его стаж на каждой должности. В программе создана таблица учёта рабочего времени работника за месяц. Ведётся учет рабочего времени и составляется табель по каждому работнику по отработавшим часам.

Использование программы АСУ ТОиР позволяет проводить необходимый учёт по работе с персоналом и работы оборудования. На данный момент времени, это единственная программ такого рода на предприятии. Программа используется по сети через Web страницы, что позволяет работать с большим числом клиентов. Данные составленные и занесённые в программу хранятся на серверах баз данных организации, что позволяет быстро получить нужную информацию. Инструкция по использованию данной программы находится в приложении курсовой работы.

Сейчас вместе с приходом эры Internet, корпоративных intranet-сетей и World Wide Web (этой наиболее хаотичной и одновременно демократичной и созидательной технологии), меняются принципы использования информационных технологий. Становится ясно, что сегодняшние системы управления документами должны обеспечивать гораздо более широкие возможности. Ценностью обладают не только жестко формализованные документы. Документы, представляющие ценность для организации, создаются каждый день часто на спонтанной и неструктурированной основе в любой точке сети. Для работы с документооборотом, руководящего состава среднего и низшего звена, используется программа NauDoc Версия 3.4.0.2, компании NAUMEN. Программы реализована для работы через Web браузеры (internet explorer, firefox), что позволяет использовать данный продукт большому числу клиентов сети.

 Программа NauDoc - это система электронного документооборота, позволяющая легко и оперативно автоматизировать все работа в области электронного оборота документов для организации. Программа NauDoc обладает множеством преимуществ: полноценный и удобный в работе интерфейс, с помощью которого можно без лишних затрат подключить систему в готовую и работающую программную сеть, используемую в организации. Система электронного документооборота NauDoc разрабатывалась специально для того, чтобы организация такого типа как ООО “Электроремонт”, имело возможность создать базу данных информации, чётко структурированное по цехам, а также перевести на автоматический режим такие процессы, как поиск и обработка документов, контроль исполнения указов и поручений, подачу платежных поручений и приказов в организации. С помощью NauDoc возможно заметно уменьшилась время, которое отбирает однообразная работа, а также увеличить продуктивность труда сотрудников. Применение программы широко используется на участках и цехах для автоматизации документооборота. Помимо того, NauDoc незаменима для исполнения отдельных задач в плане автоматизации оборота документов, которые нередко возникают между различными цехами и участками организации. NauDoc обеспечивает работу с нормативными документами и отвечает стандартам ISO 9001:2000, обеспечивая отличные отношения и взаимопонимание между руководящим составом.

Основная цель создания информационной системы управления движением и хранением рабочей документации в организации, организованна для решения следующих задач:

· предоставление специалистам организации удобного и надежного механизма ведения электронного архива документации,

· обеспечение оперативного доступа руководящего состава к отдельным участкам организации для ведения электронного архива документов в соответствии с регламентированными правами доступа,

· предоставление удобного механизма поиска необходимой документации в электронном архиве,

· оперативного формирования пакетов документации для их передачи в бумажном или электронном виде.

· Виды документов, передаваемых по сети:

· объявления,

· распоряжения,

· наряды,

· приказы,

· информационные письма,

· перечни работ,

· эксплуатационные карты.

 

Внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием позволило:

· качественно изменить процесс доступа специалистов управления к производственной документации за счет наличия единого структурированного хранилища информации и удобных средств работы с документами (в том числе посредством организации Web-доступа к документам системы для сотрудников других цехов в сети ООО “Элетроремонт”),

· предоставить пользователям информационной системы полноценную функциональность электронного архива информации, как-то: разграничение прав доступа, механизм оповещений, хранение версий документов и пр.,

· оптимизировать и/или ускорить работу, связанную с обработкой документации,

· повысить контролируемость за счет механизма напоминаний, составления отчетов и мониторинга текущей ситуации.

 

Системы управления документами в организации находятся на этапе радикальных изменений. Они быстро перемещаются из ниши приложений, доступ к которым имеют ограниченные группы пользователей, в область, в которой они доступны и представляют ценность для всех сотрудников организации. Внедрение документооборота с помощью данной программы значительно упростило работу руководящего составы. Использование Web технологий является одним из наиболее мощных факторов, оказывающих влияние на структуру работы организации. Использование Web технологий позволили расширить обзор деятельности цеха. Была разработана программа текущего состояния цехов. Возможности, которой позволили следить за состоянием цехов в текущий момент времени. Данные параметры позволяют управляющему персоналу низшего звена, оперативно реагировать и влиять на ход устранения неисправности, имея в подчинении рабочий персонал.

С использованием данной программы значительно улучшился контроль над работой рабочего персонала. Также внедрена программа ведения простоя работы цехов, её задача вести отчёт о количестве простоев на участках. Таким образом руководящий состав может отслеживать работу персонала и контролировать время по исправлению неисправностей, что позволяет совершать соответствующие действия по мотивированию персона. Данная программа на данный момент является основным средством по работе с персоналом.

Ведение хозяйственной деятельности в цехах значительно влияют на обеспечение работником спец - материалами и инструментами. Использование информационных технологий в системе учёта, имеющегося спец материала и инструментов значительно упростило ведение хозяйства. На складах для учёта используется программа Базис-склад 7.0 которая давно зарекомендовала себя на российском рынке.

Использование данной программы позволяет быстро просмотреть имеющиеся материалы в наличии и место их расположения, создавать документальный отчёт. Программа используется в каждом цехе организации ООО “Электроремонт” что позволяет вести точный учёт имеющегося инструмента, оборудования, спецодежды и материалов. Совместно с использованием программы Базис-склад 7.0 созданы дополнительные программные разработки с помощью программы Microsoft Office Access 2003 под названием Склад. Возможности данной программы упрощают работу работников складов. Программа позволяет:

· предоставить список сотрудников, нуждающихся в замене спец -одежды по истечению определённого срока,

· предоставить список сотрудников, нуждающихся в замене спец - инструментов или спец материалов,

· ведение общего списка сотрудников и прикреплённого к сотруднику спецоборудования или инструмента,

· составление отчётов выданного инструмента, оборудования, инструментов или спец материалов.

 

Использование данной программы позволяет вовремя обеспечить сотрудников необходимыми материалами для выполнения организованной и качественной работы. Наличие исправных инструментов и использование качественного оборудования улучшило качество работы рабочего персонала в организации ООО “Электроремонт””. Внедрение информационных технология в управление работы цехов ООО” Электроремонт”, значительно повысило показатели работы руководящего состава. Упростилась работа с документами, увеличился контроль над рабочим персоналом. На данный момент руководство среднего уровня организации ООО” Электроремонт” пытается улучшить систему отслеживания работы организации и внедрять новые возможности для развития информационных технологий. Разрабатываются новые вопросы и требования по работе с персоналом. С помощью группы разработчиков программных продуктов в организации ООО” Электроремонт”, создаются и внедряются в работу цехов новые программы под руководством руководящего состава.

 

Рекомендации по усовершенствованию информационных технологий в организации.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена. Одним из распространен­ных вариантов решения можно считать перечень функций, ис­пользуемый центром для управления. В его состав входят:

· организационный менеджмент,

· кадровый учет,

· кадровый документооборот,

· табельный учет,

· расчет зарплаты,

· регламентированная отчетность,

· компенсационный пакет,

· планирование человеческих ресурсов,

· планирование фонда оплаты труда,

· управление компетенциями,

· оценка персонала,

· управление мотивацией,

· управление обучением,

· электронное обучение,

· подбор персонала,

· управление кадровым резервом - портал,

· информационное самообслуживание,

· аналитика по персоналу.

 

На данный момент при управлении персоналом в цехах организации ООО “Электрормонт” используются не все выше перечисленные варианты решения управленческих вопросов. Это приводит к неполной имеющейся информации о работе с персоналом. Из-за невозможности использования необходимых сведений вне оперативного доступа остается 60-70% информации, которая могла быть применена для решения текущих задач, поэтому в большинстве случаев роль "информационных справочников" определённый круг специалистов обладающих более полной информацией. Такие, незаменимые кадры, владеющие частицами знаний, составляющими тайну для остальных сотрудников, есть в любой организации. Потеря подобного гуру порой наносит организации невосполнимый ущерб. Проблема сводится к тому, что:

· деятельность организации в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;

· невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;

· трудно найти нужные документы по работе персонала или даже получить сведения об их существовании;

· не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

· поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;

 

Ясно, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт, и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления.

На рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях организации, однако внедрение ПО не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурационными требованиями самой организации и формой структурой управления. Таким образом имея свою группу разработчиков ИТ отдела, организация может самостоятельно разрабатывать программные продукты по управлению персоналом, по необходимым конфигурационными требованиями самой организации и формой структуры управления. Такие возможности позволят сократить затраты организации на закупы программных продуктов управленческой деятельности и самостоятельно усовершенствовать информационные технологии внутри организации.

На данный момент для усовершенствования управления, предлагается вариант построения организационной системы информационного обслуживания предприятия, объединенной с технологией оперативного управления:

· контролировать состояние работ и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;

· обеспечивать организацию полной информацией;

· регулировать движение информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям организации;

· оперативно извлекать информацию из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;

· адсорбировать, аккумулировать, анализировать и обобщать документированный опыт профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;

· упорядочивать и разделить деятельность организации, связанную с развитием информационной системы.

 

При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

 При анализе использования информационных продуктов явно видно, что большая часть используемых продуктов информационных технологий в основном направлено на управление сотрудников по управлению в производственной части.

 По принятия решений в управлении человеческими ресурсами с помощью информационных технологий используется незначительная часть. Основные решения по кадровым вопросам включает: зачисление в группу резерва; назначение на вакантную руководящую должность; составление индивидуальных планов повышения квалификации руководителей; формирование деловой карьеры и т.д.

Важнейшим сведениями для управления сотрудниками является ведение данных о руководящих работниках и специалистах, характеризующих их деловые, моральные, профессиональные и личностные качества и их появление за весь период работы. Это позволило бы более обоснованно проводить отбор, оценку и выдвижение руководящих кадров на вышестоящие должности. С помощью решаются такие задачи по составу человеческих ресурсов, как:

· учет состава и движения персонала;

· получение оперативных сведений, объективно и полно характеризующих каждого работника;

· формирование экспертных групп специалистов по оценке различных категорий персонала;

· корректировка словаря качества «отбора идеального руководителя»;

· формирование необходимых «образов претендентов» с «образом идеального руководителя»;

· тестирование кандидатов на возможное включение в резерв на выдвижение;

· формирование списков кандидатов в резерв на выдвижение.

 

Кроме учетных данных о руководящих работниках для каждой должности штатного расписания структурных подразделений вводятся модели руководящих должностей, представляющие собой квалификационные динамические структуры качеств, необходимых для подготовки кадров. Формирование резерва кадров на руководящие должности с использованием заключается в выборе работников, объективно способных после специального обучения и стажировки успешно работать на руководящей должности. Формирование требований к работникам, выдвигаемым в резерв, заключается в определении: состава оцениваемых руководителями (экспертами) качеств; перечня должностей, на которые работник может быть включен кандидатом; предельных значений показателей работника.

 Например, стаж работы по специальности – не менее 10 лет; стаж работы на руководящей должности – не менее 3 лет; образование – высшее, деловые качества – от 3 до 4 баллов. Указанные сведения должны находиться в базе данных, а выбор работников, удовлетворяющих требованиям, производится непосредственно с использованием программы. Результатом ее выполнения будет список кандидатов, удовлетворяющих требованиям при зачислении в резерв. Учет индивидуальных особенностей кандидатов в резерв производится путем оценки их качеств, требуемых для руководителя по резервируемой должности. Для этого необходимо формирование системы качеств руководителя по данной должности и проведение экспертной оценки его качеств, т. е. определение наиболее важных (значимых) качеств, требующихся руководителю по конкретной резервируемой должности.

При оценке персонала, использовать, пятибалльную шкалу. При этом удельные значения отдельных качеств и их групп различны, для чего выводятся коэффициенты значимости (весомости) для руководителей и ключевых специалистов. В проверке руководством кадровых служб делаются выводы: Если общая экспертная оценка работников равна нормативной или незначительно превышает ее, то оцениваемый работник соответствует занимаемой должности. Если такая оценка значительно превышает нормативную, то целесообразно такого работника: повысить в должности; включить в резерв на выдвижение; повысить ему заработную плату. Если оценка ниже нормативной, то это означает несоответствие работника занимаемой должности. Ранжирование качеств работников, претендующих на руководящие должности, осуществляется с помощью специально разработанной программы. По результатам использования программы производит отбор из общего числа работников лиц, удовлетворяющих конкретным требованиям.

Кроме того, полученные результаты экспертных оценок использовать при разработке дополнительных моделей, позволяющих более качественно решать вопросы отбора, оценки и выдвижения кадров на различные должности.